Môi trƣờng làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân CBNV. Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả tiếp cận việc tạo động lực thông qua môi trƣờng làm việc trong một tổ chức dƣới hai góc độ là tạo động lực thông qua môi trƣờng vật chất và tạo động lực thông qua môi trƣờng tâm lý. Môi trƣờng vật chất bao gồm: vị trí làm việc, không gian làm việc, khung cảnh, đồ đạc, máy móc và sự bố trí đồ đạc, máy móc,… Trong lĩnh vực tâm lý học lao động, các nhà khoa học đã nghiên cứu và có kết luận về sự ảnh hƣởng của môi trƣờng vật chất đến động lực, cũng nhƣ hiệu quả làm việc của CBNV. Việc tổ chức bố trí vị trí, không gian, khung cảnh làm việc hay bài trí màu sắc, ánh sáng,…phù hợp, tiện lợi sẽ tạo cho CBNV cảm thấy an toàn, thoải mái, tập trung trong công việc, từ đó, góp phần làm tăng năng suất, hiệu quả công việc của tổ chức.
Môi trƣờng tâm lý bao gồm: những áp lực công việc, bầu không khí làm việc, mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức,…Cũng giống nhƣ môi trƣờng vật
27
chất, môi trƣờng tâm lý cũng có tác động tới động lực của CBNV. Một tổ chức nếu duy trì đƣợc không khí làm việc thân thiện, vui vẻ, hòa đồng chắc chắn sẽ làm tăng sự tự tin đối với mỗi CBNV, kích thích tinh thần sáng tạo, tăng sự gắn bó của CBNV với tổ chức. Ngoài ra, trong một tổ chức, nếu mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dƣới không quá căng thẳng, ngƣợc lại, cấp trên luôn quan tâm đến đời sống, hoàn cảnh của cấp dƣới và hỗ trợ kịp thời khi có khó khăn cũng sẽ làm cho bản thân ngƣời nhân viên đó cảm thấy đƣợc sự gần gũi, quan tâm, chia sẻ. Từ đó, tạo cho họ sự phấn khởi, nỗ lực hơn trong thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, góp phần hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
Vì vậy, để tạo động lực cho CBNV thông qua môi trƣờng làm việc, tổ chức cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:
i) Cải thiện điều kiện làm việc trong đó chú trọng tới việc đổi mới, nâng cao chất lƣợng cơ sở vật chất – kỹ thuật, hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc nhằm đảm bảo cho CBNV thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
ii) Rà soát, bổ sung, đổi mới, hoàn thiện hệ thống quy chế làm việc, các quy định mang tính chất hành chính nhƣ: các quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi; quy định về chức trách, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân; quy chế phối kết hợp trong quá trình thực hiện công việc giữa các cá nhân trong tổ chức; quy chế cung cấp thông tin, báo cáo giữa các bộ phận, cá nhân và tổ chức;…theo hƣớng vừa nâng cao tính chủ động, sáng tạo của từng cá nhân, vừa đảm bảo sự kiểm tra, giám sát của tổ chức đối với từng cá nhân trong thực hiện công việc.
iii) Xây dựng văn hóa công sở phù hợp với các đặc điểm, tình tình của tổ chức và đổi mới phong cách lãnh đạo nhằm tạo bầu không khí và mối quan hệ thân thiện và hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức.