Nội dung
Phần này phản ỏnh tỡnh hỡnh Thu/Chi tiền mặt tại quỹ của đơn vị (Ghi Nợ 111 - Cú cỏc TK liờn quan/ Ghi Cú 111 - Nợ cỏc TK liờn quan), bao gồm:
- Thu do nhận dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp.. - Thu do rỳt tiền gửi ngõn hàng, kho bạc về quỹ. - Thu hoàn tạm ứng.
- Thu từ cỏc khoản phải thu. - Thu khỏc...
- Chi mua vật tư, hàng hoỏ, tài sản cốđịnh. - Chi hoạt động. - Chi dự ỏn. - Chi xõy dựng cơ bản - Chi trả nợ vay, nợ phải trả. - Chi khỏc... Quy trỡnh thực hiện Thụng tin đầu vào:
- Phiếu thu, phiếu chi đó viết sẵn hoặc cỏc chứng từ gốc để làm căn cứ lập Phiếu thu, Phiếu chi trong phần mềm như: Giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch kiờm lĩnh tiền mặt; Giấy đề nghị tạm ứng; Hoỏ đơn mua hàng; Hoỏ đơn bỏn hàng; ....
Thao tỏc thực hiện:
- Khai bỏo đối tượng nhận tiền/nộp tiền, dự ỏn, cụng trỡnh và hạng mục cụng trỡnh,…nếu cú liờn quan đến chứng từ Thu/Chi trong menu Khai bỏo.
- Vào menu Giao dịch\Thu/Chi tiền mặt tại quỹ...nhập nghiệp vụ của Phiếu thu (ghi Nợ TK111/CúTK461, 336, 462, 511, 312..) hoặc của Phiếu chi (ghi Nợ TK661, 662, 312, 334.../Cú TK111. Cỏc thụng tin kốm theo bao gồm: Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Mục hoặc Tiểu mục đối với phiếu chi ghi Nợ TK661, 662, Đối tượng nộp tiền/nhận tiền, ... căn cứ vào cỏc thụng tin trờn chứng từ gốc.
- Thao tỏc nhập xem sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh.
Thụng tin đầu ra:
- In trực tiếp trờn hộp hội thoại này Phiếu Thu; Phiếu chi; Giấy rỳt dự toỏn kinh phớ kiờm lĩnh tiền mặt; Liệt kờ chứng từ; Chứng từ ghi sổ bằng nỳt In bỏo cỏo trờn thanh cụng cụ.
- Xem bỏo cỏo nhanh số dư và số phỏt sinh của TK111 bằng nỳt Bỏo cỏo nhanh trờn thanh cụng cụ.
Xem và in cỏc bỏo cỏo kế toỏn trong Tệp\In bỏo cỏo: - Bảng cõn đối tài khoản: Dũng TK111.
- Chứng từ ghi sổ: Tiền mặt tại quỹ. - Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ Cỏi - Chứng từ ghi sổ: TK111. - Sổ Cỏi - Mục lục Ngõn sỏch: TK111.
Trong một thỏng nờn quy định 3, 5 hay 10 ngày mở một số CTGS Phiếu thu và CTGS Phiếu chi. Trờn mỗi CTGS đú sẽ nhập cỏc chứng từ cựng loại (cú cựng bỳt toỏn định khoản) phỏt sinh trong khoảng thời gian quy định lập 1
chứng từ ghi sổ. Vớ dụ cỏc phiếu thu rỳt dự toỏn ngõn sỏch được nhập trờn một CTGS, cỏc phiếu thu hoàn tạm ứng được nhập trờn 1 CTGS khỏc...hay cỏc phiếu chi hoạt động được nhập riờng 1 CTGS, cỏc phiếu chi tạm ứng được nhập trờn 1 CTGS khỏc... ớt nhất trong một thỏng nờn cú hai CTGS Thu và Chi.
Để giảm bớt thao tỏc nhập liệu NSD cú thể vào Khai bỏo\Cỏc nghiệp vụ tự động định khoản chọn loại giao dịch là "Tiền mặt tại quỹ" thiết lập một số nghiệp vụ thu chi thường xuyờn xảy ra. Hệ thống đó thiết lập sẵn một số lý do tuy nhiờn NSD cú thể sửa đổi lại bỳt toỏn định khoản cho phự hợp với đơn vị. Cỏc lý do được khai bỏo sẽ được liệt kờ trong cột Lý do trong hộp hội thoại Kế toỏn thu chi tiền mặt trờn menu Giao dịch.
Tuỳ theo tài khoản đối ứng của phiếu thu, phiếu chi để chọn và nhập một số thụng tin bắt buộc trờn một dũng. Vớ dụ phiếu thu, phiếu chi liờn quan tới tài khoản nguồn kinh phớ (461, 462, 661, 662) bắt buộc phải cú thụng tin về Nguồn kinh phớ, Chương, Loại khoản, Mục\TM, mó dự ỏn (nếu là 462 hoặc 662). Nếu phiếu thu hoặc phiếu chi liờn quan tới tài khoản cụng nợ thỡ phải cú thụng tin bắt buộc là Mó đối tượng. Nếu phiếu thu hay phiếu chi liờn quan tới kinh phớ xõy dựng cơ bản (TK241, TK441) thỡ phải cú thụng tin bắt buộc là mó hạng mục cụng trỡnh...
Mỗi phiếu thu hoặc phiếu chi cú thểđược nhập trờn nhiều dũng cú cựng số và ngày chứng từ. Trường hợp này được thực hiện khi nghiệp vụ phỏt sinh cú bỳt toỏn định khoản một Nợ nhiều Cú, một Cú nhiều Nợ hoặc một phiếu thu rỳt dự toỏn kinh phớ của nhiều Mục hay một phiếu chi cho nhiều Tiểu mục khỏc nhau.
Trong trường hợp nhập phiếu chi trước phiếu thu sau số tồn quỹ tại thời điểm nhập phiếu chi cú thể bị õm, hệ thống sẽ thụng bỏo khụng cho phộp xuất quỹ. Tuy nhiờn NSD cú thể vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, trờn trang màn hỡnh Nhập liệu bỏđỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi xuất quỹ" sau đú mới vào giao dịch để nhập cỏc phiếu chi.