Doanh nghiệp may cần thiết lập hệ thống thông tin về dự toán chi phắ từ tổ chức nguồn cơ sở dữ liệu ựến việc phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình xây dựng thông tin.
Giải pháp 1: Xây dựng một hệ thống ựịnh mức chi phắ chắnh xác cho các sản phẩm của doanh nghiệp.
Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống ựịnh mức chi phắ:
Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, ựể tạo lợi thế trong cạnh tranh cần có các giải pháp mang tắnh ựột phá về nhận thức, về cách quản lý và ựiều hành ựể quản trị chi phắ một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp may cần thiết phải xây dựng hệ thống ựịnh mức chi phắ vì các lý do sau ựây:
- định mức chi phắ ựược sử dụng như một công cụ kiểm tra thông qua việc xây dựng các chi phắ ựịnh mức và so sánh chúng với chi phắ thực tế nhằm nổi rõ những lĩnh vực cần quan tâm.
- định mức chi phắ ựược sử dụng làm cơ sở dự tắnh chi phắ trong tương lai, ựồng thời cung cấp các cách thức khả thi ựể tiến hành cải tiến năng suất.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống ựịnh mức chi phắ ựể khuyến khắch nhân viên bằng cách ựưa ra những chỉ tiêu có tắnh thách thức. Vắ dụ chỉ tiêu về ựịnh mức sử dụng nguyên phụ liệu, ựịnh mức về năng lượng tiêu hao, ựịnh mức về hao phắ nhân công,...
Các bước tiến hành xây dựng hệ thống ựịnh mức chi phắ:
Bước 1: Xây dựng ựịnh mức hao phắ về lượng vật tư- kỹ thuật cho các yếu tố chi phắ trực tiếp. (Phụ lục 11, 12)
đối với chi phắ sản xuất, ựặc ựiểm của sản phẩm may mặc là gồm nhiều bộ phận cấu thành nên ựể xây dựng ựược ựịnh mức lượng hao phắ vật tư- kỹ thuật, doanh nghiệp cần xây dựng cho từng chi tiết công ựoạn sản xuất (cắt, may, hoàn thiện, ựóng gói)
đối với vật liệu chắnh: căn cứ vào loại sản phẩm, khả năng thay thế nguyên vật liệu ựể xác ựịnh các thông số kỹ thuật
đối với vật liệu phụ (chỉ may, cúc, khóa...): căn cứ vào ựặc tắnh của sản phẩm ựể có thể ựịnh mức theo một tỷ lệ phù hợp.
đối với hao phắ nhân công trực tiếp, việc xác ựịnh ựịnh mức hao phắ cho các sản phẩm quy chuẩn là phù hợp vì tắnh ựa dạng trong sản phẩm của doanh nghiệp may. Từ ựịnh mức hao phắ lao ựộng của các sản phẩm quy chuẩn ựể xây dựng ựịnh mức hao phắ nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm, ựơn hàng cụ thể. Các doanh nghiệp May nên sử dụng hình thức bấm giờ ựể xác ựịnh thời gian cần thiết hoàn thành ựơn vị sản phẩm.
Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn quy ựịnh ựịnh mức giá cho các yếu tố chi phắ phát sinh. Như vậy, cần có sự phối hợp giữa các bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nhân sự, bộ phận vật tư,...
đặc biệt, ựối với các chi phắ gián tiếp như chi phắ sản xuất chung, chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN, cần ựược xây dựng theo hai yếu tố là ựịnh mức ựịnh phắ và ựịnh mức biến phắ. định mức chi phắ SXC = định mức ựịnh phắ SXC + định mức biến phắ SXC (4.1) định mức chi phắ bán hàng = định mức ựịnh phắ bán hàng + định mức biến phắ bán hàng (4.2) định mức chi phắ QLDN = định mức ựịnh phắ QLDN + định mức biến phắ QLDN (4.3)
Trong mỗi yếu tố chi phắ gián tiếp trên, ựịnh mức ựịnh phắ ựược xác ựịnh cho tổng số lượng sản phẩm bình quân sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể xác ựịnh ựịnh ựịnh mức ựịnh phắ cho một chuỗi liên tiếp các mức tổng số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch.
Tổng ựịnh mức ựịnh phắ định phắ ựịnh mức dự kiến tiêu
hao trên một ựơn vị sản phẩm = Tổng số lượng sản phẩm sản xuất (4.4) để giảm chi phắ cố ựịnh tiêu hao trên một ựơn vị sản phẩm, nhà quản lý luôn hướng tới việc giảm tối thiểu tổng ựịnh phắ có thể và tăng tối ựa số lượng sản phẩm sản xuất thực tế.
