- Nên tránh bộc lộ lời nói, thái độ hoặc cử chỉ một cách hấp tấp, cứng rắng hay kiểu cách. Ngời Nhật tỏ ra không a những điệu bộ hung hăng. Bạn có thể nhận thấy rằng đối tác của bạn luôn nói năng và c xử mềm mỏng. Thực tế không phải vì họ yếu về chuyên môn mà bởi họ đánh giá cao những phẩm chất đợc coi là gắn liền với một tính cách nh vậy và vì họ luôn đợc coi là có sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một số ngời Nhật đặc biệt là những ngời lớn tuổi, có thể nhắm mắt trong buổi chuyện trò. Điều đó không có nghĩa là họ ngủ gật hay chán nản, đúng hơn là họ đang suy ngẫm về những điều mà cuộc nói chuyện đang đề cập.
- Ngời Nhật thờng tránh kéo dài một cử chỉ giao tiếp qua ánh mắt vì nó bị coi là một sự hăm doạ. Những ngời ở địa vị thấp hơn thờng ít khi nhin thẳng vào ngời nói, họ giữ điểm nhìn thấp xuống trong khi cúi nhẹ ngời về phía trớc để tỏ sự kính trọng. Ngời phơng Tây không nên cho rằng cử chỉ ấy là bao hàm sự thiếu tin tởng và thành thật.
* Về ngôn ngữ thể hiện:
- Một điều đặc biệt khó khăn đối với một ngời nớc ngoài khi giao tiếp với ngời Nhật đó là lĩnh hội đợc cả Honne và Tatemae trong câu nói. Cách tốt nhất để đối phó trong trờng này là hãy hỏi thêm để hiểu đợc chính xác hơn ý kiến thực của họ về vấn đề đó. Hãy nhớ là hỏi những câu hỏi không mang tính xúc phạm và ở chừng mực nào đó mang tính gián tiếp để tránh gây ra bất cứ sự khó chịu vào cho đối tác ngời Nhật của bạn.
* Ngời Nhật không mặc cả nhiều về giá cả các điều khoản khác nh những láng giềng châu á của họ. Song bạn không nên ngợng bộ quá nhanh khiến họ phải nghi ngờ về sự trung thực trong đề nghị ban đầu của bạn. Nếu hoàn cảnh cho phép, hãy chờ họ có bớc nhợng bộ trớc. Bạn sẽ nhận thấy rằng họ chỉ giải quyết mỗi lần một vấn đề hơn là đa tất cả các vấn đề để tranh luận trong cùng
một cuộc gặp. Bạn hãy chấp nhận một chiến lợc tơng tự khi cuộc đàm phán tạm thời bế tắc, đừng bao giờ ngửa tất cả các quân baì ra ngay lập tức.
- Đừng cố tìm cách lấp chỗ trống trong câu chuyện. Sự im lặng thờng có nghĩa là họ đang suy ngẫm nghiêm túc về vấn đề đang bàn đến. Ngời Nhật hiếm khi thẳng thừng nói “không”. Những cách diễn đạt sự từ chối thờng dùng là:
- “Việc ấy khó quá.”
- “Chúng tôi muốn, nhng...” - “Tôi sẽ suy nghĩ về việc này.” - “Tôi không dám chắc”...
Nếu bạn định nói “không”, bạn nên nói vòng vo kiểu nh thế để tránh sự đối đầu và xúc phạm đến đối tác của bạn. đừng bao giờ nói toạc ra là “không”, làm đối tác của bạn mất mặt. Theo lối nh bậy, ngời Nhật hiếm khi bày tỏ thành thực ý kiến của mình vì sự ngay thẳng có thể là bất tiện và gây mâu thuẫn. Họ thờng nói loanh quanh một cách tế nhị nh trên. Bạn chớ nên đối đầu trực tiếp hay đặt họ vào tình thế khó xử.
