5. Kết cấu đề tài
3.5.2.3. Sổ kế toán, chứng từ nhập khẩu nguyên liệu
• Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152 ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến HTK, sổ chi tiết tài khoản 1521 (Phụ lục 3) ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của NVL chính, sổ nhật ký chung ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh của DN, bảng kê nhập-xuất-tồn (Phụ lục 4) ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mã NVL chính.
• Chứng từ nhập khẩu NVL: Sales contract – Hợp đồng (Phụ lục 5); Invoice – Hóa đơn (Phụ lục 6), Packing list – Phiếu đóng gói hàng hóa (Phụ lục 7); Bill of Lading (B/L) – Vận đơn (Phụ lục 8); Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Phụ lục 9) và các chứng từ khác của NCC (nếu có); Hóa đơn GTGT chi phí vận chuyển ; Hóa đơn GTGT chi phí dịch vụ xuất nhập khẩu, các hóa đơn GTGT chi phí khác có liên quan được tóm gọn thành một bộ chứng từ chi phí nhập khẩu (Phụ lục 10) và các chứng từ theo yêu cầu quản lý nội bộ.
3.5.2.4. Phương pháp hạch toán nhập kho NVL chính
• Nhập khẩu NVL Carina 50EC
B/L ngày 22/12/2019, Công ty TNHH ABC sở hữu lô hàng 5,000 lít Carina 50EC, đơn giá 6.82$/lít, thuế suất thuế nhập khẩu 0%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, đang trên đường về cảng Cát Lái. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đưa NVL chính về nhập kho, nhận được đầy đủ chứng từ nhập khẩu cũng như các chứng từ chi phí liên quan, kế toán tiến hành ghi nhận NVL nhập kho vào hệ thống theo số lô 221220192134: Nợ TK1521: Giá nhập kho = Số lượng x Đơn giá x Tỷ giá bán của ngày trên B/L = 5,000 x 6.82 x 23,220 = 791,802,000
51 Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 1333: Thuế GTGT đầu vào hàng nhập khẩu = Số lượng x Đơn giá x Tỷ giá hải quan căn cứ trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu x Thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu
= 5,000 x 6,82 x 23,110 x 5% = 39,402,550
Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu = 39,402,550
Hình 3.2: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC trên ERP (1)
Trong đó:
Exchange rate: Tỷ giá bán của ngân hàng ngày trên B/L Rate for VAT: Tỷ giá nhập khẩu trên tờ khai hải quan Item ID: Mã NVL nhập khẩu
B Amout after VAT = Trị giá nhập khẩu x Tỷ giá bán của ngân hàng + VAT hàng nhập khẩu
52
Hình 3.3: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC trên ERP (2)
Hạch toán chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 1521: Tổng chi phí nhập khẩu NVL = 15,351,580 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào trong nước = 934,455 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 16,286,035
Hình 3.4: Giao diện hạch toán chi phí nhập khẩu nguyên liệu Carina 50EC
• Nhập khẩu NVL chính Teppeki 50WG
B/L ngày 23/03/2019, công ty TNHH ABC sở hữu lô hàng 2,040 kg nguyên liệu Teppeki 50WG, đơn giá 81.6$/kg, thuế suất thuế nhập khẩu 0%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, đang trên đường về cảng Cát Lái. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đưa NVL chính về nhập kho, nhận được đầy đủ chứng từ nhập khẩu cũng như các chứng từ chi phí liên quan, kế toán tiến hành ghi nhận NVL nhập kho vào hệ thống theo số lô 230320192220:
53 Nợ TK 1521: Trị giá NVL nhập kho = 2,040 x 81.6 x 23,250 = 3,870,288,000 Có TK 3311: Phải trả NCC nước ngoài = 3,870,288,000
Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 1333: Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ = 2,040 x 81.6 x 23,150 x 5% = 192,682,080
Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu = 192,682,080
Hình 3.5: Giao diện hạch toán nhập khẩu nguyên liệu Teppeki 50WG
Hạch toán chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 1521: Tổng chi phí nhập khẩu NVL = 14,213,463 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào trong nước = 1,143,537 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 15,357,000
54 Do 2 lô hàng trên được nhập khẩu vào hai ngày khác nhau và mỗi lô hàng không kèm theo bất kì NVL nào khác nên toàn bộ chi phí thu mua của NVL nào được tính vào giá gốc của NVL đó mà không tiến hành phân bổ. Tuy nhiên, đối với những lô hàng có nhiều NVL khác nhau, sau khi kế toán nhập đầy đủ số liệu, phần mềm sẽ tự động phân bổ chi phí mua cho từng loại NVL theo tiêu thức trị giá mua đã được đề cập đến ở trên.