định mức biến phắ ựược xây dựng theo ựịnh mức giá và ựịnh mức lượng thời gian. Trong ựó, ựịnh mức giá phản ánh phần biến phắ của ựơn giá phân bổ chi phắ gián tiếp. định mức thời gian phản ánh thời gian cho phép của hoạt ựộng ựược chọn làm căn cứ phân bổ chi phắ gián tiếp cho một ựơn hàng, sản phẩm.
Công thức phân bổ biến phắ chi phắ gián tiếp ựược thực hiện như sau:
Tổng biến phắ chi phắ gián tiếp ước tắnh Hệ số phân bổ biến
phắ CP gián tiếp = Tổng tiêu thức phân bổ chi phắ gián tiếp (4.5)
định mức biến phắ CP
gián tiếp =
Mức ựộ hoạt ựộng bình
quân một sản phẩm ừ Hệ số phân bổ biến phắ CP gián tiếp (4.6) Vắ dụ vận dụng cho sản phẩm Áo Polo Shirt, hàng gia công CMT tại Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan. Biến phắ trong ựơn giá chi phắ sản xuất chung phân bổ là 1.500ự/1h công lao ựộng trực tiếp; ựịnh phắ sản xuất chung phân bổ là 3.500ự/ 1h công lao ựộng trực tiếp; Biến phắ trong ựơn giá chi phắ bán hàng, QLDN phân bổ là 1.500ự/1h công lao ựộng trực tiếp; ựịnh phắ bán hàng, QLDN phân bổ là 2.500ự/ 1h công lao ựộng trực tiếp; Ta có bảng tổng hợp ựịnh mức chi phắ cho Áo Polo Shirt như sau:
Bảng 4.2 Bảng tổng hợp ựịnh mức chi phắ
SP: ÁoPolo Shirt (CMT)
TT Yếu tố chi phắ định mức
lượng đM giá đM chi phắ
1 Chi phắ NCTT 0,5h 12.588 6.294
2 Biến phắ SXC 0,5h 1.500 750
3 định phắ SXC 0,5h 3.500 1.750
4 Biến phắ bán hàng, QLDN 0,5h 1.500 750
5 định phắ bán hàng, QLDN 0,5h 2.500 1.250
Cộng 10.294
Hiện nay, do áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, các dây chuyền công nghệ thường xuyên ựược ựổi mới, trình ựộ tay nghề của công nhân ngày càng ựược nâng
cao. Vì vậy, ựể có ựược một hệ thống ựịnh mức chi phắ chắnh xác, phù hợp cần phải ựiều chỉnh lại hệ thống ựịnh mức khi ựiều kiện sản xuất thay ựổi như: khi thay mới MMTB, khi năng suất lao ựộng của công nhân trực tiếp sản xuất tăng lên... ..
Từ các ựịnh mức chi phắ ựã có, ựể xây dựng hệ thống dự toán chi phắ, cần có sự phối hợp giữa các bộ phận: bộ phận xây dựng chắnh sách, bộ phận nghiên cứu thị trường. Sau khi xác ựịnh ựược ựịnh mức các khoản mục chi phắ, doanh nghiệp nên thiết lập Phiếu ựịnh mức chi phắ ựơn vị sản phẩm. (Phụ lục 13), Phiếu này sẽ ựược lập cho từng sản phẩm thuận tiện cho việc theo dõi và phân tắch biến ựộng chi phắ.
Giải pháp 2: Doanh nghiệp May cần lập hệ thống dự toán chi phắ theo hướng phục vụ quản trị chi phắ.
để ựáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phắ, hệ thống dự toán chi phắ cần ựược thiết lập phù hợp với cách thức thu thập và quản lý chi phắ thực hiện. đó là ngoài việc thiết lập dự toán chi phắ tổng thể cần lập các dự toán chi phắ sản xuất chi tiết theo các ựối tượng tập hợp chi phắ. Theo tác giả, ựối với các doanh nghiệp may nên lập dự toán chi phắ sản xuất theo các ựơn ựặt hàng hoặc theo lô sản xuất tương ứng với 2 cách hạch toán chi phắ theo ựơn ựặt hàng và theo quá trình sản xuất. Dự toán chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN sẽ lập theo các trung tâm chi phắ dự toán như các phòng ban, phân xưởng (là các trung tâm chi phắ mà các yếu tố dự toán và ựánh giá căn cứ trên nhiệm vụ ựược giao chung, không thể xác ựịnh cụ thể cho từng ựơn hàng, sản phẩm. Việc lập dự toán chi phắ kinh doanh nên ựược tiến hành chi tiết theo từng yếu tố chi phắ trên bảng 4.1, sau ựó mới tổng hợp theo các khoản mục chi phắ.
