Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty.
Kế Tốn Trƣởng: cĩ nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tại Siêu thị, tổ chức ghi chép tính tốn và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản của đơn vị. Chỉ đạo việc lập báo cáo kế tốn, thống kê và quyết tốn đúng thời gian qui định gửi cho phịng Kế tốn Cơng ty tập hợp để lên báo cáo quyết tốn kịp thời với cấp trên.
Kế tốn tổng hợp: cĩ trách nhiệm tập hợp và kiểm tra đầy đủ tất cả các chứng từ hợp lệ phát sinh trong ngày để lập bảng kê, cuối tháng sẽ tiến hành đối chiếu các chi tiết và tập hợp tồn bộ số liệu cĩ liên quan để lập báo cáo quyết tốn.
Kế tốn thu chi: cĩ trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt, lập báo cáo hàng tháng.
Kế tốn cơng nợ: cĩ nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ từ các hợp đồng kinh tế và các khoản tạm ứng.
Thủ quỹ: chịu sự chỉ đạo của Kế tốn Trƣởng, cĩ nhiệm vụ quản lý tiền mặt của Chi nhánh, phát lƣơng cho cán bộ cơng nhân viên, ghi chép sổ quỹ hàng ngày và báo cáo quỹ hàng tháng.
Kế Tốn Trƣởng
Kế tốn tổng hợp
Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ Kế tốn thu chi
Sổ kế tốn - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
3.4.2. Hình thức kế tốn
Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Ngay từ khi thành lập cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn Misa để thuận tiện cho cơng việc kế tốn nên cơng tác kế tốn của cơng ty đƣợc thực hiện một cách khoa học và hiệu quả. Hàng ngày kế tốn chỉ nhập số liệu vào máy sau khi đã phân loại chứng từ, máy tính đƣợc cài sẵn phần mềm tự động chuyển vào các sổ chi tiết, tổng hợp và tự động chuyển số liệu vào báo cáo tài chính.
Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm kế tốn tổg hợp thực hiện các thao tác khố sổ trên máy và kểm tra số liệu báo cáo tài chính mà máy đã lập và in tất cả các sổ ra để lƣu trữ. PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức trên máy vi tính Chứng từ kế tốn
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ quỹ Bảng kê chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Hình 3.4: Sơ đồ hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, nhân viên kế tốn phụ trách từng cơng việc đƣợc giao căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh để vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đĩ kế tốn lập chứng từ ghi sổ.
Hằng ngày hoặc định kỳ, kế tốn căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc chuyển đến kế tốn trƣởng ký duyệt rồi chuyển cho kế tốn tổng hợp vào sổ cái. Cuối tháng số liệu trên sổ cái đƣợc dùng để lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối với những nghiệp vụ liên quan đến tài khoản vốn bằng tiền thì chứng từ gốc sau khi thủ quỹ đã chi cho khách hàng hoặc chi cho nội bộ cơ quan đƣợc chuyển cho kế tốn thu chi để làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ vào sổ chi tiết. Sau đĩ chuyển cho kế tốn trƣởng ký duyệt và chuyển cho kế tốn tổng hợp vào sổ cái.
Ghi hằng ngày hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Cuối tháng, kế tốn cộng số phát sinh bên nợ và bên cĩ của các tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.
Đối với sổ thẻ kế tốn chi tiết, cuối tháng kế tốn cộng sổ và lập bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Kế tốn tổng hợp lập bảng cân đối kế tốn và các biểu kế tốn khác theo qui định.
3.4.3. Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Niên độ kế tốn bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. - Chế độ kế tốn áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC
- Hình thức kế tốn áp dụng: chứng từ ghi sổ.
- Phƣơng pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ - Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ theo đƣờng thẳng.
- Kế tốn hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là VND
- Tỷ giá sử dụng trong hạch tốn là tỷ giá do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cơng bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
3.4.4. Hệ thống chứng từ
Cơng ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu do bộ tài chính quy định tại quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng Bộ tài chính. Các loại chứng từ đang đƣợc sử dụng ở Siêu thị điện máy – nội thất Chợ Lớn tại An Giang: hĩa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh tốn, giấy đề nghị tạm ứng, hệ thống các bảng kê, bảng cân đối, bảng tổng hợp.
