1. Kế toỏn nhập kho vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ
Nội dung
Tập hợp cỏc phiếu nhập kho vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ phỏt sinh trong thỏng.
Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Chứng từ gốc để làm căn cứ nhập kho: Hoỏ đơn mua hàng;
Thao tỏc thực hiện:
- Khai bỏo Vật tư; Kho; đối tượng là Nhà cung cấp; Cỏc dự ỏn; Cỏc cụng trỡnh và hạng mục cụng trỡnh; ... nếu cú liờn quan đến chứng từ nhập kho trong menu Khai bỏo.
- Vào menu Giao dịch\Nhập vật tư, hàng hoỏ...
- Nhập nghiệp vụ Ghi Nợ TK152, 155 và Ghi Cú TK đối ứng theo nội dung nhập vật tư; Nguồn kinh phớ - Chương - Loại khoản - Mục; Đối tượng Nhà cung cấp; ... căn cứ vào cỏc thụng tin trờn chứng từ gốc.
Mỗi vật tư nhập kho được nhập trờn một dũng.
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Phiếu nhập kho; Chứng từ ghi sổ nhập kho - Bỏo cỏo tồn kho
- Cỏc sổ sỏch liờn quan TK152, TK155 Nghiệp vụ cần lưu ý
Nghiệp vụ mua vật tư trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Khi cú nghiệp vụ này phỏt sinh thỡ sẽ cú hai bộ phận kế toỏn phải tiến hành ghi sổ kế toỏn đú là kế toỏn tiền mặt và kế toỏn nhập kho, nờn xảy ra trường hợp bỳt toỏn trựng (Sổ sỏch kế toỏn sẽ bị tăng gấp đụi). Vỡ thế trong trường hợp này chỉ cần kế toỏn tiền mặt định khoản (Ghi Nợ TK152/Cú 111) cũn kế toỏn vật tư khụng cần định khoản bỳt toỏn này bằng cỏch vào Menu\Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống... bỏ thiết lập <Cho phộp định khoản>. Sau khi nhập xong Phiếu nhập kho phải quay lại menu Quản trịđỏnh dấu lại mục <Cho phộp định khoản> để khụng ảnh hưởng tới cỏc nghiệp vụ kế toỏn khỏc.
Nếu vật tư nhập kho chưa cú trong danh sỏch vật tư hàng hoỏ chi tiết, phải thực hiện thao tỏc khai bỏo thờm trờn menu Khai bỏo (cú thể thờm từ kho, đến loại rồi mới đến vật tư chi tiết hoặc thờm loại và vật tư chi tiết hoặc chỉ thờm vật tư chi tiết)
Một phiếu nhập kho cú thể nhập trờn nhiều dũng cú cựng số và ngày chứng từ. Cỏc thụng tin tối thiểu phải nhập trờn một dũng bao gồm: Mó vật tư, Số CT, Ngày CT, Mó kho, Số lượng, Đơn giỏ. Cỏc cột thụng tin cũn lại được chọn tuỳ trong từng trường hợp, từng nghiệp vụ cụ thể.
Nếu nhận kinh phớ bằng trị giỏ vật tư nhập kho (Nợ TK152/Cú TK461, 462) phải chọn Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Mục, Cấp phỏt (là hiện
vật), Mó số dự ỏn (nếu cấp cho dự ỏn). Cột Nghiệp vụ chọn là Tạm ứng nếu chứng từ nhập kho phải kờ vào Bảng kờ chứng từ tạm ứng.
Nếu mua vật tư nhập kho chưa trả tiền, phải cú thụng tin mó đối tượng cụng nợ.
2. Kế toỏn xuất kho vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ
Nội dung
Tập hợp cỏc phiếu xuất kho vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ phỏt sinh theo từng thỏng.
Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Yờu cầu sử dụng của đơn vị; Hoỏ đơn bỏn hàng...
