Đánh giá thực hiện công việc là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản trị nhân sự. Đó là sự đánh giá có hệ thống và chính thức về tình hình thực hiện công việc của CBNV trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đƣợc xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với CBNV (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2007).
Nhƣ vậy, căn cứ vào các tiêu chuẩn thực hiện công việc, tổ chức sẽ tiến hành đo lƣờng mức độ thực hiện công việc của CBNV. Nếu việc thực hiện công việc đạt mức độ “tốt” và đƣợc cấp trên ghi nhận đồng thời có chế độ thƣởng, đãi ngộ hợp lý cho những thành tích mà họ đạt đƣợc thì ngƣời CBNV sẽ có động lực cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Ngƣợc lại, nếu việc thực hiện công việc đạt mức độ “kém”, sau khi nhận đƣợc những thông tin phản hồi từ ngƣời đánh giá hoặc từ cấp lãnh đạo trực tiếp, ngƣời CBNV sẽ nắm đƣợc những thông tin về tình hình thực
22
hiện các công việc đã qua và các tiềm năng trong tƣơng lai của họ. Đồng thời, họ cũng biết đƣợc các biện pháp để hoàn thiện việc thực hiện công việc của mình. Từ đó, giúp họ không cảm thấy chán nản, ngƣợc lại, sẽ luôn cố gắng để hoàn thành tốt công việc của họ.
Bởi vậy, đánh giá đúng thành tích, kết quả thực hiện công việc là một trong những yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho CBNV trong quá trình thực hiện công việc. Nó còn là cơ sở cho việc bố trí sử dụng, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật CBNV. Ngoài ra, căn cứ vào kết quả đánh giá, tổ chức sẽ xác định nhu cầu, nội dung, chƣơng trình đào tạo, chế độ đãi ngộ phù hợp nhằm xây dựng và phát triển đội ngũ CBNV cả trƣớc mắt và lâu dài.
Để tạo động lực làm việc tốt cho CBNV, việc đánh giá thực hiện công việc cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Một là, phải xác định đúng thành tích, kết quả đạt đƣợc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Hai là, việc đánh giá CBNV cần dựa trên các tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng. Muốn vậy, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc, Đo lƣờng sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn, Thông tin phản hồi đối với CBNV và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Trong đó, mỗi yếu tố cần phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể. Chẳng hạn:
- Đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc cần phải cho thấy những gì CBNV cần làm trong công việc và cần phải làm tốt đến mức nào. Các tiêu chuẩn phải phản ánh đƣợc một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
- Đối với đo lƣờng thực hiện công việc cần phải xác định cái gì cần đƣợc đo lƣờng trong công việc của CBNV và đo bằng những tiêu thức nào. Đồng thời cần quyết định hệ thống đo lƣờng nên hƣớng vào việc sử dụng các kết quả của công việc hay hành vi thực hiện công việc hay các phẩm chất của CBNV khi thực hiện công việc. Đây là bƣớc quan trọng quyết định sự thành công của công tác đánh giá
23
thực hiện công việc của tổ chức trong việc khuyến khích nâng cao hiệu quả và hoàn thiện các kỹ năng làm việc của nhân viên.
Ba là, quy trình, thủ tục, hình thức, cách làm đối với từng khâu, từng công đoạn trong quá trình đánh giá cần đƣợc quy chế hóa, đảm bảo công khai, minh bạch, dân chủ trong đánh giá. Do đó, tổ chức cần phải xây dựng đƣợc hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống này phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tính phù hợp: Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, phải có sự liên hệ mật thiết giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã đƣợc xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá đƣợc thiết kế trong phiếu đánh giá.
- Tính nhạy cảm: Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lƣờng có khả năng phân biệt đƣợc những ngƣời hoàn thành tốt công việc và những ngƣời không hoàn thành tốt công việc.
- Tính tin cậy: đƣợc thể hiện qua sự nhất quán của đánh giá. Có nghĩa là: hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho đối với mỗi một CBNV bất kỳ kết quả đánh giá độc lập của những ngƣời đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất với nhau về cơ bản.
- Tính đƣợc chấp nhận: đòi hỏi hệ thống đánh giá phải đƣợc chấp nhận và ủng hộ bởi CBNV.
- Tính thực tiễn: Để có thể thực hiện đƣợc trên thực tế, các phƣơng tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với CBNV và với ngƣời quản lý.