IV. KHAI BÁO SỐ DƯ TÀI KHOẢN ĐẦU NĂM
1. Số dư tài khoản cụng nợ
Số dư cỏc tài khoản này sẽđược nhập chi tiết cho từng đối tượng cú số dư. Trỡnh tự thực hiện như sau:
1.1. Khai bỏo danh sỏch đối tượng
Nội dung
Khai bỏo tất cả cỏc đối tượng cú số dư cụng nợđầu năm. Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Đối tượng...
- Khai bỏo danh sỏch cỏc đối tượng cú số dư cụng nợđầu năm. (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Khai bỏo thờm một đối tượng khỏc phải nhấn nỳt thờm mới, khụng được sửa mó, tờn của đối tượng đó khai bỏo trước.
Mó đối tượng do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
1.2. Nhập số dư chi tiết cho từng đối tượng
Nội dung
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Số dư tài khoản đầu năm.
- Chọn tài khoản cụng nợ cần nhập số dư trong danh sỏch và nhấn đỳp chuột vào tài khoản đú.
- Nhập số dư cụng nợ cho từng đối tượng và tài khoản chi tiết được chọn: Xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1.
Nếu tài khoản cụng nợ được đỏnh dấu chi tiết theo MLNS thỡ sẽ nhập chi tiết theo nguồn, chương, loại khoản, mục. Nếu tài khoản cụng nợ chỉ chi tiết theo nguồn thỡ sẽ nhập vừa theo chương vừa theo nguồn mà khụng phải theo loại khoản, mục.
Số dư cụng nợ đầu năm được nhập xong sẽ hiển thị chi tiết theo từng đối tượng trong Bỏo cỏo cụng nợđầu năm (Xem trong Tệp\In bỏo cỏo\Bỏo cỏo cụng nợ).
2. Số dư tài khoản dự ỏn.
Phần này nhập số dư đầu năm cho cỏc tài khoản liờn quan tới dự ỏn (TK 009, TK 462, TK662). Số dư tài khoản dự ỏn được nhập chi tiết cho từng dự ỏn và theo trỡnh tự sau:
2.1. Khai bỏo cỏc dự ỏn nhận kinh phớ
Nội dung
Khai bỏo danh sỏch cỏc dự ỏn được nhận kinh phớ, cỏc thụng tin về dự ỏn: Tổng số kinh phớ được duyệt, Sốđược duyệt năm nay, Số nhận luỹ kế từ khi khởi đầu (phỏt sinh lũy kế từ khi khởi đầu của TK 462 theo dự ỏn), Số chi luỹ kế từ khi khởi đầu (phỏt sinh lũy kế từ khi khởi đầu của TK 662 theo dự ỏn…)
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏc dự ỏn nhận kinh phớ...
- Khai bỏo lần lượt từng dự ỏn nhận kinh phớ cú số dưđầu năm. (Thao tỏc thực hiện xem trong sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1)
Trong năm khi cú phỏt sinh thờm dự ỏn nhận kinh phớ sẽ khai bỏo thờm dự ỏn trong phần này.
Mó dự ỏn do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
2.2. Khai bỏo số dư dự ỏn đầu năm
Nội dung
Khai bỏo số dư trờn cỏc tài khoản liờn quan tới dự ỏn (TK 009, 462, 662) theo nguồn, chương, loại khoản, mục cho từng dự ỏn.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Số dư tài khoản đầu năm...
- Chọn tài khoản dự ỏn cần nhập số dư trong danh sỏch và nhấn đỳp chuột vào tài khoản đú.
- Nhập số dưđầu năm cho từng dự ỏn, số dưđược nhập bao gồm số năm trước chuyển sang và số lũy kế từ khi khởi đầu (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Nhập số dư cho dự ỏn phải nhập chi tiết cho từng dự ỏn trờn mỗi tài khoản chi tiết của TK009, TK462, TK662 theo từng loại ngõn sỏch (Trung ương, Tỉnh...), từng hỡnh thức cấp phỏt (Dự toỏn, Lệnh chi...), của từng chương, loại khoản, mục. Nếu mỗi chi tiết được thay đổi đều cú thể cú những số dư khỏc nhau. Như vậy trước khi nhập số dư dự ỏn đầu năm vào phần mềm, NSD phải tỏch số dư của tài khoản liờn quan tới kinh phớ dự ỏn theo từng chi tiết.
