XIV. CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP Cể THU
2. Số dư đầu năm cỏc hoạt động
Nội dung
Nhập số dư đầu năm trờn cỏc tài khoản liờn quan tới hoạt động sự nghiệp (hoạt động thường xuyờn, hoạt động Nhà nước đặt hàng..) theo nguồn, chương, loại khoản, mục cho từng hoạt động.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏc hoạt động sự nghiệp cú thu\Số dưđầu năm cỏc hoạt động.
- Nhập số dưđầu năm cho từng hoạt động. (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Phần Khai bỏo này chỉứng dụng đối với cỏc đơn vị thuộc ngành Thống kờ Số dư của cỏc tài khoản được nhập trong phần này vừa nhập theo hoạt động, vừa theo chương, nguồn, loại khoản, mục như TK46111, TK66111 …
C H Ư Ơ N G 0 4 QUY TRèNH HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN TRấN MISA Mimosa 2006
Khi hạch toỏn bằng phần mềm kế toỏn MISA Mimosa 2006, mỗi phần hành kế toỏn cú một quy trỡnh hạch toỏn riờng trờn cỏc giao dịch kế toỏn liờn quan.
Với phần mềm kế toỏn MISA cụng việc hạch toỏn kế toỏn chỉ cũn là việc cập nhật số liệu kế toỏn phỏt sinh cũn toàn bộ cỏc sổ sỏch kế toỏn sẽđược hệ thống tựđộng xử lý và in ra cỏc bỏo cỏo từ chi tiết đến tổng hợp.
Khi cú nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh NSD phải nhập đỳng đủ và chi tiết cỏc thụng tin của nghiệp vụđú vào phần mềm, hệ thống sẽ tựđộng tổng hợp số liệu lờn cỏc bỏo cỏo kế toỏn liờn quan. Vấn đềđặt ra là NSD phải biết nhập những thụng tin gỡ? nhập ởđõu? và nhập như thế nào?
Hệ thống đó phõn chia cỏc chức năng (hộp hội thoại) trờn menu Giao dịch theo nội dung cụng việc của từng bộ phận kế toỏn. Mỗi nghiệp vụ kế toỏn sẽ được xử lý trong một hộp hội thoại nhất định. Tuy nhiờn sẽ cú một số nghiệp vụ kế toỏn phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp hội thoại liờn quan. Cỏc chứng từ mang tớnh chất tổng hợp hệ thống sẽ tựđộng sinh ra trong Menu\Tổng hợp...
Chương này hướng dẫn người sử dụng (NSD) nắm được trỡnh tự hạch toỏn nghiệp vụ kế toỏn bằng MISA Mimosa 2006, thuộc cỏc phần hành kế toỏn sau:
- Kế toỏn kinh phớ cấp theo dự toỏn. - Kế toỏn tiền mặt tại quỹ.
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng, kho bạc. - Kế toỏn vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ. - Kế toỏn tài sản cốđịnh.
- Kế toỏn tiền lương. - Kế toỏn cụng nợ.
- Kế toỏn nguồn kinh phớ dự ỏn. - Kế toỏn thuế GTGT.
- Kế toỏn sự nghiệp cú thu. - Kế toỏn vốn xõy dựng cơ bản. - Kế toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc.
Hệ thống kế toỏn MISA Mimosa 2006 ỏp dụng cho nhiều hỡnh thức kế toỏn. Nếu ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ phải tuõn theo nguyờn tắc: Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ nhập cỏc dũng chứng từ của cựng một loại nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh, cỏc nghiệp vụ này là cỏc bỳt toỏn định khoản Một Nợ - Nhiều Cú hoặc Một Cú - Nhiều Nợ hoặc Một Nợ - Một Cú.
Nếu ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung hay Nhật ký - Sổ Cỏi, chỉ cần ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và cú bỳt toỏn định khoản.
