- Doanh số cộng dồn trong tháng cùa trưởng nhóm đạt từ 1.000.000 đồng
3. Tăng cường quản trị mạng lưới phân phối viên
Quản lý mạng lưới phân phối viên là nội dung quan trọng hàng đầu trong vấn đề quản trị kênh phân phối đa cấp. Mạng lưới phân phối viên chính là cơ sở của kênh phân phối đa cấp. Doanh nghiệp muốn xây dựng mạng lưới phân phối viên rộng lớn, muốn thiết lập một kênh phân phối đa cấp vững mạnh thì cần quản trị mạng lưới phân phối viên thật tốt.
Trước hết, doanh nghiệp cần chấp hành các quy định trong Nghị định 110/2005/NĐ-CP và Thông tư 19/2005/TT-BTM về việc ký hợp đồng với người tham gia và cấp thẻ thành viên cho người tham gia. Theo đó, hợp đồng phải có đẩy đủ các thòng tin cơ bản như tên, địa chỉ, người đại diện của doanh nghiệp; họ và tên, số chứng minh nhân dân của người tham gia; các thông tin về hàng hóa; cách thức tính tiền hoa hồng; quyền hạn, nghĩa vụ của hai bên; các trường hợp chấm dứt và thanh lý hợp đổng [10].
K h i hợp đồng giữa doanh nghiệp bán hàng đa cấp và người muốn tham gia đã được ký, người đó chính thức trở thành phàn phối viên của doanh
3Z/uúi Ịụậa ỂẬỈ'uạểUệpỉ M
Qu4Ĩn /rị ỉỉiti/i p/t/h/ (Tí/ r/ỉp /rsui// ///t/r/ỉr/i/i//
nghiệp. Lúc đó, doanh nghiệp sẽ cấp cho phân phối viên mới này một tấm thẻ để phân phối viên xuất trình khi tiếp thị hàng hóa. Phân phối viên cũng sẽ được cấp m ã số để doanh nghiệp có thể quản lý dễ dàng. Doanh nghiệp nên đăng ký m ã số này với cơ quan Nhà nước để Nhà nước có thể bao quát được tình hình người tham gia trong mạng lưới của doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân của những người này.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể vằa giảm nhẹ gánh nặng về quản lý phân phối viên của mình lại vằa tăng cường giám sát hoạt động của phân phối viên bằng cách san sẻ bót trách nhiệm cho các phân phối viên cấp cao. Doanh nghiệp có thể yêu cầu các phân phối viên chịu trách nhiệm về những người do họ đỡ đầu. Điều này có thể quy định ngay trong Hợp đồng bán hàng m à phân phối viên ký vói doanh nghiệp. Theo đó, phân phối viên cấp trên phải quản lý phàn phối viên cấp dưới m à mình đỡ đầu, nếu cấp dưới trực tiếp của họ có vi phạm gì thì phân phối viên đó phải chịu một phần trách nhiệm.
