II. CÁCH ĐÁNH MÃ THễNG TIN
2. Cỏch tổ chức mó hoỏ thụng tin
Hệ thống ngầm định mó số từng đối tượng là số thứ tự từ 1, 2, 3... hiển thị sau mỗi thao tỏc thờm mới. Tuy nhiờn người sử dụng được phộp thay đổi lại mó theo một quy ước nhất định.
Cú nhiều phương phỏp mó hoỏ thụng tin, cỏc phương phỏp này phải phụ thuộc vào yờu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tớnh chất của từng đối tượng cụ thể.
Chương này chỉ giới thiệu phương phỏp đỏnh mó đơn giản nhất phự hợp với trỡnh độ của kế toỏn hiện tại. Mó số dự ỏn: Dựng 06 ký tự cả ký tự số và ký tự chữ, sắp xếp theo thứ tự phỏt sinh dự ỏn. Vớ dụ: DA0001: Dự ỏn... DA0002: Dự ỏn... DA0003: Dự ỏn... ... Mó số cụng trỡnh, hạng mục: Dựng 06 ký tự cả ký tự số và ký tự chữ, sắp xếp theo thứ tự phỏt sinh cụng trỡnh. Vớ dụ: CT0001: Cụng trỡnh... CT0002: Cụng trỡnh... CT0003: Cụng trỡnh... ...
Mó phũng ban: Dựng 03 ký tự số, sắp xếp theo sơđồ tổ chức phũng ban của đơn vị: Vớ dụ: 001: Ban lónh đạo 002: Phũng Tổ chức Hành chớnh 003: Phũng kế toỏn ...
Mó khoản lương: Dựng 04 ký tự chữ là cỏc chữ cỏi đầu viết hoa của tờn khoản lương được khai bỏo:
Vớ dụ:
PCCV: Phụ cấp chức vụ PCDH: Phụ cấp độc hại ....
Mó cỏn bộ: Dựng 06 ký tự số, 03 ký tựđầu là mó phũng ban quản lý, 03 ký tự sau là số thứ tự của cỏn bộ trong phũng ban và sắp xếp theo sơđồ tổ chức cỏn bộ của đơn vị.
Vớ dụ:
001001: Nguyễn Văn Quyết - Giỏm đốc 001002: Trần Văn Phương - Phú giỏm đốc 002001: Phạm Văn Mạnh - Trưởng phũng TCHC 002002: Lờ Thị Thanh Thuỷ - Phú phũng TCHC ...
Mó đối tượng: Dựng tờn, họ viết tắt của đối tượng (chữ hoa khụng dấu) kốm theo số thứ tự hoặc bớ danh (nếu cú nhiều đối tượng trựng tờn, họ)
Vớ dụ:
TUAN01: Trần Mạnh Tuấn (Cụng ty A). TUAN02: Trần Mạnh Tuấn (Hải Nam).
TUANTV: Trần Văn Tuấn. YENPTH01: Phạm Thị Hải Yến. YENPTH02: Phạm Thị Hải Yến. .... Mó kho vật tư: Dựng 03 ký tự số Vớ dụ 001: Kho vật liệu 002: Kho cụng cụ dụng cụ. ...
Mó loại vật tư : Dựng ký tự số theo quy ước đó thiết lập sẵn trong hệ thống, nếu trong loại cú nhiều bậc thỡ mó của bậc chi tiết phải bao gồm cả mó bậc tổng hợp. Vớ dụ 10: Vật tư văn phũng. Trong đú 1001: Văn phũng phẩm. 1002: Cụng cụ dụng cụ văn phũng. ... 1015: Vật tư văn phũng khỏc. Trong Văn phũng phẩm lại cú: 100101: Giấy. 100102: Bỳt. 100103: Mực. ...
Mó vật tư chi tiết: Dựng kết hợp cỏc ký tự theo quy ước trong mó vật tư gồm cú tờn viết tắt của vật tư (chữ hoa khụng dấu) và ký hiệu về thụng số kỹ thuật hay quy cỏch kớch cỡ của vật tư (nếu cú).
Vớ dụ:
GIAYBBA3 : Giấy Bói Bằng A3. GIAYBBA4 : Giấy Bói Bằng A4.
