2.3. Thực trạng quản lý TBDH ở trường CĐKTKHCNI
2.3.1. Qui định về tổ chức bộ máy quản lý TBDH
BAN CHỦ NHIỆM KHOA
CÁC TỔ MÔN
Các giáo viên, cán bộ phòng
CÁC PHÒNG QUẢN LÝ BAN GIÁM HIỆU
Sơ đồ 8: Phân cấp quản lý TBDH tại Trường CĐKTKTCNI
Để hiểu rõ nhiệm vụ quản lý TBDH và mối liên hệ giữa các cấp như sau:
- Ban giám hiệu: Là cấp quản lý cao nhất của Nhà trường
+ Quyết định mọi hoạt động của QLTBDH của nhà trường và là cấp chịu trách nhiệm cao nhất, mọi mặt trong công tác QLTBDH.
+ Quyết định các chủ trương đầu tư TBDH, duyệt các kế hoạch đầu tư mua sắm.
+ Quyết định ban hành các văn bản quy định về quản lý sử dụng, bảo quản và phát triển TBDH của Nhà trường.
+ Chỉ đạo các cấp dưới trong việc quản lý TBDH.
+ Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị, nhắc nhở, sử lý những vi phạm, những tư tưởng, hành vi cản trở sử dụng, phá hoại TBDH.
- Các phòng liên quan:
+ Tham mưu cho Ban giám hiệu xây dựng kế hoạch đầu tư TBDH cho từng năm học cũng như chiến lược đầu tư lâu dài.
+ Cùng với chuyên gia chuyên ngành của các khoa, thực hiện việc mua sắm trang bị.
+ Phối kết hợp với đơn vị khác trong việc hướng dẫn thủ tục mua sắm, hoàn tất thủ tục.
+ Thay mặt Nhà trường, chỉ đạo thực hiện kế hoạcch trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH của các khoa, trung tâm trong trường.
+ Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các khoa và các cá nhân sử dụng và bảo quản TBDH, phản ánh những vướng mắc, những mặt hạn chế cho Ban Giám hiệu biết và tham mưu điều chỉnh, sử lý kịp thời.
- Các khoa trong trường có nhiệm vụ thay mặt nhà trường quản lý các TBDH thuộc đơn vị được nhà trường giao cho quản lý. Cũng phải lập kế hoạch trang bị của đơn vị, tổ chức thực hiện việc sử dụng hiệu quả, bảo quản tốt các TBDH và đôn đốc, kiểm tra các tổ môn thuộc khoa về quản lý TBDH.
- Các Giáo viên, trưởng phòng TN, Trưởng các xưởng thực hành cũng như các nhân viên với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện việc sử dụng khai thác, bảo quản TBDH được giao cho quản lý.
Các cấp quản lý trên có quan hệ phối kết hợp chặt chẽ với nhau, quản lý tác động hai chiều tạo thành khối thống nhất trong quản lý TBDH của Nhà trường.
2.3.2. Phân tích công tác quản lý TBDH của các đơn vị, cá nhân ở trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp I.
2.3.2.1. Công tác QLTBDH của Ban Giám hiệu.
- Quản lý TBDH bằng các quy chế, quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước thể hiện qua việc quản lý kế hoạch đào tạo, chương trình đào tạo, trong đó có chương trình thí nghiệm, thực hành và yêu cầu TBDH của các khoa để đáp ứng chương trình đó. Thực hiện chế độ chính sách cho cá nhân liên quan đến công tác TBDH.
- Quản lýbằng công cụ tổ chức: Thông qua chức năng tham mưu của phòng Hành chính Quản trị, phòng TCCB-HSSV với việc sắp xếp bộ máy quản lý, xây dựng quan hệ công tác qua việc thực hiện chức năng quản lý TBDH của đội ngũ nhân viên, tham mưu, ở Tổ Quản trị Thiết bị, Tổ Tài vụ và Hội đồng chọn thầu mua sắm TBDH mà chủ tịch hội đồng là Hiệu trưởng.
