5.1. Lý do các doanh nghiệp phải dự trữ hàng hóa
Tồn kho bao gồm: hàng cung cấp, nguyên vật liệu, hàng hóa dở dang, sản phẩm hoàn thành là những thành tố quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh. Cũng như khoản phải thu, mức tồn kho phụ thuộc rất lớn vào lượng bán. Tuy nhiên, trong khi khoản phải thu được hình thành sau khi doanh thu hình thành, tồn kho phải được hình thành trước doanh thu. Đây là điểm khác biệt cơ bản và sự cần thiết của việc dự đoán doanh số trước khi xây dựng mức tồn kho mục tiêu làm cho hoạt động quản trị tồn kho trở thành một nhiệm vụ khó khăn đối với các nhà quản trị. Hơn nữa, những sai sót trong việc xây dựng mức tồn kho có thể dễ dàng dẫn đến thất thu hoặc chi phí tồn kho vượt mức, do vậy hoạt động quản trị tồn kho càng trở nên khó khăn đối với công ty.
Kỹ thuật quản trị tồn kho được trình bày kỹ lưỡng trong môn học quản trị sản xuất. Tuy nhiên, các nhà quản trị tài chính vừa chịu trách nhiệm tăng nguồn vốn để duy trì tồn kho, vừa chịu trách nhiệm về khả năng sinh lợi chung của doanh nghiệp, vì thế cần phải xem xét khía cạnh tài chính của quản trị tồn kho.
5.2. Quản trị chi phí tồn kho
5.2.1. Chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho bao gồm các loại chi phí phát sinh trong trong quá trình dự trữ hàng hoá gồm chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội và các chi phí khác.
a. Chi phí tồn trữ
Chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa và có thể được chia thành hai loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính.
- Chi phí hoạt động bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa.
- Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao,...
b. Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. trong nhiều trường hợp chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi số lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ, thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.
c. Chi phí cơ hội
Nếu một doanh nghiệp không thực hiện được đơn đặt hàng khi có nhu cầu. Công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng. sự thiệt hại do để lỡ cơ hội này được coi là chi phí cơ hội.
d. Chi phí khác
Các chi phí khác được quan tâm trong quản trị tồn kho là các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạt động) chi phí trả lương làm thêm giờ, chi phí huấn luyện v.v…
Hàng hóa tồn kho được coi là một trong những tài sản quan trọng đối với nhiều của công ty. Nó là một trong những tài sản đắt tiền nhất, trong nhiều công ty hàng hóa tồn kho chiếm tới 40% tổng kinh phí đầu tư.
5.2.2. Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả nhất (Economic Ordering Quantity – EOQ)
Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.
Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa trong kỳ nghiên cứu - thường là một năm. Những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa mang tính mùa vụ có thể chọn kỳ dự báo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Sau khi đã có số liệu dự báo chính xác về nhu cầu sử dụng hàng năm, trên cơ sở đó có thể xác định số lần đặt hàng trong năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng. Mục đích của những tính toán này là tìm được cơ cấu tồn kho có tổng chi phí năm ở mức tối thiểu.
Giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho có mối quan hệ tỉ lệ nghịch. Khi số lần đặt hàng nhiều, khối lượng hàng hóa tồn kho bình quân thấp, dẫn tới chi phí tồn kho thấp song chi phí đặt hàng cao. Ngược lại, khi số lần đặt hàng giảm thì khối lượng hàng trong mỗi lần đặt cao, lượng tồn kho lớn hơn, do đó chi phí tồn trữ hàng hóa cao hơn và chi phí đặt hàng giảm.
Hình 8.4 cho thấy mối quan hệ giữa các chi phí thành phần và tổng chi phí với số lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng (Q). Khi Q tăng, tổng chi phí giảm dần và đạt đến điểm cực tiểu và sau đó bắt đầu tăng lên. Khối lượng hàng hóa tối ưu trong mỗi lần đặt hàng ký hiệu là Q* - là khối lượng mà tổng chi phí tồn kho ở mức tối thiểu.