BAN08.12.60 : Bàn làm việc rộng 80 dài 120 cao 60 cm ...
Mó danh mục tài sản cốđịnh: Dựng ký tự số theo quy ước đó thiết lập sẵn trong hệ thống, nếu trong danh mục cú nhiều bậc thỡ mó của bậc chi tiết phải bao gồm cả mó bậc tổng hợp. Vớ dụ 1: Đất đai. 2: Nhà cửa, vật kiến trỳc. 3: Mỏy múc thiết bị. ...
Trong Mỏy múc thiết bị gồm cú: 301: Mỏy múc thiết bịđộng lực. 302: Mỏy múc thiết bị cụng tỏc. 303: Mỏy múc đo lường, thớ nghiệm. 304: Mỏy múc thiết bị văn phũng. ...
Trong Mỏy múc thiết bị văn phũng gồm cú: 30401: Mỏy vi tớnh.
30402: Mỏy điều hoà lưu thụng. 30403: Ti vi, Video.
...
30409: Mỏy in Kim, Laser. ...
Mó tài sản cốđịnh: Dựng kết hợp cỏc loại ký tự bao gồm tờn viết tắt của TSCĐ (chữ hoa khụng dấu), kốm theo thụng số kỹ thuật hoặc nhón hiệu, kết hợp với số thứ tự của TSCĐ (nếu cú nhiều TSCĐ cựng loại, cựng tờn).
Vớ dụ:
EPSONK2170: Mỏy in kim EPSON 2170. EPSONK1170: Mỏy in kim EPSON 1170. HPL1100: Mỏy in Laser HP1100.
HPL5L01: Mỏy in Laser HP5L số 01. HPL5L02: Mỏy in Laser HP5L số 02. HPL5L03: Mỏy in Laser HP5L số 03. ...
Mó thống kờ chứng từ: Tuỳ theo nội dung của tiờu thức cần thống kờ chứng từ. Vớ dụ:
Thống kờ chứng từ chi cho từng phũng ban theo cỏc tiểu mục riờng. 00113414: Chi tiếp khỏch cho ban lónh đạo.
00113415: Chi khỏc cho ban lónh đạo. 00213414: Chi tiếp khỏch cho phũng TCHC. 00213415: Chi khỏc cho phũng TCHC. ...
Thống kờ chứng từ chi phớ cho từng dự ỏn:
DA000110001: Chi phớ lương ngạch bậc cho dự ỏn số 0001. DA000111001: Chi phớ VPP cho dự ỏn số 0001.
DA000210001: Chi lương ngạch bậc cho dự ỏn số 0002. DA000211001: Chi phớ VPP cho dự ỏn số 0002.
Mó cỏc nghiệp vụ tự động định khoản: Dựng ký tự số theo quy ước đó thiết lập sẵn trong hệ thống.
Vớ dụ:
100: Dự toỏn kinh phớ hoạt động được phõn phối (Nợ TK008). 101: Số nộp khụi phục dự toỏn kinh phớ ngõn sỏch cấp hoạt động (Nợ TK008).
102: Số dự toỏn kinh phớ đó được cấp phỏt, sử dụng. (Cú TK008). ...
200: Rỳt tiền gửi ngõn hàng về quỹ. (Nợ TK1111/CúTK1121). 201: Nhận dự toỏn kinh phớ hoạt động bằng tiền mặt.
....
Hệ thống sắp xếp danh sỏch thụng tin khai bỏo theo bảng chữ cỏi 0,1, ..9 A..Z, a..z.
Dựng ký tự sốđỏnh mó để cú cỏch tổ chức khoa học, hệ thống sắp xếp danh sỏch thụng tin khai bỏo theo thứ tự tăng dần. Nếu danh sỏch thụng tin cần khai bỏo cú: Số lượng < 10, mó số cú thể bắt đầu từ 1; Nếu 10<=SL<100, mó số phải bắt đầu từ 01; Nếu 100<=SL<1000, mó số phải bắt đầu từ 001...
Đối với mó loại vật tư, mó danh mục TSCĐ hay mó cỏc nghiệp vụ tự động định khoản, đó được thiết lập sẵn trong hệ thống. Nếu NSD muốn khai bỏo thờm nờn đỏnh mó tiếp theo tương tự như quy ước của hệ thống.
