Tập đoàn Tài chính
3.2.3. Giải phỏp về tổ chức, quản lý mạng lưới đại lý
* Nõng cao chất lượng quản lý nhúm kinh doanh
Để nõng cao hiệu quả của cỏc nhúm kinh doanh, thời gian tới Cụng ty cần, một mặt, hỗ trợ cho cỏc trưởng nhúm đa dạng hoỏ nội dung và hỡnh thức sinh hoạt, tạo ra cỏc lợi ớch cụ thể về chất chất lẫn tinh thần để thu hỳt, khuyến khớch cỏc tư vấn viờn, thu ngõn viờn sinh hoạt thường xuyờn nhằm tăng cường sự hiểu biết, giỏm sỏt, hỗ trợ lẫn nhau. Mặt khỏc, Cụng ty cần quy định rừ quyền hạn, trỏch nhiệm quản lý của trưởng nhúm để tăng tớnh cố kết giữa cỏc thành viờn trong nhúm với nhau.
Cụng ty cũng cần quy định rừ cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ và bố trớ cụng việc cho từng đại lý. Một mặt, khuyến khớch đại lý lựa chọn cụng việc phự hợp với khả năng, mặt khỏc, cụng ty cần căn cứ vào tiờu chuẩn để lựa chọn người phụ trỏch cỏc cụng việc phự hợp, khụng nờn phú mặc cho sự lựa chọn cỏ nhõn đại lý.
Trong tổ chức, quản lý đại lý nờn kết hợp hài hũa 3 hỡnh thức: đại lý chuyờn nghiệp, đại lý bỏn chuyờn và đại lý vệ tinh. Lấy đại lý chuyờn nghiệp làm trụ cột, đại lý bỏn chuyờn và đại lý vệ tinh làm chõn rết trong việc mở rộng mối quan hệ với khỏch hàng để phỏt triển, chiếm lĩnh thị trường.
Cụng ty nờn chỳ trọng khõu tư vấn cho đại lý lựa chọn phương thức khai thỏc cỏ nhõn hay khai thỏc qua cỏc buổi thuyết trỡnh theo địa bàn hoặc theo đối tượng cụ thể vỡ chỉ ở cấp Cụng ty mới cú đủ thụng tin để đỏnh giỏ, so sỏnh cỏc phương thức nhằm tỡm ra phương thức cú hiệu quả nhất.
Cụng ty cần đẩy mạnh việc hỗ trợ đại lý mở rộng thị trường bằng cỏch thiết lập quan hệ hợp tỏc thõn thiện với chớnh quyền địa phương, cơ quan và cỏc doanh nghiệp đúng trờn địa bàn, tạo điều kiện và hỗ trợ cho đại lý giao lưu với cỏc đại lý của cỏc tỉnh khỏc để học tập kinh nghiệm lẫn nhau, bổ sung cho nhau cựng phỏt triển.
Cụng ty nờn chỳ trọng nghiờn cứu và triển khai nhiều hoạt động chung cú hiệu ứng hỗ trợ đại lý như quan tõm chu đỏo đến quyền lợi của khỏch hàng, thăm hỏi, tặng quà khỏch hàng nhõn cỏc dịp sinh nhật ngày lễ, ngày Tết, đặc biệt là đối với những khỏch hàng cú hợp đồng giỏ trị cao.
Cụng ty cũng cần chỳ ý xõy dựng mối quan hệ mật thiết giữa Cụng ty với đại lý và khỏch hàng, coi đú là mối quan hệ sống cũn để đảm bảo sự phỏt triển của Cụng ty. Đặc biệt là nờn thực hiện đỳng, nhanh cỏc cam kết giải quyết quyền lợi bảo hiểm, chi trả đỏo hạn để tạo niềm tin đối với khỏch hàng, qua đú tạo uy tớn để đại lý quan hệ với khỏch hàng dễ dàng hơn.
* Cải tiến cụng tỏc giỏm sỏt đại lý
Trong thời gian tới, trọng tõm hoạt động giỏm sỏt của Cụng ty nờn hướng đến quản lý chặt chẽ việc thu phớ cỏc hợp đồng đó cú đi đụi với mở rộng doanh thu bằng cỏch ký thờm hợp đồng mới và hợp đồng tỏi tục. Muốn vậy, Cụng ty phải ưu tiờn nõng cao chất lượng giỏm sỏt, giảm thất thoỏt, hao hụt, chi phớ, đi đụi với hỗ trợ đại lý mở rộng thị phần, trỏnh quỏ ưu tiờn mục tiờu mở rộng thị trường mà coi nhẹ cụng tỏc giỏm sỏt. Những cải tiến về phương diện này là:
- Tăng cường thực hiện giỏm sỏt cả quỏ trỡnh hoạt động lẫn kết quả hoạt động của đại lý để phổ biến, nhõn rộng cỏc đại lý điển hỡnh, tạo tỏc động khuyến khớch mọi đại lý phỏt huy năng lực bản thõn để vừa cú thu nhập cao, vừa được tụn
vinh trong mụi trường của Cụng ty cũng như mụi trường thị trường bảo hiểm núi chung.
- Thụng qua giỏm sỏt quỏ trỡnh hoạt động của đại lý, Cụng ty cần đi sõu vào việc tỡm nguyờn nhõn để cú thể định hướng và hỗ trợ đỳng, kịp thời giỳp đại lý hoạt động đạt mục tiờu. Cụng ty cần xõy dựng cơ chế giỏm sỏt hoạt động thớch hợp để kịp thời phỏt hiện những hạn chế, khuyết điểm của đại lý nhằm nhanh chúng khắc phục bằng cỏc biện phỏp huấn luyện thờm, điều chỉnh cơ chế, chớnh sỏch, thủ tục quản lý của Cụng ty đối với đại lý cho phự hợp với điều kiện của đại lý cũng như phự hợp với mục tiờu cần đạt được của Cụng ty trong từng giai đoạn cụ thể.
* Coi trọng tổ chức và thực hiện cỏc điều khoản đó cam kết trong hợp đồng đại lý
Cụng ty phải cụ thể hoỏ cỏc nội dung trong điều khoản hợp đồng đại lý để cú thể theo dừi và kiểm soỏt được, từ đú cú biện phỏp xử lý cho phự hợp, đặc biệt chỳ ý cỏc khớa cạnh mà thực tế thời gian qua hay bị cỏc đại lý lợi dụng cú lợi cho họ, làm tổn hại đến quyền lợi của khỏch hàng và Cụng ty. Thực hiện cụng việc này đũi hỏi Cụng ty phải dựa theo cỏc văn bản hướng dẫn của Tổng cụng ty và tỡnh hỡnh thực tế tại địa phương để định ra chế độ thưởng phạt nghiờm minh nhằm nõng cao vị trớ, vai trũ, quyền hạn của người trưởng nhúm và nõng cao ý thức tổ chức kỷ luật của cỏc đại lý.