Nội dung
Hạch toỏn kế toỏn của quỏ trỡnh tiếp nhận và rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn: Từ khi đơn vị được cấp cú thẩm quyền giao dự toỏn chi hoạt động, dự toỏn chi chương trỡnh dự ỏn, đề tài khoa học, dự toỏn chi đầu tư xõy dựng cơ bản cho đến khi rỳt dự toỏn ở kho bạc về quỹ hoặc chuyển khoản chi trực tiếp qua kho bạc.
Bỳt toỏn khi đơn vịđược cấp cú thẩm quyền giao dự toỏn chi hoạt động vào đầu năm, là ghi đơn Nợ TK008 “Dự toỏn chi hoạt động”
- 0081 “Dự toỏn chi thường xuyờn” - 0082 “Dự toỏn chi khụng thường xuyờn”
Bỳt toỏn khi nhận dự toỏn chi chương trỡnh dự ỏn, đề tài khoa học, dự toỏn chi đầu tư xõy dựng cơ bản được cấp cú thẩm quyền giao, ghi đơn Nợ TK009 “Dự toỏn chi chương trỡnh, dự ỏn”
Khi rỳt dự toỏn chi ngõn sỏch ra sử dụng (dự toỏn chi hoạt động và dự toỏn chi chương trỡnh dự ỏn), căn cứ vào giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch và cỏc chứng từ cú liờn quan, ghi Nợ TK111, 112, 152, 211, 213, 241, 331, 661, 662.../Cú TK461, 462, và đồng thời ghi đơn Cú TK008, TK009.
Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Giấy dự toỏn kinh phớ năm do cơ quan tài chớnh hay đơn vị chủ quản gửi xuống đơn vị.
- Giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch kiờm lĩnh tiền mặt là căn cứ để lập phiếu thu rỳt dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp về quỹ.
Tổng quỏt về quy trỡnh kế toỏn nguồn kinh phớ.
ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ HCSN
A: Khi chưa được giao dự toỏn:
Bước 1: Rỳt tiền ở Kho bạc, hạch toỏn Nợ TK 111,112/ Cú TK 336
- Chi tiết theo từng loại tạm ứng (3361, 3362...) - Chi tiết theo từng nguồn kinh phớ (TW, Tỉnh…) - Cột Nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”
Bước 2: Chi từ tiền rỳt ở Kho bạc chưa giao dự toỏn, hạch toỏn Nợ TK 661,662.../Cú TK 111,112,...
- Chi tiết theo từng nguồn kinh phớ “TW, Tỉnh …” - Cột Chưa qua NS: Chọn là "Chưa qua Ngõn sỏch"
- Cột Nghiệp vụ chọn là "Thanh toỏn - Chưa giao dự toỏn"
Trong trường hợp này sốđó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ khụng hiển thị trờn sốđó chi đề nghị quyết toỏn trong cỏc bỏo cỏo:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng - Chi tiết kinh phớ hoạt động.
- Chi tiết kinh phớ dự ỏn. - …
Bước 3: In cỏc bỏo cỏo với Kho bạc như Giấy đề nghị thanh toỏn, bảng kờ chứng từ thanh toỏn, bảng kờ chứng từ tạm ứng … trong nhúm bỏo cỏo: Liệt kờ chứng từ\Bảng kờ chứng từ thanh toỏn hoặc giấy đề nghị thanh toỏn ... Cú thể in cỏc bỏo cỏo này trong nhúm Bỏo cỏo khỏc.
Bước 4: Khi Kho bạc thanh toỏn sốđó chi đề nghị thanh toỏn, hạch toỏn Nợ TK 336/ Cú TK 461
- Chi tiết theo từng nguồn kinh phớ (TW, Tỉnh ...) - Cột Nghiệp vụ chọn là "Thực chi"
Khi đú số đó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ được đề nghị quyết toỏn trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng. - Bỏo cỏo chi tiết chi hoạt động
- …
Thao tỏc này được thực hiện trong menu Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc. Phần mềm tựđộng hạch toỏn Nợ TK 336/ Cú TK 461 (Xem thao tỏc chi tiết trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng”)
B: Khi đó được giao dự toỏn:
Khi nhận được thụng bỏo dự toỏn cấp trờn cấp, Hạch toỏn
Nợ TK 008, 009 (Chi tiết).
Trường hợp 1: Chưa đủđiều kiện thanh toỏn để rỳt Thực chi + Bước 1: Khi rỳt tiền ở Kho bạc, hạch toỏn
Nợ TK 111,112../Cú TK 46121
- Chi tiết theo từng nguồn kinh phớ (TW, Tỉnh...) - Cột Nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”
+ Bước 2: Chi từ khoản tiền tiền trờn, hạch toỏn Nợ TK 661,662.../Cú TK 111,112,...
