Chi phí mua hàng là biểu hiện bằng tiền của tồn bộ hao phí về về lao động sống và lao động vật hĩa mà doanh nghiệp đã bỏ ra cĩ liên quan đến việc thu mua hàng hĩa. Do chi phí mua hàng liên quan đến tồn bộ khối lƣợng hàng hĩa trong kỳ và lƣợng hàng hĩa đầu kỳ. Nên cần phân bổ chi phí mua hàng đã bán ra trong kỳ và lƣợng hàng tồn cuối kỳ nhằm xác định đúng trị giá vốn hàng xuất bán trên cơ sở tính tốn chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh đƣợc trị giá vốn hàng tồn trong kho trên báo cáo tài chính đƣợc chính xác.
Cơng thức phân bổ chi phí thu mua:
Chi phí thu mua Chi phí thu mua
liên quan đến hàng + phát sinh Trị giá hàng hố Chi phí mua hàng tồn kho đầu kỳ trong kỳ đã xác định phân bổ cho hàng = x tiêu thụ
hố đã tiêu thụ Trị giá hàng hĩa Trị giá hàng hĩa trong kỳ trong kỳ hiện cịn + đã tiêu thụ
cuối kỳ trong kỳ
(4.2)
4.1.1.2. Lập chứng từ mua hàng
a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT
- Hố đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/004
- Bảng kê hĩa đơn chứng từ hàng hĩa dịch vụ mua vào mẫu số 01- 2/GTGT
- Các chứng từ thanh tốn nhƣ: Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh tốn tạm ứng, giấy xác nhận nợ phải trả…
b. Trình tự luân chuyển chứng từ
- Bộ phận mua hàng kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng ký nhận hĩa đơn GTGT và nhận hàng, hĩa đơn GTGT(liên 2) tại kho nhà cung cấp và vận chuyển hàng về.
- Khi hàng về căn cứ vào hĩa đơn GTGT(liên 2) phịng kinh doanh tiến hành kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng hàng nhận thực tế rồi tiến hành lập phiếu nhập kho.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho số lƣợng hàng hĩa thực nhập của từng loại riêng.
- Căn cứ phiếu nhập kho kế tốn ghi vào sổ báo cáo số liệu chi tiết hàng hĩa cả về số lƣợng và giá trị của từng loại hàng hĩa.
- Căn cứ phiếu nhập kho Kế tốn tổng hợp nhập vào phần mềm kế tốn, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ tài khoản 156.
- Căn cứ phiếu nhập kho kế tốn thanh tốn tiến hành nhập vào thẻ cơng nợ khách hàng TK 331
- Lƣu chứng từ theo qui định.
c. Lập chứng từ
VD: Căn cứ vào hĩa đơn GTGT số 0029854 ngày 01/05/2013 kế tốn lập phiếu nhập kho hàng hố số 5000470561 ngày 02/05/2013.
Chứng từ:
- Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT ( Xem phụ lục số 10)
- Hố đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/004 ( Xem phụ lục số 11)