- Quản lý TBDH bằng các nguồn lực: Huy động và sử dụng các nguồn vốn từ nguồn ngân sách được cấp, vốn tự có, nguồn viện trợ… phục vụ cho
hoạt động trang bị sử dụng bảo quản TBDH. Quản lý nhân lực trực tiếp là đội ngũ chuyên môn tham mưu thông qua lãnh đạo các khoa, các phòng chức năng bằng việc lập kế hoạch, tổ chức chỉ đạo thực hiện, kiểm tra đánh giá các khâu trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH hàng năm.
Từ nội dung quản lý của Ban Giám hiệu đối với công tác TBDH còn những điểm sau là chưa thật hợp lý :
- Chưa có các văn bản hướng dẫn cụ thể nội dung quản lý TBDH, quy định trách nhiệm, quy định chế độ, động viên khen thưởng, quan hệ lề lối làm việc cụ thể đối với hoạt động quản lý TBDH. Chúng tôi nghĩ rằng thực hiện trang bị cho các đơn vị TBDH là vấn đề quan trọng nhưng cần phải nghĩ đến công tác hướng dẫn quy định quan hệ lề lối làm việc, nhằm tránh những ách tắc, gây trở ngại cho công tác sử dụng TBDH của giáo viên và học sinh sinh viên.
- Nhận thức cho rõ hệ thống TBDH là của nhà trường, phải được nhà trường quản lý và sử dụng thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo. Trong nhiều năm do những khó khăn khách quan TBDH chưa đáp ứng được nhu cầu của các khoa trong trường. Nhưng để cải tiến nội dung và đổi mới phương pháp giảng dạy cần phải có những điều kiện nhất định, trong đó không thể thiếu đó là TBDH. Với kinh nghiệm quản lý nhiều năm, qua các đợt tập huấn, các lớp bồi dưỡng ngắn hạn lãnh đạo nhà trường đã chú ý trên hai mặt của công tác quản lý TBDH:
+ Quản lý hành chính nhà nước nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển của TBDH, mặt quản lý này phải tuân theo những quy định của nhà nứớc, của ngành, về QLTBDH chính là quản lý tài sản nhà nước, đảm bảo các chức năng quản lý: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra đánh giá. Quản lý lập kế hoạch hàng năm, kế hoạch tổng thể 5 năm, trong việc trang bị sử
dụng và bảo quản. Quản lý thực hiện công tác mua sắm, sửa chữa tuân theo nguyên tắc chỉ thị của Bộ Tài chính, thông qua Hội đồng mua sắm của trường.
+ Quản lý chuyên môn: Nhằm huy động những tiềm năng vốn có của hệ thống TBDH. Mặt quản lý này liên quan đến” Yếu tố tinh thần” như cơ chế động viên khuyến khích giáo viên, mọi người tăng cường sử dụng và bảo quản TBDH. Hiện nay BGH đã động viên, tạo điều kiện cho các giáo viên có thể sử dụng TBDH hiện đại như máy chiếu đa chức năng, in ấn biểu bảng cũng như xây dựng các phòng học chuẩn có đủ thiết bị nghe nhìn tại chỗ nhằm giúp giáo viên thực hiện đổi mới phương pháp giảng dạy.
2.3.2.2. Công tác QLTBDH của Phòng Hành chính Quản trị.
Được thành lập với hai tổ Hành chính Quản trị và tổ Bảo vệ. Với chức năng tham mưu quản lý cho lãnh đạo nhà trường về các mặt hoạt động giáo dục đào tạo được phân thành các tổ chuyên môn. Trong phạm vi luận văn tôi chỉ giới thiệu về chức năng của bộ phận Quản trị tham mưu cho Nhà trường về quản lý TBDH.