- Chi tiết theo từng nguồn (TW, Tỉnh …)
- Cột Chưa qua NS: Chọn là "Chưa qua Ngõn sỏch"
- Cột Nghiệp vụ chọn là "Thanh toỏn - đó cấp dự toỏn"
Trong trường hợp này sốđó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ khụng hiển thị trờn sốđó chi đề nghị quyết toỏn trong cỏc bỏo cỏo:
- Chi tiết kinh phớ hoạt động đề nghị quyết toỏn, - Chi tiết kinh phớ chi dự ỏn đề nghị quyết toỏn.... - …
+ Bước 3: In cỏc bỏo cỏo với Kho bạc như Giấy đề nghị thanh toỏn, bảng kờ chứng từ thanh toỏn, bảng kờ chứng từ tạm ứng … trong nhúm bỏo cỏo: Liệt kờ chứng từ\Bảng kờ chứng từ thanh toỏn hoặc giấy đề nghị thanh toỏn ... Cú thể in cỏc bỏo cỏo này trong nhúm Bỏo cỏo khỏc.
+ Bước 4: Khi Kho bạc thanh toỏn sốđó chi đề nghị thanh toỏn, thực hiện thao tỏc Kết chuyển nguồn trong Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc. Phần mềm tựđộng chuyển cỏc chứng từ trờn vào chỉ tiờu số đó chi đề nghị quyết toỏn trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng. - Bỏo cỏo chi tiết chi hoạt động
- ….
Trường hợp 2: Đủđiều kiện thanh toỏn để rỳt Thực chi + Bước 1: Khi rỳt tiền ở Kho bạc, hạch toỏn
Nợ TK 111,112../Cú TK 46121
- Chi tiết theo từng nguồn kinh phớ (TW, Tỉnh...) - Cột Nghiệp vụ chọn là “Thực chi”
+ Bước 2: Chi từ khoản tiền trờn, hạch toỏn Nợ TK 661,662.../Cú TK 111,112,...
- Chi tiết theo từng nguồn (TW, Tỉnh…) - Cột Chưa qua NS: Chọn là "Qua Ngõn sỏch" - Cột Nghiệp vụ chọn là "Khụng chọn"
Chỳ ý: Trong trường hợp này sốđó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ hiển thị trờn sốđó chi đề nghị thanh toỏn trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng. - Chi tiết kinh phớ hoạt động đề nghị quyết toỏn
- Chi tiết chi dự ỏn đề nghị quyết toỏn .... - …
ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Cể THU
Đối với cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu ngoài cỏc nghiệp vụ của đơn vị HCSN như trờn cũn phỏt sinh cỏc khoản thu phớ, lệ phớ và được hạch toỏn vào phần mềm như sau:
Khi thu sự nghiệp, hạch toỏn
Nợ TK 111,112../Cú TK 511
Trường hợp phỏt sinh giảm sốđó thu, hạch toỏn Nợ TK 511/Cú TK 111,112
Cột Nghiệp vụ chọn là "Giảm thu"
Về nguyờn tắc sau khi thu phớ, lệ phớ phải cú chứng từ ghi thu, ghi chi của Kho bạc thỡ sẽđược kết chuyển vào nguồn kinh phớ. Do vậy
Khi chi từ khoản thu này Nợ TK 661/111,112
- Chi tiết theo từng nguồn thu (Viện phớ, BHYT…) - Cột Chưa qua NS chọn là "Chưa qua Ngõn sỏch"
- Cột Cấp phỏt chọn là “Ghi thu, Ghi chi”
- Cột Nghiệp vụ chọn là “Thanh toỏn – Nguồn thu”
Trong trường hợp này sốđó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ khụng hiển thị trờn sốđó chi đề nghị quyết toỏn trong cỏc bỏo cỏo:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng - Chi tiết kinh phớ hoạt động, chi dự ỏn....
Trường hợp 1: Cuối kỳ cú chứng từ Ghi thu, Ghi chi của Kho bạc. Kết chuyển sốđó thu Phớ, lệ phớ vào nguồn kinh phớ, hạch toỏn: Nợ TK 511/ Cú TK 461 Thao tỏc này được thực hiện trong menu Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc. Phần mềm tựđộng hạch toỏn Nợ TK 511/ Cú TK 461 (Xem thao tỏc chi tiết trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng”)
Khi đú số đó chi trong cỏc chứng từ trờn sẽ được đề nghị quyết toỏn trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh:
- Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và Quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng. - Bỏo cỏo chi tiết chi hoạt động
- …
Trường hợp 2: Cuối kỳ chưa cú chứng từ Ghi thu, Ghi chi của Kho bạc, hạch toỏn: Nợ TK 511/Cú TK 521
Cỏc thao tỏc thực hiện:
- Khai bỏo dự ỏn nhận kinh phớ trong menu Khai bỏo nếu dự toỏn chi chương trỡnh dự ỏn, đề tài khoa học được cấp cú thẩm quyền giao cho đơn vị. - Nhập Dự toỏn ngõn sỏch trong Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp
theo dự toỏn.... Nhập số tiền của mỗi Mục được giao dự toỏn trờn một dũng với đầy đủ cỏc thụng tin: Diễn giải, số CT, ngày CT, TK Nợ 008, 009..., Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Mục, Số tiền..
- Nhập Phiếu thu rỳt dự toỏn ngõn sỏch về quỹ (Ghi Nợ TK111/Cú TK336, 461, 462…) trong Giao dịch\Thu chi tiền mặt tại quỹ. Nhập theo nguồn kinh phớ - Chương - Loại khoản - Mục, số tiền của mỗi Mục rỳt vềđược nhập trờn một dũng.
- Nhập phiếu chi bằng tiền dự toỏn ngõn sỏch đó rỳt về quỹ (Nợ TK661, 662.../Cú TK111) trong Giao dịch\Thu chi tiền mặt tại quỹ (Định khoản tới tài khoản chi tiết nhất). Nhập theo nguồn Ngõn sỏch - Chương - Loại khoản - Mục, số tiền chi cho mỗi Tiểu mục được nhập trờn một dũng.
- Nhập chứng từ chuyển khoản (ghi Nợ TK661, 312, 331/Cú TK461, 462) trong Giao dịch\Thu chi tiền gửi ngõn hàng, kho bạc. Nếu TK Nợ là 661, 662… phải nhập số tiền của mỗi Tiểu mục trờn một dũng chứng từ.
- Đối với đơn vị trong trường hợp dự toỏn chi ngõn sỏch chưa được cấp cú thẩm quyền giao đơn vị được kho bạc cho ứng trước kinh phớ: Khi tiếp nhận tạm ứng của Kho bạc, ghi: Nợ TK 111/ Cú TK 336 trong Giao dịch\Thu chi tiền mặt tại quỹ hoặc Nợ TK 331, 661/Cú TK 336 trong Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc Cột Nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”.
- Đối với đơn vị trong trường hợp dự toỏn chi ngõn sỏch đó được cấp cú thẩm quyền giao dự toỏn nhưng chưa đủ điều kiện để rỳt thực chi thỡ khi rỳt tiền tạm tạm ứng của Kho bạc hạch toỏn Nợ TK 111/461, 462 Cột Nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”.
- Khi đơn vị được cấp cú thẩm quyền giao dự toỏn, cũng hạch toỏn ghi Nợ TK 008,009 – Dự toỏn chi hoạt động, dự ỏn
- Căn cứ vào giấy đề nghị kho bạc thanh toỏn tạm ứng và giấy rỳt dự toỏn, chuyển số đó nhận tạm ứng thành nguồn kinh phớ hoạt động thường xuyờn, ghi Nợ TK 336/Cú TK 461, 462 trong Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc.
- Thực hiện ghi Cú 008, 009 bằng cỏch nhấn chuột vào nỳt <Tựđộng ghi đồng thời> trong Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn.... Thao tỏc này thường được thực hiện vào thời điểm cuối thỏng sau khi đó nhập xong cỏc nghiệp vụ ghi Cú TK 461, 462 trong thỏng.
- Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem trợ giỳp trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Cú thể in Chứng từ ghi sổ dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp hay Liệt kờ chứng từ ngay trờn hộp hội thoại này.
661, 662 và cỏc bỏo cỏo về dự toỏn kinh phớ hay về nguồn kinh phớ bằng nỳt Bỏo cỏo nhanh trờn thanh cụng cụ.
- Xem Sổ theo dừi nguồn kinh phớ ngõn sỏch cấp, Bảng đối chiếu dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch tại kho bạc, cỏc sổ chi tiết cú liờn quan khỏc trong Menu Tệp\In bỏo cỏo...
Nghiệp vụ cần lưu ý
1. Nghiệp vụ khụi phục dự toỏn.
Vớ dụ: Ngày 27/01/2004 đơn vị chuyển khoản NSĐP trả tiền điện cho Cụng ty điện lực A (Ghi Nợ TK66121/Cú TK46121, bỳt toỏn đồng thời ghi đơn Cú TK 0081 với số tiền là 2.500.000 đ) nhưng đến ngày 01/02/2004 Cụng ty điện lực A thụng bỏo cho đơn vị là chưa nhận được tiền do chuyển khoản nhầm tài khoản, khi đú trờn MISA Mimosa 2006 phải làm như sau:
- Vào Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn ...
