VIII. KHAI BÁO VẬT TƯ TỒN KHO ĐẦU NĂM
7. Khai bỏo số lượng và giỏ trị cụng cụ, dụng cụ đang sử dụng tại cỏc phũng ban
loại tờn cụng cụ cú thểđược sử dụng ở nhiều phũng ban khỏc nhau.
Chỉ đăng ký những cụng cụ dụng cụ đó xuất kho từ những năm trước cũn đang được sử dụng và theo dừi quản lý tại cỏc phũng ban.
7. Khai bỏo số lượng và giỏ trị cụng cụ, dụng cụđang sử dụng tại cỏc phũng ban phũng ban
Nội dung
Khai bỏo số lượng và giỏ trị của từng cụng cụ dụng cụ đang quản lý và sử dụng tại cỏc phũng ban vào thời điểm đầu năm.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Vật tư\Cụng cụ, dụng cụđầu năm...
- Nhập số lượng và giỏ trị của từng cụng cụ dụng cụđang sử dụng tại cỏc phũng ban vào thời điểm đầu năm (Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Về nguyờn tắc giỏ trị cụng cụ dụng cụđang được sử dụng tại cỏc phũng ban phải khớp đỳng với số dư đầu năm của TK005. Tuy nhiờn người sử dụng phải tự nhập tay số dư TK005 trong phần Khai bỏo\Số dư tài khoản đầu năm, hệ thống khụng tự động tổng hợp lờn số dư tài khoản vỡ thực tế cần phải tỏch riờng kế toỏn quản trị và kế toỏn tài chớnh.
IX. KHAI BÁO TÀI SẢN CỐĐỊNH ĐẦU NĂM 1. Thiết lập danh mục TSCĐ
Nội dung
Khai bỏo cỏc nhúm, loại tài sản cốđịnh. Hệ thống đó thiết lập sẵn danh mục tài sản cốđịnh theo quy định của Bộ Tài Chớnh.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Danh mục loại tài sản cốđịnh...
- Kiểm tra danh mục TSCĐ đó thiết lập sẵn, nếu chưa đủ sẽ khai bỏo thờm (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Chỉ khai bỏo danh mục TSCĐ, đến bậc gần chi tiết nhất.
Trong phần này NSD phải nhập số lượng và giỏ trị đầu năm của từng loại TSCĐ theo từng chương để hệ thống lấy lờn số liệu của cột Số đầu năm trong Bỏo cỏo tăng giảm TSCĐ trong Tệp\In bỏo cỏo\Bỏo cỏo tài chớnh Mó danh mục TSCĐ được khai bỏo thờm do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
2. Khai bỏo tài sản cố định
Nội dung
Khai bỏo danh sỏch tài sản cốđịnh chi tiết trong đơn vị theo từng danh mục TSCĐđó khai bỏo. Hệ thống sẽ căn cứ vào cỏc thụng tin chi tiết đó khai bỏo để tớnh khấu hao và kết xuất ra cỏc bỏo cỏo tài sản cốđịnh liờn quan.
Cỏch thực hiện
- Khai bỏo cỏc đơn vị sử dụng TSCĐ trong Khai bỏo\Phũng ban. - Vào Khai bỏo\Tài sản cốđịnh...
- Khai bỏo thụng tin chi tiết cho từng tài sản cốđịnh đầu năm (Thao tỏc thực hiện xem “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Nếu trong phần Danh mục TSCĐ đó khai bỏo số lượng và giỏ trịđầu năm của từng nhúm, loại TSCĐ thỡ trong phần này phải khai bỏo chi tiết từng TSCĐ thuộc cỏc danh mục đú sao cho tổng số TSCĐ chi tiết của một loại phải bằng số lượng đầu năm của loại đú và tổng nguyờn giỏ đầu năm của cỏc TSCĐ chi tiết trong một loại phải bằng Giỏ trịđầu năm của loại đú. Một TSCĐ được khai bỏo phải đầy đủ cỏc thụng tin: Loại, mó số, tờn, đơn
vị sử dụng, ngày mua, ngày khấu hao, ngày sử dụng, tỷ lệ khấu hao, số năm sử dụng, nguyờn giỏ, trạng thỏi hiện nay, TK nguyờn giỏ, bỳt toỏn khấu hao, chương ngõn sỏch.
