TRONG TỔ CHỨC
1. Bộ phận marketing
Một doanh nghiệp muốn đạt được doanh số bán hàng cao cần phải có sự phối hợp tốt giữa bộ phận bán hàng và Marketing. Điều này được dẫn chứng bởi hai lập luận sau:
+ Nếu không có sự phối hợp tốt, khi doanh số bán hàng không như mong muốn, bộ phận marketing đổ lỗi cho bộ phận bán hàng đã thiếu một kế hoạch hợp lý. Ngược lại, bộ phận bán hàng lại trách bộ phận marketing đã đưa ra mức giá bán quá cao và tiêu phí quá nhiều ngân sách đáng lẽ phải dùng để trả hoa hồng cho các đại lý và nhân viên bán hàng. Tệ hơn nữa, bộ phận bán hàng buộc tội những nhân viên marketing không thực sự hướng tới khách hàng. Đáp lại, bộ phận marketing cho rằng những nhân viên bán hàng có “tầm nhìn ngắn” - chỉ chăm chăm tập trung vào những khách hàng riêng lẻ mà không để ý đến những thị trường lớn. Tóm lại, bộ phận này đánh giá thấp bộ phận kia.102
+ Còn nếu giả sử bộ phận bán hàng và marketing hợp tác tốt, hiệu quả kinh doanh của các công ty sẽ tăng rõ ràng: Vòng quay bán hàng ngắn hơn, chi phí dành cho quảng cáo giảm xuống, và chi phí bán hàng cũng thấp hơn.
Sự phối hợp hoạt động giữa hai bộ phận này thể hiện qua các khía cạnh sau: Thứ nhất, danh sách khách hàng tiềm năng_được coi là sản phẩm của bộ phận Marketing _ nếu có chất lượng cao sẽ hỗ trợ rất tốt và tiết kiệm thời gian cho bộ phận bán hàng. Ngược lại, khi bộ phận bán hàng khai thác tốt danh sách này, sẽ tăng hiệu quả của một chiến dịch Marketing.103 Cụ thể, theo dõi danh sách khách hàng tiềm năng, rà soát các
102
1 Làm thế nào để chấm dứt cuộc chiến dai dẳng giữa bộ phận marketing và bán hàng,http://quantrithuonghieu.com/thuonghieu/chitiet.asp?m=3871&id=163&cat=138 , 02/04/2011. m=3871&id=163&cat=138 , 02/04/2011.
103
1 Sự kết hợp giữa hai bộ phận marketing và bán hàng, http://www.chamsockhachhang.org/crm-knowledge/su-ket-hop-giua-hai-bo-phan-marketing-va-ban-hang/, 02/04/2011. marketing-va-ban-hang/, 02/04/2011.
mối liên hệ với khách hàng, nhân viên sẽ chủ động trong việc phát hiện xu hướng mua sắm của khách hàng, chăm lo cho hoạt động Marketing, đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
Thứ hai, thông tin về tỷ lệ khách mua hàng cũng như doanh thu _ có được từ hoạt động của bộ phận bán hàng _ sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở phân tích, tìm ra phương pháp cải thiện, đưa ra những điều chỉnh phù hợp và kịp thời cho hoạt động Marketing, đồng thời từ đó cũng tác động tốt hơn đến bộ phận bán hàng, nâng cao kỹ năng bán hàng và kỹ năng phục vụ nhân viên. Như vậy, bộ phận bán hàng đóng vai trò người quan sát, ghi lại những nguyện vọng của khách hàng để thông báo với bộ phận tiếp thị và lãnh đạo doanh nghiệp về những thay đổi trong nhu cầu, thị hiếu hoặc xu hướng chung của thị trường.104
Thứ ba, tiếp thị sẽ đóng vai trò truyền bá thông điệp thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các chương trình quảng bá rộng khắp đến công chúng, tạo nên một nhãn hiệu rõ ràng điều này hỗ trợ rất nhiều cho công việc bán hàng. Tổ chức họp định kỳ với bộ phận bán hàng để nhấn mạnh mục tiêu và thông điệp cốt lõi của thương hiệu, tạo điều kiện tốt nhất cho bộ phận bán hàng hiểu rõ về sản phẩm lẫn giá trị thương hiệu để truyền đạt chính xác cho khách hàng.105
Thực tế, Autodesk (ADSK), một trong các công ty hàng đầu trên thế giới về thiết kế phần mềm 2D và 3D đã làm được điều này. "Vai trò chủ yếu của marketing là tạo ra các cơ hội (tương lai) cho bộ phận bán hàng tiếp tục theo đuổi và biến chuyển các cơ hội thành khách hàng thực sự. Nhưng lý thuyết này chỉ có hiệu quả khi cả hai bộ phận bán hàng và marketing cùng nhau hợp tác làm việc để chuyển đúng sản phẩm đến đúng tay người tiêu dùng vào đúng thời điểm" ông Ken Bado, phó chủ tịch phụ trách bán hàng và dịch vụ của
104
1 Tiếp thị _ Bán hàng, một cặp nhảy hoàn hảo, chuyên mục Tiếp thị trực tuyến, http://www.vietnambranding.com/kien-thuc/thuong-hieu-truc-tuyen/8874/Tiep-thi---ban-hang-mot-cap-nhay-hoan-hao, 02/04/2011. tuyen/8874/Tiep-thi---ban-hang-mot-cap-nhay-hoan-hao, 02/04/2011.
105
1 Tiếp thị _ Bán hàng, một cặp nhảy hoàn hảo, http://www.vietnambranding.com/kien-thuc/thuong-hieu-truc-tuyen/8874/Tiep-thi---ban-hang-mot-cap-nhay-hoan-hao, 02/04/2011. mot-cap-nhay-hoan-hao, 02/04/2011.
Autodesk phát biểu. Tóm lại, marketing phát triển thị trường, làm rõ các cơ hội bán hàng tương lai, giáo dục, xúc tiến thương mại. Còn bộ phận bán hàng có thể tạo lập các mối quan hệ hiệu quả, mở rộng phạm vi bán hàng, biến cơ hội thành hiện thực và giảm thiểu được các khâu trung gian nhờ vậy tiết kiệm thời gian.
2. Sản xuất
Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề trong hoạt động kinh doanh nếu không có sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng của doanh nghiệp với nhu cầu khách hàng. Khi không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể giao hàng đúng hẹn, sẽ trả thêm nhiều khoản chi phí do thuê nhân công làm thêm giờ, mua nguyên vật liệu khẩn bằng đường hàng không, giao hàng gấp… Đó là chưa kể chất lượng sản phẩm sẽ không được ổn định vì doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu từ những nhà cung cấp khác để bảo đảm tiến độ giao hàng. Rủi ro mất khách hàng là điều có thể xảy ra. Ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu, trang thiết bị và công suất sản xuất quá lớn so với nhu cầu của khách hàng và thị trường thì giá thành sản phẩm không thể cạnh tranh so với đối thủ do chi phí sản xuất, khấu hao máy móc, lãi suất ngân hàng cao...107 Do vậy, cân bằng hoạt động sản xuất và bán hàng là cần thiết.
Sự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và bán hàng tốt cũng tạo ra khả năng chia sẻ thông tin cao. Cụ thể: Bộ phận sản xuất sẽ được truyền đạt thông tin từ bộ phận bán hàng về những nội dung sau:
+ Sản phẩm mới trên thị trường để kịp thời đề ra chính sách đối phó như cải tiến sản phẩm, dịch vụ hay chế tạo sản xuất sản phẩm mới.
+ Xu hướng thay đổi nhu cầu của thị trường và cạnh tranh để kịp đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như chiến lược giữ thị phần hay cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh.
106
1 Nghề tiếp thị và quảng cáo đòi hỏi kỹ năng gì,http://vietbao.vn/Viec-lam/Nghe-tiep-thi-va-quang-cao-doi-hoi-ky-nang-gi/40230654/267/, 02/04/2011. 02/04/2011.
107
+ Mức nhu cầu trên thị trường để hoạch định khối lượng sản phẩm phù hợp cần sản xuất.
Ngược lại, bộ phận sản xuất giúp lực lượng bán hàng hiểu rõ sản phẩm và nắm vững những thông tin cần thiết đề hỗ trợ cho công việc bán hàng, cung cấp sản phẩm kịp thời cho bộ phận bán hàng.
