2.1.7.1 Khái niệm
Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lƣợng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán (Điều 03, Chuẩn mực kế toán số 14).
2.1.7.2 Thủ tục chứng từ trường hợp hàng bán bị trả lại
Khi mua hàng mà ngƣời bán đã xuất hóa đơn, ngƣời mua đã nhận hàng nhƣng sau đó ngƣời mua phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lƣợng phải trả lại một phần hay toàn bộ lô hàng. Khi xuất hàng trả lại cho ngƣời bán ngƣời mua phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho ngƣời bán do không đúng quy cách hoặc không đảm bảo chất lƣợng, tiền thuế GTGT tƣơng ứng (nếu có). Hóa đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Trƣờng hợp ngƣời mua là đối tƣợng không có hóa đơn, khi trả lại hàng, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng, số lƣợng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế
TK 532 TK 511
TK 111, 112, 131
TK 3331
Kết chuyển giảm giá hàng bán Số tiền bên bán chấp nhận
giảm giá cho khách hàng
Thuế GTGT phải nộp
GTGT (ghi rõ của hóa đơn nào: số hiệu, ngày tháng lập hóa đơn), lý do trả lại hàng kèm hóa đơn (bản sao y có chứng thực) gửi cho bên bán. Biên bản này đƣợc lƣu giữ cùng với hóa đơn để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, số thuế GTGT đã kê khai của bên bán.
Nếu ngƣời bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, ngƣời mua chƣa nhận hàng nhƣng phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lƣợng phải trả lại một phần hay toàn bộ lô hàng. Khi trả lại hàng, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng, số lƣợng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT (ghi rõ của hóa đơn nào: số hiệu, ngày tháng lập hóa đơn), lý do trả lại hàng kèm hóa đơn (bản chính) gửi cho bên bán để bên bán lập lại hóa đơn cho số lƣợng hàng đã nhận. Các hóa đơn này là căn cứ để bên bán điều chỉnh kê khai doanh số bán, số thuế GTGT đầu ra.
2.1.7.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 531 – “Hàng bán bị trả lại” dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân nhƣ: Vi phạm cam kết, hợp đồng kinh tế, hàng bị mất hoặc kém phẩm chất, hàng không đúng chủng loại hoặc quy cách. Giá trị hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lƣợng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
Nội dung và kết cấu TK 531:
Bên Nợ:
Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho ngƣời mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán.
Bên Có:
Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.
Tài khoản 531 không có số dƣ cuối kỳ.
Hình 2.6 Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại