Giải pháp 1: Cần sử dụng một số loại chứng từ chi phắ thuận tiện cho việc cung cấp thông tin quản lý chi phắ theo các ựịnh mức ựã lập:
Theo khảo sát, hầu hết các doanh nghiệp may có áp dụng phương thức tổ chức sản xuất theo ựơn ựặt hàng CMT/FOB. Theo hai phương thức này, chi phắ NVLTT và chi phắ nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu ựặc biệt là ựối với các ựơn hàng FOB. Tuy nhiên, các chứng từ thu thập ựược ở các doanh nghiệp may hiện nay (ựã ựược trình bày ở chương III) mới chỉ ựủ ựể phục vụ yêu cầu lập các báo cáo chi phắ và bảng tắnh giá thành theo yêu cầu của kế toán tài chắnh. Vì vậy, ựể tăng cường thông tin phục vụ kiểm soát các loại chi phắ này dựa trên chi phắ ựịnh mức, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ mà thông tin cung cấp trên các loại chứng từ này có thể kiểm tra việc thực hiện các chi phắ NVLTT và chi phắ nhân công trực tiếp theo các ựịnh mức ựã lập.
Về các chứng từ vật liệu, Luận án ựề xuất sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo ựịnh mức (Phụ lục 9). Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng ựể theo dõi số lượng vật liệu xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo ựịnh mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo ựịnh mức, trên Phiếu cần bổ sung thông tin tổng ựịnh mức chi phắ vật liệu cho sản phẩm và tỷ lệ hao hụt cho phép làm căn cứ hạch toán chi phắ sản xuất, tắnh giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật liệu theo ựịnh mức ựã lập. Phiếu báo thay ựổi ựịnh mức vật liệu là căn cứ ựể kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch vật liệu do thay ựổi ựịnh mức, trên cơ sở ựó tắnh giá thành sản phẩm, ựơn hàng hoàn thành trong tháng dựa trên giá thành ựịnh mức.
Về các chứng từ nhân công, Luận án ựề xuất sử dụng Phiếu theo dõi nhân công trực tiếp (Phụ lục 10). Phiếu này cần bổ sung những thông tin sản phẩm sản xuất, ựịnh mức thời gian quy ựịnh cho sản phẩm.
chi phắ QLDN; ựây là nhóm chi phắ có liên quan ựến nhiều ựối tượng cần phân bổ. Vì vậy, cần phải lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phắ ựến mức bộ phận, phòng ban, phân xưởng sản xuất nhằm tăng ựộ chắnh xác khi phân bổ chi phắ.
Các chứng từ này là cơ sở so sánh thực hiện các ựịnh mức kịp thời, chấp hành các dự toán chi phắ.
Giải pháp 2: Xây dựng hệ thống tài khoản chi phắ thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo cách ứng xử của chi phắ phục vụ công tác quản trị
-Yêu cầu của hệ thống tài khoản chi phắ:
Trên cơ sở các TK theo dõi chi phắ quy ựịnh trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp may cần thiết kế hệ thống tài khoản chi phắ ựáp ứng ựược yêu cầu sau:
Thứ nhất, với cách nhận diện chi phắ theo cách ứng xử của chi phắ như trên, hệ thống tài khoản chi phắ cần ựược chi tiết ựể thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo ựịnh phắ và biến phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.
Thứ hai, ựể kiểm soát chi phắ theo trách nhiệm của các bộ phận nơi phát sinh chi phắ, hệ thống tài khoản chi phắ cần ựược chi tiết ựể thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo chi phắ kiểm soát ựược và chi phắ không kiểm soát ựược.
Thứ ba, ựể kiểm soát chi phắ theo các ựịnh mức chi phắ ựã ựược xây dựng, cần thiết xây dựng hệ thống tài khoản chi phắ ựịnh mức, tài khoản chi phắ thực hiện và tài khoản chênh lệch chi phắ.
Với các yêu cầu trên, hệ thống tài khoản chi phắ sẽ ựáp ứng ựược việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo các cách phân loại chi phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.
- đề xuất hệ thống tài khoản chi phắ:
Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 theo dõi chi phắ của kế toán tài chắnh là TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, luận án ựề xuất các cách chi tiết tài khoản như sau:
Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo ựối tượng tập hợp chi phắ. đối với TK 621, TK 622 cụ thể là các ựơn ựặt hàng tại từng phân xưởng ựối với cách thức tổ chức sản xuất CMT/FOB; là các sản phẩm tại từng phân xưởng ựối với cách thức tổ chức sản
xuất OEM. Vắ dụ: TK 621.01M1 theo dõi chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp cho ựơn hàng 01 tại phân xưởng May1.