Nhập số dư theo từng chi tiết, hệ thống sẽ tựđộng tổng hợp số dư theo tài khoản và theo dự ỏn của từng chương, loại khoản, ngõn sỏch.
3. Số dư tài khoản khỏc
Nội dung
Nhập số dưđầu năm cho cỏc tài khoản cũn lại khụng phải là tài khoản cụng nợ hoặc khụng liờn quan tới kinh phớ dự ỏn. Số dư của cỏc tài khoản này
phải được nhập theo từng chương ngõn sỏch được sử dụng cho đơn vị. (Vớ dụ: TK111, TK112, TK211, TK152 …)
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Số dư tài khoản đầu năm...
- Nhập số dư cho từng tài khoản chi tiết nhất. (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Số dư của cỏc tài khoản được nhập trong phần này cú 03 trường hợp: Hoặc chỉ nhập chi tiết theo chương; Hoặc vừa nhập theo chương vừa theo nguồn; Hoặc vừa nhập theo chương vừa theo nguồn vừa theo loại khoản, mục như TK4611, TK6611...
Chỉ nhập số dư cho tài khoản chi tiết nhất, phần mềm sẽ tựđộng tớnh số dư của tài khoản tổng hợp.
Sau khi nhập xong số dưđầu năm cho tất cả cỏc tài khoản, NSD cú thể kiểm tra kết quả nhập (cú cõn đối hay khụng?) bằng cỏch nhấn chuột vào nỳt Cõn đối. Kiểm tra số dư tài khoản đầu năm của từng chương trong Tệp\In bỏo cỏo\Bỏo cỏo tài chớnh\Bảng cõn đối tài khoản.
VI. PHềNG BAN
Nội dung
Khai bỏo danh sỏch phũng ban quản lý cỏn bộ trong đơn vị, danh sỏch phũng ban được sử dụng cho cụng việc tớnh lương cỏn bộ, phõn bổ TSCĐ, theo dừi cụng cụ dụng cụ theo phũng ban, ...
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Phũng ban...
- Khai bỏo cỏc phũng ban trong đơn vị (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Danh mục phũng ban cú thể khai bỏo linh hoạt tuỳ theo yờu cầu của NSD. Vớ dụ: Nếu đơn vị cú số lượng cỏn bộ ớt mà muốn bảng thanh toỏn tiền
lương chỉ in theo một phũng ban cho tất cả cỏc cỏn bộ thỡ chỉ cần khai bỏo một phũng ban là tờn của đơn vị, phũng ban này chỉ dựng cho việc trả lương cũn cỏc phũng ban khỏc thỡ sử dụng cho mục đớch khỏc như theo dừi TSCĐ, CCDC,...
Mó phũng ban do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
VII. CÁN BỘ
1. Cỏc khoản lương
Nội dung
Thiết lập cỏc khoản lương được ỏp dụng tớnh cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn đơn vị. Cỏc khoản lương được chia thành 5 loại sau:
Lương chớnh: Là cỏc khoản lương cơ bản như lương ngạch bậc, lương tập sự, lương hợp đồng dài hạn, lương dụi ra ngoài biờn chế, ... (Mục 100 trong MLNS)
Phụ cấp: Là cỏc khoản lương phụ cấp như: Phụ cấp chức vụ, trỏch nhiệm, độc hại, ... (Mục 102 trong MLNS)
Đúng gúp: Là cỏc khoản đúng gúp như: BHXH, BHYT, KPCĐ, ...
Tăng khỏc: Là cỏc khoản tăng lương khỏc như: Tiền thưởng, truy lĩnh lương...
Giảm khỏc: Là cỏc khoản giảm lương như: Tiền nhà, tiền điện...
