5. Kết cấu đề tài
3.1.2. Hình thức gửi chứng từ về TND làm dịch vụ kế toán
Với các DN nhỏ hoặc siêu nhỏ, trong tháng hoặc quý không phát sinh nhiều nghiệp vụ mua bán hay các nghiệp vụ thường đơn giản, không quá phức tạp, TND thường sẽ cung cấp dịch vụ kế toán thông qua việc khách hàng gửi chứng từ về công ty để kế toán làm các công việc cần thiết. Để khách hàng có thể gửi đầy đủ chứng từ và các chứng từ này là hợp lý và hợp lệ, TND sẽ cho nhân viên hướng dẫn khách hàng chuẩn bị bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ thường xảy ra trong hoạt động của khách hàng. Mặt khác, khi có các vấn đề phát sinh mới, khách hàng có thể gọi điện trực tiếp để nhận được sự tư vấn thông qua kế toán viên được chỉ định làm dịch vụ cho khách hàng đó. Tác giả mô tả
39 hoạt động dịch vụ kế toán HTK theo hình thức gửi chứng từ về văn phòng của công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán TND như sau:
Sau khi đã ký kết hợp đồng, TND sẽ chỉ định kế toán xuống công ty khách hàng tìm hiểu rõ về hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng, chủng loại, đặc tính, quy trình nhập- sản xuất-bán HTK và các vấn đề liên quan khác để có thể tư vấn, lựa chọn và triển khai các hình thức kế toán phù hợp. Tùy vào hoạt động của mỗi DN cũng như trình độ chuyên môn, kinh nghiệm mà kế toán sẽ linh hoạt áp dụng phương pháp tính giá xuất kho hay phương pháp tính giá thành khác nhau. Kế toán viên có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập, thu thập các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ HTK sao cho đầy đủ, hợp lý và hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thông thường, đối với các DN này, kế toán thường tính giá thành hay giá xuất kho vào cuối mỗi tháng.
Tùy vào thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng mà kế toán viên sẽ có trách nhiệm tư vấn, hướng dẫn toàn bộ quy trình mở - lập – lưu trữ chứng từ sao cho có hệ thống và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết (điều này thường có ở những DN mới thành lập). Đối với những DN đã hoạt động lâu năm, khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ những chứng từ, thông tin cần thiết cho công việc của kế toán trong phạm vi bảo mật được quy định rõ trong hợp đồng. Đối với việc nhập/mua HTK đầu vào, chứng từ để kế toán có thể ghi nhận là hóa đơn GTGT của NCC, phiếu nhập kho, phiếu giao hàng và các chứng từ khác liên quan (nếu có). DN xuất kho sản xuất cần có phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho, phiếu nhập kho khi thành phẩm hoàn thành. Xuất kho bán hàng cần có phiếu xuất kho, đây là cơ sở để kế toán căn cứ vào đó tiến hành làm các công tác kế toán HTK cho khách hàng. Thông thường, những chứng từ này sẽ được gửi vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên, để tránh tình trạng công việc dồn dập vào cuối mỗi tháng vì một kế toán viên thường làm dịch vụ cho nhiều khách hàng khác nhau, TND sẽ yêu cầu khách hàng gửi hình chụp hoặc scan gửi E-mail của chứng từ qua trước mỗi khi có phát sinh, sau đó khi chứng từ về đầy đủ, kế toán sẽ kiểm tra và ghi nhận thêm các bút toán cần bổ sung.
Để thuận tiện cho việc đối chiếu, kế toán viên cũng sẽ thống nhất với khách hàng cách theo dõi, đặt tên từng mã HTK, cuối mỗi tháng báo cáo ở kho cũng sẽ được gửi cho kế toán viên để so sánh, tìm nguyên nhân chênh lệch và tiến hành xử lý (nếu có). Việc kiểm kê cũng được thực hiện nhiều hay ít tùy thuộc vào số lượng, chủng loại HTK của khách hàng.
Với hình thức này, thông thường khách hàng sẽ trả phí ít hơn, tuy nhiên các sai phạm thường đến cuối tháng mới được phát hiện và xử lý, điều này đôi khi gây ra tổn thất lớn cho DN. Bên cạnh đó, kế toán viên sẽ chỉ thực hiện những nội dung được quy định trong hợp đồng, đối với những công việc khác khách hàng yêu cầu sẽ phải trả thêm phí cho công ty.
40