Vấn đề về lương là một vấn đề hết sức nhức nhối tại PNJ hiện nay, có thể nói đây là vấn đề nhức nhối nhất. Lương bình quân của người lao động tại đây là quá thấp, không tương xứng với vị thế của PNJ, đó là lý do ra đi của một loạt vị trí chủ chốt và những người giỏi. Vấn đề thay đổi cấu trúc lương là một vấn đề không phải là nhỏ với một công ty có quy mô khá lớn như PNJ vì vậy để thực hiện được giải pháp này thì việc thành lập một nhóm dự án là hết sức cần thiết. Theo mô hình tổ chức của Công ty PNJ, tác giả đề xuất giải pháp xây dựng cấu trúc lương như sau:
- Tập huấn đánh giá vị trí công việc theo phương pháp Mercer cho các cấp quản lý có liên quan đến quá trình đánh giá vị trí;
- Đánh giá vị trí công việc cho 70 vị trí yêu cầu dựa trên bảng mô tả công việc và phỏng vấn các truởng/ phó phòng ban liên quan;
- Xây dựng hệ thống cấp bậc nội bộ;
- Xem xét và phân tích mức trả lương hiện tại của Công ty PNJ so với thị trường;
- Thiết kế và đề xuất xây dựng cấu trúc lương mới mang tính công bằng nội bộ và cạnh tranh với thị trường;
Quy trình xây dựng cấu trúc lương cho Công ty PNJ thể hiện qua các bước sau:
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5
Bước 1: Khảo sát
Phỏng vấn Ban lãnh đạo
Tiến hành phỏng vấn Ban lãnh đạo của Công ty PNJ để xác định các vấn đề vướng mắc trong hệ thống lương hiện tại, đề nghị và mong đợi của Công ty PNJ đối với giải pháp này.
Xác nhận lại mục tiêu chung của Công ty PNJ trong việc nỗ lực đưa ra một hệ thống mới để điều chỉnh và bổ sung hệ thống đang sử dụng.
Thành lập nhóm dự án để cùng thực hiện giải pháp trên
Để đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng yêu cầu và tiến độ, việc trao đổi thông tin được chính xác và xuyên suốt, tác giả sẽ tiến hành các bước cần thiết dưới đây:
- Xác nhận mục tiêu và kế hoạch thực hiện dự án; - Xác nhận thành viên và các bước thực hiện dự án.
- Đề nghị phía Công ty hỗ trợ như: Sắp xếp lịch làm việc, phỏng vấn Ban Điều hành hoặc nhóm dự án của Công ty PNJ
Bước 2: Đánh giá vị trí
Thu thập dữ liệu để đánh giá vị trí
Để thực hiện việc phân tích đánh giá hệ thống hiện tại tác giả sẽ cần sự hợp tác, hỗ trợ của Công ty PNJ để thu thập các thông tin cần thiết dưới đây:
- Sơ đồ tổ chức Công ty PNJ, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận; - Danh sách vị trí cần đánh giá, bảng mô tả công việc của các vị trí cần
đánh giá; Khảo sát Đánh giá vị trí Xây dựng hệ thống cấp bậc nội bộ và thang bảng lương mới Báo cáo Đánh giá cấu trúc lương hiện tại
- Hệ thống cấp bậc nội bộ (nếu có);
- Tổng số nhân viên và tổng tài sản của Công ty PNJ (để xác định quy mô của Công ty PNJ).
Trao đổi về các thông tin cung cấp
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết tác giả sẽ trao đổi với ban dự án Công ty PNJ để tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức cũng như chiến lược kinh doanh, chiến lược quản lý nguồn nhân lực của Công ty PNJ để phục vụ cho mục đích đánh giá vị trí.
Tập huấn đánh giá vị trí
Tác giả sẽ tiến hành tập huấn một buổi về hệ thống đánh giá vị trí IPE của Mercer cho các cấp quản lý có liên quan đến quá trình đánh giá vị trí (gồm Ban Điều hành, Phòng Hành chính Nhân sự, các Trưởng/ phó phòng chức năng tham gia việc đánh giá vị trí). Cuối buổi tập huấn tác giả sẽ cho các cá nhân tham dự tiến hành đánh giá thử một hoặc hai vị trí tiêu biểu. Số lượng người tham dự tập huấn tối đa là 20 người.
Đánh giá vị trí
Sau quá trình tập huấn, tác giả sẽ phỏng vấn Ban Điều hành, Trưởng/ Phó phòng ban có liên quan để thực hiện việc đánh giá vị trí (trung bình đánh giá 20 đến 25 vị trí/ ngày). Trong các buổi phỏng vấn sẽ có đại diện của nhóm dự án hoặc phòng Hành chính Nhân sự để đảm bảo việc đánh giá được khách quan và chính xác.
Việc đánh giá vị trí sẽ dựa trên các yếu tố sau : - Mức độ tác động và mức độ đóng góp; - Kỹ năng giao tiếp và phạm vi giao tiếp; - Mức độ sáng tạo và mức độ phức tạp;
- Mức độ kiến thức, quản lý nhân viên và phạm vi. Việc đánh giá vị trí sẽ được làm trên cơ sở:
- Đánh giá công việc chứ không phải đánh giá con người đang thực hiện công việc đó;
- Đánh giá công việc thực hiện ở mức trung bình;
- Đánh giá công việc hiện hữu, không đánh giá công việc trong tương lai; - Không quan tâm đến mức lương hiện tại;
- Người đánh giá phải am hiểu công việc được đánh giá.
