Tập đoàn Tài chính
2.2.2.3. Cỏc hoạt động nõng cao năng suất cho đại lý
a. Đào tạo
Đào tạo ban đầu như đó núi ở phần trờn chỉ là những nội dung cơ bản cần thiết phải thực hiện, cũn nội dung quan trọng để nõng cao năng suất hoạt động đại lý là đào tạo theo định kỳ, nhằm tạo ra sự khỏc biệt về phong cỏch làm việc của đại lý, xõy dựng cho đại lý niềm tin vào tương lai đối với doanh nghiệp.
Theo qui định chung thỡ cỏc chương trỡnh đào tạo đại lý sẽ được thực hiện theo thời gian thực tế đó làm việc của đại lý. Nội dung chương trỡnh bao gồm:
- Chương trỡnh cơ bản: Bảo Việt lập nghiệp, Bảo Việt phỏt triển, Bảo Việt thành cụng.
- Chương trỡnh quản lý: Bảo Việt thăng tiến, Bảo Việt thành đạt.
- Chương trỡnh nõng cao: Marketing trong khai thỏc bảo hiểm nhõn thọ, Quản lý thời gian, Kỹ năng khai thỏc khỏch hàng VIP, Kỹ năng thuyết trỡnh,…
Do Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre khụng cú nguồn giảng viờn thớch hợp nờn chỉ đào tạo theo chương trỡnh “ Bảo Việt lập nghiệp” cũn cỏc chương trỡnh khỏc thỡ tựy theo thụng bỏo và tiờu chuẩn qui định của Tổng cụng ty mà cụng ty đăng ký hoặc lựa chọn đại lý tham gia học tập. Núi chung, số lượng đại lý được học hàng năm khụng nhiều. Chẳng hạn trong năm 2007: chỉ cú 11 tư vấn viờn tham gia chương trỡnh “Bảo Việt phỏt triển”, 7 tư vấn viờn tham gia chương trỡnh “Bảo Việt thành cụng”, 37 tư vấn viờn tham gia lớp “Kỹ năng khai thỏc khỏch hàng VIP”.
Ngoài lớp “Bảo Việt lập nghiệp” dành cho cỏc đại lý mới vào nghề, cụng ty chỉ cú những lớp tập huấn mang tớnh chất triển khai lại nghiệp vụ mà Tổng cụng ty đó hướng dẫn như: triển khai sản phẩm mới, cỏch thức thu phớ cú hiệu quả,…
b. Bố trớ cụng việc phự hợp cho từng đại lý
Mỗi đại lý đều cú những thế mạnh hoặc những đặc tớnh riờng khỏc nhau, do vậy việc bố trớ cụng việc phự hợp cho từng đại lý cũng là nhằm nõng cao chất lượng hoạt động cho đại lý. Thời gian qua, tại Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre, phần lớn cỏc đại lý được cụng ty ghộp sinh hoạt chung theo nhúm kinh doanh. Tớnh đến cuối năm 2007, cụng ty cú 10 nhúm kinh doanh hoạt động rộng khắp trờn cỏc địa bàn trong tỉnh. Trong cỏc nhúm đú, cỏc Tư vấn viờn, Thu ngõn viờn cựng địa bàn sẽ sinh hoạt chung
với nhau dưới sự điều hành của trưởng nhúm. Cụng ty khuyến khớch cỏc Thu ngõn viờn đăng ký thờm hoạt động khai thỏc để tăng thu nhập chứ chưa sử dụng cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ và bố trớ cụng việc cho từng đại lý. Phần lớn cỏc cụng việc đại lý thực hiện là do đại lý tự chọn, cụng ty chỉ xem xột điều kiện để bố trớ cho phự hợp. Việc đại lý thực hiện khai thỏc cỏ nhõn hay khai thỏc qua cỏc buổi thuyết trỡnh, hội thảo là do đại lý tự quyết định, cụng ty chỉ hỗ trợ khi cú cỏc nhúm cú nhu cầu.
c. Giỏm sỏt và hỗ trợ cho đại lý trong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ.