C H Ư Ơ N G 0 6
MỘT SỐ VƯỚNG MẮC HAY GẶP KHI SỬ DỤNG MISA Mimosa 2006
VẤN ĐỀ SỐ 1:
Nội dung
Do cụng việc giữa cỏc bộ phận kế toỏn là cú liờn quan chặt chẽ với nhau và đụi khi chồng chộo lẫn nhau mà đặc biệt là làm kế toỏn bằng mỏy vi tớnh thỡ điều này xảy ra thường xuyờn đối với đơn vị cú nhiều người cựng nhập số liệu làm cho số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn bị tăng lờn gấp đụi. Sau đõy là một số nghiệp vụ về bỳt toỏn trựng:
- Rỳt tiền gửi về quỹ hoặc đem tiền mặt đi gửi Ngõn hàng:
- Kế toỏn tiền mặt ghi Nợ TK111/Cú TK112 hoặc Nợ TK112/Cú TK111 - Đồng thời Kế toỏn tiền gửi cũng ghi Nợ TK111/Cú TK112 hoặc Nợ
TK112/Cú TK111
- Chi trực tiếp tiền mặt hoặc tiền gửi mua sắm vật tư, tài sản: - Kế toỏn tiền mặt ghi Nợ TK152, 211/Cú TK111,112
- Đồng thời Kế toỏn vật tư cũng ghi Nợ TK152, 211/Cú TK111,112 Hai trường hợp trờn đều xảy ra bỳt toỏn trựng (hai kế toỏn cựng định khoản). Cỏch giải quyết
Khi hệ thống phõn chia cỏc phần hành kế toỏn được xử lý riờng biệt trong từng hộp hội thoại trờn menu Giao dịch sẽ xuất hiện trường hợp cú chứng từ trựng trong một nghiệp vụ. Cỏch giải quyết trong từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngõn hàng hoặc rỳt tiền gửi ngõn hàng về quỹ sẽ liờn quan tới cả kế toỏn tiền mặt và kế toỏn tiền gửi ngõn hàng nhưng chỉ cần một bỳt toỏn định khoản. Vỡ vậy, để trỏnh sự trựng lặp hai kế toỏn cựng ghi một bỳt toỏn phải thống nhất cho một kế toỏn xử lý và thụng
thường nờn để cho kế toỏn tiền mặt xử lý.
Trường hợp mua vật tư hàng hoỏ về nhập kho trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng. Cỏch giải quyết cú hai phương ỏn:
+ Phương ỏn thứ nhất: Thụng qua tài khoản trung gian là tài khoản cụng nợ, kế toỏn vật tư hàng hoỏ xử lý nghiệp vụ nhập kho ghi bỳt toỏn: Nợ TK152/ Cú TK3318. Sau đú kế toỏn tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng xử lý bỳt toỏn chi tiền ghi: Nợ TK331/ Cú TK111, TK112.
+ Phương ỏn thứ hai: Kế toỏn vật tư, hàng hoỏ sẽ xử lý nghiệp vụ nhập kho nhưng khụng ghi bỳt toỏn định khoản, chỉ nhập thụng tin về ngày CT, số CT, mó vật tư, mó kho, số lượng, đơn giỏ (Chỳ ý, trước khi lập phiếu nhập kho phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống bỏ đỏnh dấu mục "Cho phộp định khoản", sau khi lập xong phiếu nhập kho phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống đỏnh dấu lại mục này). Trong khi đú kế toỏn tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng xử lý nghiệp vụ chi tiền bỡnh thường với bỳt toỏn định khoản: Nợ TK152/ Cú TK111, TK112. Phương ỏn này thường được người sử dụng lựa chọn để giải quyết trường hợp cú bỳt toỏn trựng.
Trong cỏc trường hợp khỏc phỏt sinh nghiệp vụ cú chứng từ trựng giữa cỏc phần hành kế toỏn, cỏch giải quyết tương tự là: Thống nhất để một bộ phận kế toỏn xử lý bỳt toỏn của nghiệp vụđú.