3.5.3. Mua trong nước nguyên vật liệu phụ (bao bì)
3.5.3.1. Quy trình mua nguyên vật liệu phụ
Ta lại nói đến quy trình sản xuất của công ty TNHH ABC. NVL chính sau khi về đến một trong hai kho nhận gia công sẽ được phối trộn tạo thành bán thành phẩm (nếu có) hoặc được gia công đóng gói chiết thành những chai, lọ, gói nhỏ với dung tích, quy cách, mẫu mã khác nhau. Chính vì điều này mà số lượng NVL phụ ở công ty ABC rất lớn và phức tạp. Nếu không theo dõi chặt chẽ việc thất thoát là điều khó tránh khỏi.Hiện tại, NVL chính Teppeki 50WG được gia công đóng gói tạo thành thành phẩm Teppeki 10GR hay chỉ với một NVL đầu vào Carina 50EC, công ty đã gia công ra được bốn loại thành phẩm khác nhau: Carina 100ML, Carina 400ML, Carina 100ML vuông xanh lá; Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh. Mỗi loại thành phẩm này lại sử dụng những NVL phụ khác nhau để đóng gói như sau:
1 Teppeki 10GR
Màng thuốc trừ sâu Teppeki 50WG 10GR, hộp Teppeki 20 gói 10GR, thùng carton 10 hộp x 20 gói x 12GR, nhãn thùng Teppeki 50WG, băng keo
2 Carina 100ML
Chai Pet 100ML trắng, nắp tím 28, nhãn chai Carina 100ML, thùng carton 100 chai x 100ML (chai tròn), tấm lót giữa thùng 100 chai x 100ML, băng keo.
3 Carina 400ML
Carina 400ML: Chai Pet 440ML trắng, nắp tím 44, nhãn chai Carina 400ML, thùng carton 30 chai x 400ML, băng keo.
4
Carina 100ML vuông xanh lá
Chai nhựa vuông 100ML gốc PE/EVOH (Chai nhựa vuông 3 lớp 100ml), nắp trắng 22 (cùng chai vuông 100ML gốc PE/EVOH), Nhãn chai CARINA chai vuông 50EC 100ML, tờ bướm Carina chai vuông 50EC 100ml, thùng carton 100 chai vuông x 100ml, tấm lót giữa thùng 100 chai vuông x 100ml
5
Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh
Chai Pet 480ML trắng, nắp tím 44, nhãn chai Carina 400ML chữ đen mặt trời đỏ bé xinh, thùng carton 30 chai x 400ML, băng keo
55 Việc sử dụng NVL phụ nào và áp dụng quy cách đóng gói thế nào để tạo thành phẩm được quyết định bởi bộ phận cung ứng. Vì thế, bộ phận cung ứng sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất tiến hành đặt mua NVL phụ để đủ (hoặc dư trong định mức cho phép) chuyển đến hai công ty nhận gia công thực hiện đóng gói sản phẩm tránh tình trạng thiếu hụt dẫn đến ách tắc việc sản xuất.
Bộ phận cung ứng tiến hành tìm kiếm NCC NVL phụ với mức giá cả hợp lý, tiến hành ký kết hợp đồng và xuất kho giao NVL phụ đến hai công ty nhận gia công và chuyển hóa đơn GTGT về văn phòng công ty. Các NVL phụ được yêu cầu ghi rõ, đủ nội dung cần thiết để kế toán tạo mã NVL. Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống.
3.5.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 152 chi tiết là 1522 để ghi nhận giá gốc NVL phụ nhập kho gồm giá mua và chi phí mua NVL phụ (nếu có). Cũng giống với NVL chính, chi tiết từng loại bao bì cũng được theo dõi theo mã NVL, cụ thể bao bì sẽ thuộc nhóm VTĐG-tên NVL phụ (màu sắc, quy cách, dung tích, đặc điểm nhận dạng).
3.5.3.3. Sổ kế toán, chứng từ mua nguyên vật liệu phụ
- Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 1522 (Phụ lục 11) ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của NVL phụ, sổ nhật ký chung, bảng kê nhập- xuất-tồn ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mã NVL phụ
- Chứng từ mua NVL phụ: Phiếu báo giá, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT (Phụ lục 12), phiếu giao hàng có chữ ký người nhận hoặc phiếu nhập kho và các chứng từ theo yêu cầu quản lý nội bộ.
