b, Sự khác biệt về văn hoá kinh doanh
2.2.2.1 Vai trò của các yếu tố văn hoá kinh doanh tơng đồng
a, Sự tơng đồng trong nhận thức về cấu trúc xã hội
Chúng ta đã từng phân tích tính tơng đồng về một xã hội coi trọng tôn ti thứ bậc giữa Việt nam và Nhật bản. Trong Tiếng Nhật, ngời ta gọi đó là Tate Shakai, trực dịch là xã hội chiều dọc, hay xã hội tầng bậc. Nhiều khi khái niệm còn đợc dịch là quan hệ Oyabun - Kobun . Đây là cụm từ chỉ khái niệm quan hệ thầy trò, và sau này nó đợc dùng để chỉ quan hệ chủ thợ. Ngời chủ, lúc đầu là ngời dạy việc cho thợ, là thầy. Trong các công ty Nhật, hiện nay, ngời thợ cả, ngời dạy việc vẫn là ngời rất có uy tín, nói một câu bằng mấy câu của ngời khác. Một kiểu quan hệ tầng bậc khác là quan hệ Senpai - Kohai, hàm ý nhấn mạnh tới yếu tố thâm niên trong các cách c xử. Ngời có thâm niên cao hơn đơng nhiên sẽ đợc nể trọng hơn những ngời có thâm niên thấp. Những quan niệm này, xét cả từ góc độ các doanh nghiệp Việt nam và Nhật bản, đều có ảnh hởng mạnh tới giao dịch đàm phán thơng mại. Nhìn chung, quan hệ giao tiếp đàm phán luôn luôn phải tính tới các quan hệ thứ bậc. Trong giao tiếp hàng ngày, quan hệ thứ bậc do các yếu tố tuổi tác, địa vị, trình độ học vấn, giới tính... chi phối. Trong đàm phán thơng mại, yếu tố chi phối quan hệ thứ bậc là tầm cỡ của công ty, uy tín của công ty, uy tín của nhà đàm phán, hay uy tín của phái đoàn đàm phán. Điều này thể hiện ra ở một số điểm sau:
- Ngời mua là ngời có quyền đòi hỏi, khách hàng là “thợng đế”, và ngời bán phải có thái độ chiều lòng ngời mua.
- Ngời Nhật thờng gặp khó khăn khi đàm phán hay điều chỉnh công việc với những ngời nớc ngoài có vẻ trẻ hơn, và ít kinh nghiệm hơn. Đồng thời, đối tác nớc ngoài sẽ không gây đợc thiện cảm nếu hớng toàn bộ sự chú ý về phía thành viên nói tiếng Anh trong nhóm ngời Nhật, hay ngời phiên dịch, vì lẽ ngời
đó có thể là trẻ tuổi, và không có ảnh hởng gì trong việc ra quyết định, Nếu bạn không chú ý tới ngời ra quyết định trong nhóm ấy, bạn sẽ coi nh xúc phạm cả nhóm ấy. Ngời Việt nam nhìn chung không quá chú trọng tới vấn đề này, song trong chừng mực nhất định yếu tố này có thể ảnh hởng tới hiệu quả của đàm phán.
- Phần lớn ngời Nhật bản không quen giao dịch với phụ nữ trong kinh doanh. Nếu bạn là phụ nữ nớc ngoài, có thể ngời Nhật thấy khó thích ứng trong quan hệ giao dịch với bạn.
- Các công ty lớn, nổi tiếng hơn thờng có thế mạnh trong đàm phán thơng mại quốc tế, và đơng nhiên sẽ có quyền ra nhiều yêu sách hơn đối với bên kia...