Ngời Nhật cũng có thể nói “vâng” với một ý tứ khác. Chữ “Hai” trong tiếng Nhật nghĩa là “vâng” là một từ thờng đợc dùng trong các cuộc nói chuyện với ý là “Vâng, tôi đang nghe đây”, hay “Vâng, tôi hiểu”. Tốt nhất là hãy nghe câu trả lời đầy đủ trớc khi cho rằng họ muốn nói gì. Ngời ngoại quốc nên cẩn thận phân biệt giữa tiếng cời vui vẻ với cái cời căng thẳng. Thờng thì, tốt nhất là nên căn cứ vào hoàn cảnh của buổi gặp hau mối quan hệ. Bất cứ lúc nào bạn thấy họ cời có vẻ không hợp với hoàn cảnh, không đúng lúc thì cái cời ấy có thể là che đậy một sự khó chịu nào đó về chủ đề câu chuyện hay tình huống.
Ngời Nhật thờng có một điệu bộ nghiêng đầu và ầm ừ trong cổ họng. Đó là lúc họ cảm thấy bất tiện. Và đó là tình huống mà họ thờng sẽ nói “không” một cách gián tiếp theo các cách đã dẫn ở trên. Cái cời căng thẳng hay bối rối cũng
báo hiệu có khó khăn. Ngời Nhật cũng ra dấu “không” bằng cách đa bàn tay ngang mặt vẫy vẫy.
* Về vấn đề chữ “tín” trong đàm phán: Ngời Nhật thờng dựa vào lời cam kết hơn là một bản hợp đồng bằng văn bản. Họ quen có trách nhiệm với lời nói của mình, một số ngời thậm chí có thể thấy bị xúc phạm khi một ngời ngoại quốc cứ khăng khăng đòi phải có một hợp đồng bằng văn bản. Nói chung, hầu hết các công ty lớn của Nhật bản đều có kinh nghiệm trên thơng trờng quốc tế và đều biết phải có văn bản về mọi điều khoản và các thoả thuận. Nếu ngời đàm phán hay phía công ty Nhật tỏ ra miễn cỡng hay chậm thảo hợp đồng, bạn hãy lịch sự giải thích cho họ biết rằng đó là cách thức của công ty bạn, là những thủ tục tiêu chuẩn để chi tiết hoá các điều khoản nhất định, và rằng nó không hề ảnh hởng đến uy tín của công ty Nhật. Đó cũng là cách tốt nhất để cho thấy rằng các hợp đồng viết sẽ bảo vệ cho cả phía Nhật.
* Phần lớn ngời Nhật không quen giao dịch với phụ nữ trong kinh doanh. Khi việc buôn bán quốc tế tăng lên, các mối quan hệ làm ăn giữa đàn ông Nhật với phụ nữ không phải là ngời Nhật cũng tăng lên, thờng xuyên hơn, song họ vẫn không đợc coi trọng. Nếu bạn là một phụ nữ nớc ngoài, ngời Nhật có thể thấy khó thích ứng trong quan hệ giao dịch với bgạn. Bạn đừng lấy thế làm một điều khó chịu. Hãy cố tránh những tình huống hay những mâu thuẫn có thể khiến đối tác của bạn khó xử. Bằng lòng kiên nhẫn và sự lịch thiệp, bạn sẽ dần dần chiếm đợc cảm tình và thực hiện đợc công việc, nhng không nên mong rằng có thể xây dựng quan hệ gần gũi hơn với họ. Cũng nh ở mọi nền văn hoá, giữa ngời Nhật với nhau cũng có nhiều sự khác biệt. Một số, đặc biệt là lớp trẻ, có thể thích làm ăn với bạn hơn là với những đồng nghiệp có tuổi của họ.
