5. Kết cấu đề tài
3.2.6. Hệ thống phần mềm quản lý ERP
ERP (Enterprise resource planning systems) là phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp DN thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích số liệu bao gồm cả việc lập kế hoạch về sản phẩm, sản xuất, chi phí, tiếp thị, bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Hiện nay đa số mỗi phòng ban trong các DN tại Việt Nam đều sử dụng một phần mềm riêng để làm việc, tuy nhiên khi dùng các phần mềm riêng lẻ thế này sẽ khiến việc kết nối các dữ liệu trở nên rất khó khăn và mất thời gian. ERP tích hợp nhiều ứng dụng cho phép hệ thống phục vụ được hầu hết các quy trình và bộ phận. Các thành phần chính của một ERP thường là: Kế toán và tài chính, sản xuất và phân phối, bán hàng quản lý dịch vụ. Vì thế việc kết nối các dữ liệu cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Vì đặc thù là công ty sản xuất, các bộ phận đều trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nên công ty TNHH ABC chọn áp dụng hệ thống ERP Accnet C của công ty cổ phần tin học Lạc Việt thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ truyền thống. Phần mềm được thiết kế đầy đủ, dễ thao tác, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của DN.
45
Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm Accnet C 3.3. Phân loại và đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty TNHH ABC
3.3.1. Phân loại hàng tồn kho tại công ty TNHH ABC
Công ty TNHH ABC là công ty chuyên sản xuất và bán buôn thuốc bảo vệ thực vật, phân bón cho cây trồng, với quy trình sản xuất khá đơn giản khi công ty chỉ nhập khẩu NVL với dung tích lớn sau đó phối trộn (nếu có) và gia công chiết thành các chai, lọ, gói nhỏ, thêm vào đó, vì công ty không có xưởng sản xuất riêng, toàn bộ quá trình phối trộn - gia công đóng gói đều thông qua hai công ty đối tác (AC và LH) nên nhìn chung HTK của công ty chỉ được thể hiện qua những tài khoản sau:
Tài khoản 151: Goods in transit - Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152: Chi tiết 1521 (Raw materials - Nguyên vật liệu chính); 1522 (Sub materials - Nguyên vật liệu phụ: bao bì đóng gói)
Tài khoản 154: Work in progress - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Tài khoản 155: Chi tiết 1551 (Finished goods - Thành phẩm); 1552 (Semifinished products - Bán thành phẩm)
46
3.3.2. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty TNHH ABC
HTK của công ty TNHH ABC đa số là thuốc bảo vệ thực vật, phân bón và bao bì. Đặc điểm của các mặt hàng này thường là:
• Đối với thuốc bảo vệ thực vật và phân bón: Thời hạn sử dụng thường dao động từ 2-3 năm; Sản phẩm có thể bị giảm chất lượng, biến chất nếu bao bì bị rách, hở trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ,..; Bảo quản trong môi trường khô, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp; Công ty có thể phải chịu trách nhiệm trong trường hợp thuốc không đảm bảo gây ảnh hưởng đến môi trường, người sử dụng.
• Đối với bao bì: Bao bì được sử dụng để gia công ở công ty có rất nhiều loại với mẫu mã thiết kế, dung tích, kiểu dáng, màu sắc khác nhau. Mỗi loại được sử dụng để gia công đóng gói riêng cho mỗi mã thành phẩm. Vì thế nếu không theo dõi chặt chẽ, việc có chênh lệch giữa kế toán và kho là điều khó có thể tránh khỏi, gây tổn thất cho công ty đồng thời ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
3.4. Công tác quản lý mã hàng
Tại công ty TNHH ABC, việc thu mua NVL đầu vào kể cả NVL chính và NVL phụ, việc lập đơn xuất bán thành phẩm, hàng hóa đều được thực hiện bởi bộ phận cung ứng (Supply chain). Tuy nhiên, việc tạo mã NVL hay mã thành phẩm, hàng hóa đều được tạo bởi bộ phận kế toán. Bởi lẽ, đặc điểm HTK ở công ty đặc biệt là bao bì và thành phẩm có rất nhiều chủng loại nên việc để kế toán tạo mã HTK sẽ giúp kế toán có thể theo dõi một cách dễ dàng, tránh sai sót, nhầm lẫn. Mỗi ngày, khi kế toán nhận được hóa đơn chứng từ cho các VTHH từ các bộ phận cung ứng sẽ tiến hành theo các trình từ sau:
Bước 1: Kiểm tra mặt hàng trên hóa đơn hoặc thành phẩm nhập kho đã được tạo mã trước đó hay chưa. Nếu đã tồn tại, tiến hành ghi nhận nhập kho trên hệ thống. Nếu chưa tiến hành tạo mã để theo dõi ở bước 2.
