5. Kết cấu đề tài
3.4. Công tác quản lý mã hàng
Tại công ty TNHH ABC, việc thu mua NVL đầu vào kể cả NVL chính và NVL phụ, việc lập đơn xuất bán thành phẩm, hàng hóa đều được thực hiện bởi bộ phận cung ứng (Supply chain). Tuy nhiên, việc tạo mã NVL hay mã thành phẩm, hàng hóa đều được tạo bởi bộ phận kế toán. Bởi lẽ, đặc điểm HTK ở công ty đặc biệt là bao bì và thành phẩm có rất nhiều chủng loại nên việc để kế toán tạo mã HTK sẽ giúp kế toán có thể theo dõi một cách dễ dàng, tránh sai sót, nhầm lẫn. Mỗi ngày, khi kế toán nhận được hóa đơn chứng từ cho các VTHH từ các bộ phận cung ứng sẽ tiến hành theo các trình từ sau:
Bước 1: Kiểm tra mặt hàng trên hóa đơn hoặc thành phẩm nhập kho đã được tạo mã trước đó hay chưa. Nếu đã tồn tại, tiến hành ghi nhận nhập kho trên hệ thống. Nếu chưa tiến hành tạo mã để theo dõi ở bước 2.
Bước 2: Xác nhận lại các thông tin cần thiết với bộ phận cung ứng như nhóm VTHH, dung tích, màu sắc, có ký hiệu gì đặc biệt, dùng cho thành phẩm nào để tiến hành đặt mã mới, lưu ý mã mới được đặt phải được thống nhất với cách đặt từ trước sau đó tiến hành các bước ghi sổ tiếp theo.
Trong công tác kế toán HTK, việc đặt mã VTHH càng chi tiết thì kế toán càng dễ phân biệt, theo dõi và đối chiếu. Hạn chế tình trạng thất thoát, sai lệch từ đó có thể phản ánh đúng giá trị HTK, làm cơ sở cho ban quản lý có thể đưa ra các quyết định trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
47