đối với TK 641, TK 642 ựược chi tiết cụ thể là các ựơn vị, các bộ phận. Vắ dụ: TK 642.TCCB theo dõi chi phắ quản lý phát sinh tại phòng tổ chức cán bộ
Tài khoản cấp 3: Chi tiết theo cách ứng xử của chi phắ trong ựó biến phắ (B), ựịnh phắ (đ).
Tài khoản cấp 4: Chi tiết theo chi phắ kiểm soát ựược và không kiểm soát ựược, có thể mã hóa: chi phắ kiểm soát ựược (1), chi phắ không kiểm soát ựược (2).
Tài khoản cấp 5: Chi tiết theo chi phắ ựịnh mức (đM), thực tế (T) và chênh lệch (CL).
Theo ựó, ta có tài khoản 621.01M1.B.1.đM theo dõi chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp theo ựịnh mức cho ựơn hàng 01 tại phân xưởng may1, chi phắ này là biến phắ và có thể kiểm soát ựược. Tài khoản 642.KT.đ.2.T theo dõi ựịnh phắ quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh tại phòng kỹ thuật và ựây là chi phắ không thể kiểm soát ựược.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán sẽ dễ dàng ựồng thời chi tiết các tài khoản chi phắ theo các ựề xuất như trên ựáp ứng yêu cầutập hợp và xử lý thông tin chi phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thông qua hệ thống các báo cáo chi phắ theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp như Báo cáo chi phắ thực hiện cho từng lệnh sản xuất, ựơn ựặt hàng, Báo cáo chi phắ kiểm soát ựược và không kiểm soát ựược theo từng ựối tượng (ựơn hàng, sản phẩm) tại từng bộ phận.
Báo cáo chi phắ thực hiện cho từng lệnh sản xuất, ựơn ựặt hàng sẽ ựược thiết lập từ thông tin trên các tài khoản chi phắ thực tế theo phương pháp sau:
- Chi phắ vật liệu trực tiếp và chi phắ nhân công trực tiếp: tập hợp theo lệnh sản xuất.
- Chi phắ sản xuất chung, chi phắ ngoài sản xuất: ựược phân bổ cho các lệnh sản xuất căn cứ vào các dự toán chi phắ ựã lập. Cuối kỳ tiến hành ựiều chỉnh lại theo chi phắ thực tế.
các doanh nghiệp ựược thực hiện theo quy ựịnh của kế toán tài chắnh. Trong kỳ kế toán tập hợp trên các TK chi phắ. đến cuối kỳ, ựược phân bổ cho các ựối tượng tập hợp chi phắ. điều này làm hạn chế tốc ựộ cung cấp thông tin cho việc quản lý và phân tắch tình hình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Bởi vì, nếu trong kỳ có lệnh sản xuất hoàn thành thì cũng không tập hợp ựược chi phắ sản xuất và tắnh ựược gắa thành sản phẩm. để khắc phục hạn chế này, doanh nghiệp nên sử dụng dự toán chi phắ sản xuất chung, dự toán chi phắ bán hàng, dự toán chi phắ quản lý doanh nghiệp ngay từ ựầu kỳ.
đầu kỳ, tiến hành phân bổ chi phắ sản xuất chung, chi phắ ngoài sản xuất dự toán cho từng lệnh sản xuất:
Tổng mức CP CP SX chung ước tắnh Mức phân bổ CP SX chung
ước tắnh = Tổng mức hoạt ựộng chung ước tắnh (4.7)
Mức phân bổ CP SX chung ước tắnh cho từng lệnh SX =
Mức phân bổ CP SX
chung ước tắnh ừ tắnh của từng lệnh SX Mức hoạt ựộng ước (4.8) Trong ựó, mức hoạt ựộng chung ước tắnh nên chọn là số giờ công của công nhân sản xuất trực tiếp.
Chi phắ sản xuất chung ước tắnh phân bổ ựược hạch toán bên Có của các TK 627. Cuối kỳ, chi phắ ước tắnh sẽ ựược ựiều chỉnh theo chi phắ thực tế phát sinh ựược tập hợp bên Nợ các TK 627.