Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Ngay từ khi thành lập cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn Misa để thuận tiện cho cơng việc kế tốn nên cơng tác kế tốn của cơng ty đƣợc thực hiện một cách khoa học và hiệu quả. Hàng ngày kế tốn chỉ nhập số liệu vào máy sau khi đã phân loại chứng từ, máy tính đƣợc cài sẵn phần mềm tự động chuyển vào các sổ chi tiết, tổng hợp và tự động chuyển số liệu vào báo cáo tài chính.
Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm kế tốn tổg hợp thực hiện các thao tác khố sổ trên máy và kểm tra số liệu báo cáo tài chính mà máy đã lập và in tất cả các sổ ra để lƣu trữ. PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức trên máy vi tính Chứng từ kế tốn
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ quỹ Bảng kê chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Hình 3.4: Sơ đồ hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, nhân viên kế tốn phụ trách từng cơng việc đƣợc giao căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh để vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đĩ kế tốn lập chứng từ ghi sổ.
Hằng ngày hoặc định kỳ, kế tốn căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc chuyển đến kế tốn trƣởng ký duyệt rồi chuyển cho kế tốn tổng hợp vào sổ cái. Cuối tháng số liệu trên sổ cái đƣợc dùng để lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối với những nghiệp vụ liên quan đến tài khoản vốn bằng tiền thì chứng từ gốc sau khi thủ quỹ đã chi cho khách hàng hoặc chi cho nội bộ cơ quan đƣợc chuyển cho kế tốn thu chi để làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ vào sổ chi tiết. Sau đĩ chuyển cho kế tốn trƣởng ký duyệt và chuyển cho kế tốn tổng hợp vào sổ cái.
Ghi hằng ngày hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Cuối tháng, kế tốn cộng số phát sinh bên nợ và bên cĩ của các tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.
Đối với sổ thẻ kế tốn chi tiết, cuối tháng kế tốn cộng sổ và lập bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Kế tốn tổng hợp lập bảng cân đối kế tốn và các biểu kế tốn khác theo qui định.