Nhóm các dự toán trong dự toán tổng thể cần lập bao gồm:
+ Dự toán giá bán trong mối quan hệ với các thành phần cấu thành giá bán theo phương pháp trực tiếp như biến phắ, ựịnh phắ, lợi nhuận mục tiêu.
+ Dự toán sản xuất cung cấp thông tin ựịnh hướng về nhu cầu sản xuất + Dự toán chi phắ NVL và cung ứng nguyên vật liệu
+ Dự toán chi phắ và cung ứng nhân công trực tiếp + Dự toán chi phắ sản xuất chung
+ Dự toán chi phắ bán hàng và QLDN
Việc lập dự toán trước hết phải xuất phát từ bộ phận kinh doanh. Căn cứ vào dự báo thị trường về nhu cầu sản phẩm may mặc, căn cứ vào các ựơn ựặt hàng, căn cứ vào thực tế ựạt ựược của các kỳ trước và mức ựộ dự trữ sản phẩm, bộ phận kinh doanh sẽ dự kiến sản lượng sản xuất trong kỳ kế hoạch. Sau khi ựã lượng hóa ựược số lượng sản phẩm và chủng loại có thể tiêu thụ trong tháng tới, bộ phận kế toán sẽ lập các dự toán chi tiết chi phắ dựa trên các chỉ tiêu ựịnh mức chi phắ ựã ựược xây dựng. Như vậy, chi phắ ựịnh mức và chi phắ dự toán ựều là những chi phắ mong muốn nhưng cách tiếp cận khác nhau ở cách tắnh toán ựịnh phắ. định phắ dự toán không phụ thuộc vào khối lượng hoạt ựộng trong kỳ dự toán còn ựịnh phắ ựịnh mức phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ dự toán.
Dự toán chi phắ NVL TT ựược lập trên cơ sở ựịnh mức NVL cho từng loại sản phẩm và ựơn giá dự kiến của từng loại vật liệu.
Dự toán chi phắ nhân công TT ựược lập trên cơ sở ựịnh mức thời gian lao ựộng và ựơn giá tiền lương của từng loại lao ựộng tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.
Dự toán chi phắ sản xuất chung, chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN ựược xác ựịnh trên cơ sở số liệu của các kỳ trước và những dự kiến cho kỳ kế hoạch của từng bộ phận liên quan. Các dự toán này cần ựược lập cho từng dây chuyền sản xuất, ựơn ựặt hàng hoặc từng lô sản phẩm sản xuất.
Hiện nay xu hướng lập các dự toán ở các doanh nghiệp thường hướng vào dự toán tĩnh (chỉ cho một mức hoạt ựộng nhất ựịnh) do tắnh ựơn giản của nó. Tuy nhiên, trên thực tế sản xuất các doanh nghiệp May thường gặp phải vấn ựề lựa chọn mức sản lượng khác nhau trong quá trình sản xuất ựặc biệt là khi các doanh nghiệp May ựang tiến tới giảm các ựơn hàng gia công theo phương thức CMT/FOB, tăng khối lượng các sản phẩm tự sản xuất và tiêu thụ theo phương thức sản xuất ODM. để ựáp ứng ựược yêu cầu ựó, doanh nghiệp may nên lập dự toán linh hoạt. Thông tin do dự toán linh hoạt cung cấp sẽ ựược các nhà quản trị sử dụng trong việc so
sánh chi phắ thực tế ở các mức ựộ hoạt ựộng khác nhau, từ ựó có các quyết ựịnh về mức giá bán sản phẩm khác nhau, ựảm bảo doanh nghiệp có lãi nhưng vẫn ựáp ứng ựược ựơn ựặt hàng của khách hàng.
Các doanh nghiệp may lớn như Công ty CP May 10 có rất nhiều nhãn hàng ựược sản xuất theo phương thức ODM tức là do công ty thiết kế, sản xuất và tiêu thụ. Dự toán linh hoạt ựược lập trên cơ sở chi phắ sản xuất chung phải ựược tách thành chi phắ cố ựịnh và chi phắ biến ựổi. Vận dụng minh họa tại Bảng 4.3 và 4.4
Bảng 4.3: Dự toán linh hoạt
đối tượng: Áo Sơ mi 056 (May 10)
Tháng 10/2012
Dự toán linh hoạt Khoản mục chi phắ Biến phắ ựơn
vị dự toán 15.000 SP 15.500SP 16.000SP 1. Biến phắ NVLTT (nghìn ựồng) 102 1.530.000 1.581.000 1.632.000 2. Biến phắ NCTT (nghìn ựồng) 30 450.000 465.000 480.000 3. Biến phắ SXC (nghìn ựồng) 14 210.000 217.000 224.000 4. định phắ SXC (nghìn ựồng) 80.850 80.850 80.850 Tổng chi phắ 2.270.850 2.343.850 2.416.850 Bảng 4.4: Phân tắch chi phắ thực tế
đối tượng: Áo Sơ mi 056 (May 10)
Tháng 10/2012
Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh lệch
Sô lượng sản phẩm sản xuất 15.500 15.500
1. Biến phắ NVLTT (nghìn ựồng) 1.581.000 1.450.000 (131.000)
2. Biến phắ NCTT (nghìn ựồng) 465.000 435.000 (30.000)
3. Biến phắ SXC (nghìn ựồng) 217.000 217.000 -
4. định phắ SXC (nghìn ựồng) 80.850 92.795 11,945
Tổng chi phắ 2.343.850 2.194.795 (149.055)
Như vậy, dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị có thể so sánh ựược chi phắ thực tế - dự toán ở các mức hoạt ựộng khác nhau. Qua ựó, có thể lựa chọn mức ựộ sản
xuất phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
Giải pháp 3: Xây dựng mối quan hệ thông tin trong việc thiết lập thông tin ựịnh mức, dự toán.
