Tiếp xúc ban đầu trớc khi đàm phán là bớc chuẩn bị đầu tiên đợc tiến hành trớc khi thực sự đi vào đàm phán trực tiếp. Đây là giai đoạn bắt buộc phải có, đặc biệt với các đối tác Nhật bản.
Khi bắt đầu tiếp cận bạn cần phải nhớ rằng việc một công ty Nhật không trả lời lại đề nghị ban đầu của bạn không nhất thiết là dấu hiệu rằng công ty đó không quan tâm tới đề nghị này. Các công ty Nhật thờng tổ chức theo kiểu phân quyền, vì thế các quyết định về những dự án lớn thờng mất nhiều thời gian và việc trả lời có thể bị trì hoãn. Trong trờng hợp này, bạn cần phải tìm đợc cách thức tiếp cận thích hợp và tìm thời cơ để nhắc lại đề nghị của mình
Để đảm bảo cho việc đàm phán đợc diễn ra suôn sẻ, bạn nên tự giới thiệu mình trớc để đợc sắp xếp các cuộc gặp mặt. Bạn có thể sử dụng danh bạ điện thoại để có đợc cơ hội tiếp xúc trực tiếp với đối tác. Song do việc hẹn gặp với các cơ quan của Chính phủ hay với các công ty qua điện thoại là điều khó khăn nên việc tiếp xúc giữa nhà xuất khẩu với một khách hàng tiềm năng thờng đợc thực hiện thông qua sự giới thiệu của một ngời trung gian. Ngời trung gian này sẽ thông báo cho nhà xuất khẩu về ý định của khách hàng tiềm năng và cung cấp cho nhà xuất khẩu một số thông tin ban đầu về công ty cùng với tên và chức danh của những ngời điều hành trong công ty đó. Mối quan hệ giữa ngời trung gian và khách hàng tiềm năng giúp cho việc giao dịch dễ dàng hơn so với trong trờng hợp bạn tự tiếp xúc với một công ty mà không có sự giới thiệu trớc. Bạn cũng có thể nhờ nhẽng ngời quen, những ngời làm trong đại sứ quán hay các tổ chức hỗ trợ xuất khẩu của cớc bạn giới thiệu bạn cho đối tác tiềm năng. Bạn cũng nên thờng xuyên tham gia các hội chợ thơng mại, các hội thảo... vì đây là cơ hội tốt để bạn gặp gỡ với các đối tác tiềm năng.
b, Thu thập thông tin
Có nhiều cách để thu thập thông tin khi đàm phán với các đối tác Nhật bản: - Ban đầu bạn có thể tiếp xúc với các tổ chức hỗ trợ thúc đẩy xuất khẩu ở nớc bạn nh Phòng Thơng mại, Bộ Thơng mại, và các Bộ liên quan. Các tổ chức và cơ quan này có thể cung cấp cho bạn những thông tin về cách thức tiến hành việc xuất khẩu, các hạn chế của nớc bạn đối với vấn đề xuất khẩu và giới thiệu cho bạn những nơi có thể tiếp xúc ở nớc nhập khẩu.
- Các thông tin về nớc nhập khẩu (ở đây là Nhật) gồm có cách thức tiến hành việc xuất khẩu sang Nhật và tình hình của thị trờng Nhật, có thể đợc thu thập tại các văn phòng của Jetro ở nớc ngoài.
- Tham gia trc tiếp vào các hội chợ thơng mại cũng là một cách thức tìm kiếm thông tin rất hiệu quả.
- Ngoài ra, bạn có thể liên hệ trực tiếp với các công ty Nhật thông qua các văn phòng, chi nhánh của họ ở tại nớc bạn. Một trong những chức năng của các văn phòng của các công ty Nhật ở nớc ngoài là giới thiệu các đối tác tiềm năng cho trụ sở chính tại Nhật. Việc tiếp cận các công ty Nhật thông qua các văn phòng của họ ở nớc ngoài sẽ giúp cho bạn dễ dàng thu đợc các thông tin cần thiết, vì thế đây là một cách thức thờng đợc áp dụng trong bớc khởi đầu này.
- Bạn cũng có thể sử dụng danh bạ điện thoại để tiếp cận với các công ty Nhật, từ đó có đợc các thông tin trực tiếp từ họ.
- Thông tin có thể tìm kiếm thông qua việc điều tra hồ sơ nội tại. Thông th- ờng các công ty cung cấp hàng của Nhật bản thờng rất thận trọng và kỹ lỡng trong khâu chuẩn bị chứng từ giao dịch và chứng từ giao hàng nên các chứng từ này ít khi bị giả mạo. Tuy nhiên việc kiểm tra này sẽ giới hạn quan hệ của chúng ta với những ngời bán trong quá khứ, và vì vậy không bảo đảm cạnh tranh thơng mại quốc tế và có thể không dẫn đến mua đợc hàng tốt nhất trong trờng hợp bạn là ngời mua hàng.