Bỏo cỏo kế toỏn giữa cỏc hỡnh thức này khỏc nhau ở Sổ cỏi tài khoản: Sổ cỏi - Chứng từ ghi sổ; Sổ cỏi - Nhật ký
Một số thụng tin thống nhất chung cho cỏc quy trỡnh hạch toỏn
Mỗi phần hành kế toỏn cú quy trỡnh hạch toỏn riờng, tuy nhiờn trờn cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch của MISA Mimosa 2006 lại cú một số khỏi niệm và thao tỏc thực hiện giống nhau như sau:
Số ghi sổ: Là số của chứng từ ghi sổ (CTGS), hệ thống sẽ tự động hiển thị sau mỗi thao tỏc thờm mới một CTGS, người sử dụng cú thể sửa đổi lại số theo quy ước của đơn vị. Mỗi CTGS sẽ bao gồm nhiều dũng chứng từ cú cựng bỳt toỏn định khoản phỏt sinh trong cựng một khoảng thời gian xỏc định, được nhập trờn cựng một trang màn hỡnh. NSD phải cú quy ước cỏch đỏnh số ghi sổđể dễ kiểm tra đối chiếu, cú thểđỏnh theo loại CTGS và theo số thứ tự trong thỏng: Vớ dụ số CTGS Kinh phớ cấp theo dự toỏn trong thỏng
01: KPDT0101, KPDT0102..., Trong thỏng 02: KPDT0201, KPDT0202..., Tiền mặt tại quỹ trong thỏng 01: TMTQ0101, TMTQ0102..., Trong thỏng 02: TMTQ0201, TMTQ0202...
Ngày CTGS: Là ngày của chứng từ ghi sổ và phải là ngày muộn nhất trong số cỏc ngày chứng từđược nhập vào CTGS đú.
Ngày HT: Là ngày hạch toỏn.
Ghi chỳ: Túm tắt nội dung của CTGS.
Nỳt "Liệt kờ chứng từ đó khoỏ sổ": Dựng để liệt kờ cỏc chứng từđó được khoỏ sổ, cỏc chứng từ này chỉ hiển thịđể kiểm tra mà khụng sửa hay xúa được.
Nỳt "Liệt kờ và chọn chứng từ": Dựng để liệt kờ và chọn chứng từ ghi sổ chưa khúa sổ (nếu đang hiển thị trang màn hỡnh nhập liệu) hoặc đó khúa sổ (nếu đang hiển thị trang màn hỡnh cú chứng từđó khoỏ sổ).
Dũng chứng từ: Là dũng để nhập cỏc thụng tin phỏt sinh của chứng từ bao gồm: Lý do, Số CT, Ngày CT, Diễn giải, TK Nợ, TK Cú, Nguồn kinh phớ, Cấp phỏt, Chương, Loại khoản, Mục\TM, Nghiệp vụ, Ngoại tệ, Tỷ giỏ, Số tiền, Số HĐ VAT, Thuế suất, TK VAT, Đối tượng, Dự ỏn, Mó thống kờ.... Tuy nhiờn tuỳ theo từng nghiệp vụ cụ thể để chọn nhập thụng tin liờn quan trờn một số cột nhất định.
Lý do: Mỗi lý do được chọn sẽ cú một nội dung diễn giải và một bỳt toỏn định khoản tương ứng như đó khai bỏo trong Khai bỏo\Cỏc nghiệp vụ tự động định khoản...
Số CT: Số của chứng từ kế toỏn phỏt sinh được nhập vào phần mềm. Trong trường hợp nhập thụng tin từ chứng từ gốc thỡ Số CT là số của chứng từ gốc. Trong trường hợp chỉ nhập thụng tin của nghiệp vụ phỏt sinh sau đú sẽ in chứng từ kế toỏn bằng phần mềm thỡ Số CT là số do NSD tự quy ước với nguyờn tắc: Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh < 10 thỡ Số CT cú thể bắt đầu từ 1; Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh >=10 và < 100 thỡ Số CT phải bắt đầu từ 01; Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh >= 100 và < 1000 thỡ Số CT phải bắt đầu từ 001. Nờn phõn biệt số của từng loại chứng từ bằng một ký tựđầu và phõn biệt chứng từ của từng thỏng. Vớ dụ phiếu thu trong thỏng 01 đỏnh số
là T01/01, T02/01..trong thỏng 02: T01/02, T02/02.., phiếu chi trong thỏng 01: C01/01, C02/01..., trong thỏng 02: C01/02, C02/02...