Trong kỳ nếu cú phỏt sinh nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ, NSD cũng phải khai bỏo thụng tin chi tiết cho từng TSCĐ được ghi tăng trong phần này trước khi xử lý bỳt toỏn của nghiệp vụ ghi tăng.
Mó tài sản cố định do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
X. KHAI BÁO MÃ THỐNG Kấ CHỨNG TỪ
Nội dung
Khai bỏo cỏc tiờu thức nhằm mục đớch thống kờ cỏc chứng từ được nhập trong menu Giao dịch.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Mó thống kờ...
- Khai bỏo danh sỏch mó thống kờ chứng từ (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Lựa chọn tiờu thức thống kờ thường căn cứ vào mục đớch thu thập thụng tin của người sử dụng, chẳng hạn cú thể thống kờ cỏc chứng từ chi cho một hoạt động nào đú.
Nếu cú sử dụng mó thống kờ trước khi nhập chứng từ phỏt sinh trờn menu Giao dịch phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, chọn trang Nhập số liệu đỏnh dấu vào mục "Thống kờ chứng từ", nếu khụng sử dụng mó thống kờ thỡ bỏđỏnh dấu.
Mó thống kờ do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
XI. KHAI BÁO CÁC NGHIỆP VỤ TỰĐỘNG ĐỊNH KHOẢN
Nội dung
Khai bỏo cỏc lý do của nghiệp vụ kế toỏn cụ thể nhằm mục đớch làm giảm thiểu cỏc thao tỏc khi nhập chứng từ kế toỏn phỏt sinh và đặc biệt là tạo ra một cơ chế giỳp cho người làm cụng tỏc kế toỏn dễ dàng thực hiện việc định khoản cho cỏc nghiệp vụ kế toỏn mà khụng đũi hỏi phải cú trỡnh độ cao về nghiệp vụ. Trong một đơn vị chỉ cần một người cú nghiệp vụ tốt (thụng thường là vai trũ của kế toỏn trưởng (KTT) thỡ KTT chỉ việc thiết lập ra cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh hàng ngày cho tất cả cỏc kế toỏn viờn (KTV) khỏc. Thật đơn giản khi cập nhật số liệu, thay vỡ phải biết nghiệp vụ phỏt sinh phải định khoản như thế nào?, nội dung cụ thể ra sao? thỡ KTV chỉ việc chọn lý do của nghiệp vụ phỏt sinh (lý do này được diễn giải chi tiết bằng chữ do KTT thiết lập) là đó hoàn thành được 2/3 cụng việc. Như vậy việc thiết lập cỏc nghiệp vụ tựđộng định khoản là rất quan trọng và thực sự cần thiết cho người sử dụng.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏc nghiệp vụ tựđộng định khoản...
- Khai bỏo cỏc lý do cú bỳt toỏn định khoản theo từng loại giao dịch (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Loại giao dịch được chọn để khai bỏo cỏc lý do tương ứng với cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch. Vớ dụ trong Giao dịch\Thu chi tiền mặt tại quỹ, trong cột Lý dochỉ hiển thị những lý do được khai bỏo thuộc Loại giao dịch Thu chi tiền mặt tại quỹ.
Việc khai bỏo này làm giảm cỏc thao tỏc định khoản khi nhập liệu vỡ vậy NSD nờn định nghĩa lý do và khai bỏo cỏc bỳt toỏn ngay từđầu.
Mó nghiệp vụ tựđộng định khoản do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cỏch đỏnh mó trong chương 05)
XII. KHAI BÁO THUẾ GTGT ĐẦU NĂM
Nội dung
Khai bỏo số thuế GTGT cũn được miễn giảm hoặc số thuế GTGT cũn được hoàn lại đầu năm.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Thuế GTGT đầu năm...
