Thông thường, trải qua các giai ựoạn: 1. Giai ựoạn chuẩn bị:
Yếu tố quan trọng quyết ựịnh mức ựộ thành công. Nên cần nghiên cứu chu ựáo, chặt chẽ và hợp lý cho từng phần vụ:
a. Xác ựịnh Chủ ựề, Mục ựắch: Trước khi tổ chức, dù bất cứ hình thức nào, người tổ chức cũng phải theo nhu cầu hay tình hình thực tế và tiên liệu về mục ựắch của buổi hội thảo.
để thảo luận một chương trình tương lai: để phê bình một tác phẩm nghệ thuật? để ...?
Và tuỳ theo ựó mà chúng ta ựặt ựề tài cũng như chương trình thảo luận.
b. Thời gian: Người tổ chức cần lựa chọn ngày giờ thắch hợp ựể số người tham dự ựược ựầy ựủ, tránh trùng hợp với một vài sinh hoạt khác, sẽ gây trở ngại cho người tham dự và buổi hội thảo chấm dứt quá sớm hay kéo dài quá nhiều so với giờ giấc ấn ựịnh.
đứng về phương diện nghệ thuật tổ chức, một buổi hội thảo ựạt kết quả tốt ựẹp khi: Khai mạc, thuyết trình, thảo luận, bế mạc ... ựều ựúng theo thời gian ựã ấn ựịnh.
Ờ địa ựiểm: Cần chọn nơi trung tâm, thắch hợp. Ngoài việc chọn hội trường rộng hay hẹp, còn lưu ý ựến chỗ ăn ngủ, nơi vệ sinh ...
Hội trường quá rộng sẽ làm loãng không khắ sinh hoạt. Hội trường quá chật sẽ gây trở ngại cho Ban Tổ Chức và số người tham dự về mọi hình thức sinh hoạt và làm giảm hiệu quả buổi hội thảo.
Ờ Phương tiện: tùy ựiều kiện khả năng và hoàn cảnh, tùy tầm mức quan trọng của buổi hội thảo. Người tổ chức cần
trang bị các máy ghi âm, phóng thanh, ựánh chữ, triển lãm trực quan, người phụ ựạo, những tài liệu, mẫu, sơ ựồ... có liên quan ựến buổi hội thảo ựạt thành quả tốt ựẹp.
c. đối tượng tham dự: Tùy theo chủ ựề và mục ựắch của buổi hội thảo mà thành phần, tham dự có khác nhau, nhưng vẫn là nội bộ.
Vắ dụ:
+ Hội thảo hành chánh thì ựối tượng chắnh là gia trưởng và thư ký.
+ Hội thảo về huấn luyện huynh trưởng thì ựối tượng chắnh là Liên đoàn trưởng.
d. Phân công: (ban tổ chức, ựiều hành)
Từng phần vụ phù hợp với khả năng từng người. Các phần vụ ựược giao phó cho những người có khả năng tổ chức và sẽ có mặt trong buổi Hội thảo, và ựiều hành một cách cụ thể ựể tránh trở ngại cho buổi hội thảo.
Ở cấp cao, trong giai ựoạn chuẩn bị khóa hội thảo, cần thành lập các ban tổ chức ựiều hành, tác ựộng, tài liệu ựể kiện toàn công tác.
Ở cấp gia ựình, nhân sự ắt nên có thể lập một ban chung tạm gọi là ban điều hành.
Ban ựiều hành quyết ựịnh phần lớn thành công hay thất bại của buổi hội thảo, nên yêu cầu nghiêm túc nghiên cứu nắm vững nội dung, mục ựắch, chuẩn bị chu ựáo phần việc của mình. Khôn khéo ựiều hành trong buổi Hội thảo theo ựúng ựịnh hướng và trọng tâm.
Ban ựiều hành gồm có: Người tổ chức, Chủ tọa, Thuyết trình viên, thư ký...
Ờ Chủ tọa: điều khiển nội dung hội thảo, ựiều khiển cử tọa, có quyền cắt ựứt ý kiến lệch ra ngoài nội dung hội thảo,
ựúc kết các ý ựã phát biểu.
Ờ Thuyết trình viên: Nghiên cứu kỹ mục ựắch, chủ ựề, tham khảo ý kiến các vị chuyên môn, các huynh trưởng cao niên có kinh nghiệm về vấn ựề trong nội dung thuyết trình, lập dàn bài chi tiết (hay bài viết hoàn chỉnh) thuyết trình trước hội nghị.
Ờ Thư ký: Ghi cho ựược ý kiến phát biểu của từng người trong buổi hội thảo và nội dung chủ yếu ựã ựược kết luận chung.
- Người ựiều khiển: ựiều khiển phần ựầu chương trình buổi hội thảo, phải phối hợp với chủ tọa ựiều khiển toàn bộ chương trình cho nhịp nhàng.
- Người phục vụ: Tùy theo nhu cầu cho các mặt sinh hoạt trong buổi hội thảo mà phân công, ựịnh việc như chuẩn bị ựịa ựiểm, cơm nước...
Ờ Ngoài ra, nên mời một số huynh trưởng khác tham dự với tư cách dự thắnh.
Chúng tôi chỉ nêu sơ lược chức năng của từng thành viên, trong thực tế hãy ựặt kế hoạch mà tìm người giao việc và các phần việc cần nghiên cứu cụ thể, chuẩn bị chu ựáo.
e. Lập chương trình:
đây là phần việc quan trọng, cần nghiên cứu kỹ lưỡng chu ựáo. Chương trình có hai phần:
Ờ Họp trừ bị: Thành phần dự họp là Ban Tổ chức và Ban điều Hành.
+ Lập lịch trình diễn tiến công tác từ lúc chuẩn bị cho ựến hôm hội thảo.
+ Thống nhất các mặt phân công, chuẩn bị chương trình buổi hội thảo.
nghiêm)
+ Lễ Phật Ờ Lễ đoàn Ờ Giới thiệu thành phần tham dự và Ban điều Hành.
+ Lời khai mạc