3.3.2.1. Về nhu cầu thông tin chi phắ của nhà quản trị
Nghiên cứu nhu cầu thông tin chi phắ của nhà quản trị cho thấy có sự khác nhau rõ về quan ựiểm cũng như thực tế tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp May có quy mô lớn và các doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ. Hầu như nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ dừng lại ở thông tin chi phắ thực hiện trong khi tại các doanh nghiệp lớn, các nhà quản trị ựã nhận thấy tác dụng của dự toán chi phắ cũng như cần phải xác ựịnh trách nhiệm của các bộ phận liên quan ựến chi phắ. Tuy nhiên qua phân tắch tình hình thực tế hiện nay và chiến lược phát triển ngành may cho thấy sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ kể cả ựối với doanh nghiệp lớn cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các nhà quản trị ựã có xu hướng quan tâm và sử dụng thông tin của kế toán quản trị chi phắ trong qúa trình ra quyết ựịnh nhưng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ hiện tại ựang còn ựược tổ chức một cách rời rạc, chưa ựồng bộ, chưa phát huy ựược hiệu quả thông tin trong quá trình ra quyết ựịnh.
Nguyên nhân của vấn ựề này ựược phát hiện trong quá trình nghiên cứu ựó là mặc dù các nhà quản trị doanh nghiệp May ựã có sự chuyển biến nhận thức ựáng kể
về nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phắ cho quá trình ra quyết ựịnh nhưng trong thực tế môi trường kinh doanh nước ta hiện nay thì hiệu quả hoạt ựộng của các doanh nghiệp vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các quyết ựịnh, chắnh sách vĩ mô của nhà nước mà ắt phụ thuộc vào trình ựộ quản trị cụ thể của từng doanh nghiệp. Chỉ khi nào hiệu quả hoạt ựộng kinh tế của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào chắnh các quyết ựịnh sản xuất kinh doanh của bản thân bộ máy KTQT thì lúc ựó các nhà quản trị mới thấy rõ giá trị ựắch thực của các thông tin do kế toán quản trị chi phắ cung cấp làm cơ sở cho các quyết ựịnh của họ.
Bên cạnh ựó, khó khăn nhất ựối với các doanh nghiệp hiện nay trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ là vấn ựề tài chắnh. 100% doanh nghiệp ựược khảo sát băn khoăn về chi phắ thiết lập HTTT KTQT chi phắ là quá cao. Việc phải bỏ ra một số tiền lớn ựể ựầu tư vào việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong khi môi trường cạnh tranh chưa thực sự lành mạnh ựể cho các nhà quản trị doanh nghiệp may có thể tự tin ựưa ra quyết ựịnh kinh doanh dựa trên tiềm lực của bản thân với sự hỗ trợ cuả hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ ựang thực sự là một trở ngại lớn trong các doanh nghiệp may.
3.3.2.2. Công tác tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phắ
Có thể nói rằng cơ sở nền tảng của hệ thống thông tin dự toán chi phắ là công tác ựịnh mức chi phắ ựã ựược các doanh nghiệp may thực hiện tương ựối tốt. Tuy nhiên, việc ựiều chỉnh ựịnh mức chưa ựược kịp thời và còn có nhiều yếu tố chi phắ trong sản xuất chưa ựược lập ựịnh mức như chi phắ kiểm tra chất lượng sản phẩm, ựiện thoại quản lý phân xưởng, thiệt hại trong sản xuất, thiệt hại do sản phẩm hỏng. Hơn nữa, việc sử dụng và phát huy tắnh hiệu quả của hệ thống ựịnh mức cũng chưa ựược triệt ựể. Các doanh nghiệp chỉ sử dụng ựịnh mức ựể tắnh toán giá thành ựịnh mức trong từng trường hợp cụ thể và là một trong những căn cứ ựể quyết ựịnh nhận ựơn ựặt hàng. Tuy vậy, thực tế khảo sát tại các doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ, các nhà quản trị cho rằng quyết ựịnh nhận ựơn hàng phụ thuộc nhiều vào thị trường. Có những thời ựiểm ựơn hàng ắt thì lỗ cũng phải nhận ựể duy trì sản xuất.
