IV. ĐÀO TẠO LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.Chương trình đạo tạo hội nhập
4 Vũ Quốc Việt Nam, Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, ĐH Kinh Tế Luật
Thứ tư: Giao tiếp tốt hơn. Khi các thành viên làm việc trong tập thể thường có khuynh hướng tán thưởng nhau, do đó trình độ giao tiếp tốt hơn.
Thứ năm: Quyết định sáng suốt hơn, vì các thành viên sẽ cùng tham gia phân tích và hiểu vấn đề hơn.
Như vậy, các thành viên trong đội bán hàng sẽ đồng lòng với nhau khi cùng xác định và hướng tới mục tiêu chung về doanh số hay khách hàng và các phương pháp để đạt được mục tiêu đó. Trong điều kiện các giải pháp bán sản phẩm và dịch vụ ngày càng khó khăn và phức tạp thì tổ chức các đội bán hàng là cần thiết để có thể giải quyết các tình huống bán hàng một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, làm việc cùng nhau trong một môi trường nhóm thân thiện và cởi mở, các thành viên còn có thể phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, đồng thời học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau về cách làm việc cũng như các kỹ năng cần thiết, hỗ trợ phối hợp với các thành viên khác, giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc.
1.3. Các kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả46
Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau.
Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra các vấn đề cho các thành viên khác.
Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ phải biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.
Tôn trọng: Mỗi thành viên phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.
Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.
46
Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Trên đây là 7 kỹ năng cần thiết phải có trong mỗi nhân viên khi tham gia làm việc nhóm. Một nhóm làm việc hiệu quả hay không thể hiện ở việc các thành viên có đồng lòng cùng đưa nhóm tiến tới mục đích cuối cùng hay không. Việc đào tạo các kỹ năng này cho các nhân viên là một việc làm hết sức cần thiết. Mỗi nhân viên cần tự rèn luyện các kỹ năng này và việc vận dụng chúng trong quá trình làm việc nhóm còn đóng vai trò quan trong hơn nữa.
1.4. Những đặc điểm của nhóm hiệu quả 47
• Có các thành viên giỏi, hầu hết các thành viên đều rất bình tĩnh và tự tin mặc dù họ có thể xứng đáng là những “ngôi sao” trong đội nhưng họ luôn tạo đều kiện để các thành viên trong đội có thể “tỏa sáng” cùng nhau.
• Có thói quen thắng lợi và luôn tạo ra được không khí thắng lợi bởi vì họ luôn có
những kế hoạch tốt trước khi hành động.
• Phát triển mạnh mẽ tinh thần hợp tác của các cá nhân trong nhóm.
• Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc cá nhân và làm việc theo nhóm ngày càng
được phát triển qua quá trình hoạt động.
• Các thành viên trong nhóm thường xuyên trao đổi và bàn bạc với mọi người về
công việc của họ.
• Mọi người được khuyến khích tham gia trong việc đặt mục tiêu cho cả nhóm và
đề xuất hướng hành động.
Thông qua 6 đặc điểm trên của nhóm làm việc hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong nhóm tự nhận biết nhóm của mình đã làm việc hiệu quả hay chưa. Từ đó có những thay
47
đổi, điều chỉnh trong hành vi của cá nhân mình để nhóm làm việc có hiệu quả hơn. Còn với những người phụ trách nhóm sẽ biết được rằng nhóm mình đang hoạt động như thế nào để đưa ra những quyết định sửa đổi, động viên…phù hợp để thúc đẩy nhóm phát triển.
1.5. Tình huống kỹ năng làm việc nhóm trong bán hàng
Tình huống:
Bộ phận bán hàng của chi nhánh A thuộc công ty X triển khai một cuộc họp,
nhằm phổ biến chương trình bán hàng trong tháng tới của công ty. Và yêu cầu nhóm thảo luận để đưa ra các cách thức phù hợp, sáng tạo để đạt được các chỉ tiêu bán hàng trong tháng tới của chi nhánh.
Trong buổi họp, rất nhiều ý kiến được đưa ra, nhưng các thành viên lại không
tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhau. Khi một ý kiến nào đó được đưa ra thì lập tức bị người khác bác bỏ mà chưa có sự phân tích kỹ lưỡng, với thái độ tiêu cực không mang tính đóng góp – xây dựng làm cho người đưa ra ý kiến cảm thấy bị coi thường và tự ái. Trong nhóm còn có hiện tượng chia bè phái, các thành viên có xu hướng bảo vệ ý kiến của những thành viên thuộc nhóm mình mà không xét trên bình diện khách quan. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp này bạn sẽ làm gì?
Giải pháp:
Nhóm trưởng sẽ tạm dừng buổi họp, ổn định trật tự của các thành viên. Sau đó, nhóm trưởng sẽ tiến hành nhận xét cách làm việc của nhóm: rằng nhóm làm việc lôn xộn và thiếu chuyên nghiệp.
Nhóm trưởng sẽ đặt ra quy tắc hoạt động của nhóm như sau: Các ý kiến sẽ được trình bày tuần tự. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Mỗi người sẽ đặt câu hỏi, đưa ra các vấn đề cho các thành viên khác. Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời, phải biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình với thái độ tích cực. Tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
Nhóm trưởng sẽ là người điều khiển buổi họp để đảm bảo các quy tắc trên được thực hiện hiệu quả. Trong quá trình này nhóm trưởng có thể tiến hành ứng dụng “quy tắc 6 chiếc mũ” để điều khiển buổi họp48. Với quy tắc này các thành viên sẽ cùng tập trung giải quyết vấn đề từ cùng một góc nhìn do đó sẽ không xảy ra xung đột do những quan điểm khác nhau. Ngoài ra, một vấn đề sẽ được xem xét từ nhiều khía cạnh trước khi được quyết định, điều này sẽ giúp chúng ta có các quyết định hiệu quả và đúng đắn. Cụ thể nhóm trưởng có thể ứng dụng những bước làm sau trong quy tắc này:
Bước 1: Gạt bỏ mọi thành kiến, mọi tranh cãi, gạt bỏ mọi dự định và hãy nhìn vào cơ sở dữ liệu.
Bước 2: Tạo ra các ý kiến làm sao để giải quyết. Các sáng tạo, các cách thức khác nhau, các kế hoạch, các sự thay đổi.
Bước 3: Đánh giá các giá trị cuả các ý kiến.Viết ra danh mục các lợi ích dùng mũ vàng.
Bước 4: Để đảm bảo tính hợp lý và “sự thận trọng”, chỉ ra các lỗi, các điểm cần lưu ý, các mặt yếu kém, bất lợi của vấn đề hay dự án đang tranh cãi. Việc làm này đảm bảo cho dự án của chúng ta tránh được các rủi ro. Một số câu hỏi có thể sử dụng:
- Những rắc rối, nguy hiểm nào có thể xảy ra?
- Những khó khăn nào có thể phát sinh khi tiến hành làm điều này? - Những nguy cơ nào đang tiềm ẩn?