- Ghi bỳt toỏn khụi phục dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp trờn hai dũng: Một dũng ghi Nợ TK46121/Cú TK66121, Số tiền 2.500.000 đ; một dũng ghi đơn Cú TK0081 với số tiền ghi õm (Gừ dấu trừ trước số tiền), Ngày CT là 01/02/2006; Cột nghiệp vụ trờn cả hai dũng chọn là Khụi phục; Cột Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Mục ghi như bỳt toỏn lỳc chuyển khoản đi.
- Khi đơn vị tiến hành chuyển khoản lại ghi Nợ TK66121/Cú TK46121 và bỳt toỏn đồng thời ghi Cú TK0081 sẽđược xử lý vào cuối thỏng.
2. Nghiệp vụđiều chỉnh dự toỏn
Nếu được phộp của cơ quan tài chớnh, đơn vị cú thểđược điều chỉnh dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp (được giao dự toỏn ngõn sỏch bổ sung) hoặc tựđiều chỉnh số tiền từ nhúm mục này sang nhúm mục khỏc. Cú cỏc trường hợp điều chỉnh sau:
Trường hợp 1: Điều chỉnh dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch giữa cỏc nhúm mục chi.
mục 4 – Nhúm mục chi thường xuyờn khỏc và giảm cho nhúm mục 2 – Nhúm mục chi nghiệp vụ chuyờn mụn số tiền là 3.000.000đ thuộc ngõn sỏch địa phương. Khi đú trong MISA Mimosa 2006 phải hạch toỏn như sau:
- Vào chức năng Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn... - Ghi đơn Nợ TK 0081, số tiền (õm) – 3.000.000 đ cho nhúm mục 4
(Mục điều chỉnh giảm).
- Ghi đơn Nợ TK 0081, số tiền (dương) 3.000.000 đ cho nhúm mục 2 (Mục điều chỉnh tăng).
Trường hợp cú nhúm mục chi thiếu cú nhúm mục chi cũn thừa so với số được giao dự toỏn, sau khi cú sự đồng ý của cơ quan chủ quản hoặc cơ quan tài chớnh điều chỉnh sốđược giao dự toỏn kinh phớ giữa cỏc nhúm mục chi sẽ xử lý cỏc bỳt toỏn tương tự như trờn.
Trường hợp 2: Điều chỉnh bổ sung dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch được giao. Vớ dụ: Trong năm đơn vị được giao bổ sung dự toỏn ngõn sỏch tăng cho nhúm mục 4 số tiền là 50.000.000đ. Khi đú trong MISA Mimosa 2006 phải hạch toỏn như sau:
- Vào chức năng Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn... - Ghi đơn Nợ TK 0081, số tiền (dương) 50.000.000 đ cho nhúm mục 4
(VD: Mục 134), cột nghiệp vụ chọn là Bổ sung .
Trường hợp 3: Điều chỉnh dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch được sử dụng (đó rỳt ở kho bạc).
Vớ dụ: Trong thỏng đơn vịđó rỳt dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch địa phương của nhúm mục 2 Mục 109 là 7.000.000đ và Mục 110 là 12.000.000đ. Thực tế đơn vị đó sử dụng chi cho Mục 109 số tiền là 10.000.000đ trong khi đú số tiền của Mục 110 vẫn cũn 4.000.000đ (đó sử dụng 8.000.000đ). Khi đú đề nghị với Kho bạc để cú thể điều chỉnh tăng Mục 109 và điều chỉnh giảm Mục 110 số tiền được rỳt về là 3.000.000đ (với điều kiện khụng vượt quỏ số tiền thụng bỏo cũn được rỳt về của Mục 109). Nghiệp vụ này sẽđược hạch toỏn trong MISA Mimosa 2006 như sau:
- Vào chức năng Giao dịch\Kế toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc.
- Ghi đơn Cú TK 46121, số tiền (õm) – 3.000.000 đ cho Mục 110 (Mục điều chỉnh giảm).
- Ghi đơn Cú TK 46121, số tiền (dương) 3.000.000đ cho Mục 109 (Mục điều chỉnh tăng).
- Bỳt toỏn ghi đơn Cú TK 0081 số tiền dương cho Mục điều chỉnh tăng (Mục 109) và ghi đơn Cú TK 0081 số tiền õm cho mục điều chỉnh giảm (Mục 110) sẽ được hệ thống tự động ghi sau thao tỏc nhấn nỳt "Tự động ghi đồng thời" trong Giao dịch\Tiếp nhận/Rỳt kinh phớ cấp theo dự toỏn.
3. Nghiệp vụ hủy dự toỏn
Vớ dụ: Đầu năm đơn vị được giao dự toỏn kinh phớ của nhúm mục 4 là 500.000.000 đ. Vỡ cú sựđiều chỉnh từđơn vị chủ quản đơn vị chỉ được sử