Rất nhiều doanh nghiệp may Việt Nam ựã và ựang tiến hành xây dựng hệ thống ựịnh mức chi phắ. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, có một số khó khăn thường thấy ở các doanh nghiệp:
- Năng lực xây dựng ựịnh mức còn hạn chế, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng trong quá trình xây dựng ựịnh mức. Do vậy, doanh nghiệp thường dừng lại ở việc xây dựng ựịnh mức vật tư-kỹ thuật, chưa xây dựng ựược hệ thống ựịnh mức chi phắ (tức là chưa xây dựng ựược ựịnh mức về giá). Khó khăn này ựược tìm thấy ở 100% các doanh nghiệp ựược khảo sát.
- Nguồn tài chắnh hạn hẹp ựặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thực tế chi phắ ựể xây dựng ựịnh mức là khá cao vì các sản phẩm may thường rất ựa dạng về sản phẩm, chủng loại, quá trình sản xuất trải qua nhiều công ựoạn và phải có sự phối kết hợp của nhiều bộ phận sản xuất khác nhau trong doanh nghiệp.
- Nhận thức chưa ựầy ựủ về công tác ựịnh mức. Doanh nghiệp chủ yếu sử dụng ựịnh cho việc tắnh giá thành sản xuất ựịnh mức. Vì vậy, thường bỏ qua công tác xây dựng ựịnh mức hao phắ cho các hoạt ựộng ngoài sản xuất.
Về công tác tổ chức lập dự toán chi phắ, kết quả ựiều tra cho thấy hiện nay rất ắt doanh nghiệp may tiến hành lập dự toán chi phắ sản xuất kinh doanh và chuyển ựổi các ựịnh mức vật tư-kỹ thuật ựang ựược thực hiện một cách chặt chẽ trong ựơn vị thành dự toán chi phắ. điều này là do chỉ có một số doanh nghiệp có thể chủ ựộng ựược kế hoạch sản xuất của cả năm, số còn lại gần như phụ thuộc vào ựơn ựặt hàng từ bên ngoài. Bên cạnh ựó, cũng chưa có doanh nghiệp nào dựa vào số liệu thống kê về chi phắ của doanh nghiệp mình ựể tìm hiểu về cách ứng xử của chi phắ ựối với mức ựộ hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua ựó có thể thấy, việc lập dự toán chưa ựược coi trọng trong kiểm soát chi phắ tại các doanh nghiệp may. Không có dự toán chi phắ, việc sử dụng các phương pháp ước tắnh ựể xác ựịnh giá phắ không thể thực hiện ựược. Các doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng phương pháp thực tế ựể xác ựịnh giá phắ. điều này ảnh hưởng ựến tắnh kịp thời của quyết ựịnh quản trị, hay nói cách khác, thông tin phục vụ quản trị chưa ựược ựáp ứng.
3.3.2.3. Công tác tổ chức hệ thống thông tin chi phắ thực hiện
Những nội dung hiện có trên chứng từ hiện ựang sử dụng tại các doanh nghiệp May mới chỉ ựáp ứng yêu cầu tập hợp chi phắ theo yếu tố và theo ựối tượng tập hợp chi phắ. Trên góc ựộ kế toán quản trị, vấn ựề nhận diện chi phắ theo các phương pháp mà các doanh nghiệp may hiện ựang áp dụng chưa ựáp ứng ựược các yêu cầu thông tin của quản trị chi phắ nội bộ. để phục vụ mục ựắch phân loại chi phắ cũng như ựể tập hợp chi phắ theo yêu cầu quản trị chi phắ như chi phắ kiểm soát ựược không kiểm soát ựược, báo cáo chi phắ theo ứng xử,Ầ các yếu tố trên chứng từ hiện tại chưa ựủ ựể ựáp ứng ựược các yêu cầu này.
Bên cạnh ựó, các doanh nghiệp may ựều có xây dựng ựịnh mức hao phắ tuy rằng hệ thống ựịnh mức chưa thực sự bao phủ hết các yếu tố chi phắ; có một số doanh nghiệp ựã có lập dự toán chi phắ sản xuất nhưng không có doanh nghiệp nào sử dụng phương pháp ước tắnh, phương pháp ựịnh mức ựể tập hợp chi phắ sản xuất và tắnh giá thành. Như vậy, tắnh ưu việt của các phương pháp chi phắ ước tắnh, chi phắ ựịnh mức trong cung cấp thông tin cho quản trị chi phắ chưa ựược các doanh nghiệp quan tâm. Tất cả các doanh nghiệp may ựược hỏi ựều xác ựịnh giá thành sản phẩm theo phương pháp xác ựịnh chi phắ thực tế. Thời ựiểm có ựược thông tin về giá thành sản phẩm luôn luôn là sau khi sản phẩm hoàn thành và kế toán thu thập ựược toàn bộ các chứng từ liên quan về các chi phắ ựã phát sinh. Thực tế này xuất phát từ thói quen thực hiện công tác kế toán hiện nay trong hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam là chỉ cố gắng cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chắnh, chưa quan tâm ựến tắnh kịp thời của thông tin kế toán phục vụ quản trị và ra quyết ựịnh.