Mỗi khoản lương cú một cụng thức tớnh lương riờng, sau đõy là cỏch thiết lập cỏc cụng thức tớnh lương:
Lương cỏn bộ = Lương cơ bản + Phụ cấp - Cỏc khoản đúng gúp + Cỏc khoản tăng lương khỏc - Cỏc khoản giảm lương khỏc
Trong hệ thống MISA Mimosa 2006 một số tham số dựng để tớnh lương được thiết lập ngầm định như sau:
MLTT Mức lương tối thiểu, mức lương này được thiết lập ngầm định
trong Menu Tệp\Thụng tin về csdl (MLTT = 350.000 đ)
HSXX Hệ số lương cơ bản hoặc hệ số phụ cấp, hai ký tựđầu bắt buộc
phải là HS, hai ký tự sau do NSD tựđặt sao cho tham số này của cỏc khoản lương khỏc nhau khụng được trựng nhau. Cỏc hệ số lương được nhập trong Menu Khai bỏo\Cỏn bộ\Cỏn bộ...
Cỏch tớnh:
Lương cơ bản = (Mức lương tối thiểu)*(Hệ số lương cơ bản) Phụ cấp = (Mức lương tối thiểu)*(Hệ số phụ cấp)
Cỏc khoản đúng gúp = (Lương chớnh) * (% đúng gúp)
Vớ dụ: Cỏc khoản lương đó được thiết lập sẵn trong MISA Mimosa 2006:
Cỏc khoản lương Cụng thức tớnh
Lương ngạch bậc MLTT*HSNB
Lương tập sự MLTT*HSTS
Lương hợp đồng dài hạn MLTT*HSHD Lương CBCNV dụi ra ngoài biờn chế MLTT*HSDR
Lương khỏc MLTT*HSLK Phụ cấp chức vụ MLTT*HSCV Phụ cấp độc hại MLTT*HSDH Phụ cấp làm thờm, làm đờm MLTT*HSLT Phụ cấp trỏch nhiệm MLTT*HSTN Phụ cấp khu vực MLTT*HSKV Phụ cấp lưu động MLTT*HSLD Phụ cấp vượt khung MLTT*HSVK Phụ cấp đặc biệt MLTT*HSDB Phụ cấp khỏc MLTT*HSPK Bảo hiểm xó hội khấu trừ vào lương 0.05*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV) Bảo hiểm y tế khấu trừ vào lương 0.01*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV)
Kinh phớ cụng đoàn khấu trừ vào lương 0.01*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV) Bảo hiểm xó hội cơ quan đúng 0.15*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV) Bảo hiểm y tế cơ quan đúng 0.02*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV)
Kinh phớ cụng đoàn cơ quan đúng 0.02*MLTT*(HSNB+HSCV+ HSKV)
Căn cứ vào cỏc tham số của cỏc khoản lương (MLTT và HSXX) NSD cú thể thiết lập cụng thức cho cỏc khoản lương khỏc, Vớ dụ: Lương nghỉ ốm (75%) = 0.75*MLTT*HSNB
Mỗi một khoản lương được thiết lập nghiệp vụ hạch toỏn tương ứng của khoản lương đú như: TK Nợ; TK Cú; Chương; Loại khoản; Tiểu mục. Nghiệp vụ được thiết lập này sẽđược tựđộng hạch toỏn khi thực hiện thao tỏc Tớnh chi phớ lương trong Menu Tổng hợp\Chi phớ tiền lương cỏn bộ... Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏn bộ\Cỏc khoản lương...
- Khai bỏo cỏc khoản lương với đầy đủ thụng tin: Mó, tờn, Loại, Cụng thức tớnh, Bỳt toỏn định khoản, Chương, Loại khoản, Tiểu mục... của từng khoản lương. (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Cỏc khoản lương được khai bỏo nhằm mục đớch cho việc trả lương và kết chuyển chi phớ tiền luơng theo từng khoản lương cho toàn bộ cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đơn vị. Chi phớ tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT được hạch toỏn chi tiết đến mức nào thỡ ở đõy cỏc khoản lương phải được khai bỏo chi tiết đến mức đú.
Nếu đơn vị sử dụng nhiều chương, loại khoản, mỗi khoản lương sẽ được khai bỏo theo nhiều lần ứng với cỏc chương, loại khoản đú.
