3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trƣởng Thủ Quỹ Kế toán Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng Kế toán Phải thu, Phải trả, Báo cáo Kế toán Tổng hợp Kế toán Vật tƣ
3.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trƣởng: Thực hiện nghiêm túc chức năng đƣợc quy định trong pháp lệnh kế toán trƣởng doanh nghiệp quốc doanh. Có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc Công ty thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều hành tổ chức kế toán Nhà nƣớc trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Có trách nhiệm kiểm soát và hƣớng dẫn mọi hoạt động tổ chức và quản lý kinh doanh của các đơn vị cơ sở, đồng thời chỉ đạo cán bộ công nhân viên thuộc thẩm quyền mình quản lý từ Công ty đến Phòng Kế toán công ty nhằm làm tốt công tác kế toán – thống kê. Đồng thời, chịu trách nhiệm về sự chính xác các số liệu trong báo cáo.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt thông qua phiếu thu và phiếu chi ghi vào sổ quỹ tiền mặt hằng ngày, đối chiếu với kế toán thanh toán trong ngày để kịp thời phát hiện sai sót, cuối mỗi ngày phải khóa sổ và kiểm số dƣ tiền mặt còn lại cuối ngày. Thủ quỹ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hàng ngày ghi chép liên tục vào sổ, lập phiếu thu, chi cho các hoạt động của công ty nhƣ tạm ứng, trả lƣơng cho nhân viên,…
Kế toán tiền phải thu phải trả, báo cáo thuế: Hàng ngày kết hợp với kế toán vật lieu để cập nhật số liệu thực tế về số lƣợng vật tƣ hàng hóa nhập xuất và cung ứng để theo dõi báo cáo thuế…
Kế toán tổng hợp: Xác định kết quả kinh doanh các khoản thanh toán với Nhà nƣớc. Hàng tháng, hàng quý cũng nhƣ cuối kỳ kế toán, Kế toán Tổng hợp lập tất cả các báo cáo tài chính, giúp kế toán trƣởng báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh tại Công ty. Bảo quản, lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán cũng nhƣ cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan bên ngoài.
3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, Thông Tƣ số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.
Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán Winktsys. Đây là phần mềm do công ty đặt hàng thiết kế để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ Nhật Ký Chung) và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Máy vi tính Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Hàng ngày, căn cứ các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ, tùy theo khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối kỳ, cộng số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Ghi chú:
In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra
Ghi hàng ngày
Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong quy trình kế toán doanh thu:
Hình 3.5 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong quy trình kế toán doanh thu
PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG PHÕNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ KH ĐĐH Kiểm tra, xét duyệt Lệnh bán hàng A Lệnh bán hàng Xuất kho Phiếu giao hàng A Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Hóa đơn GTGT Hình thức thanh toán Chấp nhận
bán chịu Phiếu thu
Hóa đơn GTGT Phiếu thu Thu tiền Phiếu thu KH Phiếu thu Ghi sổ Lƣu Kiểm tra hàng tồn kho N Phiếu xuất kho Bắt đầu Kết thúc
3.4.4 Phƣơng pháp kế toán
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Tính giá theo phƣơng pháp thực tế đích danh.
Khấu hao tài sản theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Tính lƣơng theo phƣơng pháp hệ số và lƣơng khoán.
Hệ thống sổ sách tại công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Tính giá thành theo phƣơng pháp trực tiếp.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY
Trong nền kinh tế thị trƣờng, kết quả hoạt động kinh doanh gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp, chỉ tiêu quan trọng để đánh giá là lợi nhuận. Khi sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng và phát triển. Ngƣợc lại sẽ ảnh hƣởng xấu đến doanh nghiệp, có nguy cơ phá sản. Vì vậy, để đề ra hƣớng đi đúng đắn cho đơn vị cần phải phân tích kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một công ty.
Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Nhân Lực (2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014) Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2011 2012 2013 6 tháng đầu năm 2013 2014 Tổng doanh thu 25.464 31.986 20.296 4.462 347 Tổng chi phí 18.480 31.787 19.895 5.701 3.036
Lợi nhuận trƣớc thuế 6.984 199 400 (1.239) (2.689)
Thuế 489 44 40 - -
Lợi nhuận sau thuế 6.495 155 360 (1.239) (2.689)
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Nhân Lực
Nhận xét:
Dựa vào bảng 3.1 ta thấy đƣợc tổng doanh thu của công ty năm 2012 tăng và cao nhất trong 3 năm cụ thể là đạt gần 32 tỷ đồng, tăng hơn 6,5 tỷ so với năm 2011 (doanh thu đạt trên 25 tỷ đồng). Tuy nhiên, tổng chi phí của công ty năm 2012 (trên 31,7 tỷ đồng) tăng rất cao so với năm 2011 (trên 18,4 tỷ đồng) do đó làm cho lợi nhuận trƣớc thuế của công ty bị ảnh hƣởng nhiều, cụ thể lợi nhuận giảm từ khoảng 7 tỷ (2011) xuống chỉ còn gần 200 triệu đồng (2012). Nguyên nhân làm cho lợi nhuận năm 2012 giảm mạnh là vì chi phí công ty tăng cao và nhiều hơn so với lƣợng tăng doanh thu, ngoài ra còn do ảnh hƣởng của khủng hoảng kinh tế, tình hình bất động sản bị đóng băng. Bƣớc sang năm 2013, tổng doanh thu của công ty có xu hƣớng giảm xuống cụ thể là giảm khoảng 11,6 tỷ so với năm 2012 còn trên 20 tỷ đồng. Bên cạnh đó, thì tình hình chi phí có chiều hƣớng khả quan hơn và chứng minh cho điều này thì ta có thể thấy đƣợc tổng chi phí năm 2013 giảm đáng kể (giảm khoảng gần 11,9 tỷ) so với năm 2012. Nhờ vậy, lợi nhuận trƣớc thuế của công ty năm 2013 (400 triệu đồng) đã tăng khoảng 2 lần so với năm trƣớc. Bƣớc sang so sánh kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014 với 6 tháng đầu năm 2013, ta thấy đƣợc tình hình kinh doanh của Công ty không khả quan, đang trong tình hình khá căng thẳng và khó khăn. Lợi nhuận trƣớc thuế đang trong tình trạng cảnh báo vì khoản lỗ tăng gấp đôi so với cùng khoảng thời gian vào năm trƣớc, cụ thể trong cùng khoảng thời gian 6 tháng đầu năm thì năm 2013 Công ty lỗ trên 1,2 tỷ đồng nhƣng khoảng thời gian này trong năm 2014 Công ty lỗ trên 2,6 tỷ đồng. Các nhân tố ảnh hƣởng đến tình hình lợi nhuận nữa năm đầu
2014 có thể thấy rõ đó là tổng doanh thu đạt đƣợc rất thấp chỉ đạt 347 triệu đồng, ngƣợc lại tổng chi phí thì lại rất cao (trên 3 tỷ đồng).
Qua bảng tóm tắt kết quả kinh doanh của Công ty Nhân Lực trong 3 năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty khá khả quan trong 3 năm 2011, 2012, 2013 vì nhìn chung công ty vẫn kinh doanh có lãi. Mặc dù lợi nhuận năm 2012 và năm 2013 giảm đáng kể so với năm 2011. Tuy nhiên doanh thu 2012 lại tăng so với năm 2011. Đến năm 2013, doanh thu có giảm hơn so với 2012 nhƣng lợi nhuận công ty đạt gần gấp 2 lần so với lợi nhuận năm 2012. Đây là dấu hiệu cho thấy công ty đang trên đà phát triển trở lại, vẫn duy trì thị trƣờng cũ và mở rộng ra thị trƣờng mới trong bối cảnh ngành xây dựng đang gặp nhiều khó khăn trong những năm gần đây. Riêng đối với 6 tháng đầu năm 2014 thì kết quả kinh doanh của Công ty chƣa đƣợc tốt vì khoản lợi nhuận trƣớc thuế đang ở con số âm (lỗ trên 2,6 tỷ đồng). Nhƣng điều này chƣa đánh giá đƣợc Công ty kinh doanh có hiệu quả hay không, mà ta chỉ có thể nhận xét tình hình kinh doanh những tháng đầu năm này đang gặp khó khăn, không đƣợc khả quan. Và khó khăn chủ yếu đối với Công ty lúc này là nguồn vốn phục vụ cho những công trình mới thi công, do đó để xoay sở vốn Công ty phải vay mƣợn nhiều nguồn khác nhau dẫn đến chi phí lãi vay cao góp phần làm cho tổng chi phí rất cao. Ngoài ra, những công trình chỉ mới bắt đầu thi công nên chƣa có đƣợc doanh thu từ công trình hoàn thành bàn giao, doanh thu của Công ty nhận đƣợc chủ yếu từ các hoạt động nhỏ lẻ nhƣ cho thuê máy móc thiết bị trong thời gian ngắn. Từ các khoản doanh thu nhỏ lẻ và khoảng chi phí khổng lồ nhƣ vậy thì lợi nhuận chắc hẳn sẽ ở con số âm, do doanh thu không bù đắp đƣợc khoản chi. Nhƣng sang những tháng tiếp theo thì không hẳn lợi nhuận sẽ không thay đổi theo chiều hƣớng tốt hơn.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN
Tính đến thời điểm hiện nay, Công ty Nhân Lực đã trải qua gần 6 năm hoạt động và từng bƣớc khẳng định đƣợc vị thế của mình trên thị trƣờng nhờ vào các thuận lợi mà công ty có đƣợc. Bên cạnh đó công ty cũng gặp phải không ít khó khăn và thách thức. Cụ thể là những thuận lợi và khó khăn sau.
3.6.1 Thuận lợi
- Công ty TNHH Xây Dựng và Thƣơng Mại nằm trên địa bàn Thành phố Sóc Trăng đây đã là một lợi thế vì nơi đây cơ sở vật chất hạ tầng còn thiếu. Do đó nhu cầu xây dựng là rất lớn, nhất là những công trình dân dụng. Môi trƣờng kinh doanh thuận lợi này là một yếu tố rất quan trọng giúp công ty phát triển một cách nhanh chóng.
- Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã tích góp đƣợc nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công công trình. Công ty đang dần tạo đƣợc uy tín trên thị trƣờng thông qua việc hoàn thành nhiều công trình xây dựng chất lƣợng và đúng tiến độ, đó là nền tảng giúp công ty phát triển trong tƣơng lai.
- Ngoài ra, yếu tố quyết định sự phát triển thịnh vƣợng và bền vững của doanh nghiệp chính là con ngƣời. Cụ thể, Công ty Nhân lực nhờ có đƣợc đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhƣ: kỹ sƣ xây dựng, kỹ sƣ cơ khí, kỹ sƣ điện, cử nhân kế toán, các tổ đội thi công…luôn năng nổ, nhiệt tình trong công việc và có tinh thần tích cực phấn đấu nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn trong quản lý kinh doanh. Do đó công ty luôn có đủ nhân lực để thực hiện các hoạt động xây dựng với tiến độ nhanh và chất lƣợng công trình đƣợc đảm bảo.
3.6.2 Khó khăn
- Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp cùng ngành.
- Giá cả nguyên vật liệu xây dựng, xăng dầu tăng cao đột ngột làm ảnh hƣởng đến các công trình đang thi công dở dang.
- Do khó khăn trong nền kinh tế cả nƣớc dẫn đến việc khó khăn trong tiếp cận nguồn vốn vay của ngân hang mặc dù lãi suất cho vay đã hạ xuống.
- Vốn kinh doanh còn thiếu so với nhu cầu sản xuất.
- Máy móc, trang thiết bị cũ kỹ, công nghệ còn lạc hậu chƣa đƣợc đầu tƣ.
3.6.3 Phƣơng hƣớng phát triển
- Công ty tiếp tục phát triển, đẩy mạnh đầu tƣ, cải tiến trên tất cả các lĩnh vực, hoàn thiện mô hình sản xuất, bố trí sắp xếp lao động một cách phù hợp với nhiệm vụ và yêu cầu của từng giai đoạn. Tập trung xây dựng nhà ở dân dụng có giá trị thấp, phù hợp với khả năng kinh tế của ngƣời dân và tình