CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ
DNTN Tuấn Huy Chƣơng là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên việc tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng nhƣ sau:
Nguồn: Doanh nghiệp Tư nhân Tuấn Huy Chương
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu nhân sự
Theo cách bố trí tổ chức nhƣ trên sẽ có những ƣu điểm và nhƣợc điểm sau:
Ƣu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt đƣợc thông tin nhanh, chính xác. Nhƣợc điểm: Dễ xảy ra nhiều thiếu sót trong chuyên môn và quản lý. Do
đó đòi hỏi chủ Doanh nghiệp phải có nhiều năng lực để quản lý toàn diện. Bảng 3.1: Tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Chức vụ Số ngƣời Giới t nh Trình độ Thâm niên (năm) Sản xuất 10 nam THCS và THPT Từ 5 – 20 Bán hàng 3 nam THCS và THPT Từ 3 - 20 6 nữ THCS và THPT Từ 3 - 5 Giao hàng 1 nam THCS 20 Kế toán 1 nữ đại học 20 Thủ kho 1 nữ THPT 7
Nguồn: Doanh nghiệp Tư nhân Tuấn Huy Chương
Giao Hàng Chủ doanh nghiệp Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận sản xuất Bán Hàng Thủ kho
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận trực thuộc
Chủ doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp là ngƣời thành lập doanh nghiệp và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh vàng và có trách nhiệm chung về mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:
Là ngƣời đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách hàng lớn, các nhà cung ứng và ủy quyền cho ngƣời khác làm việc đó.
Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc của doanh nghiệp.
Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để mua hàng.
Trực tiếp giao nguyên vật liệu và yêu cầu số lƣợng, mẫu mã với bộ phận sản xuất.
Quyết định giá bán ra và mua vào đối với từng loại sản phẩm và đối với từng nhóm khách hàng.
Chủ doanh nghiệp là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản lý nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan.
Chịu trách nhiệm và có quyền phân công sắp xếp về thời gian, ngân quỹ, nhân sự trong Doanh nghiệp.
Quản lý tiền bạc, tài sản của Doanh nghiệp.
Kế toán:
Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ Doanh nghiệp, với nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau:
Theo dõi và ghi lại những khách hàng sỉ còn nợ theo sự cho phép của chủ doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách sỉ để khách sỉ thanh toán, thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng.
Phụ trách về việc nhận đặt hàng của khách sỉ.
Lập và lƣu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến mua bán sỉ.
Lƣu trữ và ghi chép tình hình giá của các mặt hàng theo từng thời điểm trong ngày.
Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho Nhà nƣớc.
Thủ kho:
Chịu sự điều tiết của chủ doanh nghiệp và có những quyền hạn, trách nhiệm nhƣ sau:
Kiểm tra tiền bán, doanh số cuối ngày của tất cả các quầy.
Kiểm tra và quản lý doanh số hàng tồn mỗi ngày của tất cả các quầy. Thống kê số lƣợng cần đặt đối với từng mặt hàng và liên hệ với nhà cung ứng mà chủ doanh nghiệp đã ủy quyền cho làm việc trực tiếp.
Kiểm tra sản phẩm từ nhà cung ứng để bảo đảm đúng chất và lƣợng nhƣ trong hợp đồng.
Đề xuất với chủ doanh nghiệp số lƣợng và loại sản phẩm cần sản xuất để doanh nghiệp phân công trực tiếp cho bộ phận sản xuất gia công.
Kiểm tra sản phẩm từ bộ phận sản xuất đảm bảo đúng chất lƣợng, số lƣợng, mẫu mã mà chủ doanh nghiệp yêu cầu.
Nhập sản phẩm vào kho và xuất sản phẩm cho các quầy.
Nhân viên giao hàng:
Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến và thắc mắc với chủ doanh nghiệp về công tác giao hàng.
Nhiệm vụ: Giao và nhận hàng theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp đúng sản phẩm, số lƣợng và kịp thời.
Nhân viên bán hàng:
Quyền hạn: có quyền quyết định giảm giá cho khách hàng trong phạm vi cho phép làm hài lòng khách hàng.
Nhiệm vụ:
Thƣờng xuyên làm vệ sinh nơi bán hàng, sắp xếp các đồ dùng, sổ sách. Tƣ vấn cho khách mua hàng.
Lập chứng từ giao dịch đối với khách lẻ. Lập đơn đặt hàng của khách hàng. Nhận điện thoại đặt hàng của khách lẻ. Chấp hành tốt quy trình bán hàng.
Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời.
Tổng kết doanh số cuối ngày và báo cáo cho kế toán. Quản lý sản phẩm đƣợc giao bán.
Chịu trách nhiệm nếu cuối ngày kiểm tra sản phẩm bị thiếu, mất.