Thao tỏc thực hiện:
- Vào cỏc chức năng tương ứng trờn Menu Khai bỏo để khai bỏo thờm thụng tin: Đối tượng là Khỏch hàng hoặc người nhận hàng; Dự ỏn; Cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh; Đơn vị sử dụng ... nếu cú liờn quan trong chứng từ nhập kho.
- Vào Menu Giao dịch\Xuất vật tư, hàng hoỏ...
- Nhập nghiệp vụ Ghi Nợ TK661.../ Cú TK152, 155 theo Nguồn kinh phớ - Chương - Loại khoản - Mục/TM; Đối tượng Khỏch hàng; Đơn vị sử dụng ... căn cứ vào cỏc thụng tin trờn chứng từ gốc.
- Khụng cần nhập đơn giỏ xuất kho, hệ thống sẽ tựđộng tớnh đơn giỏ này theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền vào thời điểm cuối thỏng khi thực hiện chức năng này trong Menu Tổng hợp\Tớnh giỏ xuất dựng... - Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để
xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Phiếu xuất kho; Chứng từ ghi sổ xuất kho - Bỏo cỏo tồn kho
- Cỏc sổ sỏch liờn quan - ....
Đối với nghiệp vụ xuất kho dựng cho hoạt động thường xuyờn của đơn vị hoặc dựng cho dự ỏn nhận kinh phớ (Nợ TK661,TK662), phải chọn thụng tin về Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Tiểu mục, Mó dự ỏn,...trong cột Nghiệp vụđược chọn là Thanh toỏn nếu chứng từ xuất kho phải kờ lờn Bảng kờ chứng từ thanh toỏn.
Để cú số liệu chớnh xỏc trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh (chỉ tiờu liờn quan tới trị giỏ xuất kho), vào ngày cuối thỏng phải thực hiện lại thao tỏc tớnh giỏ xuất. Nếu trong Quản trị \Tuỳ chọn hệ thống cú đỏnh dấu mục "Cho phộp tựđộng điền phần diễn giải nhập, xuất" thỡ hệ thống sẽ tự động điền nội dung vào cột Diễn giải sau thao tỏc cất giữ.
3. Kế toỏn tăng, giảm cụng cụ dụng cụ.
Nội dung.
Tập hợp cỏc nghiệp vụ ghi tăng (Ghi Nợ TK 005), giảm (Ghi Cú TK 005) cụng cụ dụng cụ tại nơi sử dụng trong từng thỏng.
Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Phiếu xuất kho cụng cụ dụng cụ; Giấy bỏo hỏng, bỏo mất CCDC...
Thao tỏc thực hiện:
- Vào thời điểm cuối thỏng, sau khi đó nhập hết cỏc chứng từ xuất kho CCDC và đó tớnh giỏ xuất dựng trong thỏng, vào Giao dịch\Cụng cụ, dụng cụ...
- Nhấn nỳt <Tựđộng ghi tăng> hệ thống sẽ tựđộng ghi Ghi Nợ TK 005 cho cỏc nghiệp vụ xuất cụng cụ dụng cụđó nhập trong phần xuất kho. - Nhập nghiệp vụ ghi giảm (Ghi Cú TK 005) khi cú giấy bỏo hỏng hoặc
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Chứng từ ghi sổ cụng cụ dụng cụ - Sổ theo dừi cụng cụ dụng cụ
- Bỏo cỏo tăng giảm cụng cụ dụng cụ
Chỉ hạch toỏn cỏc bỳt toỏn ghi đơn TK 005 vào Giao dịch\Cụng cụ dụng cụ. Hệ thống phõn biệt được trong số cỏc vật tư xuất kho, vật tư nào là cụng cụ dụng cụđể chỉ ghi tăng số CCDC đú là do vật tư chi tiết đú thuộc loại mà khi khai bỏo Loại vật tư đú đó được chọn là phõn loại cho Cụng cụ dụng cụ.
V. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 1. Kế toỏn ghi tăng TSCĐ
Nội dung.
Tập hợp cỏc chứng từ của nghiệp vụ ghi tăng tài sản cốđịnh như: Mua mới, nhận kinh phớ bằng tài sản cốđịnh hay cấp trờn cấp...