Diễn giải: Nội dung diễn giải sẽ tự động hiển thị ngay sau khi chọn nội dung nghiệp vụ trong cột Lý do. Tuy nhiờn NSD cú thể nhập chi tiết nội dung diễn giải của nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh.
TK Nợ/TK Cú: Nhập tài khoản chi tiết nhất của bỳt toỏn định khoản. Bỳt toỏn định khoản sẽ tự động hiển thị ngay sau khi chọn nội dung nghiệp vụ trong cột Lý do. Nếu nghiệp vụ kế toỏn cú định khoản một Nợ nhiều Cú hoặc một Cú nhiều Nợ phải tỏch làm nhiều dũng cú cựng TK Nợ khỏc TK Cú hoặc cú cựng TK Cú khỏc TK Nợ.
Nguồn kinh phớ: Nghiệp vụ hạch toỏn liờn quan tới kinh phớ thuộc ngõn sỏch Trung ương, Tỉnh, Huyện, Viện trợ, Phớ, lệ phớ để lại hay nguồn khỏc. Thụng tin này nhằm mục đớch đưa số liệu vào cỏc bỏo cỏo liờn quan cần tỏch riờng theo từng loại ngõn sỏch: Ngõn sỏch Nhà nước, Viện trợ, Phớ, Lệ phớ để lại, Khỏc... Thụng tin được chọn trong cột này gắn với mỗi bỳt toỏn định khoản sẽ cho phộp kết xuất được cỏc bỏo cỏo tài chớnh hoặc sổ cỏi tài khoản theo từng nguồn kinh phớ.
Để thiết lập ngầm định thụng tin trong cột Nguồn kinh phớ là Trung ương hay Tỉnh, Huyện... phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống..., trong trang màn hỡnh Ngầm định chọn thụng tin ở phần Nguồn kinh phớ.
Chưa qua NS: Khi hạch toỏn cỏc nghiệp vụ chi hoạt động cần phải phõn biệt được khoản chi đú đó được ngõn sỏch cấp chưa (Qua Ngõn sỏch, Chưa qua Ngõn sỏch). Trong Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống... trờn trang màn hỡnh Nhập liệu cú mục "Chưa qua ngõn sỏch" đỏnh dấu hoặc khụng đỏnh dấu cú nghĩa tương ứng với việc hiển thị hay khụng hiển thị cột Chưa qua NS trong cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch. Nếu trong cỏc hộp hội thoại cú hoặc khụng cú cột Chưa qua Ngõn sỏch thỡ hệ thống vẫn luụn ngầm định là Qua Ngõn sỏch. NSD cú thể thay đổi chọn hỡnh thức qua Ngõn sỏch hoặc chưa qua Ngõn sỏch cho phự hợp với nghiệp vụ phỏt sinh.
Chọn là “Chưa qua ngõn sỏch” đối với những khoản chi chưa cú nguồn trong 03 trường hợp sau:
- Chi từ số tiền đó thu từ cỏc nguồn Viện trợ, Phớ, lệ phớ nhưng chưa cú chứng từ Ghi thu, Ghi chi của Kho bạc
- Chi từ số tạm ứng rỳt về khi chưa được giao dự toỏn
- Chi từ số tạm ứng rỳt vềđó được giao dự toỏn nhưng chưa đủđiều kiện thanh toỏn
Chọn “Qua Ngõn sỏch” trong trường hợp chi từ nguồn đơn vịđó được giao dự toỏn và rỳt kinh phớ dưới hỡnh thức thực chi và cỏc trường hợp khỏc ngoài 3 trường hợp trờn.
