IV. Lợi nhuận sau thuế TNDN 1.110 1.154 1
2.3.6. Quá trình triển khai tổ chức thực hiện công tác tổ chức của doanh nghi ệp điện lực Chăm Pa Sắc
Là một công ty sản xuất thiết bị điện với quy mô lớn, nguồn vốn còn hạn chế so với các đối thủkhác như công ty Điện Lực Sa Vắn Na Khết, Công ty Điện Lực thủ đô Viêng Chăn,…Nhận thức được điều đó, Ban giám đốc công ty cam kết xây dựng, thực hiện Hệ thống quản lí chất lượng và cải tiến liên tục tính hiệu lực của nó bằng cách: truyền đạt từ cấp cao nhất đến nhân viên tầm quan trọng của mục tiêu chất lượng trong các cuộc họp xem xét lãnh đạo, trong chương trình đạo tạo, cuộc họp giao ban. Ban giám đốc sẽ chỉ đạo cáo trưởng phó bộ phận, nhân viên thu thập và thống kê các số liệu để đảm bảo việc xây dựng các mục tiêu chất lượng đúng và phù hợp với nguồn lực của công ty. Cụ thể các mục tiêu chất lượng trong Hệ thống chất lượng được vạch rõ như sau:
•Mục tiêu dài hạn (kế hoạch 5 năm của công ty) : Doanh thu đạt bình quân 180 tỷ kíp/năm nhằm tăng thu nhập cho nhân viên góp phần nâng cao đời sống CBCNV trong công ty, tạo sự ổn định trong công việc. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm mới lạ, nét đặc trưng trên sản phẩm sẽ đưa thương hiệu của công ty điện lực Chăm Pa Sắc phổ biến trên thị trường. Công ty luôn đưa ra tiêu chí :
“Nhìn người biết người công ty điện lực Chăm Pa Sắc Nhìn sản phẩm biết sản phẩm công ty điện lực Chăm Pa Sắc”.
•Mục tiêu ngắn hạn thực hiện hàng tháng: đạt doanh thu 1,7 tỷ kíp/tháng, thu hồi công nợ nhanh từ 70% đến 90% theo dúng thời gian trong hợp đồng và đơn đặt hàng, giảm tỷ lệhư hỏng từ5% đến 2%, giao hàng đúng tiến độ từ 70% đến 90%.
Các mục tiêu trên được ban giám đốc phổ biến xây dựng tại mọi cấp và từng bộ phận chức năng thích hợp trong công ty. Các mục tiêu xác định hướng và thứ tự ưu tiên cải tiến liên tục và được Ban giám đốc phê duyệt hàng năm.
Sau khi các mục tiêu đặt ra, Ban giám đốc công ty xác định và cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục. Nguồn lực gồm: nhân lực, thông tin, thời gian, nguyên vật liệu, nhà xưởng, thiết bị.
Từ các mục tiêu đặt ra và các nguồn lực được giao, Trưởng phòng các phòng ban sẽ chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ được giao. Ban giám đốc bảo rằng trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ các vị trí được truyền đạt trong tổ chức để đảm báo mọi người đều thấu hiểu và thực hiện. Giám đốc chỉ đạo kế toán trưởng làm đại diện lãnh đạo. Ngoài các trách nhiệm khác, đại diện lãnh đạo còn có trách nhiệm và quyền hạn:
• Báo cáo Giám đốc việc thực hiên công viêc và mọi nhu cầu cải tiến,
• Đề xuất ngăn ngừa những công việc không phù hợp với tình hình công ty,
• Đảm bảo các quá trình cần thiết cho việc thực hiện.
Sau khi giao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể cho các phòng ban, Ban giám đốc công ty truyền đạt các thông tin: yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định, yêu cầu chất lượng sản phẩm, mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng… và các kết quả đạt được đến tất cả các bộ phận, nhân viên thực hiện công việc có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy để thực hiện, cải tiến và hoàn thành nó. Đại diện lãnh đạo báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lí chất lượng và mọi vấn đề cải tiến cho Ban giám đốc xem xét và đưa ra quyết định cải tiến. Các nhân viên báo cáo công việc cho trưởng bộ phận mình, đề nghị cải tiến, phương pháp thực hiện cho Đại diện lãnh đạo và Ban giám đốc. Chính nhờ điều này mà các nhân viên có quyền phát biểu những ý kiến sáng tạo của mình góp phần cải tiến bộ máy tổ chức ngày càng hoàn thiện hơn.
