chủ nhiệm lớp, Quy chế thi học phần, thi tốt nghiệp, viết luận vản tốt nghiệp
và xét công nhận tốt nghiệp.
Trong những năm qua cùng với việc ban hành những quy chế mới, HVCT - HCQGHCM đã sửa đổi, bổ xung những quy chế đang thực hiện cho phù hợp với thực tiễn công tác đào tạo của hệ thống. Đặc biệt Giám đốc Học viện cũng đã có những chỉ thị, quyết định nhằm chỉ đạo và bổ xung thêm một số quy định tạm thời nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đào tạo, quản lý học viên và cũng đã có tác động tích cực đến công tác đào tạo, quản lý học viên. Tuy nhiên do tính đặc thù trong công tác đào tạo, quản lý hệ thống HVCT - HCQGHCM nên thực tiễn tổ chức thực hiện các quy chế cho thấy còn có nhiều bất cập và hạn chế như:
+ Việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các đơn vị và chủ thể tham gia quản lý học viên còn dàn trải, chưa rõ ràng.
+ Cơ chế phối hợp quản lý học viên còn bất cập, thậm chí còn cản trở nhau dẫn đến hiệu quả còn thấp. Một số các quy định còn chưa hợp lý gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý học viên, ví dụ như quy định giảm 1/2 thời gian thuyết trinh một chuyên đề trên lớp rồi cho học viên về nhà tự học học quy định về công tác chấm thi hay công tác coi thi hết học phần.
Qua đó có thể thấy yếu tố thể chế là yếu tố cốt lõi và có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và hiệu quả của công tác quản lý học viên. Chính từ thực trạng về quy chế đào tạo hiện nay còn có nhiều bất cập, hạn chế nên tác động không nhỏ, làm hạn chế hiệu quả công tác quản lý học viên.
2.3.3. Đội ngũ giáo viên chủ nhiệm.
Đội ngũ giáo viên chủ nhiệm là những người được Ban Giám đốc, Ban QLĐT giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý học viên. Chính vì vậy mà có thể nói rằng chỉ có những giáo viên chủ nhiệm có lòng nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm và năng lực quản lý mới có thể đem lại được kết quả tốt trong công tác quản lý học viên điều này đã được thể nghiệm trong thực tiễn cũng như qua khảo sát, người giáo viên chủ nhiệm đóng vai trò chính trong việc quản lý học viên và nó phụ thuộc vào mức độ thể hiện của người giáo viên chủ nhiệm qua những yếu tố sau: