2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 21: Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Công ty Cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện thông và in Bu Điện
Phòng kế toán của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện có chức năng và nhiệm vụ: Tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả và mục đích. Khi có các kế hoạch sản xuất, đầu t, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu - chi phải mở sổ sách ghi chép lu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý, năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và các văn bản h- ớng dẫn của Bộ, ngành có liên quan. Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện. Qua đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, cha có hiệu quả.
Kế toán trởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tài sản cố định Kế toán nguyên vật liệu Kế toán tiền l- ơng Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ Kế toán công nợ Thủ quỹ
Do đặc điểm sản xuất, kinh doanh và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc có các cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thạo:
Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà n- ớc, đảm bảo cho hoạt động của Công ty đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc Công ty về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu số B02-DN), Báo cáo lu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN).
Kế toán vốn bằng tiền: là ngời chịu trách nhiệm về các khoản mục nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách; đồng thời phản ánh tình hình tăng, giảm và số d tiền gửi ngân hàng.
Kế toán tài sản cố định: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lợng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty; phản sánh kịp thời giá trị hao mòn của tài sản cố định trong quá trình sử dụng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song; thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ; phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh.
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Có nhiệm vụ phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lơng và các khoản trích theo lơng, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tợng sử dụng lao động; theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động.
Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Đối với các khoản phải trả: Mọi khoản nợ phải trả của Công ty đều phải đợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tợng, từng nghiệp vụ thanh toán. Thanh toán kịp thời, đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây dây da kéo dài thời hạn trả nợ.
- Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tợng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán; trong kế toán chi tiết, kế toán còn phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo thời hạn thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời.
Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, từng phân xởng, phòng ban trong Công ty ; đồng thời, phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà n- ớc và tình hình phân phối kết quả các hoạt động; định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số d trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.
2.1.5 Chế độ kế toán áp dụng
Hiện nay, tại Công ty:
- Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, kỳ kế toán trùng với niên độ kế toán.
- Phơng pháp tính thuế Giá trị gia tăng là phơng pháp khấu trừ.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu đợc hạch toán theo phơng pháp thẻ song song. - Phơng pháp tính giá hàng xuất kho là phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định đợc thực hiện theo phơng pháp đờng thẳng.
- Hình thức kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.
2.1.5.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, đồng thời căn cứ vào quy mô sản xuất; đặc điểm sản xuất, kinh doanh, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý. Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau:
Chứng từ lao động tiền lơng gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lơng (BB), danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền th- ởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD).
Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB), biên bản kiểm kê vật t (sản phẩm, hàng hoá) (BB), thẻ kho (BB), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (HD).
Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn Giá trị gia tăng (BB), phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (BB).
Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng (HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB).
Chứng từ tài sản cố định gồm có: Biên bản giao nhận tài sản cố định (BB), Biên bản thanh lý tài sản cố định (BB), biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành (HD).
2.1.5.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh; trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính. Hiện nay, Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đang sử dụng hệ thống tài khoản bao gồm hầu hết các tài khoản đợc ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các tài khoản đã sửa đổi, bổ sung theo các thông t hớng dẫn đã ban hành. Đồng thời, để đáp
ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp hai, để theo dõi và quản lý.
2.1.5.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách
Hiện nay, Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và phải đợc kế toán trởng duyệt. Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục trong tháng theo số thứ tự đã đợc ghi trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ có tác dụng bảo vệ chứng từ kế toán và định khoản kế toán trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi Sổ Cái.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.1.5.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi
Tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện, hệ thống báo cáo tài chính đợc lập bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN - Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN
2.2 Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện
2.2.1 Hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
Sơ đồ 23: Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm
xã hội
Sổ Cái
TK 621, 622, 627,154
Báo cáo tài chính
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 627, 622, 621 Bảng cân đối Số phát sinh
Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2.2 Đối tợng và phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất
Qui trình công nghệ sản xuất tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện là một qui trình công nghệ hết sức phức tạp bao gồm nhiều bớc kế tiếp nhau theo
một trình tự nhất định. Bán thành phẩm hoàn thành ở bớc trớc là đối tợng sản xuất trực tiếp ở bớc sau, sản phẩm cuối cùng là sản phẩm giao cho khách hàng. Việc sản xuất chủ yếu dựa vào các hợp đồng in ấn ký kết với khách hàng nên chủng loại đa dạng, chu kỳ sản xuất ngắn và xen kẽ. Trong cùng một kỳ hạch toán (năm) công ty có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm theo các đơn đặt hàng khác nhau.
