+ Báo cáo tháng
Là báo cáo thể hiện doanh thu tại các cửa hàng, đại lý của Cơng ty, báo cáo các vấn đề quan trọng và bất thường xảy ra trong hoạt động kinh doanh của từng địa điểm.
Báo cáo tháng chủ yếu để kiểm tra nhanh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của từng cửa hàng và đại lý, nêu ra những khĩ khăn, thuận lợi và những sự
kiện xảy ra trong quá trình kinh doanh, làm cơ sở cho ban lãnh đạo phân tích, xác định cĩ hay khơng những nguy cơ tiềm ẩn trong hoạt động của đơn vị, bổ sung dữ liệu cho việc hiệu chỉnh chiến lược kinh doanh sau này.
Báo cáo tháng của các cửa hàng và các đại lý cịn đơn giản, chưa phản ánh hết các nội dung phục vụ cho cơng tác điều chỉnh chiến lược kinh doanh của đơn vị. Việc tập hợp và xử lý thơng tin từ các báo cáo cịn chậm và chưa chuẩn xác. Việc kiểm tra, hiệu chỉnh kế hoạch ngắn hạn phải đợi đến báo cáo quí hoặc năm mới thực hiện được dẫn đến mục đích cập nhật số liệu và các nhân tố ảnh hưởng phục vụ cho cơng tác hồn thiện chiến lược kinh doanh bị động và hạn chế.
+ Báo cáo quí
Thường được lập vào tuần cuối cùng của quí và do phịng kinh doanh của Cơng ty lập dựa trên số liệu báo cáo của các cửa hàng và các đại lý. Sau khi lập và phân tích các báo cáo, phịng kinh doanh sẽ trình bày lại những nội dung nổi bật và chủ đạo xảy ra trong quí cho Ban giám đốc để phục vụ cơng tác điều hành quản lý Cơng ty. Báo cáo quí làm cơ sở đưa ra các chính sách, biện pháp hay phương hướng thực hiện các hoạt động trong kỳ tới. Đồng thời đưa ra các biện pháp để hiệu chỉnh các chiến lược và các mục tiêu ngắn hạn. Trong báo cáo quí, nội dung quan trọng là báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu. Đây là phần nêu lên các số liệu về tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu trong quí, qua đĩ giúp cho lãnh đạo Cơng ty nắm được tình hình thực hiện kế hoạch của từng quí, phát hiện kịp thời những sai lệch trong quá trình thực hiện kế hoạch ngắn hạn, từ đĩ cĩ biện pháp điều chỉnh. Việc thực hiện các báo cáo quí ở Cơng ty là tương đối tốt, các số liệu cập nhật chính xác và tồn diện, phục vụ đắc lực cho cơng tác kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cũng như làm cơ sở xây dựng kế hoạch và thực hiện hồn thiện chiến lược kinh doanh. Tuy vậy thơng tin xử lý và điều chỉnh lại kế hoạch kỳ tiếp theo phản hồi lại cho các cửa hàng, các phịng ban chức năng cịn chậm, gây khĩ khăn cho việc điều chỉnh chiến lược ở các cửa hàng, đại lý và các phịng ban chức năng. Bên cạnh đĩ phịng kinh doanh khi tập hợp, xử lý và tổng hợp báo cáo chỉ mới thực hiện chức năng cập nhật số liệu, chưa thực hiện phân tích số liệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình thực thi kế hoạch, chưa xác
định được những nguyên nhân chủ yếu của việc đạt hay chưa đạt kế hoạch đề ra để cĩ biện pháp điều chỉnh thích hợp hơn.
Ví dụ Báo cáo quí III năm 2007 của Cơng ty được trình bày qua bảng 3.5 sau:
Bảng 3.5. Tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu quý III năm 2007 của Cơng ty cổ phần thương mại Hà Tĩnh
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Kế hoạch
năm
Thực hiện quý III Luỹ kế từ đầu năm
Số lượng % so với KH năm Số lượng % so với KH năm Tổng doanh thu 260.700 62.500 24,0 191.020 73,3 - DT xe máy 10.000 3.200 32,0 7.600 76,0 - DT hàng điện tử 25.500 4.700 18,4 18.500 72,5 - DT hàng bách hố 225.200 54.600 24,2 164.820 73,2 + Tại TP Hà Tĩnh 100.500 25.200 25,1 70.100 69,8 + Cẩm Xuyên 33.800 8.023 23,7 21.500 63,6 + Hương Khê 30.400 7.010 23,1 20.320 66,8 + Nơi khác 60.500 14.367 23,7 52.900 87,4
Nguồn số liệu: Cơng ty cổ phần thương mại Hà Tĩnh