c, Chuẩn bị kế hoạch
1.2.4.3 Giai đoạn ba: Giai đoạn sau đàm phán
Sau khi đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí muốn thực hiện những gì đã thoả thuận qua đàm phán. Tuy nhiên cũng cần tỏ rõ là sẽ xem lại các điều đợc thoả thuận. Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và tuần kỳ phải đợc đối chiếu, kiểm điểm với đối phơng. Đồng thời, nên nhớ rằng sự phê bình có tính chất xây dựng, thẳng thắn có thiện chí của đối tác cũng nh các cuộc tranh luận với họ về khả năng lựa chọn các phơng án tối u là rất có ích.
Trên đây là ba giai đoạn của quá trình đàm phán. Muốn việc đàm phán có hiệu quả, cần phải chú ý những vấn đề sau:
* Trong tất cả các khâu, khâu chuẩn bị là quan trọng nhất nên cần chuẩn bị, viết sẵn kế hoạch đàm phán, gọt giũa cách trình bày bài phát biểu
* Trong quá trình đàm phán:
- Thờng xuyên nhắc tới các động cơ đối tác mong đợi, luôn tôn trọng các nhu cầu, nguyệ vọng lòng tự trọng... của đối tác
- Mở đầu và kết thúc là những giai đoạn dễ gây ấn tợng về mặt tâm lý đối với đối tác nên cần có sự chuẩn bị chu đáo
- Nên tìm cách tiếp xúc cá nhân khi có bất kỳ các cơ hội nào, nên tránh sự có mặt của những ngời thiếu quan tâm, hay những ngời ngoài cuộc
- Nên tìm cách thu hút sự chú ý của đối tác bằng cách trình bày ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh đi đờng vòng, nên đi thẳng vào vấn đề
- Cách phát biểu dứt khoát, thể hiện sự tự tin và lạc quan
- Trong từng trờng hợp cần khéo léo thuyết phục đối tác khi có những mâu thuẫn về quan điểm, tránh đặt câu hỏi để đối tác trả lời “không”, cần tạo điều kiện để đối tác trả lời “vâng”
- Tỏ rõ phong thái lịch sự, khen ngợi đối tác một cách đúng mực, khi có điều kiện thì luôn công nhận lẽ phải của đối tác
* Sau khi đàm phán, cần tiếp tục duy trì quan hệ với đối tác và phải ghi lại cuộc đàm phán bằng văn bản để làm cơ sở cho những lần đàm phán tới