Q* = Khối lượng đặt hàng
Q = Khối lượng tồn kho trung bình R = Điểm đặt hàng lại
Hình 8.4 trình bày mô hình tồn kho của một doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng đều đặn không đổi trong năm. Số lượng tồn kho Q là lượng hàng tồn kho ở thời điểm bắt đầu và được sử dụng với tỷ lệ không đổi cho đến khi không còn đơn vị nào trong kho. Khi hết hàng, doanh nghiệp lại tiếp tục đặt mua Q đơn vị hàng mới, lượng hàng tồn kho tăng đột ngột từ 0 lên Q đơn vị và quá trình này sẽ được diễn ra liên tục.
Vì lẽ tại thời điểm bắt đầu mỗi chu kỳ, lượng hàng tồn kho là Q và ở thời điểm cuối chu kỳ là 0, nên số lượng tồn kho trung bình là Q/2 đơn vị. Số lượng trung bình này phải C$ Q* Q Tổng chi phí Q Chi phí đạt hàng 0 Q*- Q - R 30 60 Ngày Chi phí tồn trữ
Hình 8.4: Mối quan hệ giữa chi phí tồn
được duy trì trong suốt năm với chi phí C trên mỗi đơn vị. Do đó chi phí tồn trữ hàng hóa hàng năm là:
Chi phí tồn trữ = QxC
2
Chi phí đặt hàng trong năm bằng chi phí mỗi lần đặt hàng nhân với số lần đặt hàng trong năm. Để tìm số lần đặt hàng chúng ta chia tổng khối lượng hàng sử dụng trong năm cho khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng: S/Q
Do đó tổng chi phí đặt hàng trong năm là: Chi phí đặt hàng = O
Q S
Với: S : Tổng khối lượng hàng sử dụng trong năm Q : Khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng O : Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
C : Chi phí tồn trữ trên mỗi đơn vị hàng tồn kho Tổng chi phí tồn kho (TC) trong năm là
O Q S C Q TC = + 2
Từ phương trình trên chúng ta có thể tính được khối lượng đặt hàng tối ưu là:
C SO Q= 2
Ví dụ: Giả sử các số liệu về tồn kho của công ty ABC có giá trị như sau:
S = 1.200 đơn vị O = 1,25 tr.VND C = 0,3 tr.VND 100 3 , 0 25 , 1 1200 2 * = x x = Q đơn vị 100 * = Q đơn vị + Số lần đặt hàng trong năm là : 1200 : 100 = 12 lần + Chi phí đặt hàng trong năm sẽ là : 12 x 1,25 = 15 tr.VND + Chi phí tồn trữ hàng sẽ là : QxC 0,3tr.VND 15tr.VND
2 100
2 = =
Qua tính toán chúng ta thấy với khối lượng đặt hàng tối ưu, chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ hàng hóa.
5.2.3. Điểm đặt hàng lại
Trong phần trên chúng ta đã giả định là chỉ khi nào lượng nguyên liệu nhập kỳ trước đã hết mới nhập kho lượng hàng mới. Tuy nhiên, trong thực tế không có doanh nghiệp nào để đến khi hết nguyên liệu mới đặt hàng. Song nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho, do đó cần phải xác định thời điểm đặt hàng lại. Thời điểm đặt hàng mới được gọi là điểm đặt hàng lại và nó được xác định bằng số lượng nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng. Trong ví dụ trên tổng nhu cầu nguyên liệu của công ty ABC là 120 đơn vị. Giả sử số ngày làm việc mỗi năm là 300 ngày, nguyên liệu tồn kho được sử dụng mỗi ngày là (1200 đơn vị : 300 = ) 4 đơn vị. Nếu thời gian giao hàng là 8 ngày làm
việc, thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khi lượng nguyên liệu trong kho còn lại là: 8 x 4 = 32 đơn vị. Thời điểm đặt hàng lại được thể hiện trong hình 8.5 tại điểm R.