b, Tinh thần đoàn kết
Trong tiếng Nhật có một khái niệm tơng tự nh khái niệm “đồng bào” của Việt nam là “Amae” có nghĩa là đùm bọc lẫn nhau, tơng thân tơng ái. Trong giao tiếp hàng ngay, biểu hiện của Amae là những điểm tơng đồng mà chúng ta đã phân tích ở trên: sự tế nhị, nhạy cảm, khiêm tốn và hoà nhã trong giao tiếp, thái độ thân thiện giữa những ngời Nhật với nhau, sự dè chừng với ngời nớc ngoài song vẫn hết sức tôn trọng ngời đối thoại... Amae biểu hiện mạnh nhất trong các mối quan hệ gia đình, cộng đồng, công ty. Chính vì Amae àm ngời ta thờng hay nói đến một kiểu hình mẫu công ty kiểu Nhật, hình thức công ty nơi mọi ngời coi nhau nh thành viên trong một gia đình (chúng ta đã phân tích ở phần trên). Amae là một bản sắc văn hoá có cái gì đó gần giống cái nếp “ăn trông nồi, ngồi trông hớng”, để khỏi “đợc lòng ta xót xa lòng ngời” của văn hoá Việt nam.Vai trò của yếu tố văn hoá này đối với đàm phán thơng mại giữa hai n- ớc đợc thể hiện thông qua một vài đặc điểm sau:
- Trong đàm phán, thờng ngời Nhật bao giờ cũng có giai đoạn xã giao làm quen, bày tỏ mong muốn hiểu biết lẫn nhau, quan hệ làm ăn lâu dìa, chứ cha đi thẳng vào việc nh ngời phơng Tây. Gần nh đã thành một công thức đàm phán
kiểu Nhật, đó là đàm phán theo bốn giai đoạn: (1) giai đoạn mào đầu, làm quen; (2) giai đoạn vào việc trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau; (3) giai đoạn thuyết phục; (4) giai đoạn thoả thuận, ký kết. Cuộc gặp gỡ đầu tiên thơng chỉ để đặt quan hệ nên bạn chớ ngạc nhiên nếu đối tác Nhật bản dẫn nhiều ngời đến cùng một lúc. Câu chuyện ban đầu thờng nhẹ nhàng với những nhận xét về thời tiết, về chuyến bay của bạn, một vài điều bạn thu nhận đợc từ khi tới Nhật. Những câu hỏi chung về nơi ở, những điều hấp dẫn của xứ sở, sinh hoạt và học tập của con cai, thể thao, du lịch, văn hoá nghệ thuật... luôn luôn phù hợp. Dần dần, khi đã hiểu biết nhau hơn, bạn có thể tự quyết định nói về những chủ đề gì. Đối với các doanh nghiệp Việt nam, giai đoạn làm quen cũng là hết sức quan trọng. Cái ấn t- ợng đầu tiên khi gặp gỡ có thể quyết định thái độ và hành vi ứng xử với đối tác trong giai đoạn sau này.
Ngay trong giao tiếp hàng ngày, ngời Nhật cũng không vào đề thẳng. Một ngời Nhật sang hàng xóm mợn một cái xẻng, trớc khi đi vào chủ đề chính anh ta phải bắt đầu bằng hàng loạt các chuyện khác. Một vài nhà triết học ngôn ngữ phơng Tây đã sử dụng thực tế văn hoá này thuyết minh về “phép t duy hình xoắn ốc của ngời phơng Đông” do họ xây dựng.
- Trong giao tiếp thơng mại, đúng là ngời mua hay có cái lợi thế của “th- ợng đế” đợc tự do lựa chọn chất lợng và giá cả hàng hoá, dịch vụ theo nh mong muốn. Nhng bên cạnh cái tự do ấy, là ý thức về Amae, ý thức về trách nhiệm ngầm phải xem xét quyền lợi, lợi nhuận mà ngời bán xứng đáng đợc hởng. Đàm phán thơng mại theo phong cách Amae Nhật bản vì thế về nguyên tắc, không mang màu sắc sát phạt nhau bằng mọi cách.