Dự toán chi phắ nên ựược chuẩn bị từ cấp bộ phận lên bởi dự toán chi phắ do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan ựến hoạt ựộng của bộ phận thường chắnh xác, có ựộ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện ựược.
Sơ ựồ 4.1: Mô hình lập dự toán từ dưới lên
Trong ựó, bộ phận dự toán là trung tâm nhận, xử lý, truyền tin. Tất cả các thông tin liên quan ựến ựịnh mức tiêu hao vật tư, tình hình thực hiện ựịnh mức vật tư, ựịnh mức nhân công, kế hoạc dự trữ nguồn lực,... ựều ựược thu vào trung tâm này, ựược xử lý và thông tin tới các ựối tượng có nhu cầu. Thông tin do bộ phận dự toán cung cấp làm cơ sở cho việc phân tắch biến ựộng chi phắ, ựưa ra những tư vấn cho quản trị các cấp trong việc ra quyết ựịnh kinh doanh.
Hội ựồng quản trị doanh nghiệp
Khối Phòng Kinh doanh Bộ phận Dự toán Quản trị bộ phận điều hành SX Quản trị bộ phận sản xuất định hướng mục tiêu
đưa
mục
tiêu
Cung cấp thông tin Yêu cầu Lập, theo dõi và giám sátSơ ựồ 4.2 mô tả mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận liên quan và bộ phận dự toán trong việc thiết lập thông tin dự toán.
Bộ phận chịu trách nhiệm
Thông tin ựầu vào Thông tin ựầu ra
- Phòng kinh doanh - Phòng vật tư - Phòng nhân sự 1. Các mục tiêu của kỳ kế hoạch: - chắnh sách bán hàng - phát triển sản phẩm - mục tiêu thị phần - nhu cầu nhân lực
Các loại dự toán chi phắ - DT chi phắ NVLTT - Dự toán CPNCTT, Phòng tài chắnh kế toán
2. Báo cáo ựánh giá thực hiện
dự toán chi phắ của kỳ trước Bộ
- Dự toán CP SXC Phòng tài chắnh kế toán 3. Các ựịnh mức chi phắ ựã ựược xây dựng, phận - Dự toán CP bán hàng - Phòng kế toán - Phòng ựối ngoại - Phòng chiến lược phát triển
4. Các nhân tố khách quan như các chắnh sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, tỷ giá hối ựoái, các chắnh sách hỗ trợ của Nhà nước ựối với doanh nghiệp
dự toán - Dự toán CP QLDN - Dự toán giá vốn hàng bán - Phòng kinh doanh - Phòng vật tư - Phòng nhân sự - Phòng tài chắnh kế toán
5. Thông tin dự báo hoạt ựộng SXKD kỳ này
- mức tăng doanh thu
- chi phắ dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm
- tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu - Dự kiến vốn vay
Giải pháp 4: Áp dụng phương pháp quản trị chi phắ mục tiêu ựối với các sản phẩm may
Qua nghiên cứu nội dung của các phương pháp xác ựịnh chi phắ sản xuất sản phẩm cho thấy, vấn ựề ựặt ra với các doanh nghiệp may Việt nam là lựa chọn phương pháp quản trị chi phắ nào cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Bất cứ sản phẩm hay dịch vụ nào cũng sẽ thay ựổi theo thời gian và ựi qua bốn giai ựoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm. Việc phát triển sản phẩm ựặc biệt quan trọng trong ngành may mặc do nhu cầu về các sản phẩm mới rất thường xuyên. Các doanh nghiệp may Việt Nam muốn tồn tại và phát triển, ựủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới cần giảm dần các ựơn hàng
