Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách xã hội về lao động - tiền lơng và BHXH do Nhà nớc ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán tiến hành tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên.
Việc tính toán tiền lơng thời gian, tiền lơng sản phẩm phải trả ngời lao động đợc trình bầy ở phần trên. Tiền lơng tính toán riêng cho từng ngời, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, tổ sử dụng lao động và đợc kế toán phản ánh vào "Bản thanh toán lơng" lập cho từng bộ phận đó. Việc trả lơng đợc thực hiện làm 2 kỳ trong tháng hoặc một lần duy nhât, tùy thuộc việc quản lý của doanh nghiệp. Kỳ I đợc tạm ứng 60% - 70% lơng tháng. Số còn lại kỳ II thanh toán nốt và các khoản trợ cấp trả sau cùng. Trờng hợp công nhân viên đợc h- ởng trợ cấp BHXH trong tháng thì căn cứ vào chứng từ liên quan nh: Phiếu nghỉ hởng BHXH, Biên bản điều tra tai nạn lao động... để tính toán và tổng hợp vào "Bảng thanh toán BHXH".
"Bảng thanh toán tiền lơng" của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả, thanh toán lơng cho công nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lơng và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền l- ơng và BHXH ).
"Bảng thanh toán BHXH" có thể đợc lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung toàn doanh nghiệp và làm căn cứ để chi trả BHXH cho công nhân viên đợc hởng trợ cấp BHXH.
Trờng hợp áp dụng tiền thởng cho công nhân viên, cần tính toán và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền thởng" để theo dõi và chi trả theo đũng quy định.
Tiền lơng, trợ cấp BHXH và tiền thởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với ngời lao động. Công nhân viên khi nhận tiền cần thực hiện việc kiểm tra các khoản đợc hởng, các khoản bị khấu trừ ...và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "bảng thanh toán lơng".
Sơ đồ 1.1: tính lơng và trợ cấp BHXH
1.4. Kế toán tiền lơngvà các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp sản xuất