Việc không tách chi phắ sản xuất chung thành chi phắ cố ựịnh và biến ựổi dẫn ựến không có doanh nghiệp nào tắnh giá thành sản phẩm sản xuất theo phương pháp chi phắ trực tiếp. Tác giả cho rằng, phương pháp chi phắ trực tiếp sẽ có ắch hơn trong việc ựánh giá trách nhiệm của người quản lý vì lợi nhuận báo cáo theo phương pháp này phản ánh ựúng ựắn hơn thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhà quản lý sẽ phải năng ựộng hơn trong khâu tìm thị trường tiêu thụ ựồng thời phải tắnh toán tối thiểu số lượng tồn kho vì tồn kho càng nhiều, chi phắ chung cố ựịnh trong hàng tồn kho lớn dẫn ựến lợi nhuận càng thấp.
Mặt khác, không có doanh nghiệp may nào áp dụng phương pháp chi phắ hoạt ựộng hay phương pháp chi phắ mục tiêu ựể xác ựịnh chi phắ theo mô hình quản trị chi phắ hiện ựại.
Qua nghiên cứu tại các doanh nghiệp may cho thấy các doanh nghiệp không thực hiện việc theo dõi tách biệt chi phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo chi phắ cố ựịnh và biến ựổi dẫn ựến nhiều khó khăn trong việc lập Báo cáo bộ phận, khó khăn trong phân tắch CPV, phân tắch ựiểm hoà vốn. Trên thực tế, cũng không có doanh nghiệp nào tiến hành phân bổ cho từng ựơn hàng, loại sản phẩm ựể xác ựịnh lợi nhuận cho từng bộ phận.
điều này cho thấy việc tổ chức HTTT kế toán chi phắ phục vụ quản trị doanh nghiệp chưa ựược các doanh nghiệp may quan tâm ựúng mức. Thông tin kế toán chi phắ chủ yếu phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chắnh. Trong thực tế việc áp dụng kế toán quản trị chi phắ và vai trò của kế toán quản trị chi phắ còn rất mờ nhạt. Việc phân tắch, thiết kế cũng như ựánh giá quá trình thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp may Việt Nam vẫn còn hết sức mới mẻ. Hiện nay các doanh nghiệp hầu như mới chỉ quan tâm ựến bộ phận kế toán tài chắnh vì một mặt vẫn do các doanh nghiệp nặng về tắnh ựối phó với các cơ quan quản lý, luôn coi trọng các báo cáo thuộc bộ phận này. Mặt khác, do nếu chậm thực hiện các báo cáo tài chắnh thì sẽ ảnh hưởng ựến các hoạt ựộng ựánh giá tài chắnh hoặc xác ựịnh thuế của doanh nghiệp.
3.3.2.4. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát chi phắ và ra quyết ựịnh
Kết quả nghiên cứu cho thấy ựây là mảng yếu nhất trong công tác tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phắ tại các doanh nghiệp may Việt nam. Rất ắt các doanh nghiệp ựược hỏi có tổ chức phân tắch thông tin chi phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp. Việc phân tắch chi phắ ở các doanh nghiệp May nếu có chỉ mang tắnh hình thức. Chẳng hạn như nhà quản trị mới chỉ ựánh giá theo các chi tiêu về chi phắ phát sinh theo dự toán hay tỷ trọng chi phắ trong tổng chi phắ. Các phương pháp phân tắch chi phắ như phân tắch CVP, phân tắch thông tin thắch hợp hầu như không ựược sử dụng.