Quy trỡnh thực hiện.
Thụng tin đầu vào:
- Chứng từ gốc để làm căn cứ ghi tăng TSCĐ: Hoỏ đơn mua TSCĐ; Giấy điều động TSCĐ; Biờn bản bàn giao TSCĐ...
Thao tỏc thực hiện:
- Khai bỏo thụng tin về TSCĐ được ghi tăng trong menu Khai bỏo\Tài sản cốđịnh...
- Vào Menu Giao dịch\Ghi tăng TSCĐ...
- Nhập chứng từ ghi tăng TSCĐ căn cứ vào thụng tin trờn chứng từ gốc (Nợ TK211/Cú TK461, 331...).
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Chứng từ ghi sổ ghi tăng TSCĐ
- Bỏo cỏo TSCĐ trong Menu Tệp\In bỏo cỏo\Tài sản cốđịnh...
Khi khai bỏo thờm mới TSCĐ ghi tăng cú thể phải khai bỏo thờm mới từ Danh mục TSCĐ sau đú mới khai bỏo thờm TSCĐ chi tiết.
Tài sản cốđịnh được ghi tăng trong thỏng n, thỡ sẽđược tớnh khấu hao bắt đầu từ thỏng (n+1).
Trường hợp mua TSCĐ bằng dự toỏn kinh phớ đó rỳt về quỹ: Bỳt toỏn ghi tăng nguyờn giỏ Nợ TK211/ Cú TK466 được nhập trong Giao dịch\Ghi tăng TSCĐ, bỳt toỏn chi tiền Nợ TK 661,662/Cú TK 111 được nhập trong Giao dịch\Thu chi tiền mặt tại quỹ.
Trường hợp nhận kinh phớ bằng TSCĐ, bỳt toỏn ghi tăng nguyờn giỏ Nợ TK211/ Cú TK461, 462 được nhập trong Giao dịch\Ghi tăng TSCĐ (Chọn là Hiện vật trong cột Cấp phỏt) bỳt toỏn ghi đồng thời Nợ TK661, TK662/Cú TK466 được nhập trong Giao dịch\Kế toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc.
2. Kế toỏn ghi giảm TSCĐ
Nội dung.
Nhập cỏc chứng từ của nghiệp vụ ghi giảm tài sản cốđịnh Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Chứng từ gốc để làm căn cứ ghi giảm TSCĐ: Hoỏ đơn bỏn TSCĐ; Biờn bản thanh lý TSCĐ...
Thao tỏc thực hiện:
- Vào menu Giao dịch\Ghi giảm TSCĐ...
nhượng bỏn, điều động, hao mũn hết giỏ trị hoặc lý do khỏc) căn cứ vào thụng tin trờn chứng từ gốc.
- Hệ thống sẽ tựđộng chuyển Trạng thỏi hiện nay từĐang sử dụng sang Đó Thanh lý, nhượng bỏn, điều động, hao mũn hết giỏ trị hoặc khỏc và lý do ghi giảm và ngày ghi giảm của TSCĐ ghi giảm trong menu Khai bỏo\Tài sản cốđịnh...
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Chứng từ ghi sổ ghi giảm TSCĐ
- Bỏo cỏo TSCĐ trong Menu Tệp\In bỏo cỏo\Tài sản cốđịnh...
Phải nhập bỳt toỏn ghi giảm nguyờn giỏ (Cú TK211) trong Giao dịch\Ghi giảm TSCĐ, cho từng TSCĐ phần giỏ trịđó hao mũn (Nợ TK214) và phần giỏ trị cũn lại (Nợ TK466).
Tài sản cốđịnh ghi giảm trong thỏng n (thỏng cú ngày thanh lý được nhập trong menu Khai bỏo), thỡ từ thỏng (n+1) sẽ khụng được tớnh khấu hao vào giỏ trị hao mũn trong năm nữa.