3. Kho vận
Bộ phận bán hàng hỗ trợ điều hành tồn kho _ điều chỉnh lượng tồn kho sao cho phù hợp với nhu cầu khách hàng ở từng thời điểm, tiết kiệm chi phí tồn kho, giảm tỉ lệ hư hỏng của hàng tồn kho, điều chỉnh đơn hàng, xử lý những vấn đề về giao hàng. Lực lượng bán hàng liên hệ với phòng vận chuyển để xác định yêu cầu giao hàng cho khách hàng như thời gian giao hàng hoặc thời gian giao hàng đặc biệt.108
Bộ phận bán hàng là lực lượng trung gian giúp thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng, cung cấp thời gian, địa điểm cũng như khối lượng hàng hóa mà phòng vận chuyển cần phải nắm rõ để thực hiện nhằm đảm bảo cũng như nâng cao uy tín cho công ty.
4. Nhà cung cấp
Các nhà cung cấp như: Công ty cung cấp dịch vụ vận tải, cung cấp nguyên vật liệu cho công ty.
Công ty cung cấp dịch vụ vận tải: đưa phương tiện đến chuyên chở hàng hóa cho khách hàng kịp thời hay không, hay chuyên chở nguyên vật liệu sản xuất có kịp thời đúng lúc cho bộ phận sản xuất tránh bị gián đoạn dây chuyền sản xuất, tiết kiệm thời gian, kịp thời sản xuất hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng…
Công ty cung cấp nguyên vật liệu: cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất, đảm bảo lượng hàng tồn kho trong kho luôn ở mức phù hợp…
108
1 Người giám đốc bán hàng chuyên nghiệp,Trang 6, http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/nguoi-giam-doc-ban-hang-chuyen-nghiep.205595.html, 03/04/2011. 03/04/2011.
5. Tài chính
Bộ phận tài chính sẽ phân bổ kế hoạch chi tiêu bán hàng, nguồn tài chính cho từng giai đoạn bán hàng, kiểm tra và giám sát vấn đề chi tiêu trong bán hàng. Còn bộ phận bán hàng sẽ có những kế hoạch triển khai bán hàng phù hợp, không hao dụng vốn của doanh nghiệp, thực hiện các chiến lược có kế hoạch.
Bên cạnh đó, nguồn kinh phí được hỗ trợ kịp thời sẽ góp phần tăng hiệu quả công việc cũng như không để tuột mất cơ hội nào đó trong thời điểm ấy chẳng hạn như tăng thêm thị phần, các cơ hội bán hàng…
6. Các bộ phận liên quan khác
Phòng tổ chức nhân sự hỗ trợ việc mô tả công việc của đại diện bán, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, phân bổ nhân sự cho bộ phận bán hàng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu bán hàng; hoặc để kiểm soát tính đúng đắn của chế độ y tế và nghỉ hưu của một nhân viên chào hàng109. Để thực hiện quá trình tuyển dụng, bộ phận bán hàng sẽ đưa ra tiêu chí và vị trí tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ quyết định số lượng tuyển dụng phù hợp với tình hình tài chính của công ty; đồng thời phòng nhân sự sẽ đưa ra chế độ lương thưởng thích hợp để khuyến khích tinh thần làm việc của toàn bộ nhân viên nói chung và đặc biệt ở đây là lực lượng nhân viên bán hàng nói riêng.
Phối hợp với phòng kế toán giải quyết vấn đề khách hàng hoặc giải quyết tình trạng rắc rối trong sổ sách của một số nhân viên chào hàng.110
Phối hợp với phòng nghiên cứu và phát triển để tìm hiểu về kết quả hoạt động của khu vực, các đặc điểm sản phẩm và các vấn đề thực hiện sản phẩm.111
109
1 Người giám đốc bán hàng chuyên nghiệp,Trang 6, http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/nguoi-giam-doc-ban-hang-chuyen-nghiep.205595.html, 03/04/2011. 03/04/2011.
110
1 Người giám đốc bán hàng chuyên nghiệp,Trang 6, http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/nguoi-giam-doc-ban-hang-chuyen-nghiep.205595.html, 03/04/2011. 03/04/2011.
Phối hợp với các nhà phân phối: bán hàng cho những nhà phân phối, quan hệ tốt với họ, gia hạn tín dụng và thu những khoản nợ cũ.
6.
Danh mục tài liệu tham khảo:
1. Tailieu.vn 2. Quantrithuonghieu.com 3. Chamsockhachhang.org 4. Vietnambranding.com 5. Vietbao.vn 6. Doanhtri.vn