- QĐHC phải được ban hành bởi những chủ thể có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Thẩm quyền ban hành QĐHC về mặt hình thức: Thầm quyền ban hành về mặt hình thức là thẩm quyền của mỗi cơ quan được ban hành những loại QĐHC nào do pháp luật quy định. Tùy theo tính chất, mức độ cần giải quyết bằng QĐHC mà sử dụng loại quyết định cho phù hợp. Pháp luật quy định cơ quan nào có thẩm quyền ban hành loại QĐHC gì và căn cứ vào chức năng, quyền hạn của cơ quan đó với quan niệm rằng khi ban hành các loại quyết định đó từng cơ quan có thể thực hiện tốt nhất công việc của mình. Khi cần ban hành một QĐHC, mỗi cơ quan chỉ được sử dụng loại QĐHC mà pháp luật quy định cơ quan đó có quyền ban hành, không được ban hành loại QĐHC thuộc thẩm quyền của cơ quan khác, cũng không được tự mình sáng tạo ra một loại quyết định hành chính riêng.
Thẩm quyền ban hành QĐHC về nội dung: Thẩm quyền ban hành QĐHC về nội dung thể hiện ở chỗ mỗi cơ quan được quyền ban hành QĐHC quy định về vấn đề gì, với tính chất và mức độ nào. Các QĐHC phải được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan. Pháp luật quy định rõ các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan liên quan đến đối tượng và khách thể quản lý cụ thể nào, trong giới hạn lãnh thổ nào và thời gian nào. Thẩm quyền này được pháp luật quy định phụ thuộc vào cơ cấu quyền lực nhà nước và khả năng thực tế của từng cơ quan. Các QĐHC trái thẩm quyền về nội dung cần phải coi là quyết định vô hiệu và phải có những biện pháp xử lý thích đáng để giữ gìn trật tự trong hoạt động của bộ máy nhà nước và đảm bảo giá trị của pháp luật nói chung.
- Nội dung của quyết định hành chính:
QĐHC có hiệu lực pháp lý thấp hơn phải phù hợp với các quyết định có hiệu lực pháp lý cao hơn. Hệ thống pháp luật Việt Nam gồm rất nhiều văn bản pháp luật có hiệu lực cao thấp khác nhau trong đó văn bản có hiệu lực pháp lý thấp phải phù hợp với văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn. Một QĐHC trái với các quyết định pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn thì QĐHC đó bị coi là bất hợp pháp. Đối với QĐHC cá biệt là quyết định được ban hành để giải quyết một công việc cụ thể, đối với một đối tượng cụ thể. Nội dung của QĐHC cá biệt được
coi là sự cụ thể hóa các quy phạm pháp luật tương ứng vào các trường hợp cụ thể. Tính hợp pháp về nội dung của QĐHC cá biệt thể hiện ở sự phù hợp của quyết định với văn bản pháp luật chứa đựng quy phạm được chọn để áp dụng. Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý khác nhau quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì QĐHC phải phù hợp với văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn, nếu văn bản do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau thì QĐHC cá biệt phải phù hợp với văn bản được ban hành sau.
Nội dung của quyết định phải hài hòa thống nhất với các QĐHC có cùng hiệu lực pháp lý. Các QĐHC có cùng hiệu lực pháp lý có nội dung không thống nhất với nhau thì một cách tự nhiên không có quyết định nào có khả năng làm mất hiệu lực của quyết định khác, trừ trường hợp quyết định được dùng để sửa đổi, thay thế, bãi bỏ quyết định trước hoặc các quyết định này do cùng một cơ quan ban hành thì quyết định được ban hành sau có khả năng làm mất hiệu lực của quyết định được ban hành trước. Trong trường hợp các QĐHC có hiệu lực pháp lý ngang nhau và cùng có hiệu lực thi hành mà nội dung không hài hòa, thống nhất với nhau sẽ gây khó khăn cho việc thực hiện pháp luật và sẽ không thể có được kết quả quản lý như nhà nước mong muốn.
