Khi ựơn vị có dự kiến ra tờ ựặc san trong dịp nào ựó, thì phải chuẩn bị trước ựó ắt nhất là một tháng, ựể thông báo rộng rãi trong ựoàn sinh và có thời giờ cho ựoàn sinh cũng như Huynh trưởng viết bài, ban Huynh trưởng bố trắ công việc phải làm.
1. Phổ biến: Phổ biến trong nhiều buổi sinh hoạt ựoàn ựể nhắc nhở ựến tất cả ựoàn sinh viết bài. Ấn ựịnh thời hạn cuối cùng nộp bài tối thiểu là hai tuần kể từ ngày thông báo.
2. Công cử ban phụ trách:
Chủ nhiệm: ựương nhiên là Gia trưởng (nếu là tờ báo của gia ựình; là trưởng ban hướng dẫn, nếu là tờ báo GđPT
toàn tỉnh ở ựấy chỉ ựề cập ựến tờ báo của gia ựình).
Ban biên tập: gồm một trưởng ban và nhiều thành viên, (trưởng ban biên tập còn gọi là chủ bút). Trong ựó có thư ký giúp Trưởng ban ghi chép, sao lục. Ban biên tập chia thành nhiều nhóm:
a. Nhóm nội dung: lựa chọn bài vở, nhuận sắc các bài chưa ựạt yêu cầu (sửa chữa thêm bớt). Chỉ loại những bài báo nào quá tệ (nhưng cũng không phải là loại hẳn, có thể nhuận sắc lại ựể ựăng vào Bắch Báo trong những dịp sau). Nếu bài vở không ựủ cho một tập báo vì bài vở Huynh trưởng và đoàn gởi lên có ắt thì nhóm này phải sáng tác thêm, viết ỘLời giao cảmỢ (Lời nói ựầu).
b. Nhóm trang trắ: sắp xếp bài vở hình vẽ minh họa, liên hệ nhóm ấn loát qui ựịnh các kiểu chữ, cách trình bày v.v... (nếu tập báo viết tay, nhóm này phải trình bày các ựề bài) trang trắ trong tờ báo và cần nhất là vẽ bìa.
Ban ấn loát: Liên hệ với nhà in ựể lo vấn ựề ấn loát, nếu là quay roneo thì nhóm này phải ựảm trách phần việc ựó, nếu chỉ là những tập ựánh máy, nhóm này cũng phải hoàn thành phần vụ ựó. Nếu là tập báo viết tay thì nhóm này cần những HTr (có thể là đoàn sinh) viết chữ ựẹp ựể viết. Nếu có nhiều người viết ựể thay ựổi nét chữ ựồng thời ựể sao ra nhiều tập.
Ban này chỉ có một thủ quỹ ựể lo việc chi tiêu cho tờ báo.
Ngoài ra ấn hành nhiều số phát hành rộng rãi trong ựơn vị, trong giáo hội và cá ựơn vị bạn (trường hợp này phải trình xin ban hướng dẫn duyệt ắt nhật 10 ngày trước ngày dự ựịnh in ấn thì phải có thêm một ban phát hành. Ban này lên kế hoạch phát hành, phân công người phát hành trong nội bộ gia ựình, người mang báo ựến qui báo trong giáo hội hoặc ựơn vị bạn. Trong ban này có một thủ quỹ riêng chỉ lo thu tiền phát
hành và kết toán sau khi công việc phát hành hoàn tất.
V. đIỀU CẦN LƯU Ý:
Báo chắ trong Gia ựình Phật tử khác với những báo chắ khác vì không những là tiếng nói phản ảnh trung thực sinh hoạt, tự học của ựoàn sinh và Huyng trưởng mà còn là một bộ môn phục vụ cho việc gắao dục của Gia ựình phật tử. Qua ựó rèn luyện cho các khả năng trình bày lưu loát một vấn ựề nào ựó, rèn luyện khả năng viết văn làm thơ v.v... và nhất là ựể các em thể hiện trình ựộ thâm nhập giáo lý qua các bài văn, bài thơ của mình nên phải vận ựộng tất cả tham gia. Vẫn biết mức ựộ bình thường là Bắch Báo và mức ựộ của đặc san phải là cao hơn tuy nhiên cũng nhân ựó ựể khuyến khắch các em (ựương nhiên không phải mọi bài ựều ựược ựăng vào đặc san, như ựã nói trên).
Một ựiều quan trọng nữa: bất kỳ tờ báo cấp nào của Gia đình Phật Tử cũng chỉ là ỘNội sanỢ (tập san lưu hành trong nội bộ) không thể phổ biến rộng rãi ra ngoài tổ chức (trừ ra những vị tuy không phải là trong tổ chức trong giáo hội nhưng cũng là ân nhân của Gia đình Phật Tử).
Huyng trưởng cần hiểu rõ về đặc san và thông suốt các thể thức thực hiện một tờ đặc san ựể có thể giúp ựơn vị mình ra những tờ đặc san vào những ngày lễ lớn hoặc chu niên của ựơn vị. Cố gắng xúc tiến ựi, các anh chị sẽ thấy: Một tờ đặc san ựược hoàn thành, vừa nâng cao mức sinh hoạt báo chắ của ựơn vị lại vừa là một trợ duyên cho những ựơn vị vững mạnh và phát triển.