Nhiều khi ấn tợng ban đầu khi tiếp xúc là vô cùng quan trọng để giữ mối quan hệ lâu dài với đối tác. Các ấn tợng ban đầu ấy có thể đựợc tạo ra qua các phong cách của nhà đàm phán nh:
* Đến đúng giờ: Ngời Nhật rất coi trọng sự đúng hẹn. Họ là những ngời biết quý thời gian. Họ đồng nhất việc không đến đúng hẹn của đối tác là một hành vi không tôn trọng họ và do đó cuộc đàm phán có thể sẽ gặp phải thất bại. Tuy nhiên, trong trờng hợp bạn hàng Nhật đến muộn, ta nên lợi dụng điều đó để chiếm u thế. Có thể có các cách c xử nh: coi nh không có chuyện gì xảy ra, song khi đối phơng nói lời cáo lỗi thì chuyển ngay chủ đề sang việc chính. Cho dù đối phơng có đa ra lời giải thích nào về việc tới muộn thì cũng có thể cời dửng dng... Từ đó sẽ đẩy đối phơng vào trạng thái bất an, và thế chủ động sẽ thuộc về phía bạn. Thậm chi, có những nhà đam phán cố tình tới sớm một chút, để khi đối ph- ơng đến đúng giờ, họ lại nói với anh ta: “Tôi chờ anh đã lâu rồi”, nhằm tạo tâm lý bất an cho đối phơng.
* Về cách giới thiệu: Ngời Nhật sẽ rất hài lòng nếu bạn bỏ thời gian học lấy một đôi câu tiếng Nhật. Trong tiếng Nhật, mọi âm tiết đợc phát âm đúng nh cách viết. Một câu chào cửa miệng hay dùng là: “Hajimemashite. Watakushi no
namae wa A desu. Dozo yoroshiku”. Có nghĩa là: “Rất vui đợc gặp bạn lần đầu tiên. Tên tôi là A. Mong bạn cảm thấy hài lòng khi gặp tôi.” Những câu giới thiệu cần đồng thời với động tác cúi đầu và đa danh thiếp của bạn ra. Mọi ngời nên đợc giới thiệu theo thứ tự tuổi tác hoặc cấp bậc từ trên xuống.
* Về cách đa danh thiếp: Tại Nhật, không chỉ trong các cuộc đàm phán, mà khi gặp bất kỳ một ngời nào lần đầu tiên, hành động đầu tiên là rút một meishi (danh thiếp), trao cho ngời đối thoại. Việc đa danh thiếp thực tế là một sự nhìn nhận danh tính của mỗi ngời. Danh thiếp là rất quan trọng. Bạn nên có các tấm danh thiếp đợc in hai mặt bằng hai thứ tiếng Nhật và Anh. Nhiều khách sạn ở Tôkyô và các thành phố lớn khác có thể giúp bạn làm các tấm danh thiếp nh vậy. Tại Nhật, danh thiếp đợc đa bằng cả hai tay và ngời nhận cũng làm nh thế. Khi đa, chú ý là chữ trên tấm danh thiếp phải thuận chiều cho gnời nhận đọc. Điều này rất đáng lu ý nếu tấm danh thiếp sử dụng loại chữ tợng hình Trung quốc. Lối chữ này, theo truyền thống, đợc viết theo thứ tự từ phải qua trái và đọc từ trên xuống. Vậy bạn phải đa sao cho chữ in trên mặt danh thiếp thuận chiều đọc với ngời nhận. Một số thơng nhân Nhật bản lại dùng loại danh thiếp in theo chiều đứng, nghĩa là dọc chứ không ngang nh bình thờng. Nên đề nghị nhân viên khách sạn hay đồng nghiệp của bạn hớng dẫn thêm trớc cuộc gặp. Khi bạn nhận đợc một tấm danh thiếp, bạn hãy đọc một cách cẩn thận và chậm rãi để biểu thị lòng kính trọng với ngời đa. Khi đọc xong, bạn nên đặt tấm danh thiếp trên bàn trớc mặt bạn để có thể xem đến trong suốt buổi gặp. Đừng bao giờ bỏ ngay tấm danh thiếp vào túi sau khi nhận.
* Về cách chào hỏi: Ngời Nhật coi việc cúi chào là một nghệ thuật. Khi cúi chào, bạn phải giữ hai tay buông thẳng dọc theo ngời, đầu và thân ngời cùng cúi và mắt luôn nhìn thẳng xuống đất. Hãy nhớ không bao giờ cúi chào mà tay đút túi. Ngời ít tuổi hay địa vị thấp hơn bao giờ cũng chào trớc và cúi ngời thấp hơn. Nếu trớc mặt bạn là một ngời cùng cấp bậc chuyên môn với bạn, có thể cúi gập ngời cùng mức độ nh ngời ấy mặc dù ngời ấy có thể lớn tuổi hơn bạn. Nếu
không phải là ngời Nhật, sẽ rất khó thành thạo nghi thức này trừ phi đã nghiên cứu cẩn thận. Ngời Nhật hiểu điều này và họ không đòi hỏi ngời nớc ngoài phải cúi đầu khi chào. Tốt nhất là không nên cố bắt chớc trừ phi bạn đã tìm hiểu nghi thức này đến nơi đến chốn, bởi vì thiện ý của bạn có thể đa đến một động tác cúi chào không đúgn làm phiền ngời khác. Đối với cả đàn ông và phụ nữ ngời nớc ngoài, trong hầu hết các tình huống, chỉ cần cúi nhẹ đầu và hai vai là đủ để tỏ lòng kính trọng một cách tơng xứng. Đôi khi ngời Nhật cũng bắt tay sau khi cúi chào để chiều theo thị hiếu phơng Tây. Bạn hãy nhớ bắt tay họ một cách nhẹ nhàng và đừng đánh giá họ qua cách họ nắm tay bạn.
* Về cách bố trí chỗ ngồi: Ngời Nhật khá coi trọng việc bố trí chỗ ngồi trong cuộc đàm phán tuỳ theo cấp bậc, cơng vị cũng nh vai trò của ngời tham gia đàm phán. Nên tìm cách ngồi gần đối phơng nhất là những ngời quan trọng trong việc ra các quyết định nhằm tranh thủ tình cảm và tăng khả năng truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc quan sát ban đầu có thể giúp đa ra các sự đoán về tâm trạng và tâm lý đối phơng.