Sau khi hoàn tất số liệu kế toỏn trong năm cũ, in xong bỏo cỏo quyết toỏn của năm thỡ phải thực hiện thao tỏc kết chuyển số dưđầu năm.
Cỏc bước kết chuyển số dư:
Bước 1: Thực hiện chức năng kết chuyển số dư trờn TK461, 661 từ tài khoản năm nay về tài khoản năm trước trong cơ sở dữ liệu của năm trước. Mở CSDL của năm 2005, chọn ngày hạch toỏn là 31/12/2005, vào Giao dịch\Kế toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc, nhấn nỳt “Kết chuyển số dư” hệ thống sẽ tự động mở thờm một chứng từ ghi sổ mới trờn đú sẽ kết chuyển số dư từ TK461 năm nay sang TK461 năm trước theo từng nguồn, chương, loại khoản mục và kết chuyển số dư từ TK661 năm nay sang TK661 năm trước theo từng nguồn, chương, loại khoản, tiểu mục.
Bước 2: Sao lưu dữ liệu của năm cũ lại đề phũng trường hợp thực hiện thao tỏc kết chuyển số dưđầu năm bị nhầm lẫn làm mất số liệu.
Vào Windows Explorer tạo thư mục Backup trong ổ C, chọn ổ C, nhấn chuột phải chọn New, chọn Folder, gừ tờn Backup, nhấn phớm Enter.
Nhấn đỳp chuột vào thư mục MISA Mimosa 2006, nhấn chuột phải vào thư mục MISA2005, chọn copy, nhấn chuột phải vào thư mục Backup chọn Paste.
Bước 3: Tạo CSDL cho năm mới, MISA2006.
Bước 4: Thực hiện chức năng kết chuyển số dư đầu năm: Vào Tệp\ Kết chuyển số dưđầu năm.
Chọn CSDL của năm trước: Nhấn chuột vào nỳt CSDL năm trước, chọn vào Look in nhấn chuột vào mũi tờn đi xuống, nhấn chuột vào ổ C, nhấn đỳp chuột vào MISA Mimosa 2006, nhấn đỳp chuột vào thư mục chứa CSDL năm cũ (MISA2005), nhấn đỳp chuột vào tệp misa.dbc để cú CSDL năm trước là C:\MISA Mimosa 2006\MISA2005\MISA.DBC.
Chọn CSDL của năm nay: Nhấn chuột vào nỳt CSDL năm nay, chọn vào Look in nhấn chuột vào mũi tờn đi xuống, nhấn chuột vào ổ C, nhấn đỳp chuột vào MISA Mimosa 2006, nhấn đỳp chuột vào thư mục chứa CSDL năm nay vừa được tạo mới (MISA2006), nhấn đỳp chuột vào tệp misa.dbc để cú đường dẫn CSDL năm nay là C:\MISA Mimosa 2006\MISA2005\MISA.DBC.
Chỉ khi nào cú đường dẫn đỳng như trờn mới được nhấn chuột vào nỳt Kết chuyển và đợi hợp lệ hoỏ CSDL đến khi cú thụng bỏo Hoàn thành nhấn nỳt Kết thỳc
Sau thao tỏc kết chuyển số dưđầu năm, trong cơ sở dữ liệu của năm mới đó cú đầy đủ cỏc số dưđầu năm của cỏc tài khoản: Số dư dự ỏn đầu năm, Số dư cụng nợ đầu năm, Số tồn kho đầu năm, giỏ trị tài sản cố định đầu năm. Ngoài ra cỏc danh mục từ điển trờn menu khai bỏo được thiết lập trong cơ sở dữ liệu của năm trước cũng sẽ được chuyển toàn bộ sang cơ sở dữ liệu của năm nay như Hệ thống tài khoản, Danh sỏch Đối tượng, danh sỏch vật tư hàng hoỏ v.v...
Trường hợp chưa hoàn thiện xong số dư cuối năm trước vẫn cú thể tiến hành cỏc bước kết chuyển số dư đầu năm để nhập số phỏt sinh cho năm mới. Sau khi kết chuyển xong cú thể làm việc đồng thời trờn hai CSDL, nếu mở CSDL năm cũ thỡ phải xoỏ chứng từ ghi sổ kết chuyển số dư trong Giao dịch\Kế toỏn nghiệp vụ khỏc trước khi nhập cỏc giao dịch kế toỏn liờn quan. Đến khi cú số dư hoàn chỉnh của năm cũ thỡ khụng được kết chuyển lại số dư mà phải tự tay sửa lại số dư trờn CSDL mớitheo đỳng hướng dẫn phần nhập số dư tài khoản đầu năm (nếu sai lệch số dư loại tài khoản nào thỡ nhập lại số dư loại TK đú).