- Nhập số thuế GTGT cũn được miễn giảm hoặc số thuế GTGT cũn được hoàn lại đầu năm (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Số liệu khai bỏo trong phần này sẽ hiển thị trờn chỉ tiờu Số dư đầu kỳ của Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm hoặc Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại.
XIII. KHAI BÁO TÀI KHOẢN KẾT CHUYỂN
Nội dung
Phần mềm đó thiết lập sẵn một danh sỏch cỏc bỳt toỏn tựđộng kết chuyển số dư cuối năm (kết chuyển nguồn kinh phớ năm nay (TK 461 năm nay) về nguồn kinh phớ năm trước (TK 461 năm trước), chi kinh phớ năm nay (TK 661 năm nay) về chi kinh phớ năm trước (TK 661 năm trước)) trước khi thực hiện kết chuyển số dưđầu năm sang năm kế toỏn sau.
Và danh sỏch cỏc bỳt toỏn tựđộng quyết toỏn số dư nguồn kinh phớ đầu năm (quyết toỏn số dư đầu năm của cỏc TK 4611, 4621, 6611, 6621) khi cú thụng bỏo duyệt quyết toỏn.
Danh sỏch cỏc bỳt toỏn tựđộng kết chuyển vào nguồn kinh phớ (Kết chuyển số tạm ứng chưa được giao dự toỏn sau khi được Kho bạc chấp nhậ thanh toỏn (Nợ TK 336/Cú TK 461), Kết chuyển số thu vào nguồn khi cú chứng từ Ghi thu, Ghi chi của Kho bạc (Nợ TK 511/ Cú TK 461) )
Tuy nhiờn, người sử dụng cú thể thờm mới, sửa đổi danh sỏch này cho phự hợp với yờu cầu quản lý của đơn vị.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Tài khoản kết chuyển
- Khai bỏo cỏc bỳt toỏn kết chuyển và quyết toỏn (Thao tỏc xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Căn cứ vào cỏc bỳt toỏn này phần mềm sẽ tự động kết chuyển số dư cuối năm và quyết toỏn số dưđầu năm.
XIV. CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP Cể THU 1. Cỏc hoạt động sự nghiệp 1. Cỏc hoạt động sự nghiệp
Nội dung
Thiết lập cỏc hoạt động sự nghiệp được ỏp dụng cho cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp cú thu. Cỏc hoạt động sự nghiệp được chia thành 4 loại sau:
Hoạt động thường xuyờn
Hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ
Hoạt động Nhà nước đặt hàng
Hoạt động Tổng điều tra (đõy là hoạt động đặc thự dành riờng cho ngành thống kờ)
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏc hoạt động sự nghiệp cú thu\Cỏc hoạt động sự nghiệp - Thực hiện thao tỏc khai bỏo cỏc hoạt động sự nghiệp (Thao tỏc xem
sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Phần mềm đó thiết lập sẵn cỏc hoạt động sự nghiệp. Khi hạch toỏn tựy thuộc vào loại hỡnh hoạt động sự nghiệp của đơn vị mà phải chọn loại hoạt động ở cột hoạt động để phục vụ việc lờn số liệu trờn bỏo cỏo kết quả hoạt động sự nghiệp cú thu.
2. Số dưđầu năm cỏc hoạt động
Nội dung
Nhập số dư đầu năm trờn cỏc tài khoản liờn quan tới hoạt động sự nghiệp (hoạt động thường xuyờn, hoạt động Nhà nước đặt hàng..) theo nguồn, chương, loại khoản, mục cho từng hoạt động.
Cỏch thực hiện
- Vào Khai bỏo\Cỏc hoạt động sự nghiệp cú thu\Số dưđầu năm cỏc hoạt động.
- Nhập số dưđầu năm cho từng hoạt động. (Thao tỏc thực hiện xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1).
