Mục tiêu chung nhất của bố trí và sử dụng nhân lực là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy đƣợc sở trƣờng làm việc của mỗi ngƣời, từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, qua đó hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Để thực hiện mục tiêu chung này cần đảm bảo ba mục tiêu cụ thể sau đây: - Một là, bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng số lƣợng và chất lƣợng nhân lực, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của tổ chức. Xuất phát từ thực tế cạnh tranh giữa các tổ chức trong thu hút nhân lực ngày càng gia tăng, bài toán đảm bảo đủ số lƣợng và chất lƣợng trở thành cơ bản nhất và cũng là bài toán khó khăn đòi hỏi các tổ chức phải làm tốt công tác hoạch định nhân sự.
- Hai là, bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng ngƣời, đúng việc. Mục tiêu cần đạt đƣợc là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trƣờng và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực làm việc của nhân viên.
- Ba là, bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong việc sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực do tác động của hƣu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác… Hoặc trong trƣờng hợp cần đa dạng hóa các loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các tổ chức mà hoạt động mang tính thời vụ.
19
Trên cơ sở các mục tiêu trên, việc tạo động lực thông qua việc bố trí, sử dụng CBNV nghĩa là tổ chức thông qua các hoạt động định hƣớng và quá trình biên chế nội bộ để tạo động lực làm việc cho CBNV.
Thật vậy, một chƣơng trình định hƣớng đƣợc thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giúp CBNV mới rút ngắn thời gian làm quen với công việc, nhanh chóng đạt năng suất cao, giảm chi phí nhập việc. Đồng thời, nó cũng giúp ngƣời CBNV mới rút ngắn thời gian hòa nhập vào tổ chức, nhanh chóng làm quen với môi trƣờng mới cũng nhƣ có ảnh hƣởng tích cực tới hành vi, đạo đức và thái độ của CBNV, góp phần lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu của tổ chức, tạo ra sự đồng lòng và tự nguyện giữa CBNV và tổ chức, khiến cho họ cảm thấy thoải mái, gắn bó với tổ chức, từ đó tạo động lực để họ làm việc tích cực hơn, đạt năng suất và hiệu quả cao hơn.
Muốn vậy, về mặt nội dung, chƣơng trình định hƣớng nên bao gồm các thông tin về: Chế độ làm việc bình thƣờng hàng ngày; Các công việc hàng ngày cần phải làm và cách thực hiện công việc; Tiền công và phƣơng thức trả công; Tiền thƣởng, các phúc lợi và dịch vụ; Các nội quy, quy định về kỷ luật lao động, an toàn lao động; Các phƣơng tiện phục vụ sinh hoạt, thông tin và y tế; Cơ cấu tổ chức; Mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức; Các giá trị cốt lõi.
Về mặt thiết kế và thực hiện, chƣơng trình định hƣớng cần lƣu ý các điểm sau: Nội dung, thời gian và phƣơng pháp thực hiện cần đƣợc thiết kế và lập thành chƣơng trình, in thành văn bản và gửi tới từng CBNV và những ngƣời có liên quan để thực hiện; Những ấn tƣợng và kỳ vọng cần đạt đƣợc trong chƣơng trình phải đƣợc thiết kế một cách cẩn thận; Lƣợng thông tin đƣợc cung cấp trong chƣơng trình định hƣớng không nên quá nhiều, cũng không nên quá sơ sài; Mỗi CBNV mới cần đƣợc giúp đỡ bởi một ngƣời đỡ đầu.
Đó là đối với CBNV mới, còn đối với những ngƣời đã và đang làm việc thì việc tạo động lực đƣợc thực hiện chủ yếu là thông qua thuyên chuyển và đề bạt. Nghĩa là khi CBNV đang làm những công việc nhàm chán, không tạo đƣợc hiệu suất cao trong công việc thì nếu tổ chức chuyển họ sang làm công việc khác hoặc sang địa dƣ khác (thuyên chuyển) nhƣng vẫn đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của họ và vị trí việc làm
20
mới cũng nhƣ đảm bảo mức tiền công sẽ làm cho họ cảm thấy muốn làm công việc mới, tạo điều kiện cho việc tăng năng suất lao động. Hoặc khi CBNV đƣợc đƣa lên một vị trí việc làm có tiền lƣơng cao hơn, có uy tín và và trách nhiệm lớn hơn, có các điều kiện làm việc tốt hơn và các cơ hội phát triển nhiều hơn (đề bạt) sẽ làm cho họ cảm thấy mình đƣợc coi trọng và có cơ hội thăng tiến. Điều này khiến họ hăng say với công việc hơn, gắn bó và cống hiến cho tổ chức nhiều hơn.
Để tạo động lực cho CBNV đòi hỏi việc bố trí và sử dụng nhân lực cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, bố trí và sử dụng nhân lực phải theo quy hoạch:
Trong bố trí và sử dụng nhân lực, tổ chức cần có quy hoạch cụ thể để đảm bảo đúng ngƣời đúng việc.
Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng mục đích, mỗi tổ chức cần thiết lập cho mỗi nhân viên một mục đích cần đạt đƣợc trong mỗi thời kỳ.
Khi dự trù nhân lực, ngoài năng lực chuyên môn, bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng phẩm chất đạo đức, tổ chức cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng của con ngƣời là: cần, kiệm, liêm, chính.
- Thứ hai, bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic hiệu suất:
Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải hƣớng vào nâng cao hiệu suất công việc “phải dùng ngƣời đúng chỗ, đúng việc”. Theo đó, việc bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Đảm bảo tính chuyên môn hóa, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn hệ thống tổ chức.
Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm, mục tiêu, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, vị trí, bộ phận trong tổ chức phải đƣợc xác định rõ ràng.
Đảm bảo có tầm hạn của quản trị phù hợp.
Bố trí và sử dụng nhân lực cũng xuất phát từ hiện thực của tổ chức và năng lực của cá nhân, bố trí và sử dụng nhân lực nhƣ vậy phải căn cứ đúng sở trƣờng và các tố chất cũng nhƣ mức độ mà mỗi ngƣời có thể đạt đƣợc. Hơn nữa, việc bố trí và
21
sử dụng nhân lực theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu tổ chức sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ.
- Thứ ba, bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic tâm lý xã hội:
Khi các tổ chức chú trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trong quá trình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo nâng cao đƣợc hiệu suất lao động chung của cả nhóm.
- Bố trí và sử dụng nhân lực phải lấy sở trƣờng làm chính:
Khi bố trí và sử dụng nhân lực theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên hứng thú khi thực hiện đúng chuyên môn. Một nhân viên thƣờng có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tham gia vào nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, nhà quản trị cần sử dụng phƣơng pháp phân tích đánh giá năng lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội nhất và có ích cho tổ chức để bố trí cho phù hợp.
- Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực
Bố trí và sử dụng nhân lực phải đƣợc thực hiện theo nguyên tắc dân chủ tập trung thống nhất từ cấp cao nhất nhƣng phải phân quyền rộng rãi cho các cấp trong hệ thống tổ chức.