Thường thỡ cỏc cụng ty bảo hiểm nhõn thọ trực thuộc Tổng cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Việt Nam thực hiện cỏc hoạt động quản lý và phỏt triển đại lý theo định hướng chung của Bảo Việt nhõn thọ. Nhiều văn bản ban hành của Bảo Việt nhõn thọ hoặc nhiều ý kiến của cỏc cụng ty thành viờn trong cỏc cuộc hội nghị thường tập trung vào hoạt động Marketing, định hướng về thị trường, sản phẩm bảo hiểm nhõn thọ, cỏc chương trỡnh chớnh sỏch thi đua khen thưởng,… nhằm để tăng cường cụng tỏc khai thỏc mới, đảm bảo tăng trưởng doanh thu hàng năm. Cỏc hoạt động cụ thể về quản lý và phỏt triển đại lý chưa được chỳ trọng nhiều, thường chỉ mang tớnh chất thống kờ kết quả thực hiện và định hướng chung. Do vậy tư liệu về kinh nghiệm quản lý, phỏt triển đại lý của cỏc cụng ty trong nước khỏ hạn chế. Ở đõy trỡnh bày một số kinh nghiệm mà tỏc giả tổng kết được qua thực tiễn.
*Kinh nghiệm quản lý đại lý thu phớ bảo hiểm nhõn thọ
Để đối phú với ảnh hưởng xấu của lạm phỏt cao đến cụng tỏc thu phớ bảo hiểm nhõn thọ của cỏc đại lý chuyờn thu, một số cụng ty đó tăng cường chỉ đạo và hỗ trợ đại lý đốc thu, hạn chế tối đa những rủi ro trong thu phớ, đảm bảo tớnh ổn định, khả năng thanh toỏn và hiệu quả kinh doanh của cụng ty. Cỏc cụng ty điển hỡnh là:
- Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Quảng Ngói thường xuyờn kiểm tra và giỏm sỏt tỡnh hỡnh thu phớ của từng đại lý trong sự phối hợp với trưởng nhúm chuyờn thu; thực hiện mở tài khoản tại ngõn hàng cỏc huyện để yờu cầu đại lý thu được tiền phải nộp ngay vào ngõn hàng và mang chứng từ về nộp cho trưởng nhúm chuyờn thu để làm thủ tục quyết toỏn với cụng ty; cụng ty khuyến khớch cỏc đại lý chuyờn thu tăng thu nhập qua việc thuyết phục khỏch hàng cũ của mỡnh tham gia hợp đồng bảo hiểm nhõn thọ mới, tỏi tục hợp đồng,… Với cỏch làm này, cụng ty đó ổn định được tư tưởng và thu nhập cho đại lý, giỳp đại lý yờn tõm gắn bú cụng việc chớnh của mỡnh là thu phớ, đồng thời tận dụng được khả năng khai thỏc để
gúp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giữ vững nguồn khỏch hàng cũ và phỏt triển khỏch hàng mới.
- Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Hà Nội yờu cầu cỏc trưởng nhúm chuyờn thu sinh hoạt nhúm với cỏc thu ngõn viờn 01 tuần/ lần, cụng ty họp với cỏc trưởng nhúm 01 thỏng/ lần, họp toàn thể thu ngõn viờn 01 quý/ lần; yờu cầu cỏc thu ngõn viờn trực tiếp nộp phớ đó thu của khỏch hàng vào ngõn hàng do cụng ty chỉ định, sau đú nộp lại chứng từ và hoỏ đơn cho kế toỏn quản lý chuyờn thu tại khu vực nhập số liệu vào chương trỡnh tin học, truyền lờn cụng ty để theo dừi đối chiếu; cụng ty phõn cụng địa bàn quản lý đối với thu ngõn viờn đến từng xó, phường theo danh sỏch cụ thể để theo dừi, quản lý; ngoài ra cụng ty cũn khuyến khớch cỏc thu ngõn viờn khai thỏc mới để tăng thu nhập,… Với việc tổ chức sinh hoạt định kỳ, cấp phỏt và quyết toỏn hoỏ đơn thường xuyờn nờn trong nhiều năm qua cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Hà Nội đó phỏt hiện, ngăn ngừa và xử lý kịp thời cỏc hành vi tiờu cực trong cụng tỏc thu, nộp phớ bảo hiểm và đạt được tỷ lệ thu phớ rất cao.
- Cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Khỏnh Hoà thành lập một bộ phận quản lý, hỗ trợ hoạt động thu phớ, bộ phận này thuộc phũng tài chớnh kế toỏn, cú nhiệm vụ phõn chia địa bàn, điều phối số lượng hợp đồng của thu ngõn viờn; in, quản lý, cấp phỏt và quyết toỏn hoỏ đơn thu phớ định kỳ; đụn đốc thu, kiểm tra xử lý vi phạm hoỏ đơn; chỳ trọng cụng tỏc chăm súc khỏch hàng liờn quan đến thu phớ định kỳ; cụng ty tổ chức thực hiện việc kiểm tra, cấp phỏt hoỏ đơn hàng ngày; phõn chia địa bàn thu theo đường, phường, địa bàn gần nhất để tiết kiệm xăng và thời gian đi lại; cụng ty thường xuyờn dự trự lực lượng nhõn sự chuyờn thu thay thế cỏc thu ngõn viờn yếu, khụng quyết tõm với nghề; hàng thỏng thanh lý hợp đồng đối với thu ngõn viờn đạt tỷ lệ thu phớ thấp hơn qui định; cụng ty đào tạo đội ngũ chuyờn thu cú tớnh kỷ luật cao trong việc thực hiện cỏc nội qui, qui định của cụng ty như sinh hoạt, bỏo cỏo,…cú chớnh sỏch thưởng kết quả khai thỏc mới theo kết quả thu phớ đối với cỏc thu ngõn viờn;… Với cỏch làm như trờn, cụng ty Bảo Việt nhõn thọ Khỏnh Hoà thường xuyờn đứng trong tốp 5 cụng ty đạt được tỷ lệ thu phớ cao nhất, đồng thời đội ngũ thu ngõn viờn của cụng ty cũng đúng gúp đỏng kể vào tăng trưởng khai thỏc mới.
*Kinh nghiệm phỏt triển đại lý mới
- Cần định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi hai bờn cựng nhau thống nhất, thỏa thuận ký hợp đồng đại lý. Việc này đó được nhiều cụng ty ỏp dụng nhằm chống lại hiện tượng đại lý bảo hiểm nhõn thọ, khi mới được tuyển dụng vào làm việc trong cụng
ty bảo hiểm nhõn thọ rất hồ hởi, phấn khởi với cụng việc mới, nhưng chỉ một thời gian ngắn sau đú tự nguyện bỏ việc hoặc quỏ chỏn nản, khụng thể tiếp tục làm việc. Cỏc cụng ty bảo hiểm đều xỏc định cụng tỏc định hướng nghề nghiệp cho đại lý là cầu nối giữa quỏ trỡnh tuyển chọn và đào tạo. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý là vẽ ra một bức tranh cụng việc cho người đại lý, họ sẽ thấy rừ hơn những gỡ họ phải làm, vỡ thế khuyến khớch họ làm việc hăng hỏi hơn, ngược lại khi họ khụng hiểu rừ được cụng việc mà lao vào làm việc thỡ họ sẽ khụng thớch hoặc khụng muốn làm hoặc khụng đủ sức để theo kịp cỏc đại lý khỏc trong cựng ban, nhúm. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi ký hợp đồng đại lý sẽ là điều tốt cho cả người đại lý và cả người quản lý đại lý.
- Khụng được quỏ dễ dàng khi tuyển dụng, khụng được bỏ qua cỏc bước trong quy trỡnh tuyển dụng với lý do việc tuyển dụng khú khăn hoặc chưa chuẩn bị tốt,…bởi cỏch làm đú sẽ tuyển được cỏc đại lý làm việc khụng cú năng suất.
- Phải luụn quan tõm đến khỏi niệm “ Hồ sơ đại lý lý tưởng” để lựa chọn người đại lý dễ thành cụng nhất, chẳng hạn: độ tuổi, giới tớnh, trỡnh độ, tỡnh trạng gia đỡnh, cú con, nghề nghiệp trước đõy; và khỏi niệm “Hồ sơ khỏch hàng lý tưởng” với cỏc thụng tin về: địa chỉ, độ tuổi, giới tớnh, nghề nghiệp, thu nhập, hoàn cảnh gia đỡnh,…để ứng với mỗi “Hồ sơ khỏch hàng lý tưởng” khỏc nhau phõn phối cho cỏc đại lý phự hợp để khai thỏc.
*Kinh nghiệm đào tạo nghiệp vụ và hỗ trợ cỏc đại lý
- Nhiều cụng ty chỳ trọng củng cố và chuẩn hoỏ hoạt động đào tạo nhằm giỳp cho đại lý cú đủ kiến thức, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp, tăng tớnh hấp dẫn của nghề đại lý, tăng thu nhập cho đại lý.
- Trong đào tạo, cụng ty thành cụng thường hướng đại lý quan tõm đến “Giỏ trị khỏc biệt” của cụng ty để giỳp họ nhận biết và khai thỏc được thế mạnh, cải thiện cỏc điểm yếu của cụng ty. Chẳng hạn, khi đại lý giới thiệu sản phẩm cho khỏch hàng thỡ đõu là sự khỏc biệt của sản phẩm đú đối với cỏc sản phẩm của đối thủ; đại lý cho Bảo Việt nhõn thọ cú gỡ khỏc biệt, cú gỡ tốt hơn so với làm đại lý cho cỏc cụng ty bảo hiểm nhõn thọ nước ngoài,…
- Để đào tạo ban đầu cho đại lý tốt phải lựa chọn và đào tạo lực lượng giảng viờn tốt, phải dành nhiều thời gian cho đội ngũ giảng viờn nghiờn cứu, nõng cao trỡnh độ cả về lý luận lẫn thực tế.
- Kinh nghiệm của nhiều cụng ty cho thấy, cụng tỏc quản lý và phỏt triển đại lý chỉ thật sự cú hiệu quả khi cỏc cụng ty duy trỡ và tăng cường sinh hoạt đại lý theo nhiều nội
dung phong phỳ, thiết thực trờn cơ sở cụng ty hỗ trợ cho đại lý trong việc định hướng khai thỏc, tỡm kiếm thị trường, hỗ trợ bỏn hàng, phổ biến và giỏm sỏt cỏc qui trỡnh nghiệp vụ, nhất là những thay đổi mang tớnh chất bắt buộc, tớnh chất phỏp lý để nõng cao và đổi mới nhận thức của đại lý từ đú đưa ra cỏc biện phỏp tăng cường chấp hành kỷ luật của đại lý.
- Nếu chưa cú thể nõng cao ngay trỡnh độ và kiến thức cho đại lý thỡ cỏc cụng ty hoàn toàn cú thể thay đổi ngay được cỏch ăn mặc và hành vi ứng xử của đại lý, chẳng hạn cú thể qui định cỏc đại lý khi đi gặp khỏch hàng cần ăn mặc lịch sự như: ỏo sơ mi màu sỏng, quần thẫm màu, thắt cravat, đầu túc gọn gàng, luụn cú hành vi ứng xử lịch sự,…
- Bờn cạnh việc cỏc đại lý tự tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng cho mỡnh thỡ nhiều cụng ty tớch cực hỗ trợ đại lý tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng, đặc biệt là trong điều kiện thị trường cạnh tranh như hiện nay. Một số cụng ty đó đưa ra cỏc tiờu chuẩn hoặc qui định lại chớnh sỏch để tạo thuận lợi cho cỏc đại lý thực hiện khi đại lý muốn cụng ty hỗ trợ danh sỏch khỏch hàng tiềm năng.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN Lí VÀ PHÁT TRIỂN ĐẠI Lí