Bước 2: Xác nhận lại các thông tin cần thiết với bộ phận cung ứng như nhóm VTHH, dung tích, màu sắc, có ký hiệu gì đặc biệt, dùng cho thành phẩm nào để tiến hành đặt mã mới, lưu ý mã mới được đặt phải được thống nhất với cách đặt từ trước sau đó tiến hành các bước ghi sổ tiếp theo.
Trong công tác kế toán HTK, việc đặt mã VTHH càng chi tiết thì kế toán càng dễ phân biệt, theo dõi và đối chiếu. Hạn chế tình trạng thất thoát, sai lệch từ đó có thể phản ánh đúng giá trị HTK, làm cơ sở cho ban quản lý có thể đưa ra các quyết định trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
47
3.5. Quy trình nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất
NVL chính của công ty TNHH ABC là các loại thuốc bảo vệ thực vật (Thuốc trừ sâu, thuốc diệt cỏ, thuốc trừ bệnh,…) và phân bón cây trồng. Đa phần nguồn nguyên liệu chính đầu vào này được nhập khẩu từ công ty mẹ ở Nhật Bản và các công ty góp vốn cũng ở Nhật Bản đã được kiểm định chặt chẽ, an toàn cho người sử dụng và môi trường. Bên cạnh đó, một số nguyên liệu chính cũng được mua trong nước nhằm giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu cũng như giá mua nguyên liệu trong nước thường cũng hợp lý hơn giá nhập khẩu nước ngoài.
Ngoài việc sản xuất thành phẩm, công ty còn mua/nhập khẩu một số loại hàng hóa, không qua phối trộn, gia công đóng gói mà đơn thuần mua về nhập kho sau đó xuất bán cho khách hàng.
Do giới hạn về thông tin cũng như những vấn đề khác, ở bài báo cáo này tác giả chỉ đề cập đến hai loại NVL chính (Carina 50EC để gia công đóng gói thành phẩm Carina 100ML, Carina 400ML, Carina 100ML vuông xanh lá, Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh và Teppeki 50WG để gia công đóng gói thành phẩm Teppeki50WG10GR) làm căn cứ mang tính thuyết phục cho những nội dung tiếp theo.
48
3.5.1. Quy trình kiểm soát nội bộ khâu thu mua của công ty TNHH ABC
Công ty TNHH ABC xây dựng sơ đồ kiểm soát nội bộ khâu thu mua như sau:
Sơ đồ 3.4: Quy trình kiểm soát nội bộ khâu thu mua ở công ty TNHH ABC
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
Khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lập phiếu đề nghị mua hàng cùng với một số báo giá để so sánh Gửi E- mail chờ cấp quản lý phê duyệt Lập đơn đặt hàng trình cấp quản lý ký Tiến hành đặt hàng theo quy cách, số lượng như đơn đặt
hàng
Hàng về đến kho, thủ kho kiểm tra số lượng,
chủng loại nếu đầy đủ ký vào phần người nhận hàng ở phiếu giao
hàng/phiếu xuất kho
NCC gửi hóa đơn GTGT cũng với phiếu giao hàng/xuất kho về
công ty
Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ hạch toán hàng hóa/NVL nhập
kho
Hàng tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa
sổ kế toán và kho, kiểm tra chênh lệch và
xử lý nếu có
Kiểm kê kho định kỳ 1 năm 2 lần, kiểm tra giữa số sổ sách và thực
tế, tiến hành xử lý nếu có chênh lệch.