3. Đỏnh giỏ lại tài sản cốđịnh
Nội dung
Tập hợp cỏc nghiệp vụ đỏnh giỏ lại nguyờn giỏ TSCĐ. Kết quả của việc đỏnh giỏ lại TSCĐ là nguyờn giỏ hoặc giỏ trị hao mũn lũy kế sẽ được ghi tăng hoặc ghi giảm.
Quy trỡnh thực hiện
Thụng tin đầu vào:
- Chứng từ gốc để làm căn cứđỏnh giỏ lại TSCĐ: Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ...
Thao tỏc thực hiện:
- Nhập chứng từ thụng tin của nghiệp vụ đỏnh giỏ lại TSCĐ căn cứ vào thụng tin trờn chứng từ gốc.
- Hệ thống sẽ tựđộng thiết lập là <Đó đỏnh giỏ lại/Điều chỉnh lại>, lý do và ngày đỏnh giỏ lại trong menu Khai bỏo\Tài sản cốđịnh...,
- NSD phải nhập nguyờn giỏ điều chỉnh và hao mũn điều chỉnh cho tài sản này trong menu Khai bỏo\Tài sản cố định... phần III (Xem vớ dụ phần khấu hao TSCĐ).
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- Chứng từ ghi sổđỏnh giỏ lại TSCĐ
- Bỏo cỏo TSCĐ trong menu Tệp\In bỏo cỏo\Tài sản cốđịnh...
Nếu TSCĐ được đỏnh giỏ lại trong thỏng n thỡ hệ thống sẽ tớnh khấu hao theo giỏ trị cũn lại sau khi đỏnh giỏ từ thỏng (n+1) và tớnh theo số năm sử dụng sau khi đỏnh giỏ lại.
4. Kế toỏn hao mũn tài sản cố định
Nội dung
Tớnh giỏ trị hao mũn toàn bộ tài sản cố định cú tỡnh trạng là đang sử dụng trong năm hạch toỏn của đơn vị.
Cụng thức tớnh:
Tài sản A cú số năm sử dụng là n năm
Giỏ trị hao mũn năm = Nguyờn giỏ*Tỷ lệ hao mũn (Khi số năm đó sử dụng < n)
Giỏ trị hao mũn năm = Nguyờn giỏ - Hao mũn luỹ kếđến năm (n - 1) (Khi số năm đó sử dụng = n (năm cuối cựng))
Đối với trường hợp đỏnh giỏ lại hoặc điều chỉnh lại TSCĐ: Giỏ trị hao mũn của năm đỏnh giỏ lại = Nguyờn giỏ cũ *Tỷ lệ hao mũn cũ
Vớ dụ: Đơn vị A mua một TSCĐ (mới 100 %) với giỏ trị ghi trờn hoỏ đơn là 10.000.000 đồng, chiết khấu mua hàng là 1.000.000 đồng, chi phớ vận chuyển là 300.000 đồng, chớ phớ lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng là 2.000.000 đồng. Thời gian sử dụng là 10 năm, tài sản được đưa vào sử dụng ngày 01/01/2000.
Nguyờn giỏ TSCĐ = 10.000.000 đ – 1.000.000 đ + 300.000 đ + 2.000.000 đ = 11.300.000 đ.
Mức tớnh hao mũn trung bỡnh hàng năm = 11.300.000 đ * 10% = 1.130.000 đ/năm
Trong năm sử dụng thứ 5 vào thỏng 5, đơn vị nõng cấp TSCĐ với tổng chi phớ là 5.000.000 đ, thời gian sử dụng cũn lại được đỏnh giỏ là 7 năm (tăng 2 năm so với thời gian sử dụng đó đăng ký ban đầu), ngày hoàn thành đưa vào sử dụng là 01/06/2004.