Một mạng lưới phân phối viên thường lên tói hàng nghìn người, thậm chí hàng chục nghìn người. Do đó, doanh nghiệp khó có thể bao quát hết hoạt động của họ, khó có thể biết được họ có v i phạm gì khi tiếp thị hàng hóa và giới thiệu người vào mạng lưới không. Trên thực tế, phân phối viên đều không phải là nhân viên của doanh nghiệp m à là những cá nhân độc lập vói doanh nghiệp. Số tiền hoa hồng và các lợi ích của họ phụ thuộc một phần lớn vào hoạt động của mạng lưới bên dưới. Như vậy, vì lợi ích của chính mình m à phân phối viên phải quản lý cũng như khích lệ, động viên các phân phối viên m à mình đỡ đầu. H ọ có thể giám sát hoạt động của cấp dưới mình chặt chẽ hơn là doanh nghiệp và sẽ báo cho doanh nghiệp biết nếu có v i phạm. Bởi vì phân phối viên này sẽ phải chịu trách nhiệm một phần vói v i phạm của cấp dưới, do đó, họ sẽ có ý thức hơn. Hơn nữa, những hành v i v i phạm đó sẽ phần nào ảnh hưởng đến công việc bán hàng của chính họ bởi những hành v i quảng cáo gian dối, lằa gạt, dụ dỗ người tham gia và mạng lưới sẽ làm giảm sút uy tín của doanh nghiệp. Mặt khác, do doanh số của cấp dưới sẽ ảnh hưởng trực
3Z/íữa/HÔM tái nạ/uêpí Qiaúi ỉr/ỉỉé/t/t p/uĨH p/ĩâ?/Tư táp y//t/r&e//'////
tiếp đến hoa hồng được nhận của phân phối viên nên họ sẽ tích cực huấn luyện cũng như động viên các phân phối viên trong mạng lưới cấp dưới. Đáy là một vấn đề quan trọng trong hình thức phân phối đa cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý chặt vấn đề ngưắi nước ngoài tham gia vào kênh phân phối đa cấp. Có rất nhiều doanh nghiệp đã v i phạm khi cho phép phân phối viên ngưắi nước ngoài tham gia k h i họ chưa được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam. Việc nộp thuế thu nhập cá nhân của nguôi nước ngoài khi tham gia mạng lưới cũng không tuân theo quy định của pháp luật. Do đó, uy túi của các doanh nghiệp bán hàng đa cấp nói chung bị giảm sút. Các cơ quan quản lý xem xét hình thức phân phối đa cấp bằng con mắt nghi ngại.
K h i ngưắi nước ngoài muốn tham gia vào mạng lưới phân phối, doanh nghiệp cần kiểm tra đăng ký lưu trú, hộ chiếu và giấy phép lao động tại Việt Nam của ngưắi đó. Đăng ký lưu trú, số hộ chiếu và số giấy phép lao động của ngưắi đó phải được thể hiện trên Hợp đồng bán hàng ký giữa doanh nghiệp và ngưắi nước ngoài [10]. Việc nộp thuế của ngưắi nước ngoài cũng phải tuân theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ trích lại tiền hoa hồng để đóng thuế thu nhập cho ngưắi nước ngoài trước khi trả cho ngưắi đó.
Thêm vào đó, doanh nghiệp muốn xây dựng một kênh phân phối đa cấp vũng mạnh cần phải luôn củng cố tinh thần của ngưắi tham gia. Trước sự kỳ thị của xã hội về phương thức kinh doanh này cũng như về chất lượng sản phẩm trong kênh phân phối đa cấp, phân phối viên dễ mất lòng tin vào doanh nghiệp. Mặt khác, phân phối viên sau một thắi gian hoạt động rất dê nảy sinh tư tưởng chán nản, doanh nghiệp cần có biện pháp để động viên tinh thần cũng như xây dựng lòng tin của phân phối viên. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hội thảo định kỳ để giới thiệu về bản thân doanh nghiệp cũng như sản phẩm, đưa ra các tài liệu, bằng chứng nhằm chứng minh tính ưu việt của hình thức phân phối này và các tính năng, chất lượng của sản phẩm. Doanh nghiệp cũng có thể tạo ra bầu không khí thân thiện trong mạng lưới phân phối viên để
3Z/táa /nân tài' MợA/Ề0it Qỉííỉ/1 ỈA/&r/ĩ/í p/i///ỉ p//rĩí' t/i* í//p /rfư/ợ ///íỉrÁ'í//'/ỉ//
họ có thể giúp đỡ nhau và có niềm tin vào mạng lưới. Doanh nghiệp cũng nên củng cố hình ảnh của mình đối với các phân phối viên, tạo dựng lòng tin của phân phối viên đối với doanh nghiệp.
Trong hoạt động thực tiễn bán hàng đa cấp, có không ít sai phạm của phân phối viên trong quá trình tiếp thị hàng hóa và giói thiệu người tham gia mạng lưới. Các phân phối viên thường gian dối về công dụng, tính năng của sản phừm để có thể bán được nhiều hàng hoặc lừa gạt người tham gia để xây dựng một mạng lưới bên dưới vói nhiều thành viên. Mặc dù doanh nghiệp đã san sẻ bớt trách nhiệm quản lý cho các cấp phân phối viên, tuy nhiên, các phân phối viên này cũng không thể giám sát được hết hoạt động của cấp dưới. Sự ràng buộc trách nhiệm của họ đối với doanh nghiệp cũng không cao.