49
3.5.2. Nhập khẩu nguyên vật liệu chính
3.5.2.1. Quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu chính
Dựa vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng và các đơn đặt hàng đặt biệt mà bộ phận cung ứng sẽ tiến hành đặt mua các NVL chính từ nước ngoài. Thông thường, nếu không phát sinh sản phẩm mới, nguồn NVL này sẽ được đặt mua từ những NCC đã làm việc với công ty từ trước đến nay (công ty mẹ ở Nhật Bản và những công ty góp vốn ở Nhật Bản) hoặc nếu có thể nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới phù hợp với tình hình thị trường ở Việt Nam, bộ phận cung ứng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm NCC đáng tin cậy với mức giá hợp lý để tiến hành đặt mua, đảm bảo kế hoạch và thực tế không quá chênh lệch, công ty đủ NVL để sản xuất kinh doanh.
Đa số các hợp đồng nhập khẩu NVL chính của công ty TNHH ABC được ký với điều kiện giá CIF-Incoterm 2010. Theo điều kiện này, phía NCC phải thuê tàu vận chuyển, mua bảo hiểm và chịu cước phí cho lô hàng. Tuy nhiên địa điểm chuyển giao rủi ro là ở lan can tàu cảng đi nên việc mua bảo hiểm ở đây chỉ đơn thuần là NCC mua dùm công ty, nếu trên đường vận chuyển có bất cứ tổn thất nào xảy ra thì công ty sẽ là người được hưởng bảo hiểm.
Sau khi bộ phận cung ứng hoàn thành hết các khâu đặt mua NVL, kí kết hợp đồng thành công với NCC, NVL được đưa lên tàu, NCC sẽ gửi toàn bộ chứng từ đến công ty. Lúc này, công ty thuê một bên thứ ba chuẩn bị các thủ tục, khai hải quan để hàng có thể thông quan nhập cảng Cát Lái mà không gặp trở ngại gì.
Khi bộ phận cung ứng nhận được thông báo hàng về đến và đã được thông quan nhập cảng, công ty tiếp tục thuê một công ty khác tiến hành nâng, hạ container, dỡ hàng và vận chuyển NVL chính về hai kho của hai công ty nhận gia công đóng gói. Sau khi NVL chính nhập kho, toàn bộ chứng từ chi phí giao nhận xuất nhập khẩu sẽ được gửi về công ty để thanh toán. Lúc này kế toán sẽ căn cứ vào bộ chứng từ, hạch toán NVL chính nhập kho và phân bổ các chi phí liên quan vào phần hành kế toán trên ERP của công ty.
50
3.5.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 152 và chi tiết là 1521 để ghi nhận giá gốc NVL chính nhập kho gồm giá mua và chi phí mua NVL chính. Chi tiết từng loại NVL chính được theo dõi theo mã NVL, các mã này được đặt thống nhất theo quy định ban đầu cụ thể HRM-tên thuốc là nhóm thuốc diệt cỏ, IRM-tên thuốc là nhóm thuốc trừ sâu, ORM-tên thuốc là nhóm phân bón lá, FRM-tên thuốc là nhóm thuốc trị bệnh.
3.5.2.3. Sổ kế toán, chứng từ nhập khẩu nguyên liệu
• Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152 ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến HTK, sổ chi tiết tài khoản 1521 (Phụ lục 3) ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của NVL chính, sổ nhật ký chung ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh của DN, bảng kê nhập-xuất-tồn (Phụ lục 4) ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mã NVL chính.
• Chứng từ nhập khẩu NVL: Sales contract – Hợp đồng (Phụ lục 5); Invoice – Hóa đơn (Phụ lục 6), Packing list – Phiếu đóng gói hàng hóa (Phụ lục 7); Bill of Lading (B/L) – Vận đơn (Phụ lục 8); Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Phụ lục 9) và các chứng từ khác của NCC (nếu có); Hóa đơn GTGT chi phí vận chuyển ; Hóa đơn GTGT chi phí dịch vụ xuất nhập khẩu, các hóa đơn GTGT chi phí khác có liên quan được tóm gọn thành một bộ chứng từ chi phí nhập khẩu (Phụ lục 10) và các chứng từ theo yêu cầu quản lý nội bộ.