Thời gian qua, tại Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre chủ yếu tập trung vào giỏm sỏt đại lý thụng qua kết quả thực hiện cỏc chỉ tiờu về doanh thu khai thỏc mới, doanh thu phớ định kỳ, tỷ lệ nợ phớ, tỷ lệ đại lý hoạt động,… ớt quan tõm đến việc giỏm sỏt quỏ trỡnh hoạt động của đại lý, cũn nếu cú chỉ là quan tõm động viờn, nhắc nhở, chứ chưa đi sõu vào việc tỡm nguyờn nhõn để định hướng và hỗ trợ cho đại lý hoạt động đạt mục tiờu. Phần lớn việc giỏm sỏt hoạt động của đại lý được thực hiện theo phương thức trưởng nhúm theo dừi giỏm sỏt và điều hành hoạt động của đại lý. Tuy nhiờn, khả năng quản lý điều hành của trưởng nhúm chỉ được thực hiện theo thúi quen và kinh nghiệm, cụng ty chưa ban hành cơ chế hay qui trỡnh quản lý bắt buộc, nờn kết quả thực hiện chưa cao, cỏc trưởng nhúm cũn thiờn về khai thỏc cỏ nhõn hơn là tập trung cho cụng tỏc quản lý để nõng cao chất lượng hoạt động nhúm trờn mọi mặt. Mặt khỏc, trỡnh độ nhận thức và ý thức kỷ luật của cỏc đại lý chưa cao, chỉ muốn hoạt động độc lập, khụng muốn cú sự ràng buộc về quản lý, luụn luụn cú tư tưởng “làm được thỡ hưởng, khụng làm được thỡ thụi”,… Vỡ vậy, đại lý thường khụng chấp nhận “bị quản lý”. Chớnh vỡ vậy mà hiệu quả của phương thức giỏm sỏt giữa trưởng nhúm với đại lý chưa phỏt huy tỏc dụng tớch cực. Cũn nhiều đại lý cố tỡnh khụng tham gia sinh hoạt nhúm hoặc làm trỏi với những qui định chung mà nhúm đó thống nhất trong quỏ trỡnh thực hiện như: giành giật khỏch hàng, núi xấu đồng nghiệp, tặng quà khuyến mói vượt mức đó thống nhất, xỳi giục khỏch hàng huỷ hợp đồng khi thấy cú lợi cho cỏ nhõn,... mà trưởng nhúm cũng như cụng ty khú cú thể kiểm soỏt cũng như khú đưa ra biện phỏp xử lý, ngăn ngừa.
Ngoài chớnh sỏch hỗ trợ thi đua khen thưởng, phỳc lợi, Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre trong thời gian qua đó cú nhiều cố gắng hỗ trợ cho đại lý trong việc thuyết trỡnh bỏn hàng qua hội thảo khỏch hàng; định hướng thị trường tiềm năng; nghiờn cứu và lựa chọn sản phẩm phự hợp theo đối tượng khỏch hàng; thống kờ và phổ biến kinh nghiệm bỏn hàng của cỏc cụng ty thành viờn ở cỏc tỉnh khỏc;… nhằm giỳp đại lý cú thờm kinh nghiệm và thụng tin để nõng cao năng suất hoạt động. Tuy nhiờn, do đội ngũ cỏn bộ khụng nhiều, trỡnh độ tỏc nghiệp của cỏn bộ viờn chức cú hạn, nhất là những kỹ năng về lựa chọn khỏch hàng, giao tiếp, tư vấn, thuyết phục cũn mang nặng tớnh lý thuyết nờn kết quả nỗ lực của cụng ty chưa được cỏc đại lý phỏt huy trong thực tế.