Do đó, doanh nghiệp không thể quản lý hết hoạt động của mọi thành viên trong kênh phân phối. Doanh nghiệp cần xây dựng những quy chế chặt chẽ cho việc xử lý v i phạm của phân phối viên như xử phạt hoặc chấm dứt hợp đồng đối với phân phối viên. Các hành v i v i phạm của phân phối viên sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, khiến cho người tiêu dùng nghi ngờ về
chất lượng và giá cả sản phừm, người tham gia không yên tâm và tin tưởng vào doanh nghiệp. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn và làu dài đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có những biện pháp xử lý sai phạm của phân phối viên một cách triệt để.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới vấn đề đạo đức trong kinh doanh. M ộ t số phân phối viên không muốn mất nhiều thời gian và cóng sức để xây dựng mạng lưới bên dưới mình m à tìm cách lôi kéo, dụ dỗ những phân phối viên ở nhánh khác hoặc ở các doanh nghiệp khác trở thành cấp dưới của mình. Doanh nghiệp cừn phải quy định cấm tuyệt đối những hình thức lôi kéo, dụ dỗ như vậy. Điều này trước hết v i phạm vào đạo đức kinh doanh, làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Không chỉ thế, nó sẽ kéo theo sự lộn xộn trong mạng lưới, ảnh hưởng đến hoạt động chung cùa cả kênh phân phối.
^/ưú/ luận iớĩ Mịf/ùêftí Quán /rị /trí/// pÁâ/1flÁềĩ đa eâịl /rt"ỉ'/ ///í/r&r//*///
Doanh nghiệp muốn phát triển bển vững, lâu dài cẩn phải quy định rõ về vấn để này và có hình thức xử lý vói những phân phối viên vi phạm.
4. Cải tiến hệ thống máy tính, công nghệ
Đặc trưng của kênh phân phối đa cấp chính là một mạng lưới phân phối viên rộng khắp bao gởm nhiều nhánh, nhiều tầng, phát triển theo cấp số nhân. Hoa hởng m à phân phối viên được hưởng tính toán dựa trên sơ đở trả thưởng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường k ế t hợp nhiều sơ đở trả thưởng để tính hoa hởng cho phân phối viên nên việc tính toán thường khá rắc rối.
Việc quản lý một mạng lưới phân phối viên khổng l ở như vậy cộng thêm việc tính toán hoa hởng đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống máy tính, công nghệ hiện đại. Doanh nghiệp sẽ không thể điều hành hoạt động của cả một mạng lưới nếu không có sự hỗ trợ của các phần mềm m á y tính. Những phần mềm m á y tính này sẽ giúp doanh nghiệp bao quát được tình hình của mạng lưới phân phối viên vói những thông tin về số phân phối viên hiện tại, số người mới vào, lượng sản phẩm tiêu thụ của m ỗ i người, cơ cấu tổ chức của mạng lưới phân phối viên, số người cấp dưới của từng phân phối viên, doanh số mạng lưới... Từ đó, những phần m é m máy tính này sẽ tự động tính toán để đưa ra kết quả về số hoa hổng m à mỗi phân phối viên được nhận vào cuối tháng. Việc tính toán này hoàn toàn phải dựa vào công nghệ chứ con người không thể tự tính toán được bời số phân phối viên trong kênh phân phối đa cấp thường rất lớn.
Khi phân phối viên ký hợp đởng vói doanh nghiệp, anh tasẽ được cấp một m ã số. Khách hàng do phân phối viên này giói thiệu sẽ lấy hàng qua m ã số của anh ta. Những phân phối viên cấp dưới của phân phối viên này k h i tham gia cũng phải nêu ra m ã số của phân phối viên đã giói thiệu họ vào. Các thông tin về doanh số, mạng lưới cấp dưới... của phân phối viên sẽ được cập nhật thông qua m ã số. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi được tình hình của bất kỳ phân phối viên nào nhôi m ã số này.