- Cả ngời Nhật và ngời Việt đều đề cao tầm quan trọng của việc tạo dựng các mối quan hệ lâu dài, qua đó xây đắp sự tin tởng lẫn nhau. Tuy vậy, giữa những ngời Nhật với nhau, có thể rất thân thiện, song khi bạn là đối tác ngời nớc ngoài có quan hệ làm ăn với Nhật, bạn nên nhớ rằng đối với họ, bạn chỉ là một
“gaijin” - tức là một ngời ngoại quốc. Cho dù bạn có cố gắng tạo dựng mối quan hệ đến đâu đi nữa sẽ rất khó khăn, nếu không muốn nói là không thể đợc để gia nhập một nhóm ngời Nhật thân thiết với nhau. Nhng những ngời nớc ngoài đừng để thực tế ấy ngăn cản các quan hệ làm ăn, đơn giản là nên nhận biết rằng quan niệm về một quan hệ gần gũi hơn trong công việc sẽ càng mang thêm nhiều tính nghi thức hơn ở Nhật bản.
c, Coi trọng các giải pháp "hoà bình"
Wa, trong tiếng Nhật có nghĩa là “hoà”. Cũng nh Amae, Wa là một giá trị văn hoá đợc đánh giá cao trong một xã hội đất chật ngời đông nh xã hội Nhật. Ngời ta đánh giá cao sự hoà hợp, có khi là nín nhịn, theo kiểu cốt sao cho kín trên bền dới, vui vẻ từ trong gia đinh: “Chồng giận thì vợ làm lành; Miệng cời tủm tỉm rằng: Anh giận gì ?”, đến khi ra ngoài xã hội: “Lời nói chẳng mất tiền mua; Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, thậm chí trong xung đột ý kiến: “Một câu nhịn là chín câu lành” nh trong xã hội văn hoá Việt nam. Vai trò của Wa trong đàm phán thơng mại quốc tế thể hiện ở những điểm sau:
- Để giữ Wa, trong giao tiếp đàm phán, ngời Nhật rất ngại từ chối thẳng. Ngời Nhật có tới 16 cách khớc không dùng chữ “không” mà vẫn có nghĩa rằng không (John Graham & Yoshihiro Sano, 1993) nh:
+ Tôi sẽ kiểm tra lại và sẽ cố gắng hết sức. (I will check it and do whatever I can)
+ Tôi sẽ cố gắng hết sức sau khi trao đổi với sếp của tôi. (I will do my best after discussing with my senior executive)
+ Tôi sẽ suy nghĩ về vấn đề này. (I will think about it)
+ Tôi sẽ xử lý vấn đề này bằng hết khả năng của mình. (I will handle it the best I can)...
- Trong giao tiếp đàm phán, ý thức về Wa của ngời Nhật khiến cho các nhà đàm phán phơng Tây thờng hay than phiền về sự khó khăn trong thu nhận thông tin phản hồi sau đàm phán từ phía Nhật. Đối với các vấn đề lớn, phía Nhật chỉ phản hồi cho đối phơng sau khi vấn đề đã đợc bàn bạc, thống nhất thoải mái trong nội bộ của họ. Sự đồng lòng, nhất chí này đợc thiến hành theo một thể thức gọi là “ringi seido”. Một “ringishoo” là kiến nghị bằng văn bản đợc thông qua từng cấp một từ dới lên. Đợc sử dụng chủ yếu khi ra các quyết định quan trong, hệ thống “ringi” này rất tốn thời gian vì mỗi ngời xem xét lại có thể sẽ tiến hành thẩm tra và phân tích kỹ lỡng những điều khoản ghi trong trong bản đề nghị. Đối với ngời phơng Tây, việc lâu nhận đợc phản hồi từ đối tác là đồng nghĩa với sự từ chối, và điều đó gây phiền phức cho họ. Tuy nhiên, họ cũng nên cố gắng hiểu vấn đề này từ góc độ cảu ngời Nhật, những ngời luôn chú ý đến sự đồng lòng, nhất trí và ra quyết định theo lối tập thể. Hệ thống “ringi” bảo đảm rằng tất cả các cấp thẩm quyền đều chấp nhận một đề nghị nào đó. Kết quả là: mỗi một “ringi” đều giành đợc 100% sự nhất trí. Các quyết định hiếm khi bị thay đổi trừ phi có những thay đổi căn bản về nguyên tắc và điều kiện.