Nguyờn giỏ mới TSCĐ = 11.300.000 + 5.000.000 = 16.300.000đ
Số hao mũn luỹ kế tớnh đến cuối năm đỏnh giỏ lại = 1.130.000đ * 4 năm = 4.520.000đ
Giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn sau khi đỏnh giỏ lại = 16.300.000 – 4.520.000 = 11.780.000 đ
Từ năm 2004 đến năm 2010, đơn vị tớnh hao mũn mỗi năm 1.630.000đ. Đến năm cuối cựng sẽ tớnh hao mũn của phần giỏ trị cũn lại.
Đối với tài sản này, NSD phải tớnh toỏn và nhập lại cỏc thụng tin về TSCĐ trong Menu Khai bỏo\Tài sản cốđịnh... (Nguyờn giỏ điều chỉnh = 16.300.000 đ; Hao mũn điều chỉnh = 4.520.000đ (Số hao mũn luỹ kế đến cuối năm đỏnh giỏ lại); Giỏ trị cũn lại sau khi đỏnh giỏ lại = 11.780.000, phải nhấn chuột vào mục Đó đỏnh giỏ lại/điều chỉnh lại mới nhập được số tiền).
Quy trỡnh thực hiện
- Chọn thỏng trờn thanh cụng cụ là thỏng 12. - Vào Tổng hợp\Khấu hao tài sản cốđịnh.... - Thực hiện thao tỏc tớnh khấu hao.
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Việc tớnh khấu hao TSCĐ chỉ thực hiện một lần vào thời điểm cuối năm. Hệ thống căn cứ vào cỏc thụng tin đó khai bỏo của từng tài sản cố định để tự động tớnh, bao gồm: Nguyờn giỏ, ngày khấu hao, tỷ lệ khấu hao, số năm sử dụng, bỳt toỏn tớnh khấu hao, chương ngõn sỏch.
Nếu chứng từ tớnh khấu hao sai cú thể xoỏ chứng từ tớnh khấu hao, kiểm tra, sửa đổi lại thụng tin của từng TSCĐ đó khai bỏo và thực hiện lại thao tỏc tớnh khấu hao.
Đối với TSCĐ ghi giảm trong năm sẽ chỉ tớnh khấu hao tới thỏng thanh lý. Trường hợp đến cuối năm cú TSCĐ đó khấu hao hết nhưng cũn đang sử dụng, NSD phải vào Khai bỏo\Tài sản cố định tỡm chọn TSCĐ và chuyển trạng thỏi hiện nay từ "Đang sử dụng" sang "Đó khấu hao hết giỏ trị hao mũn nhưng vẫn cũn đang sử dụng" hệ thống sẽ khụng tớnh khấu hao cho TSCĐ này.
VI. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 1. Khai bỏo Phũng ban... 1. Khai bỏo Phũng ban...
(Xem mục Phũng ban trong chương 03)
2. Khai bỏo Cỏc khoản lương...
(Xem mục Cỏc khoản lương trong chương 03)
3. Khai bỏo Cỏn bộ...
(Xem mục Cỏn bộ trong chương 03)
4. Trả lương cỏn bộ
Nội dung
Thực hiện việc trả lương theo từng thỏng cho cỏc cỏn bộđó khai bỏo. Quy trỡnh thực hiện
phũng ban trong Giao dịch\Trả lương cỏn bộ.... (Xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
- In Phiếu trả lương cho từng cỏn bộ.
- Xem và in Bảng thanh toỏn tiền lương trong Tệp\In bỏo cỏo\Bỏo cỏo tiền lương...
Căn cứđể tớnh toỏn cỏc khoản lương phải trả cho từng cỏn bộ trong thỏng là: Mức lương tối thiểu, tỷ lệ đúng BHXH, BHYT, KPCĐ được thiết lập trong Tệp\Thụng tin về csdl trờn trang màn hỡnh Cỏn bộ và cỏc khoản lương của mỗi cỏn bộđược hưởng đó khai bỏo trong Khai bỏo\Cỏn bộ\Cỏn bộ...
Trong thỏng nếu cú sự thay đổi về hệ số hoặc cỏc khoản lương cho một số cỏn bộ thỡ phải vào Khai bỏo\Cỏn bộ để sửa đổi lại sau đú mới thực hiện