Cấp phỏt: Lựa chọn hỡnh thức cấp phỏt kinh phớ. Khi nhận và sử dụng kinh phớ phải phõn biệt được kinh phớ đú được ngõn sỏch cấp dưới hỡnh thức nào: Dự toỏn, Lệnh chi, Hiện vật, Ghi thu, ghi Chi hoặc Hỡnh thức khỏc. Trong Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống... trờn trang màn hỡnh Nhập liệu cú mục "Ghi trong hoặc ngoài dự toỏn" đỏnh dấu hoặc khụng đỏnh dấu cú nghĩa tương ứng với việc hiển thị hay khụng hiển thị cột Cấp phỏt trong cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch. Nếu trong cỏc hộp hội thoại cú hoặc khụng cú cột Cấp phỏt thỡ hệ thống vẫn luụn ngầm định là cấp dưới hỡnh thức Dự toỏn. NSD cú thể thay đổi lựa chọn hỡnh thức cấp kinh phớ cho phự hợp với nghiệp vụ phỏt sinh.
Chương: Chọn chương ngõn sỏch liờn quan tới nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh. Hệ thống cho phộp một CSDL cú thể hạch toỏn được nhiều chương, những chương nào đó thiết lập "Được sử dụng cho đơn vị" trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Chương... sẽ hiển thị trong cột này. Khi nhập số liệu chọn thụng tin về chương nhằm mục đớch cú cỏc sổ và bỏo cỏo kế toỏn theo từng chương ngõn sỏch. Để hệ thống ngầm định luụn hiển thị mó chương ngõn sỏch trờn cỏc dũng trong hộp hội thoại trờn menu Giao dịch, NSD phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống... trờn trang màn hỡnh Ngầm định nhập mó Chương (Chương cú nhiều nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh nhất).
Loại khoản: Chọn loại khoản liờn quan tới nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh. Hệ thống cho phộp một CSDL cú thể hạch toỏn được nhiều loại khoản (của một hay nhiều chương ngõn sỏch khỏc nhau). Loại khoản nào đó thiết lập "Được
sử dụng cho đơn vị" trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Loại khoản... sẽ hiển thị trong cột này. Khi nhập số liệu chọn thụng tin về loại khoản kết hợp với thụng tin về Nguồn kinh phớ, Cấp phỏt, Chương nhằm mục đớch cú cỏc sổ và bỏo cỏo kế toỏn theo từng loại khoản của từng chương hoặc tổng hợp số liệu cho một loại khoản của tất cả cỏc chương hoặc tổng hợp cỏc loại khoản của cựng một chương hoặc của tất cả cỏc chương, theo từng hỡnh thức cấp kinh phớ hoặc tất cả cỏc hỡnh thức cấp. Để hệ thống ngầm định luụn hiển thị một loại khoản trờn từng dũng sau mỗi thao tỏc thờm dũng trong hộp hội thoại trờn menu Giao dịch, NSD phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống... chọn trang màn hỡnh Ngầm định nhập loại khoản (Loại khoản cú nhiều nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh nhất).
Mục\TM: Nhập thụng tin về Mục/TMục liờn quan tới nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh. Hệ thống Mục, Tiểu mục được thiết lập trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Nhúm-Tiểu nhúm-Mục-Tiểu mục... Đối với cỏc tài khoản được đỏnh dấu "Chi tiết theo MLNS" trong phần Khai bỏo\Hệ thống tài khoản..., khi định khoản bắt buộc phải cú thụng tin về Mục hoặc Tiểu mục (riờng những nghiệp vụ cú bỳt toỏn định khoản liờn quan tới TK661, TK662, TK241, TK635 bắt buộc phải nhập tới Tiểu mục). Căn cứ vào cỏc thụng tin về Nguồn kinh phớ, Cấp phỏt, Chương, Loại khoản hệ thống sẽ tổng hợp số liệu theo từng Mục, Tiểu mục cho từng nguồn kinh phớ, hỡnh thức cấp kinh phớ, chương, loại khoản khỏc nhau hoặc tổng hợp Mục, tiểu mục của tất cả cỏc nguồn kinh phớ, hỡnh thức cấp kinh phớ, chương, loại khoản.