Là đơn vị chức năng của phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho nhà trường về cơ sở vật chất trong đó có TBDH cụ thể là:
- Nhiệm vụ: Bộ phận này phải xem xét với khả năng hiện có của nhà truờng làm thế nào để đáp ứng TBDH cho tất cả các đơn vị, nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất của quá trình dạy học, thực hiện tốt mục tiêu đào tạo của nhà truờng. Cụ thể tham mưu công tác trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH :
+ Lập kế hoạch: Tổ chức việc điều tra cơ bản hàng năm để xác định hiện trạng công tác TBDH, thông qua kiểm kê tài sản hàng năm, thông qua kế hoạch của các khoa, đánh giá mức độ trang bị TBDH so với yêu cầu dạy học của các khoa nói riêng và của nhà trường nói chung. Xác định mức kinh phí cần phải có để tăng cường đầu tư trang bị TBDH cho từng năm học và từng
chu kỳ 5 năm. Xây dựng kế hoạch tăng cường bổ sung, mua sắm, sửa chữa, nâng cao hiệu quả sử dụng TBDH.
+ Về tổ chức chỉ đạo thực hiện:
Tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường trong công tác mua sắm, trình duyệt hội đồng về kế hoạch mua sắm TBDH của nhà trường, thực hiện kế hoạch mua sắm khi có kinh phí.
Giới thiệu cho các khoa những TBDH hiện đại thông qua tài liệu maketting của các đơn vị cung cấp TBDH, trong đó chú ý hướng dẫn sử dụng đúng mục đích, đúng kỹ thuật, tiết kiệm, tránh lãng phí. Phối kết hợp với các khoa chuyên môn thực hiện công tác trang bị TBDH có tính chất đặc thù của ngành chuyên môn.
Sửa chữa và phục hồi TBDH đã xuống cấp, TBDH đã hư hỏng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của các đơn vị.
+ Về kiểm tra đánh giá:
Kiểm tra việc mua sắm TBDH đã ghi trong kế họach, xác định chất lượng của TBDH, lắp đặt và cho vận hành thử trước khi bàn giao cho đơn vị cụ thể quản lý.
Trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý TBDH còn những tồn tại sau:
- Với yêu cầu quản lý TBDH, trên cơ sở các chức năng đã nêu trong chương 1, bộ phận quản lý TBDH của phòng HCQT mới chỉ tham mưu cho lãnh đạo phòng và lãnh đạo trường thực hiện cơ bản công tác trang bị và một phần công tác bảo quản. Việc quản lý về sử dụng TBDH còn hạn chế.
- Các chức năng quản lý sử dụng và một số chức năng nội dụng bảo quản, công tác tự làm TBDH là chưa thực hiện đuợc.
- Số lượng cán bộ chuyên trách về quản lý TBDH còn yếu về số lượng, về kinh nghiệm, nghiệp vụ quản lý vì vậy còn nhiều bất cập:
Thứ nhất: Chưa thật sự nắm được nội dung quản lý TBDH, vì vậy chưa tham mưu tốt công tác quản lý TBDH cho lãnh đạo nhà trường. Quản lý TBDH liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực, mỗi ngành, khoa có đặc thù riêng về thực hành thí nghiệm do đó cần phải nghiên cứu, trong khi đó kinh nghiệm và nghiệp vụ quản lý lại hạn chế.
Thứ hai: Cùng một đối tượng TBDH thậm chí có 3-4 đối tượng quản lý và cấp quản lý. Vấn đề giải quyết thế nào cho hợp lý, khai thác tốt hiệu quả TBDH?
Thứ ba: Vấn đề kết hợp với công tác quản lý TBDH chưa thật sự hợp lý giữa các khoa và phòng chức năng, vì yêu cầu TBDH của các khoa quá lớn, mâu thuẫn với kinh phí được cấp cho đầu tư TBDH quá hạn chế.
Thứ tư: Trình độ ngoại ngữ có hạn chế, đặc biệt các TBDH lại bao gồm các thông số kỹ thuật mang tính chuyên ngành cao, cho nên vấn đề sử dụng, hướng dẫn sử dụng để khai thác hết các chức năng của TBDH là khó khăn.
Trong khi đó TBDH trên thị trường ngày càng đa dạng, phức tạp, hiện đại, cần phải có sự phối kết hợp với chuyên gia các ngành chuyên môn và nắm bắt giá cả thị trường thật tốt mới có thể làm tốt công tác quản lý TBDH.