* Về cách diễn giải một vấn đề:
-Khi điều kiện cho phép, hãy viết sẵn những thông tin về công ty bạn cũng nh những đề xuất của bạn vào lúc bắt đầu cuộc gặp hay trớc đó. Ngời Nhật thiên
về tính nguyên tắc và rất có ấn tơng với những trình bày và minh hoạ rõ ràng, mang tính chuyên môn. Nếu các văn bản của bạn viết bằng tiếng Anh thì đối tác ngời Nhật của bạn sẽ có cơ hội xem xét một cách đầy đủ sau đó bằng khả năng Anh ngữ riêng của họ. Ngời Nhật có xu hớng hiểu tiếng Anh viết hơn là tiếng Anh nói. Nhng bạn cũng nên chuẩn bị một tài liệu đã dịch sang tiếng Nhật sao cho các ý kiến của bạn đợc trình bày rõ ràng, khúc chiết.
- Trong đàm phán với các thơng nhân Nhật, nên tránh bàn về các vấn đề nh: tôn giáo, chính trị, những khuyết điểm hay nhợc điểm của khách hàng mà khi vừa gặp ta đã nhận ra.
- Đối với ngời Nhật, giọng nói cũng có thể tợng trng cho tính cách và khí chất con ngời. Trong khi phát biểu ta phải nói một cách mạch lạc, rõ ràng, dõng dạc, đàng hoàng, dứt khoát và phù hợp với không khí đàm phán tránh hiểu nhầm, tăng độ truyền tải thông tin, tăng niềm tin của khách và tính chân thực của sự việc nhằm nâng cao hiệu quả thuyết phục.
- T duy ngời Nhật là hết sức cụ thể và chính xác nên khi nêu vấn đè cũng nh khi đặt một câu hỏi với đối tác, cần phải nêu một cách cụ thể, có sự hỗ trợ của các số liệu thực tế.
- Không nên cắt ngang câu chuyện của đối tác ngời Nhật. Trờng hợp đã lỡ cắt ngang lời nói của đối tác Nhật bản thì thông thờng họ sẽ lịch sự mời ta nói trớc rồi sau đó họ mới nói sau để biểu lộ sự tôn trọng khách hàng.
- Khi nhận đợc một câu hỏi, không nên hấp tấp trả lời ngay mà cần để mình có thời gian suy nghĩ. Nếu ta vừa trả lời xong mà sau đó lại sửa câu trả lời hoặc không đảm bảo sự nhất quán của các câu trả lời thì ngời Nhật sẽ nghi ngờ tính chân thự của ta và của các thông tin đa ra trong quá trình đàm phán. Ngoài ra, đối tác Nhật bản thờng yêu cầu ta trả lời thẳng vào một vấn đề. Nếu thấy cần thiết, ta có thể lảng tránh bằng các kỹ xảo nh viện lý do tài liệu cha đủ, phớt lờ, đặt các câu hỏi khác đánh lạc hớng chú ý của đối phơng...
* Về vấn đề phiên dịch: Phần lớn các công ty Nhật đã từng giao dịch với các công ty nớc ngoài đều có thể đàm phán bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, khi đàm phán về những vấn đề phức tạp thì nên sử dụng phiên dịch để tránh những hiểu lầm. Nhìn chung, trình độ tiếng Anh của ngời Nhật không cao. Điều này là do hệ thống chữ viết của Nhật là chữ tợng hình, cách phát âm cũng đơn giản... gây nên những khó khăn trong việc học ngoại ngữ. Khi đàm phán bằng các ngôn ngữ khác tiếng Anh thì việc sử dụng phiên dịch là một điều cần thiết mặc dù một số công ty thơng mại có thể có trình độ ngoại ngữ chuyên ngành đủ để đàm phán.
* Về tính kiên nhẫn của ngời Nhật trong đàm phán: Đa phần ngời Nhật có thể nhợng bộ vào phút cuối cùng. Họ có đủ kiên nhẫn để chờ đợi sự nhợng bộ tr- ớc của đối tác. Nhiều khi, bản hợp đồng đợc ký ngay khi đối tác nớc ngoài bớc chân lên máy bay rời Nhật bản. Đây là một phong cách khá “khó chịu” đặc biệt là với các doanh nghiệp Phơng Tây, những ngời vốn hay nóng ruột, muốn ký đ- ợc hợp đồng càng sớm càng tốt.
Giai đoạn 3: Giai đoạn sau khi đàm phán