Trong bảng thanh toỏn tiền lương, hệ thống đó cốđịnh sẵn một số loại phụ cấp bao gồm: Chức vụ, Độc hại, Làm thờm, Trỏch nhiệm, Khu vực, Lưu
động, Vượt khung. Nếu cú thờm khoản lương khỏc thuộc loại phụ cấp, người sử dụng sẽ phải thực hiện sửa mẫu Bảng thanh toỏn tiền lương hoặc sửa đổi lại cột phụ cấp đó cú nhưng khụng sử dụng đến.
Mó khoản lương do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
2. Cỏn bộ
Nội dung
Khai bỏo cỏc thụng tin chi tiết về từng cỏn bộ và cỏc khoản lương cỏn bộđú được hưởng.
Cỏch thực hiện.
- Vào Khai bỏo\Cỏn bộ\Cỏn bộ...
- Nhập thụng tin chi tiết cho từng cỏn bộ (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Khi khai bỏo một cỏn bộ phải khai bỏo cỏc khoản lương mà cỏn bộđú được hưởng, danh sỏch khoản lương để chọn được hiển thị theo hai Loại lương: Lương tớnh theo hệ số và Lương khụng tớnh theo hệ số. Việc phõn loại hai loại lương này được thiết lập trong Khai bỏo\Cỏn bộ\Cỏc khoản lương... Khoản lương nào khi thiết lập được đỏnh dấu "Ngầm định cho tất cả cỏn bộ" sẽ tự động hiển thị trong phần khai bỏo cỏn bộ. Khi khai bỏo cỏn bộ NSD cú thể xoỏ bớt một hay một số khoản lương đó cú hoặc thờm mới khoản lương khỏc cho cỏn bộđú.
Đối với cỏc khoản lương tớnh theo hệ số, khi nhập hệ số hệ thống sẽ tựđộng tớnh số tiền theo cụng thức đó được thiết lập trong phần khai bỏo cỏc khoản lương với mức lương tối thiểu được thiết lập trong Tệp\Thụng tin về csdl... Đối với cỏc khoản lương khụng tớnh theo hệ số nhưng cú cụng thức tớnh phụ thuộc vào khoản lương tớnh theo hệ số thỡ hệ thống cũng sẽ tựđộng tớnh số tiền ngay sau khi khoản lương tớnh theo hệ số được tớnh ra số tiền (Vớ dụ cỏc khoản về BHXH, BHYT, KPCĐđược khấu trừ vào lương).
Đối với khoản lương khụng cú hệ số, khụng cú cụng thức tớnh chỉ cần nhập số tiền (Vớ dụ khoản Truy lĩnh lương hay khoản tiền thưởng, tiền phạt cụ thể cho cỏn bộđược khai bỏo).
Việc trả lương và kết chuyển chi phớ tiền lương của cỏn bộđược thực hiện theo từng thỏng căn cứ vào cỏc thụng tin đó khai bỏo cho từng cỏn bộ ngay từ đầu. Nhưng nếu trong thỏng nào cú cỏn bộ cú sự thay đổi về khoản lương thỡ phải vào phần khai bỏo cỏn bộ để sửa đổi lại khoản lương cho cỏn bộđú trước khi thực hiện thao tỏc Trả lương cỏn bộ.
Mó cỏn bộ do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
3. Thuyờn chuyển cỏn bộ
Mục đớch.
Thuyờn chuyển cỏn bộ giữa cỏc phũng ban trong đơn vị. (Vớ dụ: Cú thể chuyển cỏn bộ A từ phũng Hành chớnh sang phũng Kế toỏn) việc thuyờn chuyển này nhằm mục đớch theo dừi cỏn bộ trờn bảng thanh toỏn tiền lương. Cỏch thực hiện.
- Vào Khai bỏo\Cỏn bộ\Thuyờn chuyển cỏn bộ...
- Thực hiện thao tỏc thuyờn chuyển cỏn bộ Từ phũng ban...Tới phũng ban (Xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Việc thuyờn chuyển cỏn bộ khụng ảnh hưởng tới cỏc thụng tin chi tiết đó khai bỏo về cỏn bộđú chỉ thay đổi vị trớ của cỏn bộ từ phũng ban này sang phũng ban khỏc.