2.3.2.3. Công tác QLTBDH của phòng Tài chính Kế toán:
Với chức năng tham mưu quản lý trực tiếp ngân sách, phòng Tài chính Kế toán bằng khả năng của mình đã thực hiện các nhiệm vụ quản lý TBDH về mặt quản lý nhà nước như sau:
- Xây dựng, quản lý, hệ thống sổ sách TBDH, quản lý tài sản của nhà trường.
- Tổ chức tiến hành kiểm kê, thanh lý tài sản hàng năm.
- Tham mưu về mặt tài chính cho việc trang bị, sửa chữa, bảo quản TBDH nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu đào tạo nhà trường.
Tình hình kinh phí hàng năm cho công tác TBDH của trường được thể hiện qua số liệu sau:
Hạng mục
kinh phí Năm
Tổng số tiền Mua sắm Trang thiết bị
2002 4,4 Tỷ VNĐ
2003 4,8 Tỷ VNĐ
2004 4,95 Tỷ VNĐ
2005 5,4 Tỷ VNĐ
Bảng 10: Thống kê tình hình kinh phí hàng năm cho công tác TBDH của trường.
Với khả năng kinh phí được cấp, cùng với khai thác kinh phí tự có nhằm tái đầu tư TBDH, phòng TCKT đã thực hiện chức năng tham mưu của mình theo 3 nhiệm vụ trên. Tuy nhiên nếu so sánh mức kinh phí được cấp với kế hoạch kinh phí đề nghị hàng năm cho công tác TBDH là quá thấp, chưa đáp ứng so với yêu cầu.
2.3.2.4. Công tác QLTBDH của các khoa trong trường.
* Ban chủ nhiệm khoa với công tác QLTBDH
- Ban chủ nhiệm khoa, tổ trưởng bộ môn, trợ lý thiết bị, trưởng phòng thí nghiệm, trưởng xưởng thực hành, giáo viên bộ môn, cán bộ chuyên trách với vai trò là chủ thể quản lý. Công tác quản lý TBDH của các đơn vị được thực hiện từ khi thành lập các đơn vị cho đến nay, nhưng mỗi đơn vị quản lý theo cách thức riêng tuỳ theo đặc trưng chuyên môn của đơn vị và từng thời điểm kinh tế xã hội. Sự tham gia của ban chủ nhiệm khoa có khác nhau. Ở thời kỳ kinh tế tập trung bao cấp thì TBDH phụ thuộc vào sự phân phối của nhà trường. Đến thời kỳ kinh tế mở cửa vận hành theo cơ chế thị trường thì ban chủ nhiệm khoa được chủ động hơn trong hoạt động quản lý trang bị sử dụng bảo quản.
Ban chủ nhiệm khoa hầu hết có quá trình công tác lâu năm có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm. Họ đang làm công tác quản lý nhưng không được đào tạo về quản lý dài hạn mà phần lớn thông qua các kỳ bồi dưỡng ngắn hạn, không chính quy.
Ban chủ nhiệm khoa quản lý thông qua các chế định của nhà trường.
Thiết bị dạy học trang bị cho các khoa phải được quản lý chặt chẽ trên tất cả các mặt sử dụng, khai thác, bảo quản. Khoa có trách nhiệm phân công cán bộ chuyên môn chịu trách nhiệm từ khi tiếp nhận, lắp đặt, đưa vào khai thác sử dụng…đảm bảo không để thất thoát tài sản, không để lãng phí, không để tình trạng hư hỏng.
+ Ban chủ nhiệm khoa thực hiện quản lý thông qua tổ chức chỉ đạo bằng kế hoạch của các trưởng phòng TN, trưởng xưởng, trưởng bộ môn.
