Để đảm cho hoạt động kinh doanh diễn ra thơng suốt, tạo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa khâu cung ứng và khâu kinh doanh cũng như mối quan hệ giữa các phịng ban trong Cơng ty đạt hiệu quả cao, Cơng ty cần phải phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm giữa các đơn vị, cá nhân dưới sự điều hành thống nhất giữa các đơn vị trong Cơng ty. Cơ cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến và mối quan hệ chức năng đã tạo điều kiện cho các đơn vị trong tồn Cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phịng ban chức năng. Người lãnh đạo tuyến
chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước pháp luật và các chủ thể cĩ liên quan và tồn quyền quyết định trong đơn vị mình. Người lãnh đạo chức năng khơng cĩ quyền ra lệnh trực tiếp cho người ở bộ phận tuyến dưới. Các phịng ban trong Cơng ty cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc để giải quyết các vấn đề cĩ liên quan đến hoạt động kinh doanh và ra quyết định chung cho tồn Cơng ty.
a. Chức năng, quyền hạn của hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực cao nhất của Cơng ty do đại hội cổ đơng của Cơng ty bầu ra, cĩ tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty như: quyết định phương hướng và chiến lược phát triển, phương án đầu tư, giải pháp phát triển thị trường, cơ cấu tổ chức, giá chào bán cổ phần trái phiếu của Cơng ty.
Trong đĩ người đứng đầu là chủ tịch la hội đồng quản trị kiêm giám đốc Cơng ty. Đây là người đại diện theo pháp luật của Cơng ty, điều hành mọi hoạt động trong nội bộ Cơng ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về cơng việc quản lý và điều hành của mình về Cơng ty.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của các phịng ban và các cửa hàng b.1. Các phịng ban
Ở mỗi phịng ban đều cĩ một trưởng phịng và một phĩ phịng. Trưởng phịng cĩ trách nhiệm quản lý giám sát và điều hành các hoạt động của phịng mình, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng việc quản lý và điều hành của mình về Cơng ty. Phĩ phịng là người tham mưu cho trưởng phịng về các hoạt động của phịng, đồng thời được giao nhiệm vụ thường trực thay mặt trưởng phịng khi trưởng phịng đi vắng.
+ Phịng tổ chức hành chính.
Cĩ nhiệm vụ quản lý và xây dựng kế hoạch định mức lao động, tính đơn giá tiền lương, tính lương cho cán bộ nhân viên, tổ chức các hoạt động cho cán bộ và nhân viên. Ngồi ra cịn cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về nhân sự, kế hoạch đào tạo tay nghề cho cán bộ và nhân viên. Phịng tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động cĩ liên quan đến nhân sự, thủ tục hành chính, hội họp mạng lưới thơng tin.
+ Phịng kinh doanh
Cĩ nhiệm vụ lập kế hoạch tiêu thụ từng tháng, quý, năm. Cĩ trách nhiệm tạo các mối quan hệ nguồn cung ứng và xử lý đầu ra cho sản phẩm, cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng, tổ chức hệ thống phân phối đồng thời phải thường xuyên nghiên cứu thị trường, thu nhập các thơng tin cần thiết cung cấp cho bộ phận cung ứng và bộ phận tiêu thụ sản phẩm. Trực tiếp quản lý và giám sát các chi nhánh cửa hàng, đại lý tiêu thụ qua cán bộ thị trường.
Trực thuộc phịng kinh doanh gồm cửa hàng kinh doanh xe máy và điện máy, các đội thị trường, cửa hàng bách hố Thành phố, cửa hàng bách hố Cẩm Xuyên, cửa hàng bách hố Hương Khê. Các nhiệm vụ cụ thể của phịng kinh doanh gồm:
- Nghiên cứu và quản lý thị trường;
- Cung cấp thơng tin về sản phẩm mà họ cung cấp;
- Phân phối hàng hố đến các đại lý cấp 1 và cấp 2, kể cả khách hàng bán lẻ; - Thiết lập mối quan hệ, tạo dựng và duy trì mối liên hệ với những người mua tiềm năng;
- Phản ánh những ý kiến của khách hàng đến lãnh đạo Cơng ty; - Tài trợ: cĩ những cơ chế tài trợ giúp cho các đại lý;
- San sẻ rủi ro trong việc phân phối hàng hố. + Phịng kế tốn tài chính
- Tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê kết quả hoạt động kinh doanh cho Cơng ty. Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, thống kê tài chính các khoản thu chi của Cơng ty trong mỗi kỳ kinh doanh, theo dõi, kiểm tra chứng từ, tài sản, vốn, hợp đồng kinh tế và các chính sách kinh tế tài chính;
- Lập báo cáo tài chính, kiểm tra hố đơn chứng từ theo chế độ kế tốn của Nhà nước nhằm lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho hội đồng quản trị, cung cấp các thơng tin cần thiết cho việc ra quyết định của các nhà lãnh đạo.
b.2. Các cửa hàng
Các cửa hàng chính của Cơng ty được phân bố ở Thành phố Hà Tĩnh, cửa hàng ở huyện Hương Khê, Cẩm Xuyên, trực thuộc các cửa hàng này là các đại lý.
Các cửa hàng và đại lý buơn bán trong lĩnh vực kinh doanh thương mại với mặt hàng kinh doanh là tồn bộ các sản phẩm cĩ trong danh mục sản phẩm của Cơng ty theo hai hình thức sỉ và lẽ.
Các cửa hàng hoạt động theo nguyên tắc hạch tốn kinh tế phụ thuộc, cĩ tư cách pháp nhân khơng đầy đủ theo uỷ quyền của Giám đốc Cơng ty. Được mở tài khoản tại ngân hàng, cĩ con dấu riêng để giao dịch theo quy định của Giám đốc Cơng ty và của Nhà nước.
Cụ thể các cửa hàng cĩ các chức năng sau:
+ Tổ chức kinh doanh các mặt hàng theo danh mục sản phẩm của Cơng ty; + Tổ chức, quản lý xây dựng thị trường và hệ thống khách hàng ổn định, vững chắc và khơng ngừng mở rộng, phát triển. Bảo tồn và phát triển vốn, tài sản được Cơng ty giao, chấp hành nghiêm chỉnh sự quản lý điều hành của Cơng ty;
+ Tổ chức thu thập thơng tin về thị trường, sản phẩm, giá cả, đối thủ cạnh tranh. Báo cáo về Cơng ty phục vụ cơng tác định hướng chiến lược kinh doanh.
Với đặc thù của đơn vị, ngồi việc thực hiện đúng đầy đủ các quy định của Nhà nước, các cửa hàng cịn phải tuân thủ các nội quy, quy định của Cơng ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ Cơng ty giao.
Ngồi ra cịn cĩ khách sạn Thành Sen là đơn vị trực thuộc của Cơng ty được thực hiện hạch tốn độc lập, chuyên cung cấp các dịch vụ nghỉ ngơi, ăn uống. Đứng đầu khách sạn là Giám đốc cĩ trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của khách sạn và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị của Cơng ty về cơng việc của mình.