3.4.5. Hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất đƣợc áp dụng tại cơng ty gồm 10 loại tài khoản, từ loại 1 đến loại 9, thực hiện theo phƣơng pháp ghi kép, loại 0 thực hiện theo phƣơng pháp ghi đơn.
Từ loại 1 đến loại 4 gồm những tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn, các tài khoản này cĩ số dƣ cuối kỳ để lập bảng cân đối kế tốn.
Từ loại 5 đến loại 9 gồm những tài khoản trung gian khơng cĩ số dƣ cuối kỳ, khơng thể hiện trên bảng cân đối kế tốn, đƣợc thể hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Loại 0 gồm những tài khoản cĩ số dƣ cuối kỳ đƣợc ghi ngồi bảng cân đối kế tốn.
3.4.6. Hệ thống sổ sách kế tốn
Gồm các loại sổ sau: - Sổ kế tốn chi tiết - Kế tốn tổng hợp - Sổ cái
3.4.7. Báo cáo tài chính
Cơng ty TNHH Cao Phong là đơn vị hoạch tốn độc lập, hệ thống báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế tốn
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
3.5. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CỦA CƠNG TY 3.5.1. Thuận lợi 3.5.1. Thuận lợi
Chi nhánh An Giang đƣợc đạt tại TP.Long Xuyên tỉnh An Giang, tiếp giáp với các tỉnh bạn nhƣng Đồng Tháp, Cần Thơ, Kiên Giang nên lƣợng khách tƣơng đối nhiều. Đƣợc sự quan tâm đúng mức từ phía Cơng ty về chi nhánh tại An Giang
Đội ngũ cán bộ cơng nhân viên cũng là một điểm mạnh của cơng ty. Với cơ cấu trẻ cộng thêm lịng nhiệt tình và trình độ chuyên mơn cao đã làm cho hiệu quả của cơng việc đạt rất cao gĩp phần khơng nhỏ vào thành cơng của cơng ty hiện nay.
3.5.2. Khĩ khăn
Trong hồn cảnh kinh tế thế giới và đất nƣớc đang suy thối Chính phủ và ngƣời dân đang thắt chặt chi tiêu thì việc các doanh nghiệp gặp khĩ khăn là điều khĩ tránh khỏi. Cơng ty TNHH Cao Phong là một doanh nghiệp trẻ vì vậy trƣớc tình hình suy thối của nền kinh tế thì cơng ty cũng khơng nằm ngồi tầm ảnh hƣởng làm cho doanh thu của cơng ty đã khơng cịn đạt đƣợc tốc độ tăng trƣởng nhƣ trƣớc.
Chi nhánh mới thành lập tháng 02 năm 2007, ngƣời tiêu dùng chƣa biết nhiều về Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn tại Long Xuyên, Long Xuyên cũng cĩ rất nhiều cửa hàng bán các mặt hàng điện tử, điện lạnh. Cơ sở hạ tầng của An Giang chƣa ổn định, nhiều phà, đị gập khĩ khăn khi vận chuyển hàng giao cho khách làm tăng chi phí của chi nhánh.
3.5.3. Phƣơng hƣớng hoạt động và phát triển của cơng ty
Cơng ty TNHH Cao Phong chi nhánh An Giang sau khi thành lập do hạn chế vốn cũng nhƣ máy mĩc thiết bị và gặp khĩ khăn trong trong thời gian đầu. Cùng với sự phấn đấu khơng ngừng của ban giám đốc và tập thể cán bộ cơng nhân viên đã đƣa cơng ty từng bƣớc ổn định và phát triển, nâng cao uy tín
cơng ty Cao Phong trên thƣơng trƣờng, do đĩ cơng ty cần đề ra các chủ trƣơng định hƣớng phát triển nhằm cải tiến nâng cao chất lƣợng và hiệu quả trong kinh doanh vẫn đảm bảo phù hợp với quy mơ của cơng ty nhƣ sau:
- Giữ vững thị trƣờng truyền thống, tiếp tục sắp xếp lại kênh phân phối nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tiếp tục duy trì hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO 9001:2000 một cách tồn diện, áp dụng tối đa các nguyên tắc quản trị trong điều hành, quản lý bán hàng, chuyên mơn hĩa hệ thống bán hàng theo từng mặt hàng, nâng cao sản lƣợng bán ra.
