Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và

2.1 Tổng quan chung về Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện và in Bu Điện

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện in Bu Điện

Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc thành lập ngày 5 tháng 3 năm 1985 theo quyết định số 41BĐ/TCCB của Bộ trởng bộ Bu chính viễn thông. Hiện nay, công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện có trụ sở tại Đờng Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội. Công ty là doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân trực thuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ Bu Chính Viễn Thông

Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: In ấn tài liệu, báo chí, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách chứng từ và các ấn phẩm khác theo giấy phép đã đăng ký với Nhà nớc; làm đại lý phát hành các ấn phẩm thuộc chuyên ngành bu chính; kinh doanh, mua bán vật t ngành in. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dựa trên cơ sở các hợp đồng kinh tế hoặc các hợp đồng uỷ nhiệm ký kết với khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng. Việc in ấn, xuất bản các loại ấn phẩm có yêu cầu quản lý chặt chẽ phải thực hiện theo các quy định đã đăng ký.

Từ khi thành lập đến nay, công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đã có 23 năm hoạt động. Chặng đờng đó có thể chia thành các giai đoạn sau:

Giai đoạn I (1985-1989): Thời kỳ đầu này, công ty hoạt động với số vốn ban đầu là 5.000.000.000 đồng. Cơ sở vật chất chỉ là 13 gian nhà cấp bốn, 1 máy in Typô và 6 máy in Offset đợc chuyển nhợng từ đơn vị khác, nhân sự chỉ có 60 ngời. Công ty phải hạch toán trực thuộc văn phòng Bộ Bu Chính, đội ngũ cán bộ nhân viên thiếu kinh

nghiệm quản lý và chuyên môn kỹ thuật, máy móc lạc hậu. Vì vậy, Công ty rất lúng túng trong giao dịch ký kết hợp đồng, tổ chức sản xuất nên kết quả sản xuất kinh doanh không cao.

Giai đoạn II (1990-1995): Khi đất nớc ta chính thức chuyển sang cơ chế kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa thì Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện cũng đợc Bộ Bu Chính chấp thuận cho hạch toán độc lập kể từ ngày 1 tháng 4 năm 1990. Công ty phải trang trải chi phí trên cơ sở nguồn thu, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên, đóng góp đầy đủ cho ngân sách nhà nớc. Do vậy Công ty đã thực hiện một số dự án đầu t nhằm khắc phục tình trạng máy móc cũ kỹ, công nghệ lạc hậu. Với sự đầu t về máy móc đúng hớng, đi đôi với việc nâng cao tay nghề công nhân lao động, hiệu quả sản xuất kinh doanh ở công ty không ngừng đợc nâng cao qua từng năm.

Giai đoạn III (1995 đến nay): Năm 1997 do nhu cầu của thị trờng công ty đã mở chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Cho đến nay chi nhánh đã có khoảng 500 công nhân với hệ thống máy in phù hợp, hiện đại, đáp ứng đợc nhu cầu in ấn hoá đơn, biên lai của thị trờng phía Nam.

Bớc vào Thế kỷ 21 với t duy mạnh dạn đổi mới cung cách quản lý, đầu t có chiều sâu vào máy móc thiết bị, xây dựng một chiến lợc phát triển lâu dài, Công ty thực sự khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng, có khả năng cạnh tranh cao và đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao về chất lợng của sản phẩm ngành in trên thị trờng. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm gần đây đợc thể hiện qua các chỉ tiêu kinh tế trong bảng sau:

Biểu số 01: Một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện trong 2 năm gần đây (2004 - 2005)

STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005

1 Doanh thu thuần về bán hàng 8.687.372.600 8.739.921.657

2 Giá vốn hàng bán 7.813.205.776 7.640.354.081

3 Lợi nhuận gộp 874.166.824 1.099.567.576

4 Chi phí quản lý doanh nghiệp 633.859.337 778.929.490

5 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 128.553.449 203.583.203

6 Thu nhập bình quân đầu ngời/tháng 710.000 790.000

2.1.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất

 Sơ đồ khái quát

Hiện nay Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đang sản xuất trên công nghệ in offset, mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấn phải trải qua nhiều công đoạn: Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lợt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 15.

Sơ đồ 19: Quy trình công nghệ sản xuất

 Qua sơ đồ ta thấy:

- Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng đợc chuyển đến phòng kế hoạch. Tại đây, phòng kế hoạch tiến hành chuẩn bị, cân đối vật t và lệnh cho các phân xởng sản xuất.

- Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng đợc chuyển cho phòng kỹ thuật. Tại đây, sản phẩm mẫu đợc tách thành hai phần là: phần hình ảnh và phần chữ.

Khách hàng ^{Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật} Phân xưởng Chế bản Bộ phận Bình bản ^{Bộ phận}Vi tính Bộ phận Phơi bản Phân xưởng In Phân xưởng Hoàn thiện Bộ phận Hoàn thiện Bộ phận Máy dao Kho Phân xưởng Tời xa giấy KCS

+ Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu đợc đa lên máy chuyên dùng tách màu điện tử để tách thành những màu cơ bản nh: xanh, đỏ, vàng, đen và một số màu đặc biệt. Từ ảnh màu ta đợc một số phim đen trắng theo mật độ của từng màu trong ảnh, rồi sau đó đợc chuyển đến bộ phận bình bản của phân xởng chế bản.