3.5.3.4. Phương pháp hạch toán nhập kho NVL phụ
Ngày 19/12/2019, nhận được hóa đơn GTGT từ bộ phận cung ứng chuyển qua hàng đã nhập kho 20,000 chai Pet 480ML trắng, đơn giá 3,420đ/chai, thuế GTGT 10%, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống:
Nợ TK 1522: Giá nhập kho NVL phụ = 20,000 x 3,420 = 68,400,000 Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ = 68,400,000 x 10% = 6,840,000 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 75,240,000
56
Hình 3.7: Giao diện hạch toán mua bao bì nhập kho 3.6. Quy trình Xuất kho nguyên vật liệu gia công nhập kho thành phẩm
3.6.1. Quy trình kiểm soát nội bộ
Sơ đồ 3.5: Quy trình kiểm soát nội bộ khâu gia công ở công ty TNHH ABC
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
Dựa vào kế hoạch, bộ phận cung ứng xem lượng NVL tồn kho, nếu đủ lập đơn đề
nghị gia công
Gửi E-mail chờ cấp quản lý phê duyệt đồng thời in phiếu đề
nghị gia công trình ký
Gửi yêu cầu gia công xuống 1 trong 2 kho (AC
hoặc LH)
Đóng gói hoàn thành, kế toán kho (AC hoặc LH) căn cứ vào số lượng xuất NVL, bao bì thực tế lập phiếu xuất kho NVL và phiếu nhập kho thành phẩm gửi về công
ty
Kế toán ABC căn cứ vào phiếu nhập/xuất và định mức xuất dùng/hao hụt tiến hành ghi nhận
vào ERP
Hàng tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán và kho, kiểm tra chênh lệch và xử lý (nếu
có)
Kiểm kê kho định kỳ 1 năm 2 lần, kiểm tra giữa số sổ sách và thực tế, tiến hành
57
3.6.2. Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
3.6.2.1. Kế toán chi phí sản xuất
• Phân loại chi phí sản xuất
Như đã nói đến ở trên, do công ty không có phân xưởng sản xuất, toàn bộ quá trình gia công đóng gói đều được thông qua hai công ty đối tác (AC và LH) nên mặc nhiên không phát sinh chi phí nhân công sản xuất trong chi phí sản xuất của DN. Vì thế, chi phí sản xuất ở công ty TNHH ABC chỉ gồm có:
- Chi phí NVL trực tiếp: Bao gồm NVL chính như các loại thuốc nước, thuốc bột tạo nên chất lượng, thực thể chính của sản phẩm. Bên cạnh đó còn có NVL phụ là bao bì như băng keo, chai, hộp, thùng, nhãn chai, nhãn thùng,… tham gia hỗ trợ vào quá trình sản xuất để hoàn chỉnh về mặt hình dáng. Ngoài ra, chi phí trả hàng tháng cho hai công ty gia công cũng được ABC đưa vào chi phí NVL trực tiếp làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm.
- Chi phí sản xuất chung: chi phí sản xuất chung của công ty khá đơn giản chỉ có chi phí phân bổ của trục quay màng.
• Đối tượng tập hợp Chi phí sản xuất
Công ty TNHH ABC xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng lô thành phẩm nhập kho, kế toán căn cứ vào số liệu trên chứng từ để tập hợp chi phí trực tiếp vào mã thành phẩm theo tiêu thức thích hợp. Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất như vậy là phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
• Kế toán chi phí NVL trực tiếp
* Định mức NVL xuất dùng và định mức hao hụt
Trong mỗi DN sản xuất, việc xây dựng định mức NVL là cực kì quan trọng, nó giúp cho các nhà quản lí kiểm soát được hoạt động kinh doanh đồng thời góp phần thông tin kịp thời về việc phân tích khả năng sinh lời, ra quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng cũng như việc định giá bán sản phẩm. Bên cạnh đó, xây dựng định mức NVL và định mức hao hụt cho phép giúp DN tránh được những rủi ro trong quá trình sản xuất như biển thủ hay xài tiêu hao quá mức NVL.
Đặc biệt đối với công ty TNHH ABC, với đặc thù thuê gia công sản xuất bên ngoài nếu không xây dựng định mức cho từng mã thành phẩm, cụ thể cho từng loại NVL chính, NVL phụ thì việc NVL xuất dùng trên phiếu xuất kho cao hơn rất nhiều lần so với thực tế xuất dùng là việc hoàn toàn có thể xảy ra. Vì thế để ngăn chặn những sai phạm ấy, ABC và
58 hai công ty nhận gia công đã thỏa thuận đưa ra bảng định mức xuất dùng và định mức hao hụt cho mỗi sản phẩm.