Nghiệp vụ: Chọn thụng tin trong cột này nhằm phục vụ cho cỏc chứng từ, sổ, bỏo cỏo liờn quan đến Kho bạc bao gồm: Khụng chọn, Thanh toỏn – Chưa cấp dự toỏn, Thanh toỏn - Đó cấp dự toỏn, Thanh toỏn – Nguồn thu, Tạm ứng, Thực chi, Khụi phục, Giảm chi, Giảm thu, Nộp trả - Kinh phớ, Nộp trả - Tạm ứng, Xuất toỏn, Bổ sung, Quyết toỏn, Tạm giữ, Kết chuyển, Hủy dự toỏn, Giảm thu, Chi Xõy lắp, Chi thiết bị, Chi XDCB khỏc. Tuỳ theo từng nghiệp vụ phỏt sinh phải chọn thụng tin liờn quan để số liệu hiển thịđỳng trờn cỏc sổ và bỏo cỏo với Kho bạc:
(Ghi Cú TK336 khi chưa được giao dự toỏn hoặc ghi cú TK 461 khi đó được giao dự toỏn nhưng chưa đủ điều kiện thanh toỏn) mà cần liệt kờ vào Bảng kờ chứng từ tạm ứng đối chiếu với kho bạc.
- Chọn là "Thực chi" đối với chứng từ rỳt dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch từ Kho bạc đó được duyệt chi khụng cần đề nghị thanh toỏn (thường là Phiếu thu rỳt dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp của Mục tiền lương hoặc cỏc chứng từ chuyển khoản qua kho bạc).
- Chọn là “Thanh toỏn – Đó cấp dự toỏn” đối với những khoản chi từ khoản tiền rỳt tạm ứng khi chưa đủđiều kiện thanh toỏn.
Khi rỳt tạm ứng tại Kho bạc, hạch toỏn Nợ TK 111/ Cú TK 461
Cột Nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”
Khi chi từ khoản tiền này, hạch toỏn Nợ TK 661/ Cú TK 111
Cột Nghiệp vụ chọn là “Thanh toỏn–Đó cấp dự toỏn”
- Chọn là “Thanh toỏn - Chưa cấp dự toỏn” đối với những khoản chi từ khoản tiền rỳt tạm ứng khi chưa được cấp dự toỏn
Khi rỳt tạm ứng tại Kho bạc, hạch toỏn Nợ TK 111/Cú TK 336
Cột nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng”
Khi chi từ khoản tiền này, hạch toỏn Nợ TK 661/ Cú TK 111
Cột Nghiệp vụ chọn là “Thanh toỏn–Chưa cấp dự toỏn”
- Chọn là “Thanh toỏn – Nguồn thu” đối với những khoản chi từ khoản tiền thu sự nghiệp mà chưa cú chứng từ ghi thu, ghi chi
Khi thu Phớ, lệ phớ, hạch toỏn Nợ TK 111/ Cú TK 511
Khi chi từ khoản tiền này, hạch toỏn Nợ TK 661/ Cú TK 111
Cột nghiệp vụ chọn là “Thanh toỏn – Nguồn thu”
- Chọn là "Khụi phục – Dự toỏn" đối với nghiệp vụ khụi phục dự toỏn. Khi khụi phục dự toỏn kinh phớ, hạch toỏn ghi Nợ TK4612/Cú TK6612, đồng thời Ghi cú TK 0081 số tiền õm.
- Chọn là "Khụi phục – Tạm ứng" đối với nghiệp vụ khụi phục tạm ứng kinh phớ đó rỳt ở kho bạc.
Trường hợp 1: Khi khụi phục số tạm ứng chưa đủđiều kiện thanh toỏn, ghi Nợ TK46121/Cú TK6612, đồng thời Ghi cú TK 0081 số tiền õm. Trường hợp 2: Khi khụi phục số tạm ứng chưa được cấp dự toỏn ghi Nợ TK 336/ Cú TK6612.
- Chọn là "Giảm chi" đối với nghiệp vụ ghi giảm chi hoạt động (Ghi cú TK 66121). Đối với bỳt toỏn ghi Nợ TK 4612/ Cú TK6612 khụng chọn là Giảm chi mà phải chọn là Khụi phục.
- Chọn là "Nộp trả - Dự toỏn" đối với cỏc nghiệp vụ nộp trả số kinh phớ