Có một cái gì gần nh là: “Vạn sự khởi đầu nan” trong quan hệ giao tiếp đàm phán với ngời Nhật. Một khi đã có quan hệ bạn hàng, ngời Nhật muốn có Nagai TsukiAi (tức một mối quan hệ làm ăn lâu dài). Vì vậy, giao tiếp với ngời Nhật đợc coi nh cả một nghệ thuật. Phải hiểu họ, và đất nớc của họ mới đảm bảo thành công cho cuộc đàm phán.
Ngời Việt nam cũng rất coi trọng việc thể hiện thái độ ôn hoà, sự mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài với các đối tác. Các quyết định trong đàm phán nhiều khi không có sự cân nhắc kỹ lỡng nh của ngời Nhật, song phải đạt đợc sự thống nhất của đại đa số những ngời có quyền góp ý. Các nhà đàm phán Việt nam chuyên nghiệp cũng rất tế nhị, ôn hoà trong cách nói năng, để thể hiện thiện chí đồng thời cũng không dễ bị khuất phục trớc đối tác.
d, Sự khiêm tốn và khéo léo trong cách ăn nói
Nh chúng ta đã từng phân tích, cả ngời Việt nam và Nhật bản đều đánh giá cao sự hoà hợp và hết sức tôn trọng đối tác. Đặc biệt, trong trờng hợp của các đối tác ngời Nhật, nhiều khi nhà đàm phán quốc tế dù là sành sỏi khi đứng trớc sự chân thành của ngời Nhật cũng vẫn phải tự đặt câu hỏi: Đây là sự chân thành hay chỉ là bức màn khói (Diana Rowland,1985), và đâu là Honne (“bản gốc”, tức sự thật bên trong) và đâu là Tatemae (“tấm dựng bên ngoài”, tức sự thật bên ngoài). Trong giao tiếp với ngời Nhật, nếu chỉ bám vào Tatemae mà thôi thì không đủ vì cái chính ta cần là Honne của cuộc giao tiếp đàm phán. Trong khi đàm phán với ngời Nhật, không phải bao giờ họ cũng nói điều mà họ định nói. Nếu một ngời Nhật nói đại loại rằng: “Tôi làm việc ở công ty nhỏ và tôi có thể không đủ sức đáp ứng đề nghị của ông” thì câu nói đó có thể không có nghĩa nh vậy. Theo truyền thống, ngời Nhật thờng hạ mình để tỏ ra lịch sự. Chúng ta đã từng phân tích tính khiêm tốn, hoà nãh trong giao tiếp của ngời Nhật. Do đó, để hiểu một cách chính xác những gì một ngời Nhật nói, bạn cần biết những điều cơ bản về ngời đàm phán và công ty của anh ta. Trong thực tế, nh câu nói trên có thể anh ta nói với bạn rằng anh ta không muốn đáp ứng đề nghị của bạn. Ngời Nhật thờng có thói quen chỉ nói những gì mà ngời khác thích nghe. Chẳng hạn nh họ nói: “Rẽ qua nhà tôi chơi bất kỳ lúc nào cũng đợc” (Please drop by my house anytime). Liệu một lời mời cửa miệng này có thật là lời mời không ? Thật ra, nó có cai gì đấy gần giống với cách nói: “Ông/Bà/Anh/Chị đi đâu đấy ?” của ngời Việt nam. Khi phát ngôn, ngời nói quan tâm đến hình thức hơn là nội dung phát ngôn.
Nh vậy, không thể căn cứ vào nghĩa đen của các câu nói, nghĩa là không thể căn cứ vào cái vỏ ngôn ngữ đợc trình bày, đợc bộc lộ nh một Tatemae. để xử lý các thông tin trong các tình huống giao tiếp. Cách phát ngôn kiểu này có nguồn gốc từ sự khiêm nhờng, sự tôn trong ngời đối thoại, và sự phong phú về ngôn ngữ của văn hoá Việt nam và Nhật bản. Chúng rất dễ gây hiểu lầm, nhất là
khi ngời nghe là ngời phơng Tây, những ngời có cách giao tiếp văn hoá khác hẳn, những ngời có thể có lối phát ngôn theo kiểu: “Tôi làm việc tại một công ty rất lớn và nổi tiếng”...