5.2.4. Lượng dự trữ an toàn (SS)
Trong những ví dụ trên chúng ta đưa ra một số giả định nhằm đơn giản hóa việc tính toán, tuy nhiên chúng ta chỉ có giá trị về mặt lý thuyết. Bởi lẻ chúng ta đã giả sử rằng nhu cầu sử dụng nguyên liệu mỗi ngày không thay đổi trong suốt thời gian phân tích, nhưng trên thực tế chúng biến động không ngừng. Điều này càng đặc biệt đúng với các loại sản phẩm thành phẩm trong trường hợp doanh nghiệp phải đối phó với sự tăng (giảm) đột ngột nhu cầu đối với những sản phẩm mang tính mùa vụ. Bởi vậy để đảm bảo sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ.
Hình 8.6 cho thấy những gì sẽ xảy ra khi nhu cầu sử dụng nguyên liệu, tồn kho biến động, thời hạn giao hàng không chắc chắn và lượng nguyên liệu tồn kho dự trữ đảm nhiệm chức năng như phần đệm để đáp ứng những nhu cầu đột xuất.
Hình 8.6: Mức tồn kho tối ưu với mức dự trữ an toàn và mức sử dụng hàng hóa tồn kho thay đổi.
Trong trường hợp công ty ABC, nếu ban lãnh đạo công ty quyết định mức dự trữ an toàn là 20 đơn vị tồn kho, thì điểm đặt hàng lại là 32 + 20 = 52 đơn vị. Hình 8.6 giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khi số đơn vị hàng tồn kho giảm xuống còn 52 đơn vị.
Trong chu kỳ thứ nhất, thời hạn giao hàng được thực hiện rất nhanh chỉ trong vòng 4 ngày. do đó doanh nghiệp không phải xử dụng đến lượng dự trữ an toàn. Đồng thời lượng tồn kho hoạt động cũng chưa được sử dụng hết khi hành mới được nhập kho. Trong chu kỳ thứ hai, thời gian giao nhận hàng là 8 ngày như dự kiến, nhưng nhu cầu sử dụng cao hơn dự kiến và doanh nghiệp sử dụng an toàn lượng tồn kho hoạt động cũng như phần dự trữ an toàn. Trong chu kỳ thứ ba, thời gian giao nhận hàng dài hơn bình thường, diễn ra trong 10 ngày và nhu cầu sử dụng ngẫu nhiên trùng khớp với lượng hàng tồn kho hoạt động, do đó không phải sử dụng tới lượng tồn kho dự trữ an toàn. Cuối cùng trong chu kỳ thứ tư, nhu cầu sử dụng hàng tồn kho cao và thời gian giao hàng dài hơn dự kiến, diễn ra trong 9 ngày, sử dụng hết toàn bộ cả lượng tồn kho hoạt động và lượng tồn kho dự trữ an toàn. Trong trường hợp này sẽ gây ra một số chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.
Bằng các kỹ thuật phân tích thống kê, có thể tính được số lần hết hàng tồn kho trong năm. Tuy nhiên, trong phần này chúng ta giả sử rằng số lần hết hàng dự trữ trong năm được dự kiến trước. Chi phí do hết hàng dự trữ gây ra được tính bằng cách nhân số lần hết hàng dự trữ với chi phí cơ hội cho mỗi lần hết hàng dự trữ.
Tổng chi phí do duy trì hàng dự trữ an toàn bao gồm chi phí tài chính và chi phí hoạt động do tồn trữ hàng dự trữ tạo ra. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 SS=20 R=52 Q 2 Q+SS= 120 Tồn kho Q*100 Q*=100 Q*=100 Q*=100
Cần lưu ý rằng khi chi phí dự trữ an toàn tăng thì chi phí cơ hội do hết hàng giảm và ngược lại. Bởi vậy, mức tồn kho dự trữ an toàn tối ưu là mức tồn kho có tổng chi phí tối thiểu. Bảng 8.7 trình bày 5 mức tồn kho dự trữ an toàn của công ty ABC với các mức 0, 10, 20, 30, 40.
Bảng 8.7: Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho dự trữ an toàn tối ưu
Dự trữ an toàn (Đơn vị)
Chi phí cơ hội khi
hết hàng Chi phí tồn trữ hàng hóa C x SS Tổng chi phí 0 10 20 30 40 15.000.000 10.000.000 5.000.000 2.500.000 1.000.000 0 3.000.000 6.000.000 9.000.000 12.000.000 15.000.000 13.000.000 11.000.000 11.500.000 13.000.000 Qua bảng trên cho thấy mức tồn kho dự trữ an toàn tối ưu là 20 đơn vị.