- Đa dạng hĩa mẫu mã, chủng loại cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm tốt nhất để đáp ứng nhu cầu thị trƣờng.
- Tăng cƣờng kiễm sốt chặt chẽ hàng tồn kho đảm bảo hàng hĩa luân chuyển hiệu quả, tiết kiệm chi phí lƣu thơng, chi phí tài chính một cách hợp lý và cĩ lợi nhuận.
- Chú trọng đầu tƣ cơ sở hạ tầng nhƣ: Trụ sở làm việc, kho hàng, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc tƣơng ứng với tầm cỡ và uy tín của sản phẩm nhằm thu hút khách hàng trong và ngồi nƣớc.
- Đầu tƣ nâng cao trang wed của cơng ty, phát triển hoạt động buơn bán thƣơng mại điện tử, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong giao dịch thƣơng mại và quản trị kinh doanh ngày càng tốt hơn.
- Tăng cƣờng đầu tƣ vốn chủ sở hữu tạo sự vững vàng về mặt tài chính. - Chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, cĩ trình độ, cĩ khả năng thuyết phục khách hàng.
Nhìn chung định hƣớng phát triển của cơng ty là khả quan, nĩ hƣớng đến nâng cao hiệu quả của cơng ty và giảm thiểu sự rủi ro trong kinh doanh. Tuy nhiên, để định hƣớng phát triển dần đƣợc thực hiện thì khơng thể thiếu đƣợc sự hổ trợ về mặt tài chính cũng nhƣ các nguồn khác.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIÊU THỤ HÀNG HỐ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH
CAO PHONG CHI NHÁNH AN GIANG 4.1. KẾ TỐN CHI TIẾT
4.1.1. Kế tốn mua hàng hố
4.1.1.1. Nội dung
a. Sản phẩm kinh doanh
Cơng ty chuyên doanh các mặt hàng điện gia dụng với các thƣơng hiệu nổi tiếng trong và ngồi nƣớc, cụ thể các hàng hố kinh doanh đƣợc thể hiện qua bảng kê hàng hố mua vào.
Cơng ty TNHH Cao Phong Lơ G, Chung Cƣ Hùng Vƣơng
Q5 TP Hồ Chí Minh
BẢNG KÊ SỐ LIỆU MUA HÀNG
Nhập kho hàng hố ngày 01/04/2013. Nhập tại kho: CN Long Xuyên S003
ĐVT: đồng
STT Mã
Hàng Tên Hàng
Số
Lƣợng Đơn Giá Thành Tiền
01 100197 Bếp GAS SAKURA SA-750SH 20 559.091 11.181.820 02 100225 Bếp GAS SUNHOME SG- 1070F 30 588.242 17.647.260
03 100359 Bàn ủi BLACKER BKI-01 50 83.634 4.182.150
04 100400 Thẻ nhớ di động MICRO SD.2GB 100 68.182 6.818.200 05 100489 Chảo HAPPYCOOK NSF22CRL 70 77.662 5.436.340 06 100868 Điện thoại PANASONIC KX-TS52 100 234.101 23.410.100 07 102264 Quạt hộp LIFAN HV-138 40 231.655 9.266.200
08 103965 Loa SOUNDMAX A2300 50 592.095 29.604.750
09 104194 Đĩa DVD ARIRANG 200 41.000 8.200.000
10 105344 Túi máy ảnh SONY DSC CASE 100 30.500 3.050.000 11 105997 Bếp điện từ ELECTROLUX 32W 10 1.420.841 14.208.410 12 108176 TIVI LCD CRT 21H91EUS 30 1.905.360 57.160.800 13 108616 Tủ lạnh ELECTROLUX ETB2900 10 7.736.800 77.368.000 14 110777 Chảo trơn SUNHOUSE CT24 60 53.636 3.218.160 15 116205 Lị nƣớng SANAKY VH-358S 20 962.326 18.526.520 16 116434 Bếp GAS RINNAI RV-365 20 539.000 10.780.000 17 117388 Quạt KANGAROO HYB-52 40 1.202.210 48.088.400
18 117708 Thẻ nhớ SD 2GB 50 150.000 7.500.000
19 117880 PIN PANASONIC-LR03ER 200 50.969 10.193.800 20 117905 Ổ cứng di động APACER H332-8G 100 109.624 10.962.400
…. ……… ……… ……. ……… ………
b. Phương thức mua hàng
- Cơng ty chủ yếu mua hàng trực tiếp trong nƣớc, chiếm khoản 70% lƣợng hàng nhƣng do nhu cầu tiêu dùng cơng ty cũng cĩ nhập khẩu một số hàng qua hợp đồng hay đặt hàng qua điện thoại với phƣơng thức mua chịu và sẽ thanh tốn trong hạn ba tháng kể từ ngày ký hợp đồng, lƣợng hàng nhập khẩu chiếm khoản 30%.