3.5.2.4. Phương pháp hạch toán nhập kho NVL chính
• Nhập khẩu NVL Carina 50EC
B/L ngày 22/12/2019, Công ty TNHH ABC sở hữu lô hàng 5,000 lít Carina 50EC, đơn giá 6.82$/lít, thuế suất thuế nhập khẩu 0%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, đang trên đường về cảng Cát Lái. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đưa NVL chính về nhập kho, nhận được đầy đủ chứng từ nhập khẩu cũng như các chứng từ chi phí liên quan, kế toán tiến hành ghi nhận NVL nhập kho vào hệ thống theo số lô 221220192134: Nợ TK1521: Giá nhập kho = Số lượng x Đơn giá x Tỷ giá bán của ngày trên B/L = 5,000 x 6.82 x 23,220 = 791,802,000
51 Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 1333: Thuế GTGT đầu vào hàng nhập khẩu = Số lượng x Đơn giá x Tỷ giá hải quan căn cứ trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu x Thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu
= 5,000 x 6,82 x 23,110 x 5% = 39,402,550
Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu = 39,402,550
Hình 3.2: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC trên ERP (1)
Trong đó:
Exchange rate: Tỷ giá bán của ngân hàng ngày trên B/L Rate for VAT: Tỷ giá nhập khẩu trên tờ khai hải quan Item ID: Mã NVL nhập khẩu
B Amout after VAT = Trị giá nhập khẩu x Tỷ giá bán của ngân hàng + VAT hàng nhập khẩu
52
Hình 3.3: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC trên ERP (2)
Hạch toán chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 1521: Tổng chi phí nhập khẩu NVL = 15,351,580 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào trong nước = 934,455 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 16,286,035
Hình 3.4: Giao diện hạch toán chi phí nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC
• Nhập khẩu NVL chính Teppeki 50WG
B/L ngày 23/03/2019, công ty TNHH ABC sở hữu lô hàng 2,040 kg nguyên liệu Teppeki 50WG, đơn giá 81.6$/kg, thuế suất thuế nhập khẩu 0%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, đang trên đường về cảng Cát Lái. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đưa NVL chính về nhập kho, nhận được đầy đủ chứng từ nhập khẩu cũng như các chứng từ chi phí liên quan, kế toán tiến hành ghi nhận NVL nhập kho vào hệ thống theo số lô 230320192220:
53 Nợ TK 1521: Trị giá NVL nhập kho = 2,040 x 81.6 x 23,250 = 3,870,288,000 Có TK 3311: Phải trả NCC nước ngoài = 3,870,288,000
Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 1333: Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ = 2,040 x 81.6 x 23,150 x 5% = 192,682,080
Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu = 192,682,080
Hình 3.5: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Teppeki 50WG
Hạch toán chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 1521: Tổng chi phí nhập khẩu NVL = 14,213,463 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào trong nước = 1,143,537 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 15,357,000
54 Do 2 lô hàng trên được nhập khẩu vào hai ngày khác nhau và mỗi lô hàng không kèm theo bất kì NVL nào khác nên toàn bộ chi phí thu mua của NVL nào được tính vào giá gốc của NVL đó mà không tiến hành phân bổ. Tuy nhiên, đối với những lô hàng có nhiều NVL khác nhau, sau khi kế toán nhập đầy đủ số liệu, phần mềm sẽ tự động phân bổ chi phí mua cho từng loại NVL theo tiêu thức trị giá mua đã được đề cập đến ở trên.
3.5.3. Mua trong nước nguyên vật liệu phụ (bao bì)
3.5.3.1. Quy trình mua nguyên vật liệu phụ
Ta lại nói đến quy trình sản xuất của công ty TNHH ABC. NVL chính sau khi về đến một trong hai kho nhận gia công sẽ được phối trộn tạo thành bán thành phẩm (nếu có) hoặc được gia công đóng gói chiết thành những chai, lọ, gói nhỏ với dung tích, quy cách, mẫu mã khác nhau. Chính vì điều này mà số lượng NVL phụ ở công ty ABC rất lớn và phức tạp. Nếu không theo dõi chặt chẽ việc thất thoát là điều khó tránh khỏi.Hiện tại, NVL chính Teppeki 50WG được gia công đóng gói tạo thành thành phẩm Teppeki 10GR hay chỉ với một NVL đầu vào Carina 50EC, công ty đã gia công ra được bốn loại thành phẩm khác nhau: Carina 100ML, Carina 400ML, Carina 100ML vuông xanh lá; Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh. Mỗi loại thành phẩm này lại sử dụng những NVL phụ khác nhau để đóng gói như sau:
1 Teppeki 10GR
Màng thuốc trừ sâu Teppeki 50WG 10GR, hộp Teppeki 20 gói