Bản thảo báo cáo kết quả đánh giá vị trí
Kết quả của việc đánh giá vị trí của tác giả sẽ được trình bày cho Công ty PNJ trong báo cáo với những nội dung sau:
- Cấp bậc công việc (PC) và điểm chi tiết của từng yếu tố đánh giá cho tất cả 70 vị trí đánh giá (xếp thứ tự theo phòng ban và theo cấp bậc công việc)
- Sơ đồ cấp bậc công việc theo phòng ban và theo vị trí đánh giá
Báo cáo kết quả đánh giá vị trí cuối cùng
Sau khi thu thập ý kiến phản hồi hoặc yêu cầu thay đổi một số kết quả đánh giá vị trí từ phía Ban Điều hành Công ty PNJ, tác giả sẽ tiến hành việc điều chỉnh cần thiết cho bản thảo báo cáo trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phản hồi để đưa ra báo cáo cuối cùng. Báo cáo cuối cùng được đưa ra trên cơ sở thống nhất và đồng thuận giữa hai bên.
Đề nghị hợp tác từ phía Công ty PNJ:
- Cung cấp các thông tin cần thiết có liên quan đến dự án;
- Sắp xếp lịch làm việc với các quản lý phòng ban cho việc tập huấn đánh giá vị trí và cho các buổi đánh giá vị trí (trung bình đánh giá 20 đến 25 vị trí/ ngày) và sắp xếp lịch thực hiện dự án;
- Tổ chức buổi tập huấn cho các cán bộ có liên quan, chuẩn bị phòng và các thiết bị cần thiết cho buổi tập huấn;
- Tích cực tham gia vào buổi tập huấn để hiểu rõ phương pháp đánh giá vị trí;
- Tích cực tham gia vào các buổi đánh giá vị trí và cho ý kiến khi cần thiết.
Bước 3: Đánh giá hệ thống lương hiện tại của Công ty PNJ
Thu thập dữ liệu thu nhập
Để thực hiện việc phân tích và xây dựng cấu trúc lương, tác giả sẽ thu thập các thông tin về hệ thống lương hiện tại của Công ty PNJ và mức thu nhập chi tiết của từng nhân viên (lương, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập bằng tiền khác).
Thảo luận với Ban lãnh đạo Công ty PNJ
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết tác giả sẽ thảo luận với Ban lãnh đạo Công ty PNJ về việc so sánh chiến lược trả lương của Công ty PNJ với thị trường nào (so với toàn thị trường hoặc so với một số công ty tham gia khảo sát lương của Mercer).
Lựa chọn thị trường để so sánh, đối chiếu:
- Tác giả sẽ đưa ra một danh sách để Công ty PNJ lựa chọn thị trường so sánh, đối chiếu chính sách trả lương;
- Công ty PNJ có thể lựa chọn, khoanh vùng thị trường để so sánh, đối chiếu chính sách trả lương của mình.
Đánh giá hệ thống lương hiện tại của Công ty PNJ
Dựa trên thông tin và định hướng từ Ban lãnh đạo Công ty PNJ tác giả sẽ phân tích và đánh giá tổng thể về hệ thống lương hiện tại của Công ty PNJ so sánh trong nội bộ và với thị trường Công ty PNJ muốn so sánh.
Kết quả phân tích của tác giả sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Vị trí trả lương hiện tại của Công ty PNJ so với thị trường muốn so sánh. Các yếu tố so sánh bao gồm:
Lương Căn Bản Năm
Thu Nhập Cố Định Năm (Lương Căn Bản Năm + Trợ Cấp Cố Định Năm)
Tổng Thu Nhập Năm (Lương Căn Bản Năm + Trợ Cấp Cố Định Năm + Thưởng Năm)
- Mức độ trả lương công bằng trong nội bộ
xem xét. Sau đó tác giả sẽ họp với Ban lãnh đạo Công ty PNJ để xác định chiến lược trả lương của Công ty PNJ (định vị Công ty PNJ ở vị trí nào trên thị trường đó).
Bước 4: Xây dựng hệ thống cấp bậc nội bộ và thang bảng lương mới
Sau khi xác định chiến lược trả lương của Công ty PNJ tác giả sẽ thảo luận với Ban lãnh đạo hoặc Ban dự án của Công ty PNJ nhằm đưa ra hệ thống cấp bậc nội bộ phù hợp với cơ cấu của Công ty PNJ; đồng thời phân tích và đề xuất cấu trúc lương mới, công bằng nội bộ và cạnh tranh với thị trường.
Bước 5: Báo cáo và thực hiện
Kết quả của việc phân tích và kiến nghị của tác giả sẽ được trình bày cho Công ty PNJ trong báo cáo với những nội dung sau:
- Nhận xét tổng quát về hệ thống lương hiện tại của Công ty PNJ; - Đề xuất hệ thống cấp bậc nội bộ phù hợp;
- Đề xuất cấu trúc lương mới (thang bảng lương cho từng cấp bậc); - Dự toán ngân sách cho cấu trúc lương mới;
- Hướng dẫn thực hiện.
Đề nghị PNJ đôn đốc và theo dõi việc áp dụng hệ thống mới cho các phòng chức năng và hỗ trợ khi cần thiết.
Kết quả mong muốn đạt được:
- Cấp bậc của từng vị trí theo hệ thống Mercer
- Đánh giá tổng thể về cấu trúc lương của Công ty so sánh trong nội bộ và với thị trường
- Hệ thống cấp bậc nội bộ
- Cấu trúc lương mới dựa trên giá trị công việc, phù hợp, công bằng và cạnh tranh
- Dự toán ngân sách lương cho cấu trúc lương mới