+ Còn phần chữ của sản phẩm mẫu đợc chuyển đến bộ phận vi tính của phân xởng chế bản.

- Tại phân xởng chế bản: phân xởng này gồm ba bộ phận là: bộ phận vi tính, bộ phận bình bản và phơi bản.

+ Bộ phận vi tính: phần chữ của sản phẩm mẫu đợc đánh máy vi tính, căn chỉnh kích cỡ theo mẫu, rồi chuyển cho bộ phận bình bản.

+ Bộ phận bình bản: Tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một ấn phẩm theo đúng mẫu yêu cầu của khách hàng, tức là ảnh của bộ phận tách màu và chữ của bộ phận vi tính đợc bình bản, sắp xếp để phim theo các bản sao do khách hàng đa đến, rồi chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản.

+ Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in sẽ đợc tạo ra với hình ảnh và chữ in đợc thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in đợc chuyển cho phân xởng in.

- Phân xởng tời xa giấy: Tại đây, giấy từ các lô giấy đợc tời ra và tiến hành cắt, xén theo các khổ và kích cỡ thích hợp tuỳ thuộc vào từng loại phản phẩm, sau đó giấy đợc chuyển cho phân xởng in để tiến hành in.

- Phân xởng in: Giấy và kẽm in đợc chuyển tới phân xởng in sau đó đợc lắp vào máy in, từ máy in cho ra các sản phẩm in theo đúng mẫu mã. Máy in vận hành theo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nớc tiếp xúc lên lô chuyển mực và in vào giấy, từ đó cho ra sản phẩm dở dang, sau khi đợc phòng KCS kiểm tra đảm bảo đạt yêu cầu sẽ đợc chuyển tới phân xởng hoàn thiện.

- Phân xởng hoàn thiện: Phân xởng này gồm hai bộ phận là: bộ phận hoàn thiện và bộ phận máy dao.

+ Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục đợc qua các công đoạn: gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc bằng máy tuỳ theo từng loại sản phẩm, rồi đợc chuyển tới bộ phận máy dao.

+ Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang đợc cắt, xén hoàn chỉnh bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sản phẩm, sau khi đợc phòng KCS kiểm tra đạt yêu cầu về chất lợng sẽ đợc giao ngay cho khách hàng không qua nhập kho hoặc nhập kho thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh

 Sơ đồ khái quát

Sơ đồ 20: Bộ máy hoạt động kinh doanh

 Chức năng quản lý của từng phòng ban

Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện tổ chức quản lý theo hình thức tập chung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng

Kế hoạch Kỹ thuật^{Phòng Phòng} Vật tư Kế toán^Phòng

PX In Chế^PX bản PX Tời xa giấy ^KCS BP Bình bản Kho ^PhòngBảo vệ PX Hoàn thiện Phòng Hành chính BP Phơi bản BP Vi tính Hoàn ^BP thiện BP Máy dao

Giám đốc: là ngời phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện.

Phó giám đốc: là ngời giúp Giám đốc Công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự uỷ quyền của Giám đốc Công ty

Phòng kế hoạch: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, đầu t thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển.

Phòng hành chính: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, đợc thành lập để tham mu cho Giám đốc trong công tác nội chính. Phụ trách các mặt nh văn th, lu trữ, y tế, an toàn lao động, BHXH, công tác hành chính, công tác thi đua khen thởng,...

Phòng kế toán: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, đợc thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp tài chính cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh làm cơ sở để Ban giám đốc đa ra các quyết định.

Phòng kỹ thuật: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, đợc thành lập để xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Công ty. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp. Khảo sát sản phẩm mới, t vấn kỹ thuật cho khách hàng.

Phòng vật t: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, đợc thành lập để thực hiện và kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức tiếp nhận vật t, đảm bảo chất lợng của nguyên vật liệu mua về phù hợp với những yêu cầu chất lợng sản phẩm của Công ty .

Kho: là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật t đảm bảo số lợng, chất lợng, quy cách, màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật t đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, mất cắp, lãng phí... Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của Công ty .

Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 21: Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Công ty Cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện thông và in Bu Điện

Phòng kế toán của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện có chức năng và nhiệm vụ: Tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả và mục đích. Khi có các kế hoạch sản xuất, đầu t, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu - chi phải mở sổ sách ghi chép lu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý, năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và các văn bản h- ớng dẫn của Bộ, ngành có liên quan. Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện. Qua đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, cha có hiệu quả.

Kế toán trởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tài sản cố định Kế toán nguyên vật liệu Kế toán tiền l- ơng Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ Kế toán công nợ Thủ quỹ

Do đặc điểm sản xuất, kinh doanh và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc có các cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thạo:

Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà n- ớc, đảm bảo cho hoạt động của Công ty đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc Công ty về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu số B02-DN), Báo cáo lu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN).

Kế toán vốn bằng tiền: là ngời chịu trách nhiệm về các khoản mục nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách; đồng thời phản ánh tình hình tăng, giảm và số d tiền gửi ngân hàng.

Kế toán tài sản cố định: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lợng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty; phản sánh kịp thời giá trị hao mòn của tài sản cố định trong quá trình sử dụng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song; thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ; phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh.

Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Có nhiệm vụ phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lơng và các khoản trích theo lơng, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tợng sử dụng lao động; theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động.

Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện với khách hàng hoặc nhà cung cấp.