5.2.4. Số lượng hưởng chiết khấu
Nhiều nhà cung cấp đưa ra tỷ lệ chiết khấu đối với những khách hàng mua với số lượng lớn. Doanh nghiệp mua hàng phải xem xét những điều kiện chiết khấu đó và coi chúng như một khoản lợi nhuận cơ hội mà doanh nghiệp có thể thu được. Khoản lợi nhuận cơ hội này có thể được xem xét bằng cách so sánh phần chi phí tồn trữ hàng hóa tăng thêm với phần tiết kiệm do nhận được từ tỷ lệ chiết khấu của các nhà cung cấp.
Giả sử nhà cung cấp đưa ra tỷ lệ chiết khấu với các mức mua hàng của công ty ABC như sau:
Bảng 8.8: Tỷ lệ chiết khấu theo khối lượng mua hàng
Số lượng (đơn vị) Tỷ lệ chiết khấu (%) 0-199 200-399 400-599 ≥600 0 0,25 1,25 1,75
Giả sử nhà quản trị tài chính của công ty ABC xem xét đơn đặt hàng 200 đơn vị mỗi lần thay cho khối lượng đặt hàng tối ưu đã tìm được (100 đơn vị). Tổng chi phí tồn kho trong trường hợp này sẽ là: O Q S C Q TC = + 2 tr.VND TC = 0,3 + 1,25 = 37,5 tr.VND 200 2 1200 200 TC = C + O Q 2 S Q
5 , 37 25 , 1 200 1200 3 , 0 2 200 + = = TC
Cũng cần lưu ý rằng bởi đã có sự thay đổi mô hình EOQ tối ưu, nên chi phí đặt hàng và chi phi tồn trữ không còn bằng nhau nữa. Với khối lượng đặt hàng là 200 đơn vị nên lượng tồn kho trung bình là 200 : 2 = 100 đơn vị và tồn trữ hàng hóa là 100 x 0,3 = 30tr.VND. Đồng thời, số lần đặt hàng cũng giảm xuống là 1200 : 200 = 6 lần và chi phí đặt hàng trong năm là : 6 x 1,25tr.VND = 7,5tr.VND. Tổng chi phí tồn kho cao hơn mức tối ưu là 7,5tr.VND. Tuy nhiên, với khối lượng mua hàng này, doanh nghiệp thu được phần thu nhập chiết khấu 0,25% trên toàn bộ nhu cầu hàng cần mua trong năm. Với giá bán 3 tr.VND/đơn vị, có thể tính được tổng giá trị chiết khấu mà công ty ABC được hưởng như sau:
1200 x 3tr.VND x 0,25% = 9 tr.VND
Do giá trị chiết khấu được hưởng cao hơn phần chi phí tăng thêm, nên đem lại phần lợi nhuận ròng là 9 tr. – 7,5 tr. = 1,5 tr. Tương tự như vậy chúng ta có thể tính được tổng chi phí tồn kho và mua hàng để chọn được mức chi phí thấp nhất tương ứng với khối lượng của mỗi lần đặt hàng. Những số liệu này được trình bày trong bảng sau:
Bảng 8.9: Chi phí tồn kho và chi phí mua hàng với nhiều số lượng khác nhau
Đơn vị tính: triệu đồng
Độ lớn của
đơn hàng, Q Chi phí tồn kho
O Q S C Q + 2 Giá bán với tỷ lệ chiết khấu i (%) Chi phí mua hàng: S.P(1-i) Tổng chi phí tồn kho và mua hàng (1) (2) (3) (4) (5) = (2)+(4) 100 200 400 600 30 37,5 63,75 92,5 3 2,9925 2,9625 2,0475 3.600 3.591 3.555 3.537 3.630 3.628,5 3.618,75 3.629,5 Bảng 8.9 cho thấy tổng chi phí mua nguyên liệu và tồn trữ chúng của công ty ABC ở mức thấp nhất là 400 đơn vị cho mỗi lần đặt hàng. Đây là độ lớn của đơn đặt hàng hiệu quả