d. Chớnh sỏch khen thưởng và đói ngộ đại lý
Trong thời gian qua, cụng ty đó xõy dựng nhiều chớnh sỏch thi đua của đại lý theo kiểu đa dạng hoỏ cỏc chỉ tiờu khen thưởng như: doanh thu phớ đầu tiờn; doanh thu khai thỏc mới; tỷ lệ duy trỡ hợp đồng; tỷ lệ thu phớ định kỳ; tỷ lệ hoàn thành kế hoạch; tỷ lệ tỏi tục hợp đồng; số phớ nộp trong ngày, trong tuần, thỏng, quớ, năm; tỷ lệ đại lý hoạt động; năng suất hoạt động của đại lý theo hợp đồng, theo số tiền bảo hiểm;… và đa dạng hoỏ cỏc hỡnh thức khen thưởng như: thưởng bằng tiền; thưởng bằng chuyến đi du lịch; thưởng bằng thẻ ATM; thưởng theo danh hiệu;… Núi chung cỏc chớnh sỏch khen thưởng đều cú tỏc dụng kớch thớch cho đại lý hoạt động và làm tăng doanh thu của cụng ty, tuy nhiờn trong một chừng mực nhất định nào đú cũng cũn nhiều hạn chế như: chưa đảm bảo tớnh cụng bằng khi so sỏnh về chất lượng hợp đồng (số tiền bảo hiểm, kỳ hạn đúng phớ, thời gian hợp đồng…); chưa kớch thớch đại lý yếu hoạt động vỡ chỉ tiờu cao; địa điểm du lịch thường là mang tớnh chất lặp lại nờn khụng hấp dẫn; cũn tỡnh trạng gom hợp đồng để đạt chỉ tiờu khen thưởng,… Ngoài chế độ đói ngộ hoa hồng khai thỏc, hoa hồng thu phớ theo qui định cụ thể, cụng ty cũn thực hiện cỏc chế độ đói ngộ khỏc theo qui định chung của Tổng cụng ty như chớnh sỏch phỳc lợi dành cho đại lý vào những dịp lễ, tết, hiếu hỷ hoặc cỏc chế độ về mua bảo hiểm tai nạn cho đại lý, hỗ trợ về cặp, tỳi xỏch, ỏo mưa, bỏn rẻ hàng khuyến mói,… Tuy nhiờn giỏ trị phỳc lợi cụng ty mang lại cho đại lý cũn
thấp, mang tớnh bỡnh quõn và chưa cụng bằng (cú những đại lý khụng hoạt động trong thời gian dài hoặc đại lý chỉ ghi danh để mượn hợp đồng đứng tờn cũng được hưởng), cỏc chế độ đói ngộ khỏc thỡ ngày càng giảm dần, thậm chớ chấm dứt hẳn.
e.Cơ chế thăng tiến
Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre chưa thực hiện việc xột thăng tiến hay hạ bậc đối với trưởng nhúm và tư vấn viờn vỡ lý do nếu xột theo chuẩn qui định thỡ cỏc đối tượng này chưa đủ chỉ tiờu để xột. Cỏc trưởng nhúm đang hiện hữu tại cụng ty là do Phũng phỏt triển và quản lý đại lý đề xuất và Giỏm đốc cụng ty quyết định bổ nhiệm. Thực tế thỡ cỏc trưởng nhúm vẫn làm tốt vai trũ quản lý điều hành của mỡnh và được cỏc thành viờn trong nhúm tớn nhiệm, nhưng điều này sẽ khú phỏt huy được vai trũ năng động, sỏng tạo của trưởng nhúm và làm chựn bước phấn đấu của cỏc đại lý giỏi.
f. Thiết kế và giỏm sỏt cỏc điều khoản cam kết trong hợp đồng đại lý
Trong thời gian qua Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Bến Tre thực hiện giỏm sỏt cỏc cam kết trong hợp đồng ký với đại lý chưa triệt để, chưa cụ thể hoỏ thành cỏc nội dung chi tiết để cú biện phỏp ỏp dụng kết hợp với chớnh sỏch thi đua, hoặc cỏc biện phỏp chế tài theo hướng dẫn. Vỡ vậy trong quản lý điều hành đại lý cụng ty cũn gặp nhiều khú khăn, lỳng tỳng khi xử lý việc đại lý vi phạm cam kết như đại lý khụng sinh hoạt nhúm, chậm nộp tiền ký quỹ, chậm nộp phớ, khụng bỏo cỏo, giành giật khỏch hàng, núi xấu đồng nghiệp, tặng quà khuyến mói vượt mức đó thống nhất, tư vấn cho khỏch hàng thiếu trung thực, khụng thực hiện chăm súc khỏch hàng, khụng mặc đồng phục khi đến cụng ty hay khi đi tư vấn khỏch hàng,…Tất cả những hạn chế đú đó làm giảm tớnh chuyờn nghiệp của đại lý, làm mất đi nột văn hoỏ của cụng ty, làm ảnh hưởng đến những đại lý khỏc và điều tai hại là làm cho một số đại lý khỏc bắt chước thực hiện, ảnh hưởng đến kỷ luật chung của cụng ty.