SXAáa /uậti ỉâĩ ftffÁ/Ểfiỉ (ỳiản irị/íêit pÁàti p/úứ đa eàịt ^0ta*ủ£/i/i&
Hệ thống máy tính, công nghệ đòi hỏi phải có sự đầu tư lớn từ doanh nghiệp. Các phần mềm để quản lý mạng lưới và theo dõi hoạt động của phân phối viên hết sức phức tạp và hiện đại. Hệ thống này không phải được đầu tư sau k h i doanh nghiệp đã phát triển mạnh. Ngay từ k h i doanh nghiệp xác định
sẽ sử dởng kênh phân phối đa cấp, doanh nghiệp đã phải đầu tư vào hệ thống này. Nhưng trước hết, doanh nghiệp phải xây dựng được sơ đồ trả thưởng để từ đó mới có thể xây dựng được hệ thống công nghệ nhằm tính toán hoa hồng cho phân phối viên. Đây thực sự là một khó khăn lớn đối với doanh nghiệp bởi việc đầu tư cho hệ thống máy tính, còng nghệ đòi hỏi nguồn vốn lớn, nhất là khi mạng lưới phân phối viên đã phát triển mạnh. Mạng lưới phân phối viên càng rộng lớn thì việc cải tiến, nâng cao chất lượng của hệ thống máy tính càng trở nên quan trọng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống máy tính, công nghệ hiện đại, giúp cho doanh nghiệp theo dõi hoạt động của từng phân phối viên, hoạt động của mạng lưới bẽn dưới họ. Việc tính toán hoa hồng phải hết sức chính xác và công bằng, phù hợp vói chính sách trả thưởng của doanh nghiệp. Nếu số hoa hồng phân phối viên nhận được cuối kỳ không phù hợp với doanh số anh ta đem lại sẽ dẫn tói việc mất lòng tin vào doanh nghiệp. Đố i với những doanh nghiệp có mạng lưới phân phối viên rộng lớn, yêu cầu về độ chính xác, hiện đại của hệ thống càng phải cao. Mạng lưới phân phối viên lớn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bao quát hoạt động của một lượng người khổng lồ. Chỉ cẩn một sai sót nhỏ trong hệ thống cũng có thể k h i ế n cho toàn bộ mạng lưới bị xáo trộn, chồng chéo, dễ dẫn tói sự sởp đổ của cả mạng lưới.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào công nghệ để phởc vở cho việc huấn luyện, đào tạo các phân phối viên. Doanh nghiệp đóng trở sở ở một thành phố và thường có nhiều chi nhánh ở các tỉnh. Tuy nhiên, mạng lưới phân phối viên trong kênh phân phối đa cấp thường rất rộng lớn, vươn ra nhiều tỉnh thành, khu vực m à không phải tại tỉnh thành nào cũng có c h i nhánh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn xây dựng kênh phân phối đa cấp thành
Công thì phải không ngừng mở rộng mạng lưới. Do vậy, doanh nghiệp cẩn đầu
tư vào các công nghệ hiện đại để có thể huấn luyện, đào tạo các phân phối viên từ xa. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể mở các buổi hội thảo từ xa cho phân phối viên thay cho việc phải đến tận nơi để huấn luyện.
Ngoài ra, các công nghệ thông tin liên lạc như máy fax, điện thoại, Internet... cũng sẽ giúp mạng lưới phân phối viên có sự liên kết với nhau và với doanh nghiệp. Doanh nghiệp và phân phối viên có thể trao đổi thông tin từ xa. Nhồ đó, phân phối viên có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết về sản phẩm, k ế t quả bán hàng và số tiền hoa hồng sẽ được nhận. về phía doanh
nghiệp, doanh nghiệp cũng có thể cung cấp các thông tin mới nhất cho phân phối viên, chẳng hạn về nhũng sản phẩm mới của doanh nghiệp hoặc thay đổi
về giá cả. Doanh nghiệp cũng có thể truyền đạt những thay đổi trong chính sách của doanh nghiệp để phân phối viên kịp thồi nắm bắt.