VẤN ĐỀ SỐ 2
Nội dung
Khi nhập liệu trong cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch thường xuất hiện một trong cỏc thụng bỏo sau:
"Chưa vào mó đối tượng cụng nợ hoặc vào mó đối tượng cụng nợ khụng đỳng. Làm ơn vào lại! "
"Chưa vào Mó chương. Làm ơn vào lại!" "Chưa vào loại khoản!".
"Chưa vào Mục hoặc Tiểu mục!"
Cỏch giải quyết
Do nhập khụng đỳng mó thụng tin hoặc chưa nhập mó của thụng tin hoặc chưa cú thụng tin trong cột chọn thụng tin để nhập. Vỡ vậy phải nhập lại cho đỳng mó của thụng tin, nếu trường hợp chưa cú thụng tin cần nhập phải khai bỏo thờm.
Đối với TK Nợ, TK Cú khai bỏo trong Khai bỏo\Hệ thống tài khoản.
Đối tượng cụng nợ được khai bỏo thờm mới ngay trong cột Đối tượng cú dũng Thờm mới đối tượng hoặc khai bỏo trong Khai bỏo\Đối tượng.
Chương được khai bỏo thờm và đỏnh dấu là được sử dụng cho đơn vị trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Chương.
Loại khoản được chọn đỏnh dấu là Được sử dụng cho đơn vị trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Loại khoản.
Mục\Tiểu mục được khai bỏo thờm trong Khai bỏo\Mục lục ngõn sỏch\Nhúm - Tiểu nhúm - Mục - Tiểu mục.
Mó dự ỏn được khai bỏo trong Khai bỏo\Cỏc dự ỏn nhận kinh phớ
VẤN ĐỀ SỐ 3
Nội dung
Trong cỏc hộp hội thoại trờn menu Giao dịch cú nhiều cột khụng cần thiết đối với đơn vị. Vớ dụ cột Nguyờn tệ, Tỷ giỏ, Số HĐVAT, Thuế suất VAT, TK VAT...nờn khụng cần hiển thị trong hộp hội thoại khi nhập liệu.
Cỏch giải quyết.
Do hệ thống ngầm định hiển thị đầy đủ tất cả cỏc cột trong hộp hội thoại trờn menu Giao dịch. Vỡ vậy phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, trờn trang màn hỡnh Nhập số liệu bỏ đỏnh dấu cỏc mục khụng cần thiết như: Nguyờn tệ, Thuế giỏ trị gia tăng (VAT)...
VẤN ĐỀ SỐ 4
Nội dung.
Nhập phiếu chi trước phiếu thu nờn số tồn quỹ sẽ õm, hệ thống khụng cho cất giữ chứng từ nhập vào.
Cỏch giải quyết
Hệ thống luụn ngầm định kiểm tra hợp lệ khi xuất quỹ. Vỡ vậy, trước khi nhập phiếu chi trong trường hợp này phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, trờn trang màn hỡnh Nhập số liệu bỏđỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi xuất quỹ" (Đối với nghiệp vụ xuất kho cũng tương tự)
VẤN ĐỀ SỐ 5
Nội dung
Trong Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống đó đỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi định khoản" và mục "Kiểm tra hợp lệ khi nhập MLNS" nhưng khi nhập liệu trờn menu Giao dịch nếu định khoản sai bỳt toỏn hoặc nhập sai Mục/TM của nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh hệ thống vẫn chấp nhận.
Cỏch giải quyết
Hệ thống khụng kiểm soỏt việc NSD định khoản bỳt toỏn của nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh như thế nào là đỳng hay sai và cũng khụng kiểm soỏt số tiền của nghiệp vụ phỏt sinh phải cho đỳng vào Mục/TM nào.
Đỏnh dấu hoặc bỏ đỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi định khoản" để hệ thống kiểm tra hoặc khụng kiểm tra việc nhập chứng từ cú bỳt toỏn định khoản hay khụng? Kiểm tra hoặc khụng kiểm tra số hiệu tài khoản được nhập vào cú đỳng hay khụng? (Cú trong hệ thống tài khoản đó được thiết lập trờn menu Khai bỏo hay khụng hoặc cú phải là tài khoản chi tiết nhất hay khụng?).