Tác giả minh họa định mức xuất dùng của thành phẩm Carina 400ML như sau: Để gia công đóng gói 1 thùng đựng 30 chai x dung tích 400ML Carina cần: - 30 chai x 400ML = 12,000ML = 12L nguyên liệu chính Carina 50EC - 1 thùng Carton rộng để vừa 30 chai x 400ML
- 30 chai Pet 480ML trắng (vì 1 thùng đựng 30 chai) - 30 nắp tím 44 seal Pet (nắp đi kèm chai)
- 30 nhãn chai Carina 400ML (nhãn chai đi kèm chai) - Băng keo
Tác giả minh họa định mức xuất dùng thành phẩm Teppeki 10GR như sau: Để gia công đóng gói 1 thùng đựng 10 hộp x 20 gói Teppeki 10GR cần: - 1 thùng x 10 hộp x 20 gói x 10GR = 2,000GR = 2KG NVL Teppeki 50WG - Màng Teppeki 10GR: 200 gói x 0.0228m²/gói = 4.56m²/thùng
- 10 hộp Teppeki 20 gói x 10GR - 2 nhãn thùng Teppeki 50WG
- 1 thùng carton 10 hộp x 20 gói x 10GR - Băng keo
Như vậy nếu công ty gia công với số lượng lớn thì theo quy định như trên rồi nhân với số lượng thùng sản xuất tương ứng.
Thông tin quy đổi 1 gói sử dụng bao nhiêu m² màng được cung cấp bởi bộ phận cung ứng. Kế toán căn cứ vào số lượng gói thực tế để quy đổi và đối chiếu với số lượng trên phiếu xuất do kho xuất ra và tiến hành ghi nhận vào hệ thống.
59 Tác giả minh họa định mức hao hụt NVL của thành phẩm Carina 400ML và Teppeki 10GR như bảng sau:
Định mức hao hụt NVL chính 0.3% tính theo NVL chính của thành phẩm nhập kho
Bảng 3.1: Bảng định mức hao hụt cho NVL chính Chai Pet 480ML trắng 1.5% Nắp tím 44 seal Pet 1.5% Thùng 1% Nhãn chai 2% Màng 3% Hộp 1%
Bảng 3.2: Bảng định mức hao hụt cho bao bì đóng gói
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
* Sổ kế toán và chứng từ ghi nhận xuất kho
- Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 1522, sổ nhật ký chung, bảng kê nhập-xuất-tồn, sổ tài khoản chi phí 621 - chi tiết 6211 (Chi phí NVL chính trực tiếp), 6212 (Chi phí NVL phụ trực tiếp), 6213 (Chi phí gia công).
- Chứng từ ghi nhận xuất kho gia công, đóng gói: Phiếu xuất kho bao bì (Phụ lục 13), phiếu xuất kho nguyên liệu (Phụ lục 14), hóa đơn GTGT phí gia công phối trộn (Phụ lục 15).
* Kế toán hạch toán tập hợp chi phí sản xuất NVL trực tiếp
Sau khi nhận được phiếu xuất kho nguyên liệu, bao bì và hóa đơn GTGT chi phí gia công phối trộn của hai công ty nhận gia công chuyển về văn phòng, kế toán tiến hành kiểm tra các dữ liệu trên phiếu xuất kho, nếu số liệu trên phiếu xuất kho đúng với định mức xuất dùng và không vượt quá định mức hao hụt thì kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống như sau:
60 Xuất kho 600L Nguyên liệu chính Carina 50EC (29.26L nguyên liệu nhập khẩu từ lô 051020192109 và 570.74L từ lô 221220192134) sản xuất 50 thùng thành phẩm Carina 400ML:
Nợ TK 6211 = 29.26 x 163,870.10 + 570.74 x ((791,802,000 + 15,351,580)/5,000) = 96,929,806
Có TK 1521 = 96,929,806
Hình 3.8: Giao diện hạch toán xuất kho nguyên liệu đóng gói mã thành phẩm Carina 400ML
Xuất kho bao bì tương ứng sản xuất 50 thùng thành phẩm Carina 400ML: Nợ TK 6212 = 8,733,475
61
Hình 3.9: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Carina 400ML (1)
Hình 3.10: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Carina 400ML (2)
Xuất kho 200 Kg nguyên liệu chính Teppeki 50WG từ lô nguyên liệu nhập kho 230320192220 sản xuất 100 thùng thành phẩm Teppeki 10GR:
Nợ TK 6211 = 200 x ((3,870,288,000 + 14,213,463)/2,040) = 380,833,477 Có TK 1521 = 380,833,477
62
Hình 3.11: Giao diện hạch toán xuất kho nguyên liệu đóng gói mã thành