Xuất phát từ các đặc điểm đó, đối tợng hạch toán chi phí đợc xác định là tất cả
các phân xởng sản xuất trong Công ty. Các chi phí để sản xuất các đơn đặt hàng nh: Chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung khi
phát sinh đợc tập hợp chung cho toàn bộ các đơn đặt hàng phát sinh trong kỳ.
2.2.3 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp2.2.3.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 2.2.3.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh. Nguyên vật lỉệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xuất phát từ đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất là sản xuất theo các hợp đồng kinh tế, nên nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại, mẫu mã và số lợng. Mỗi loại nguyên vật liệu đều có vai trò và công dụng khác nhau đối với quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty .
Do sản phẩm chủ yếu của Công ty thuộc lĩnh vực in ấn các ấn phẩm nh: sách, báo, tạp chí, tem nhãn,... nên nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bu Điện đợc phân thành các loại nh sau:
Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chính tại Công ty chiếm tỷ trọng rất lớn từ 80% đến 85% trong tổng chi phí nguyên vật liệu bao gồm ba loại là: Giấy, mực in và bản kẽm.
Giấy Bãi Bằng 60g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 27x39; 42x60; 60x84; 79x109; 65x98; 84x120; 39x54. Giấy Bãi Bằng 70g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 39x54; 84x120; 79x109. Giấy Bãi Bằng 80g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 60x84; 84x120.
Giấy Cút sê 80g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x190. Giấy Cút sê 95g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109. Giấy Cút sê 100g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 42x36; 54x78; 65x86. Giấy Cút sê 120g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 65x86; 79x109. Giấy Cút sê 145g/m2
(đơn vị: Tờ) có khổ: 63x88. Giấy Cút sê 150g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 65x86; 79x109. Giấy Cút sê 200g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 65x86. Giấy Cút sê mát 200g/m2
(đơn vị: Tờ) có khổ: 65x86. Giấy Cút sê 230g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 65x86; 79x109. Giấy Cút sê 300g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109.
Giấy Đúplếch 250g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109. Giấy Đúplếch 270g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109. Giấy Đúplếch 300g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 79x109; 88,9x109. Giấy Đúplếch 350g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 700x85; 79x109. Giấy Đúplếch 450g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 70x109.
Giấy Ofset 70g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 42x60; 60x84; 84x120. Giấy Ofset 80g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 33x65; 60x84; 65x86. Giấy Ofset 82g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 84x120. Giấy Ofset Tân Mai (đơn vị: Tờ) có khổ: 49x65.
Giấy Trờng Xuân 70g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 42x60. Giấy Trờng Xuân 58g/m2
(đơn vị: Tờ) có khổ: 84x120. Giấy Trờng Xuân 60g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109. Giấy khác: Giấy Việt Trì 58g/m2 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 79x109, 84x120; giấy Kritan 250g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109; giấy Britton 230g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109; giấy Pơluya 35g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109; giấy Bìa vàng 100g/m2 (đơn vị: Tờ) có khổ: 79x109; giấy Vạn Điển (đơn vị: Tờ) có khổ: 84x120.
- Mực in, bao gồm các loại sau: Mực xanh tím Việt Nam, mực Nhật đen, mực Nhật đỏ, mực đen Trung Quốc, mực đỏ Trung Quốc, mực vàng Trung Quốc, mực xanh Trung Quốc, mực nhũ vàng, mực Italia màu vàng, mực chống sáng, mực vécni,...
- Bản kẽm, bao gồm các loại sau: Bản Nhật máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 10 trang, bản Trung Quốc máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 4 trang, bản Italia máy 16 trang,...
- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu phụ đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ cũng đợc sử dụng để giúp cho máy móc, thiết bị và các công cụ lao động hoạt động bình thờng. Tại