Phần Khai bỏo này chỉứng dụng đối với cỏc đơn vị thuộc ngành Thống kờ Số dư của cỏc tài khoản được nhập trong phần này vừa nhập theo hoạt động, vừa theo chương, nguồn, loại khoản, mục như TK46111, TK66111 …
C H Ư Ơ N G 0 4 QUY TRèNH HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN TRấN MISA Mimosa 2006
Khi hạch toỏn bằng phần mềm kế toỏn MISA Mimosa 2006, mỗi phần hành kế toỏn cú một quy trỡnh hạch toỏn riờng trờn cỏc giao dịch kế toỏn liờn quan.
Với phần mềm kế toỏn MISA cụng việc hạch toỏn kế toỏn chỉ cũn là việc cập nhật số liệu kế toỏn phỏt sinh cũn toàn bộ cỏc sổ sỏch kế toỏn sẽđược hệ thống tựđộng xử lý và in ra cỏc bỏo cỏo từ chi tiết đến tổng hợp.
Khi cú nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh NSD phải nhập đỳng đủ và chi tiết cỏc thụng tin của nghiệp vụđú vào phần mềm, hệ thống sẽ tựđộng tổng hợp số liệu lờn cỏc bỏo cỏo kế toỏn liờn quan. Vấn đềđặt ra là NSD phải biết nhập những thụng tin gỡ? nhập ởđõu? và nhập như thế nào?
Hệ thống đó phõn chia cỏc chức năng (hộp hội thoại) trờn menu Giao dịch theo nội dung cụng việc của từng bộ phận kế toỏn. Mỗi nghiệp vụ kế toỏn sẽ được xử lý trong một hộp hội thoại nhất định. Tuy nhiờn sẽ cú một số nghiệp vụ kế toỏn phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp hội thoại liờn quan. Cỏc chứng từ mang tớnh chất tổng hợp hệ thống sẽ tựđộng sinh ra trong Menu\Tổng hợp...
Chương này hướng dẫn người sử dụng (NSD) nắm được trỡnh tự hạch toỏn nghiệp vụ kế toỏn bằng MISA Mimosa 2006, thuộc cỏc phần hành kế toỏn sau:
- Kế toỏn kinh phớ cấp theo dự toỏn. - Kế toỏn tiền mặt tại quỹ.
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng, kho bạc. - Kế toỏn vật tư, hàng hoỏ, cụng cụ dụng cụ. - Kế toỏn tài sản cốđịnh.
- Kế toỏn tiền lương. - Kế toỏn cụng nợ.
- Kế toỏn nguồn kinh phớ dự ỏn. - Kế toỏn thuế GTGT.
- Kế toỏn sự nghiệp cú thu. - Kế toỏn vốn xõy dựng cơ bản. - Kế toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc.
Hệ thống kế toỏn MISA Mimosa 2006 ỏp dụng cho nhiều hỡnh thức kế toỏn. Nếu ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ phải tuõn theo nguyờn tắc: Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ nhập cỏc dũng chứng từ của cựng một loại nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh, cỏc nghiệp vụ này là cỏc bỳt toỏn định khoản Một Nợ - Nhiều Cú hoặc Một Cú - Nhiều Nợ hoặc Một Nợ - Một Cú.
Nếu ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung hay Nhật ký - Sổ Cỏi, chỉ cần ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và cú bỳt toỏn định khoản.
