Kế toán về tiền lơng BHXH, BHYT, BHTNvà KPCĐ của các doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: (theo chế độ chứng từ kế toán ) gồm có:
- Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02-LĐTL) - Bảng thanh toán BHXH(Mẫu số 04-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số 05-LĐTL) - Bảng chấm công.
- Phiếu nghỉ hởng lơng. Chứng từ hạch
toán lao động (BHXH trả thay lương)Chứng từ về BHXH
Tính tiền lương sản phẩm Chứng từ về tiền thưởng Tính tiền lương thời gian Bảng phân bổ tiền
lương và BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh
toán lương Bảng thanh toán BHXH
Thanh toán tiền lương và BHXH ( chi trả + khấu trừ)
Ngoài ra còn có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nếu doanh nghiệp thấy cần thiết và có các nghiệp vụ phát sinh thêm và liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lơng, phụ cấp lơng, BHXH.
- Phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành. - Phiếu báo làm thêm giờ.
- Hợp đồng giao khoán.
Cơ sở chứng từ tính lơng theo thời gian là bảng chấm công, tính lơng theo sản phẩm là bảng kê khai khối lợng công việc hoàn thành kèm theo phiếu kiểm tra chất lợng sản phẩm, phiếu nhập kho sản phẩm và phiếu giao việc, các phiếu chi, các chứng từ, các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan, các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
Việc thanh toán BHXH cho các công nhân viên đợc hởng khoản trợ cấp này trong tháng phải căn cứ vào các chứng từ liên quan nh: phiếu nghỉ hởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, giấy chứng nhận khám bệnh đợc h- ởng trợ cấp BHXH…để lập “Bảng thanh toán BHXH”.
Nếu áp dụng tiền thởng cho công nhân viên, kế toán tiền lơng cần tính toán và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền thởng” để theo dõi và chi trả cho ngời lao động.
Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH” sẽ đợc dùng làm căn cứ để viết phiếu chi và thanh toàn tiền lơng cho ngời lao động trong từng bộ phận. Việc thanh toán lơng đợc thực hiện làm 2 kỳ trong tháng: kỳ một đợc gọi là tạm ứng, kỳ hai thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ (theo chế độ quy định) hoặc những khoản nợ của công nhân đợc cơ quan pháp lý quyết định khấu trừ vào lơng.
Tiền lơng phải trả tận tay cho ngời lao động hoặc ngời đại diện tập thể. Thủ quỹ phát lơng và ngời nhận phải ký vào bảng thanh toán tiền lơng của bộ phận mình.
Trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay, đối tợng tính giá thành thờng là những công trình, hạng mục công trình lớn, thời gian thi công và kỳ tính giá thành dài, đối tợng tính giá thành đơn chiếc. Do vậy doanh nghiệp xây dựng th- ờng không trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất mà thực tế phát sinh vào thời điểm nào thì tính luôn vào chi phí sản xuất của thời kỳ đó.
Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lơng phải trả trong kỳ theo từng đối tợng sử dụng (bộ phận loại sản phẩm...) và tính trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lơng phải trả và các tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đợc thực hiện trên bảng phân bổ tiền lơng và trích BHXH.