Trong công ty, Ban Giám đốc sẽ là người chủ tọa các cuộc họp, nhằm truyền đạt thông tin cho mọi thành viên trong công ty. Nội dung các cuộc họp trong năm, bao gồm những nội dung :
• Xem xét việc thực hiện biên bản cuộc họp trước,
• Các ý kiến phản hồi,
• Báo cáo quá trình thực hiên các mục tiêu đã đề ra,
• Các kết quả thực hiện mục tiêu đó,
• Các mục tiêu cần thực hiện trong thời gian tới,
• Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo,
• Các vấn đề cần cải tiến, các vấn đềthay đổi,
Các mục tiêu trong các cuộc họp sẽ được Giám đốc xem xét và giao trách nhiệm cho từng thành viên cụ thể thực hiện cũng như số lượng nhân viên thực hiện đểtránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Các phòng ban có nhiệm vụ phối hợp cùng các phòng ban khác thực hiện nhiệm vụđược giao. Cụ thể: sau khi ký kết hợp đồng, phòng Kinh doanh chuyển thông tin cho phòng Kế hoạch Vật tư để phòng này ra lệnh sản xuất xuống phân xưởng, quản đốc phân xưởng sẽ chỉ đạo các tổ đội như tổ nguội, tổ hàn, tổ sơn. Khi đó, phòng Kỹ thuật KCS dựa vào hợp đồng ký kết thiết kế bản vẽ, phân xưởng sản xuất dựa vào đó mà thực hiện và yêu cầu cung cấp vật tư lên phòng Kế hoạch Vật tư. Khi bảng đề nghị vật tư được ban Giám đốc xem xét, phòng Kế hoạch vật tư sẽ tiến hành cung cấp vật tư. Trường hợp thiết bị, linh kiện không có sẵn trong kho thì phòng Kế hoạch Vật tư tiến hành đặt mua hàng. Phòng Kế Hoạch liên lạc với nhà cung cấp để so sánh về giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển…để tìm ra nhà cung cấp có lợi nhất nhằm giảm chi phí trong việc sản xuất. Sau khi vật tư chuyển tới phân xưởng và phân xưởng giao cho các bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất. Sau khi sản phẩm hoàn thành, quản đốc phân xưởng sẽ báo cáo cho bộ phận KCS thuộc phòng Kỹ thuật để kiểm tra và báo cáo thành phẩm lên phòng Kinh doanh, nhân viên nhập kho thuộc phòng này sẽ tiền hành thủ tục nhập kho. Khi đã ký hợp đồng Phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch giao hàng, và phòng Kế toán lập kế hoạch báo giá và giao sản phẩm cho khách hàng thông qua tổ vận chuyển do phòng này chỉ đạo, rồi báo cáo lên giám đốc. Khi sản phẩm đã xuất xưởng trưởng phòng kỹ thuật sẽ cho bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng. Chính vì vậy, chất lượng sản phẩm của công ty điện lực luôn được khách hàng tín nhiệm. Và cũng nhờ bộ phận kỹ thuật luôn sáng tạo trong công việc thiết kế nên Công ty điện lực Chăm Pa Sắc luôn có những sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo được lòng tin với đối tác giao dịch. Việc phối hợp hoạt động tại Công ty điện lực Chăm Pa Sắc là một quy trình khép kín, có lề lối kỷ cương và có logic. Chính vì vậy, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, các đơn vị liên quan được phân định một cách rõ rãng, bộ phận nào phụ trách sẽ chịu trách nhiệm về bộ phận đó, không thể đỗ lỗi cho nhau. Giám đốc là người quyết định cuối cùng, sau khi các trưởng phòng báo cáo lên. Nếu việc thực hiện không có vấn đề gì thì sẽ phê duyệt, còn nếu có vấn
đề phát sinh Giám đốc sẽ tổ chức cuộc họp để đánh giá và đưa ra ý kiến, đo lường kết quả thực hiện. Nếu thấy có phát sinh vấn đề từ hợp đồng, các trưởng, phó bộ phận và nhân viên sẽ đề xuất phương pháp giải quyêt. Còn khi hợp đồng khả thi sẽ đưa ra những kế hoạch cho tương lai. Việc Giám đốc công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp giúp công ty đề phòng được những bất trắc có thể xảy ra trong hợp đồng, đề phòng rủi ro cho công ty.
Qua quy trình thực hiện của công ty, ta thấy rằng mọi hoạt động của tổ chức đều hướng đến thực hiện mục tiêu, đảm bảo chất lượng, mọi hoạt động đều được cụ thể hóa rõ ràng, trách nhiệm và quyền hạn được bàn giao cụ thể và được ghi nhận bằng văn bản tránh được sự lạm dụng quá quyền hạn được giao, hay sự đùn đẩy trách nhiệm. Với việc tổ chức bộ máy như trên đã đem lại nhiều tác động tích cực cho công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.