Bỏo cỏo kế toỏn giữa cỏc hỡnh thức này khỏc nhau ở Sổ cỏi tài khoản: Sổ cỏi - Chứng từ ghi sổ; Sổ cỏi - Nhật ký
Một số thụng tin thống nhất chung cho cỏc quy trỡnh hạch toỏn
Mỗi phần hành kế toỏn cú quy trỡnh hạch toỏn riờng, tuy nhiờn trờn cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch của MISA Mimosa 2006 lại cú một số khỏi niệm và thao tỏc thực hiện giống nhau như sau:
Số ghi sổ: Là số của chứng từ ghi sổ (CTGS), hệ thống sẽ tự động hiển thị sau mỗi thao tỏc thờm mới một CTGS, người sử dụng cú thể sửa đổi lại số theo quy ước của đơn vị. Mỗi CTGS sẽ bao gồm nhiều dũng chứng từ cú cựng bỳt toỏn định khoản phỏt sinh trong cựng một khoảng thời gian xỏc định, được nhập trờn cựng một trang màn hỡnh. NSD phải cú quy ước cỏch đỏnh số ghi sổđể dễ kiểm tra đối chiếu, cú thểđỏnh theo loại CTGS và theo số thứ tự trong thỏng: Vớ dụ số CTGS Kinh phớ cấp theo dự toỏn trong thỏng
01: KPDT0101, KPDT0102..., Trong thỏng 02: KPDT0201, KPDT0202..., Tiền mặt tại quỹ trong thỏng 01: TMTQ0101, TMTQ0102..., Trong thỏng 02: TMTQ0201, TMTQ0202...
Ngày CTGS: Là ngày của chứng từ ghi sổ và phải là ngày muộn nhất trong số cỏc ngày chứng từđược nhập vào CTGS đú.
Ngày HT: Là ngày hạch toỏn.
Ghi chỳ: Túm tắt nội dung của CTGS.
Nỳt "Liệt kờ chứng từ đó khoỏ sổ": Dựng để liệt kờ cỏc chứng từđó được khoỏ sổ, cỏc chứng từ này chỉ hiển thịđể kiểm tra mà khụng sửa hay xúa được.
Nỳt "Liệt kờ và chọn chứng từ": Dựng để liệt kờ và chọn chứng từ ghi sổ chưa khúa sổ (nếu đang hiển thị trang màn hỡnh nhập liệu) hoặc đó khúa sổ (nếu đang hiển thị trang màn hỡnh cú chứng từđó khoỏ sổ).
Dũng chứng từ: Là dũng để nhập cỏc thụng tin phỏt sinh của chứng từ bao gồm: Lý do, Số CT, Ngày CT, Diễn giải, TK Nợ, TK Cú, Nguồn kinh phớ, Cấp phỏt, Chương, Loại khoản, Mục\TM, Nghiệp vụ, Ngoại tệ, Tỷ giỏ, Số tiền, Số HĐ VAT, Thuế suất, TK VAT, Đối tượng, Dự ỏn, Mó thống kờ.... Tuy nhiờn tuỳ theo từng nghiệp vụ cụ thể để chọn nhập thụng tin liờn quan trờn một số cột nhất định.
Lý do: Mỗi lý do được chọn sẽ cú một nội dung diễn giải và một bỳt toỏn định khoản tương ứng như đó khai bỏo trong Khai bỏo\Cỏc nghiệp vụ tự động định khoản...
Số CT: Số của chứng từ kế toỏn phỏt sinh được nhập vào phần mềm. Trong trường hợp nhập thụng tin từ chứng từ gốc thỡ Số CT là số của chứng từ gốc. Trong trường hợp chỉ nhập thụng tin của nghiệp vụ phỏt sinh sau đú sẽ in chứng từ kế toỏn bằng phần mềm thỡ Số CT là số do NSD tự quy ước với nguyờn tắc: Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh < 10 thỡ Số CT cú thể bắt đầu từ 1; Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh >=10 và < 100 thỡ Số CT phải bắt đầu từ 01; Nếu số lượng chứng từ phỏt sinh >= 100 và < 1000 thỡ Số CT phải bắt đầu từ 001. Nờn phõn biệt số của từng loại chứng từ bằng một ký tựđầu và phõn biệt chứng từ của từng thỏng. Vớ dụ phiếu thu trong thỏng 01 đỏnh số
là T01/01, T02/01..trong thỏng 02: T01/02, T02/02.., phiếu chi trong thỏng