- Các công ty Nhật, với t cách là ngời bán hàng, thờng rất quan tâm tới việc in ấn và phân phát cuốn Lợc sử Công ty - giới thiệu chi tiết về lịch sử công ty, lĩnh vực kinh doanh, cơ sở vật chất, các cuốn catalô chào hàng chỉ rõ các sản phẩm, các nhóm hàng cung cấp, danh sách khách mua hàng và các dự án họ đang làm. Bạn có thể qua đó, tìm hiểu mọi khía cạnh về tiểu sử của một ngời cung cấp đó. Một trong những nguồn thông tin khác đó chính là bản thân ngời cung cấp, thông qua việc yêu cầu họ kê khai vào mẫu cho trớc. Việc sử dụng mẫu này rất phổ biến đối với các công ty Nhật nên họ có thể chấp nhận dễ dàng trong việc kê khai voà mẫu đó.
* Nội dung thông tin cần thu thập:
Thứ nhất, bạn phải tìm hiểu về thị trờng Nhật bản. Bạn nên tiến hành các cuộc thăm dò nghiên cứu một cách toàn diện về đặc điểm và dung lợng của thị trờng Nhật. Trên cơ sở đó, xác định sản phẩm của bạn đợc định vị trên thị trờng Nhật nh thế nào, khối lợng sản phẩm, giá cả và nhóm khách hàng. Bên cạnh đó, việc nghiên cứu mã HS sẽ cung cấp cho bạn thông tin về các loại thuế đánh vào hàng hoá nhập khẩu vào Nhật. Ngoài ra, cũng cần chú ý tới các yếu tố thuộc về môi trờng kinh doanh nh tín dụng xuất khẩu, tỷ giá hối đoái, tình hình cạnh tranh của các hãng sản xuất Nhật bản, sự độc quyền, chính sách của các nớc liên quan... Đặc biệt, cần lu ý đến sự ổn định của chính sách tiền tệ và mức độ rủi ro tiền tệ của Nhật bản. Đây là nhân tố ảnh hởng đến hoạt động xuất khẩu của ngời xuất khẩu Nhật bản, đồng thời tạo ra rủi ro về tỷ giá trong hoạt động nhập khẩu của ngời nhập khẩu Việt nam. Đối với hàng nhập khẩu từ Nhật bản, việc ký hợp đồng thanh toán bằng đồng JPY có thể làm tăng giảm tiền mua hàng của ngời mua do trợt tỷ giá giữa USD/JPY trong trờng hợp đồng JPY lên giá hoặc giảm giá so với đồng USD vào thời điểm thanh toán. Nhng nhìn chung, các công ty Nhật bản khi đã ký hợp đồng thì ít khi huỷ hợp đồng hoặc gây trở ngại cho việc thực hiện hợp đồng trong những trờng hợp này.
Thứ hai, bạn phải chuẩn bị đầy đủ để giới thiệu về công ty và sản phẩm của mình. Khách hàng tiềm năng không chỉ quan tâm tới giá của sản phẩm mà cũng rất quan tâm tới các điều kiện giao dịch khác nh chất lợng của sản phẩm và khả năng cung cấp hàng hoá ổn định của công ty bạn. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu bao gồm cả các số liệu về khả năng sản xuất và công nghệ cuả công ty bạn để đảm bảo thuyết phục đợc đối tác tiềm năng. Bạn có thể mang theo mẫu sản phẩm, catalô (rất đợc a chuộng ở Nhật), các tài liệu về công nghệ, máy móc trang thiết bị sản xuất và các nguyên liệu dùng cho sản xuất. Nếu cần thiết bạn có thể mang theo băng video và các loại phim ảnh khác.
Thứ ba, cần phải điều tra các thông tin về nhân sự tổ chức. Đó là các thông tin về các cá nhân trong phái đoàn đàm phán nh nhu cầu tâm lý, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lợc, sách lợc và thủ tạc đàm phán... Các đoàn đàm phán Nhật thờng rất cẩn trọng trong việc thông báo chi tiết nhân sự và bố trí thời gian, địa điểm đàm phán nên công việc này có chiều hớng thuận lợi hơn nhất là khi ta gặp lại các đối tác cũ. Một điểm cần lu ý đó là vấn đề điều tra cá nhân đối với ngời Nhật là một vấn đề tế nhị, ngời Nhật luôn nói tốt về nhau do họ có tinh thần dân tộc cao, họ luôn đề cao và bảo vệ lẫn nhau.