Hệ thống luụn ngầm định "Kiểm tra hợp lệ khi định khoản". Tuy nhiờn trong trường hợp nhập chứng từ khụng cú bỳt toỏn định khoản (Vớ dụ phiếu nhập kho mua vật tư trả ngay bằng tiền mặt, phiếu chi đó định khoản Nợ TK1521/Cú TK111 nờn khi nhập phiếu nhập kho khụng được định khoản
nữa), phải bỏ đỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi định khoản", sau khi nhập xong chứng từ phải đỏnh dấu lại mục này.
Đỏnh dấu hoặc bỏ đỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi nhập Mục lục ngõn sỏch" để hệ thống kiểm tra hoặc khụng kiểm tra việc cú nhập hay khụng nhập thụng tin về chương, loại khoản, mục đối với chứng từ nhập vào bắt buộc phải cú cỏc thụng tin đú hoặc kiểm tra hay khụng kiểm tra việc nhập cú đỳng mó chương, loại khoản được sử dụng trong đơn vị, đỳng mó mục hay tiểu mục trong hệ thống MLNS hay khụng?.
Về nguyờn tắc, khi nhập chứng từ cú bỳt toỏn định khoản liờn quan tới tài khoản đó đỏnh dấu "Chi tiết theo MLNS " trong Khai bỏo\Hệ thống tài khoản, (TK008,009,312,461,462,661,662...) bắt buộc phải cú thụng tin về chương, loại khoản, mục (riờng đối với TK661, 662 phải nhập chi tiết tới tiểu mục). Vỡ vậy hệ thống luụn ngầm định "Kiểm tra hợp lệ khi nhập MLNS".
Tuy nhiờn nếu cú trường hợp nhập bỳt toỏn định khoản với số tiền khụng cần hạch toỏn theo loại khoản, mục (mặc dự tài khoản cú chi tiết theo MLNS), thỡ phải bỏđỏnh dấu mục "Kiểm tra hợp lệ khi nhập MLNS".
VẤN ĐỀ SỐ 6
Nội dung
Giải thớch trường hợp BHXH chưa nộp nhưng đó được tớnh vào chi phớ chi hoạt động trờn bỏo cỏo quyết toỏn kinh phớ.
Cỏch giải quyết.
Đối với những khoản chưa chi nhưng đó được tớnh vào chi phớ hoạt động (tức là đó ghi nợ TK661) được coi là khoản đó chi đề nghị quyết toỏn. Trong trường hợp số BHXH phải nộp nhưng thực tế lại chưa nộp đó được tớnh vào chi phớ, bỏo cỏo từ phần mềm MISA hoàn toàn phản ỏnh đỳng nghiệp vụ phỏt sinh. Đõy là vấn đề thuần tuý về mặt nghiệp vụ, chế độ kế toỏn hiện nay cho phộp hạch toỏn vào chi phớ hoạt động một số khoản mà trờn thực tế là chưa chi (nhưng đang treo trờn cụng nợ phải trả).
VẤN ĐỀ SỐ 7
Nội dung.
Nếu ghi tăng cựng lỳc cho nhiều TSCĐ như nhau thỡ phải khai bỏo và xử lý nghiệp vụ kế toỏn như thế nào? Tại sao trong Giao dịch\Ghi tăng TSCĐ khụng cú cột Số lượng?
Cỏch giải quyết
Khi cú nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ, kế toỏn phải khai bỏo lần lượt từng TSCĐ được ghi tăng. Lý do phải khai bỏo từng TSCĐ là vỡ cú thể cú nhiều TSCĐ như nhau nhưng lại được sử dụng ở cỏc phũng ban khỏc nhau. Hơn nữa khi thanh lý hay điều động TSCĐ lại phải biết chớnh xỏc đớch danh từng TSCĐ được thanh lý hay điều động. Tuy nhiờn phần mềm cú chức năng sao chộp tài sản cố định giỳp NSD khụng phải khai bỏo nhiều lần những TSCĐ cú thụng tin giống nhau. Thao tỏc sao chộp xem cuốn sỏch “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phớm F1.
Trong giao dịch ghi tăng hay ghi giảm TSCĐ khụng thể cú cột số lượng vỡ mỗi TSCĐ đó cú mó số riờng phục vụ cho việc lấy số liệu lờn Sổ tài sản cố định.
Vớ dụ: Một đơn vị mua mới 50 cỏi bàn, theo đỳng nguyờn tắc kế toỏn phải