- Khi khách hàng đặt mua vật tƣ, hàng hĩa cơng ty xác định số lƣợng thực tế cung cấp để tiến hành mua hàng.
- Mua hàng trong nƣớc:
+ Mua hàng trực tiếp
Doanh nghiệp cử nhân viên mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phƣơng tiện tự cĩ hay thuê ngồi.
Sau khi nhận hàng và ký vào hĩa đơn của bên bán, hàng hĩa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
+ Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng
Bên bán sẽ chuyển hàng giao cho doanh nghiệp theo địa điểm quy định trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển bên nào chịu tùy thuộc vào điều kiện trong hợp đồng.
Khi chuyển hàng thì hàng hĩa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng hĩa chỉ thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận hàng và chấp nhận thanh tốn.
+ Mua hàng hĩa trên thị trƣờng tự do: Ngƣời bán khơng cĩ hĩa đơn, doanh nghiệp phải lập phiếu kê mua hàng để làm căn cứ nhập kho và làm thủ tục thanh tốn, khấu trừ thuế.
- Nhập khẩu hàng hĩa: + Nhập khẩu trực tiếp
Doanh nghiệp nhận hàng, quyền sở hữu, trách nhiệm về hàng khi bên bán giao hàng lên phƣơng tiện vận chuyển của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển, mua bảo hiểm. Nộp thuế nhập khẩu.
+ Nhập khẩu ủy thác
Đơn vị nhận ủy thác chịu trách nhiệm nhận hàng và vận chuyển hàng cho doanh nghiệp.
Quyền sở hữu thuộc về doanh nghiệp khi nhận hàng do đơn vị nhận ủy thác giao hàng theo địa điểm hợp đồng ủy thác.
Doanh nghiệp chịu chi phí: bốc dỡ, đĩng thuế nhập khẩu, chi phí hoa hồng đại lý,…
c. Phương thức thanh tốn
- Thanh tốn trực tiếp: thanh tốn tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay cho bên bán khi cơng ty nhận hàng.
- Thanh tốn trả chậm: thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản dần cho bên bán, kế tốn theo dõi khoản cịn phải thanh tốn cho khách hàng.
d. Phương pháp tính giá nhập kho
Giá của hàng hĩa đƣợc đánh giá theo giá thực tế đảm bảo nguyên tắc giá mua và chi phí. Giá thực tế của hàng hĩa mua vào đƣợc xác định theo cơng thức:
Giá thực tế Giá mua Các chi phí Thuế nhập khẩu Các khoản hàng hĩa = hàng theo + liên quan + Thuế TTĐB - chiết khấu nhập kho hĩa đơn phát sinh ( nếu cĩ) giảm giá
(4.1) Chi phí mua hàng là biểu hiện bằng tiền của tồn bộ hao phí về về lao động sống và lao động vật hĩa mà doanh nghiệp đã bỏ ra cĩ liên quan đến việc thu mua hàng hĩa. Do chi phí mua hàng liên quan đến tồn bộ khối lƣợng hàng hĩa trong kỳ và lƣợng hàng hĩa đầu kỳ. Nên cần phân bổ chi phí mua hàng đã bán ra trong kỳ và lƣợng hàng tồn cuối kỳ nhằm xác định đúng trị giá vốn hàng xuất bán trên cơ sở tính tốn chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh đƣợc trị giá vốn hàng tồn trong kho trên báo cáo tài chính đƣợc chính xác.
Cơng thức phân bổ chi phí thu mua:
Chi phí thu mua Chi phí thu mua
liên quan đến hàng + phát sinh Trị giá hàng hố