5. Kết cấu đề tài
3.5.2.1. Quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu chính
Dựa vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng và các đơn đặt hàng đặt biệt mà bộ phận cung ứng sẽ tiến hành đặt mua các NVL chính từ nước ngoài. Thông thường, nếu không phát sinh sản phẩm mới, nguồn NVL này sẽ được đặt mua từ những NCC đã làm việc với công ty từ trước đến nay (công ty mẹ ở Nhật Bản và những công ty góp vốn ở Nhật Bản) hoặc nếu có thể nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới phù hợp với tình hình thị trường ở Việt Nam, bộ phận cung ứng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm NCC đáng tin cậy với mức giá hợp lý để tiến hành đặt mua, đảm bảo kế hoạch và thực tế không quá chênh lệch, công ty đủ NVL để sản xuất kinh doanh.
Đa số các hợp đồng nhập khẩu NVL chính của công ty TNHH ABC được ký với điều kiện giá CIF-Incoterm 2010. Theo điều kiện này, phía NCC phải thuê tàu vận chuyển, mua bảo hiểm và chịu cước phí cho lô hàng. Tuy nhiên địa điểm chuyển giao rủi ro là ở lan can tàu cảng đi nên việc mua bảo hiểm ở đây chỉ đơn thuần là NCC mua dùm công ty, nếu trên đường vận chuyển có bất cứ tổn thất nào xảy ra thì công ty sẽ là người được hưởng bảo hiểm.
Sau khi bộ phận cung ứng hoàn thành hết các khâu đặt mua NVL, kí kết hợp đồng thành công với NCC, NVL được đưa lên tàu, NCC sẽ gửi toàn bộ chứng từ đến công ty. Lúc này, công ty thuê một bên thứ ba chuẩn bị các thủ tục, khai hải quan để hàng có thể thông quan nhập cảng Cát Lái mà không gặp trở ngại gì.
Khi bộ phận cung ứng nhận được thông báo hàng về đến và đã được thông quan nhập cảng, công ty tiếp tục thuê một công ty khác tiến hành nâng, hạ container, dỡ hàng và vận chuyển NVL chính về hai kho của hai công ty nhận gia công đóng gói. Sau khi NVL chính nhập kho, toàn bộ chứng từ chi phí giao nhận xuất nhập khẩu sẽ được gửi về công ty để thanh toán. Lúc này kế toán sẽ căn cứ vào bộ chứng từ, hạch toán NVL chính nhập kho và phân bổ các chi phí liên quan vào phần hành kế toán trên ERP của công ty.
50