* Tổ trưởng chuyên môn:
Các khoa đều có các tổ môn, các trưởng tổ môn quản lý trực tiếp chuyên môn trong phạm vi hẹp. Trực tiếp quản lý tham mưu các yếu tố về chuyên
môn đào tạo trong đó có TBDH cuả tổ môn qua chương trình bộ môn đảm nhiệm
* Giáo viên bộ môn:
Giáo viên là người trực tiếp sử dụng và hướng dẫn sử dụng TBDH cho HSSV vì thế vấn đề sử dụng TBDH của họ phải được lưu ý. Trong khi đó ngày càng có nhiều TBDH hiện đại, phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ am hiểu về cấu tạo, nguyên lý làm việc, quy trình vận hành an toàn.
Mặc dù đã có hướng dẫn sử dụng hoặc chuyển giao công nghệ nhưng do trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học, trình độ tự động hoá còn hạn chế đã ảnh hưởng mạnh đến khả năng khai thác TBDH của giáo viên và việc khai thác sẽ trở nên không hiệu quả, gây lãng phí. Có những TBDH được trang bị thuộc loại hiện đại nhưng thực tế hiệu quả khai thác thì gần như bằng không, “ trưng bày cho đẹp, cho hòanh tráng”. Nên chăng Nhà trường cần phải cho dịch tất cả các hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt và tổ chức cho người trực tiếp sử dụng nghiên cứu thực hiện.
Ngoài ra có một số giáo viên ngại sử dụng TBDH trong giảng dạy do việc di chuyển TBDH đến lớp quá cồng kènh, phức tạp, tốn thời gian, dễ hỏng hóc trong vận chuyển, thủ tục mượn TBDH rườm rà, ách tắc cho nên họ đành “dạy chay”
Do chịu ảnh hưởng lối dạy học cũ đã ghi sâu vào nhận thức một số giáo viên nên việc làm cho tất cả giáo viên đổi mới phương pháp dạy học với việc sử dụng các TBDH hiện đại là điều không thể thực hiện một sớm một chiều được.
Vấn đề bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn với đội ngũ giáo viên luôn luôn được chú trọng, đầu tư đúng của lãnh đạo nhà trường, vì thế những năm gần đây đội ngũ đã phát triển về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên việc bồi
dưỡng về kién thức quản lý là hết sức ít ỏi, chỉ có đội ngũ làm lãnh đạo là được tham gia bồi dưỡng còn giáo viên hầu như chưa đựoc bồi dưỡng đặc biêt là quản lý TBDH gần như là không có, mặc dù giáo viên mới là người trực tiếp tiép cận đối tượng quản lý là sinh viên, TBDH. Tuy nhiên để làm tốt công tác quản lý thì giáo viên cần được bồi dưỡng nâng cao thường xuyên nghiệp vụ quản lý nhưng thực tế cũng gặp nhiều khó khăn: Hệ thống TBDH chưa được xác lập một cách đầy đủ, sự hiểu biết về quản lý của giáo viên không đầy đủ tới mức có thể giúp họ phát huy hết vai trò của mình.
* Trợ lý thiết bị khoa:
Là người thực hiện chức năng quản lý TBDH một cách toàn diện về mặt quản lý nhà nước. Có nhiệm vụ tham mưu cho ban chủ nhiệm khoa quản lý các lĩnh vực này về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng, khai thác và bảo quản TBDH. Họ là cầu nối trung gian TBDH với các trưởng phòng TN.
Trưởng xưởng thực hành, kỹ thuật viên với đơn vị quản lý cấp trên đảm bảo công tác tham mưu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo các khoa về trang bị, sử dụng bảo quản TBDH của đơn vị mình chịu trách nhiệm quản lý.
Một số giáo viên được cử làm kiêm nhiệm công tác TBDH còn hạn chế về đầu tư thời gian (vì nhiệm vụ chủ yếu của họ vẫn là giảng dạy), họ chưa thật sự nắm bắt được tình hình cũng như giải quyết tình hình TBDH ở các đơn vị, bố trí TBDH tại các phòng Thí nghiệm, thực hành chưa thật hợp lý. Chưa có được chế độ cụ thể thích ứng với những người là công tác này cho nên trách nhiệm, sự nhiệt tình của họ có phần hạn chế.