Các quy định trong cùng một quyết định phải thống nhất với nhau. Mỗi QĐHC bao gồm những quy phạm pháp luật điều chỉnh một nhóm quan hệ xã hội gần gũi với nhau phát sinh trong một lĩnh vực xã hội cụ thể. Giữa các quy phạm pháp luật trong cùng một quyết định có thể có những quan hệ với nhau về nhiều phương diện. Các quy phạm này nếu không thống nhất có thể vô hiệu hóa lẫn nhau, gây khó khăn cho việc thực hiện chúng.
- Hình thức của quyết định hành chính:
•Tiêu chuẩn về tên loại của QĐHC
QĐHC được ban hành đúng tên loại trước hết là không sử dụng tên loại của văn bản hành chính thông dụng. Pháp luật có những quy định về các loại QĐHC, một số loại văn bản hành chính thông dụng, chỉ ra ranh giới giữa hai nhóm văn bản này nhằm tránh việc sử dụng lẫn lộn hai nhóm văn bản đó.
Tên loại QĐHC phải tương ứng với vấn đề thuộc nội dung của quyết định. Pháp luật quy định mỗi loại QĐHC được dùng để quy định những vấn đề gì. Trong những trường hợp cụ thể pháp luật quy định rõ loại quyết định phải sử dụng, cơ quan ban hành quyết định không được lựa chọn loại quyết định khác mặc dù cơ quan đó có quyền ban hành cả loại quyết định khác.
•Về thể thức và bố cục của quyết định
Thể thức của quyết định gồm quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành quyết định; tên loại và trích yếu của quyết định; nội dung quyết định; chức vụ, họ, tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật của quyết định. Ở mức độ nào đó, những thông tin này cho phép đánh giá quyết định có hợp pháp hay không về hình thức, nội dung, thẩm quyền ban hành.
Bố cục của quyết định cũng góp phần quan trọng vào việc thể hiện và chuyển tải nội dung quyết định tới người đọc. Bố cục khác nhau có khả năng thể hiện và chuyển tải thông tin khác nhau. Pháp luật quy định về bố cục của từng loại quyết định tương ứng với các vai trò của chúng trong quản lý. Những quy định này tạo nên sự thống nhất trong việc trình bày nội dung của quyết định.
•Về ngôn ngữ của QĐHC
Ngôn ngữ trong QĐHC phải trang trọng, nghiêm túc: ngôn ngữ thiếu trang trọng nghiêm túc dễ làm cho người đọc có tâm lý coi thường, ảnh hưởng tiêu cực tới việc thực hiện quyết định. Ngôn ngữ trong QĐHC phải chính xác: để có ngôn ngữ chính xác thì phải kết hợp nhuần nhuyễn các quy tắc ngôn ngữ với các quy tắc xây dựng pháp luật và nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ của người viết phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp. Ngôn ngữ trong QĐHC cần dễ hiểu: mục đích của yêu cầu này là giúp cho người đọc dễ tiếp thu nội dung quyết định, thuận lợi cho việc thực hiện quyết định. Để QĐHC dễ hiểu, các câu ngắn được khuyến khích sử dụng. Một số kỹ thuật đặc thù như kỹ thuật viện dẫn, kỹ thuật trình bày so le cũng góp phần tích cực làm cho quyết định dễ hiểu, chính xác.
QĐHC được ban hành theo thủ tục do pháp luật quy định nhằm đảm bảo sử dụng quyền lực nhà nước đúng đắn và thống nhất. Để đánh giá một QĐHC được ban hành đúng thủ tục cần xem xét ở hai khía cạnh. Một là, quá trình ban hành QĐHC phải bao gồm đầy đủ các hoạt động cần thiết do pháp luật quy định. Các QĐHC khác nhau thì số lượng, nội dung, tính chất, ý nghĩa của các hoạt động cụ thể trong thủ tục xây dựng chúng khác nhau. Hai là, hoạt động ban hành QĐHC phải tuân thủ theo đúng trình tự của các giai đoạn, các bước, các khâu theo pháp luật quy định. Chất lượng của QĐHC không chỉ phụ thuộc và chất lượng của từng hoạt động trong quá trình tạo ra quyết định mà còn phụ thuộc vào mức độ hợp lý của các hoạt động tiến hành.