Về hệ thống báo cáo chi phắ, các báo cáo ựược lập ựơn giản, chưa có các báo cáo phân tắch các nhân tố ảnh hưởng ựến biến ựộng chi phắ NVL trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ sản xuất chung và các chi phắ ngoài sản xuất. Hầu hết các doanh nghiệp chưa xây dựng báo cáo cho từng ựơn ựặt hàng, từng mã sản phẩm sản xuất. Nguyên nhân là do cách thức tổ chức thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa ựáp ứng ựược yêu cầu của phân tắch chi phắ. Chắnh vì không phân loại chi phắ theo mối quan hệ với hoạt ựộng, không lập dự toán chi phắ kinh doanh, không áp dụng các phương pháp tắnh giá phắ sản phẩm sản xuất hợp lý nên thông tin chi phắ thu ựược chưa có giá trị trong việc ra các quyết ựịnh kinh doanh.
Do ựó, ựể tổ chức ựược hệ thống thông tin tin kiểm soát chi phắ và ra quyết ựịnh, cần thiết phải tổ chức ựồng bộ cả hệ thống thông tin dự toán chi phắ và hệ thống thông tin chi phắ thực hiện.
3.3.2.5. Về cơ sở vật chất và bộ máy kế toán
Cơ sở vật chất
Có thể nhận thấy khối lượng dữ liệu mà HTTT KTQT chi phắ phải xử lý ựể chuyển thành những thông tin hữu ắch là rất lớn, ựa dạng và phức tạp hơn nhiều so với HTTT kế toán tài chắnh. điều này ựòi hỏi các doanh nghiệp may cần có những ựầu tư thắch ựáng cho hệ thống thông tin KTQT chi phắ, với hệ thống máy tắnh và các phần mềm xử lý thông tin. Hiện có 90% doanh nghiệp khảo sát ựã sử dụng phần mềm kế toán của các công ty cung cấp phần mềm hiện nay trên thị trường nhưng có rất nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm ựối với một số phần hành như thanh toán, mua hàng, bán hàng. Thực tế phần lớn các doanh nghiệp may hiện nay có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy (chẳng hạn như tắnh và lập bảng lương theo mẫu tự thiết kế trên Excel, chưa có sự liên kết chặt chẽ với nội dung tương ứng trong phần mềm kế toán). Chỉ có chưa ựến 50% doanh nghiệp khảo sát sử dụng phần mềm kế toán ựối với công tác kế toán chi phắ giá thành. Việc truy nhập ựể lấy thông tin về chi phắ sản xuất và giá thành sản phẩm từng ựơn hàng theo các nhóm khách hàng ở các thị trường khác nhau chưa thực hiện ựược, gây khó khăn cho việc phân tắch kinh doanh. Nguyên nhân chắnh vẫn là chi phắ ựầu tư cho
việc triển khai toàn bộ phần mềm kế toán là khá cao trong khi ở các doanh nghiệp nhỏ việc ựầu tư ựối với công tác tin học hóa kế toán chưa thực sự ựược coi trọng.
Bộ máy kế toán
Qua nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phắ tại các doanh nghiệp may có thể thấy kế toán quản trị mới hình thành ở giai ựoạn sơ khai và chưa ựủ ựiều kiện ựể tách riêng thành một bộ phận ựộc lập và chuyên sâu. Ở hầu hết các doanh nghiệp ựược khảo sát, nhân viên kế toán chi phắ vừa ựảm nhiệm nhiệm vụ ghi chép của kế toán tài chắnh vừa kiêm thêm một số công việc cụ thể của kế toán quản trị chi phắ. Vắ dụ như tại Tổng Công ty May 10: bộ phận kế toán chi phắ và giá thành sản phẩm có trách nhiệm ghi chép các chi phắ phát sinh theo từng yếu tố chi phắ, từng ựối tượng chịu phắ theo hệ thống chi phắ và tắnh giá thành sản phẩm ựồng thời tiến hành phân tắch chi phắ thành biến phắ và ựịnh phắ giúp cho nhà quản trị quản lý ựược chi phắ theo mức ựộ hoạt ựộng của phân xưởng sản xuất. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ liên kết các bộ phận kế hoạch - kỹ thuật, bộ phận tiêu thụ,... ựồng thời dựa vào số liệu của các báo cáo chi phắ do bộ phận kế toán chi phắ cung cấp ựể xây dựng ựịnh mức chi phắ sản xuất, trên cơ sở ựó lập một hệ thống dự toán cho công ty.
Bên cạnh ựó, trình ựộ quản lý, năng lực cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế, ựặc biệt là những nhận thức về kế toán quản trị còn chưa ựầy ựủ. Việc phân tắch, thiết kế cũng như ựánh giá quá trình thiết lập hệ thống thông tin kế toán ở các doanh